Datenschutzrichtlinie

1. Introduction

Heilo.io ("we", "our", or "us") is committed to protecting your privacy. This Privacy Policy explains how we collect, use, disclose, and safeguard your information when you use our service.

2. Information We Collect

Personal Information

• Name and email address (for account creation)
• Phone numbers (your business number and customer numbers)
• Payment information (processed by Stripe)
• Business address and company name

Antrag auf die bezahlte Heilo Line-Demo. Wir erheben die Steuernummer (NIP), den Namen der vertretungsberechtigten Person und ein Kontakttelefon, um die Firma vor der Zahlung zu prüfen und die Nummer beim Netzbetreiber zu registrieren. Der Antrag wird so lange wie das Firmenkonto gespeichert und mit ihm gelöscht. Eine NIP, der wir die Demo verweigert haben, bleibt auch nach Löschung des Kontos in einem separaten Register, damit eine Firma nicht erneut über ein anderes Konto beantragt; das Register enthält nur die NIP und das Datum der Ablehnung.

Startbenachrichtigung für Ihr Land. Heilo ist noch nicht in allen Ländern verfügbar. Auf unseren Seiten in anderen Sprachen können Sie Ihre E-Mail-Adresse hinterlassen und Ihr Land wählen, um eine Nachricht zu erhalten, sobald Heilo dort startet. Zuerst senden wir Ihnen eine E-Mail mit einem Bestätigungslink; die Anmeldung zählt erst nach Ihrer Bestätigung, und eine unbestätigte Adresse löschen wir nach 7 Tagen. Wir speichern die Adresse, das gewählte Land, Sprache und Adresse der Seite mit dem Formular, das Datum, die Version des Einwilligungstextes sowie ob und wann Sie bestätigt haben. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Außer für die Bestätigungs-E-Mail verwenden wir die Adresse nur für diese eine Nachricht, niemals für Werbezielgruppen oder anderes Marketing, und geben sie nicht an Werbeplattformen weiter. Wir speichern sie bis zum Versand dieser Nachricht, höchstens 24 Monate ab der Anmeldung, und löschen sie dann. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, indem Sie an die unten genannte Kontaktadresse schreiben; wir löschen dann Ihren Eintrag.

Call Data

• Audio recordings of voicemail messages
• Transcriptions of voice messages
• AI-generated summaries and lead scores
• Call metadata (duration, timestamps)

Usage Data

• Browser type and version
• Pages visited and time spent
• Clicks and interactions
• Session recordings (for support and UX improvement)

3. How We Use Your Information

• To provide and maintain the Service
• To process call recordings and generate transcriptions
• To use AI for lead scoring and analysis
• To process payments and manage subscriptions
• To send service-related communications
• To improve and personalize the Service
• To provide customer support

4. Third-Party Services

We use the following third-party services:

• Twilio - For phone call handling and recording
• Google Gemini - For AI transcription and analysis
• ElevenLabs - For the voice of the fictional customer in the Heilo Line demo call; it receives the caller's voice, phone number and the course of the conversation, keeps no audio and deletes its transcript after 1 day
• Supabase - For data storage and authentication
• Stripe - For payment processing
• Sentry - For error tracking and monitoring
• PostHog - For analytics and session replay
• Crisp - For customer support chat
• Vercel - For hosting
• Resend - For sending our email, and for recording whether it was delivered or bounced
• OpenAI (ChatGPT Ads) - For measuring whether our ads in ChatGPT lead to sign-ups and paid subscriptions, only with your consent (see Cookies below)
• Meta (Facebook and Instagram) - For measuring and optimizing whether our ads lead to a tap on the demo number, a completed demo, a new company registration or a first payment, and, through Meta's pixel on our public pages, for counting visits and showing our ads to people who visited our website, only with your consent (see Cookies below)
• Google Ads and Google Analytics - For measuring visits to our website and how our Google ads perform; until you accept cookies, Google's tags run with storage and ad personalisation denied, and in that mode Google Ads still receives a new company's first payment (see Cookies below)

Links in our invitation emails carry a short identifier so that we can tell whether the invitation was opened at all. It identifies the message, not you, we record only the first time a link is followed, and we do not use tracking pixels: nothing we send tries to detect that you have merely read it.

5. Data Retention

We retain your personal data only for as long as necessary to provide the Service and fulfill the purposes described in this policy. We keep a call recording for 365 days from the call date; after that we delete the audio, and the transcript, summary and tasks remain. You can delete a call earlier: 30 days after you move a call to the trash we erase it together with its recording, transcript and summary, and an entry with the number, the date and your notes remains.

6. Data Security

We implement appropriate security measures to protect your data, including:

• Encryption of data in transit (HTTPS/TLS)
• Secure authentication mechanisms
• Regular security audits
• Access controls and monitoring

7. Your Rights (GDPR/RODO)

Under applicable data protection laws, you have the right to:

• Access - Request copies of your personal data
• Rectification - Request correction of inaccurate data
• Erasure - Request deletion of your personal data
• Restrict processing - Request limitation on how we use your data
• Data portability - Request transfer of your data to another service
• Object - Object to processing of your personal data

To exercise these rights, contact us at privacy@heilo.io

8. Cookies

We use essential cookies for authentication and session management. Analytics cookies (PostHog, Google Analytics) help us understand how you use the Service, and advertising cookies and similar browser storage (Google Ads, OpenAI Ads, Meta) show us whether our ads work. The cookie banner asks for your consent to both; you can also control cookies through your browser settings.

Advertising measurement (OpenAI). If you accept cookies and an ad in ChatGPT brought you here, we keep that ad's click identifier in your browser for 30 days; after that it is deleted the next time you open our website. When you create an account or start your first paid subscription, our server tells OpenAI that this happened, together with that click identifier while it is no older than 30 days and, for a subscription, the amount of that first payment before VAT and its currency. We do not load OpenAI's measurement pixel on our pages. We never send OpenAI your name, email address, phone number, or anything from your calls, contacts or documents. Without your consent none of this happens.

Meta (Facebook und Instagram) hilft uns, die Wirkung unserer Anzeigen zu messen und zu optimieren. Mit Ihrer Einwilligung kann unser Server bei der Gründung einer neuen Firma in Heilo den Namen und Zeitpunkt des Registrierungsereignisses, eine zufällige Ereignis-ID, die Seitenadresse ohne Parameter, die Meta-Anzeigenklick-ID (fbc) und den Browser-User-Agent an Meta senden. fbc und User-Agent sind Online-Kennungen. Von unserem Server senden wir weder IP-Adresse, Name, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer, auch nicht gehasht, noch Daten aus Anrufen, Kontakten oder Dokumenten. Die einzige Ausnahme beschreiben wir unten unter „Werbezielgruppen aus unseren eigenen Kontaktlisten“: Als Werbezielgruppe können wir Meta einen Einweg-Hash (SHA-256) der E-Mail-Adresse von Personen übermitteln, die bereits Kontakt mit Heilo haben. Die Klick-ID speichern wir bis zu 30 Tage. Ein Widerruf löscht sie und noch nicht versandte Konversionen; eine bereits begonnene Übertragung oder ein von Meta empfangenes Ereignis lässt sich nicht rückgängig machen.

Meta-Pixel (Einwilligungsversion 8). Auf den öffentlichen Seiten von heilo.io (Startseite, Produktseiten, Know How, API-Dokumentation, Funktionen, Nutzungsbedingungen und diese Erklärung) laden wir nach Ihrer Einwilligung das Pixel der Meta Platforms Ireland Ltd. Bei jeder aufgerufenen Seite sendet Ihr Browser Meta ein PageView-Ereignis mit Seitenadresse, Adresse der vorherigen Seite, Zeitpunkt, Browser- und Gerätedaten sowie Ihrer IP-Adresse; das Pixel speichert das Cookie _fbp und nach einem Klick auf eine Meta-Anzeige auch _fbc, jeweils bis zu 90 Tage. So messen wir den Verkehr aus unseren Anzeigen und können Besuchern unserer Website Heilo-Anzeigen auf Facebook und Instagram zeigen (Custom Audiences). Das Pixel wird nicht bei Anmeldung, Registrierung, Kontaktformular, Demo, Demoergebnis oder in der App geladen und auch nicht, wenn die Adresse der Seite oder der vorherigen Seite etwas anderes als Kampagnenkennzeichen enthält. Automatische Ereignisse und der automatische erweiterte Abgleich des Pixels sind ausgeschaltet, es liest also keine Formulare oder Schaltflächen, und wir senden Meta weder Name, E-Mail-Adresse noch Telefonnummer. Für diese Erhebung sind Heilo und Meta gemeinsam Verantwortliche (Art. 26 DSGVO, Meta-Nachtrag für Verantwortliche: https://www.facebook.com/legal/controller_addendum); die weitere Verarbeitung durch Meta, einschließlich einer möglichen Übermittlung in die USA, richtet sich nach dessen Richtlinie (https://www.facebook.com/privacy/policy). Ein Widerruf entfernt die Cookies des Pixels sofort aus Ihrem Browser; bereits von Meta empfangene Daten lassen sich nicht zurückholen.

Werbezielgruppen aus unseren eigenen Kontaktlisten. Unabhängig von der Reichweitenmessung können wir Meta, als Liste zur erneuten Ausspielung unserer Werbung, einen Einweg-Hash (SHA-256) der E-Mail-Adresse von Personen übermitteln, die bereits Kontakt mit Heilo haben: Inhaber eines Heilo-Kontos, zur Beta eingeladene oder daran interessierte Personen sowie Personen, die nach der Aufzeichnung von Gesprächen gefragt haben. Meta gleicht den Hash mit den Hashes seiner Nutzer ab und kann bei Übereinstimmung diesen Personen Heilo-Werbung zeigen; wer übereinstimmt, teilt Meta uns nicht mit. Wir übermitteln niemals Daten von Anrufern oder Kontakten unserer Kunden, Gesprächsinhalte oder Telefonnummern. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Bewerbung unserer eigenen Leistungen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sie können jederzeit widersprechen, indem Sie an die unten genannte Kontaktadresse schreiben; wir entfernen Ihren Hash dann aus der Zielgruppe und schließen Sie von künftigen Übermittlungen aus. Meta verarbeitet den Hash als Empfänger nach eigenen Bedingungen.

Messung der ersten Zahlung (Einwilligungsversion 6). Ein Kauf ist die erste tatsächliche positive Abonnementzahlung einer neuen Firma, auch nach einer kostenlosen Phase. Weitere Zahlungen sind keine Neukundengewinnung. Meta kann Purchase, Zahlungszeitpunkt, zufällige Ereignis-ID, /upgrade ohne Parameter, fbc, Browser-User-Agent, Nettobetrag und Währung erhalten. fbc und User-Agent speichern wir gemeinsam bis zu 30 Tage nach dem Klick und löschen sie bei Widerruf. Google Analytics und PostHog erhalten purchase, eine zufällige ID, Nettobetrag und Währung nur mit Einwilligung. Google Ads erhält es auch ohne Einwilligung: Der Google-Tag läuft dann im Google Consent Mode, ohne Werbe-Cookies und ohne personalisierte Werbung. Die ID ermöglicht den Abgleich mit der ersten Zahlung. Sie ist kein Zugriffstoken. Wir senden keine Stripe-Rechnungsdetails, Kartendaten oder Gesprächsinhalte. Die Browserübermittlung erfordert eine Rückkehr zur App innerhalb von 24 Stunden nach Zahlung. Die Buchhaltung ist unabhängig von der Werbeeinwilligung.

Das Heilo-Line-Demo ist ein Gespräch mit einem fiktiven Kunden. Nach dem Hinweis und der Einwilligung per Taste 1 zeichnen wir die Antworten der testenden Person auf und verarbeiten sie. Das Ergebnis wird auf der Website nach Eingabe eines per SMS versendeten Zugangscodes angezeigt. Der Code hat 6 Ziffern und gilt 7 Tage; danach bleibt das geöffnete Ergebnis im Browser höchstens 7 Tage zugänglich. Die Aufnahme des Demogesprächs bewahren wir bis zu 365 Tage auf, um die Qualität der Demo zu prüfen, und löschen sie danach. Transkript und ausgewertetes Ergebnis bewahren wir zum selben Zweck ohne festes Enddatum auf; auf Ihren Wunsch löschen wir sie früher. Die Stimme des fiktiven Kunden stammt von ElevenLabs: Während des Gesprächs erhält ElevenLabs Ihre Stimme, Ihre Telefonnummer und den Gesprächsverlauf, speichert keine Audioaufnahme und löscht sein Transkript nach 1 Tag. Der Code geht nicht an Werbe- oder Analysedienste. Gesprächsinhalte, Telefonnummer und fiktive Kundendaten gehen nicht an Werbung oder Demoanalyse. Eine gesonderte Messeinwilligung (Version 5) erlaubt eine anonyme Browsersitzung für höchstens 7 Tage. Die Eingabe des Codes im früheren Browser mit weiterhin gültiger, vor dem Gespräch erfasster Einwilligung ordnet das abgeschlossene Demo einem Besuch zu, bestätigt aber keine Anruferidentität. Google Ads, Google Analytics und PostHog erhalten Demoabschluss- oder Ergebnisaufruf-Ereignisse sowie eine zufällige Ereignis-ID. Damit kann Heilo die Messung mit dem entsprechenden Demo-Eintrag in unserer Datenbank abgleichen. Sie ist kein Zugriffstoken. Meta kann HeiloDemoCompleted mit Zeitpunkt, zufälliger ID, parameterfreier /demo-Adresse, fbc und Browser-User-Agent erhalten. Gesprächsdaten und Zugriffstoken fehlen. Mit Einwilligung in Version 9 kann Meta außerdem HeiloDemoCallIntent erhalten, wenn Sie auf dem Telefon die Schaltfläche mit der Demo-Nummer auf der Startseite oder der Demoseite antippen: Zeitpunkt, zufällige ID, parameterfreie Adresse dieser Seite, fbc und Browser-User-Agent, höchstens einmal pro anonymer Sitzung und pro Anzeigenklick. Es enthält keine Telefonnummer und keine Angabe, ob ein Gespräch stattfand. Damit ein Anzeigenklick nur einmal zählt, speichern wir 7 Tage lang einen Hash seiner Kennung. Der Übergabemarker gilt 10 Minuten. Ohne vorherige Einwilligung funktionieren Demo und privates Ergebnis ohne Werbekonversion. Ein Widerruf stoppt ausstehende Messung auch ohne Konto, kann aber begonnene Übertragungen oder empfangene Ereignisse nicht rückgängig machen.

You can change your answer at any time with the "Cookie settings" button in the footer of our website and of the app, or right here: Cookie settings. Withdrawing consent removes the advertising identifiers from your browser at once, and from our records together with any measurement still waiting to be sent: immediately when you are signed in, otherwise the next time you sign in to the app. Anonymous demo measurement is withdrawn when the browser relays the refusal, without requiring sign-in.

9. Children's Privacy

Our Service is not intended for use by children under the age of 16. We do not knowingly collect personal information from children.

10. Changes to This Policy

We may update this Privacy Policy from time to time. We will notify you of any changes by posting the new policy on this page and updating the "Last updated" date.

11. Contact Us

If you have any questions about this Privacy Policy, please contact us:

• Email: privacy@heilo.io