Privacy Policy

1. Introduction

Heilo.io ("we", "our", or "us") is committed to protecting your privacy. This Privacy Policy explains how we collect, use, disclose, and safeguard your information when you use our service.

2. Information We Collect

Personal Information

• Name and email address (for account creation)
• Phone numbers (your business number and customer numbers)
• Payment information (processed by Stripe)
• Business address and company name

Aanvraag voor de betaalde Heilo Line-demo. We verzamelen het NIP van het bedrijf, de naam van de vertegenwoordiger en een contacttelefoon om het bedrijf vóór betaling te controleren en het nummer bij de provider te registreren. We bewaren de aanvraag zolang het bedrijfsaccount bestaat en verwijderen haar daarmee. Een NIP waaraan we de demo hebben geweigerd, blijft na verwijdering van het account in een apart register, zodat een bedrijf niet opnieuw via een ander account aanvraagt; het register bevat alleen het NIP en de datum van de weigering.

Launch notice for your country. Heilo is not yet available in every country. On our pages in other languages you can leave your email address and choose your country to receive one message when Heilo launches there. We first send you an email with a confirmation link; the signup counts only after you confirm it, and an unconfirmed address is deleted after 7 days. We store the address, the country you chose, the language and address of the page with the form, the date, the version of the consent text and whether and when you confirmed. The legal basis is your consent (Art. 6(1)(a) GDPR). Apart from the confirmation email, we use the address only for that one message, never for advertising audiences or other marketing, and we do not pass it to advertising platforms. We keep it until we send that message, at most 24 months from signing up, and then delete it. You can withdraw your consent at any time by writing to the contact address below; we then delete your entry.

Call Data

• Audio recordings of voicemail messages
• Transcriptions of voice messages
• AI-generated summaries and lead scores
• Call metadata (duration, timestamps)

Usage Data

• Browser type and version
• Pages visited and time spent
• Clicks and interactions
• Session recordings (for support and UX improvement)

3. How We Use Your Information

• To provide and maintain the Service
• To process call recordings and generate transcriptions
• To use AI for lead scoring and analysis
• To process payments and manage subscriptions
• To send service-related communications
• To improve and personalize the Service
• To provide customer support

4. Third-Party Services

We use the following third-party services:

• Twilio - For phone call handling and recording
• Google Gemini - For AI transcription and analysis
• ElevenLabs - For the voice of the fictional customer in the Heilo Line demo call; it receives the caller's voice, phone number and the course of the conversation, keeps no audio and deletes its transcript after 1 day
• Supabase - For data storage and authentication
• Stripe - For payment processing
• Sentry - For error tracking and monitoring
• PostHog - For analytics and session replay
• Crisp - For customer support chat
• Vercel - For hosting
• Resend - For sending our email, and for recording whether it was delivered or bounced
• OpenAI (ChatGPT Ads) - For measuring whether our ads in ChatGPT lead to sign-ups and paid subscriptions, only with your consent (see Cookies below)
• Meta (Facebook and Instagram) - For measuring and optimizing whether our ads lead to a tap on the demo number, a completed demo, a new company registration or a first payment, and, through Meta's pixel on our public pages, for counting visits and showing our ads to people who visited our website, only with your consent (see Cookies below)
• Google Ads and Google Analytics - For measuring visits to our website and how our Google ads perform; until you accept cookies, Google's tags run with storage and ad personalisation denied, and in that mode Google Ads still receives a new company's first payment (see Cookies below)

Links in our invitation emails carry a short identifier so that we can tell whether the invitation was opened at all. It identifies the message, not you, we record only the first time a link is followed, and we do not use tracking pixels: nothing we send tries to detect that you have merely read it.

5. Data Retention

We retain your personal data only for as long as necessary to provide the Service and fulfill the purposes described in this policy. We keep a call recording for 365 days from the call date; after that we delete the audio, and the transcript, summary and tasks remain. You can delete a call earlier: 30 days after you move a call to the trash we erase it together with its recording, transcript and summary, and an entry with the number, the date and your notes remains.

6. Data Security

We implement appropriate security measures to protect your data, including:

• Encryption of data in transit (HTTPS/TLS)
• Secure authentication mechanisms
• Regular security audits
• Access controls and monitoring

7. Your Rights (GDPR/RODO)

Under applicable data protection laws, you have the right to:

• Access - Request copies of your personal data
• Rectification - Request correction of inaccurate data
• Erasure - Request deletion of your personal data
• Restrict processing - Request limitation on how we use your data
• Data portability - Request transfer of your data to another service
• Object - Object to processing of your personal data

To exercise these rights, contact us at privacy@heilo.io

8. Cookies

We use essential cookies for authentication and session management. Analytics cookies (PostHog, Google Analytics) help us understand how you use the Service, and advertising cookies and similar browser storage (Google Ads, OpenAI Ads, Meta) show us whether our ads work. The cookie banner asks for your consent to both; you can also control cookies through your browser settings.

Advertising measurement (OpenAI). If you accept cookies and an ad in ChatGPT brought you here, we keep that ad's click identifier in your browser for 30 days; after that it is deleted the next time you open our website. When you create an account or start your first paid subscription, our server tells OpenAI that this happened, together with that click identifier while it is no older than 30 days and, for a subscription, the amount of that first payment before VAT and its currency. We do not load OpenAI's measurement pixel on our pages. We never send OpenAI your name, email address, phone number, or anything from your calls, contacts or documents. Without your consent none of this happens.

Meta (Facebook and Instagram) helps us measure and optimize our ads. With your consent, if you create a new company in Heilo, our server may send Meta the registration event name and time, a random event ID, the page address without parameters, the Meta ad click identifier (fbc), and the browser user-agent. These last two are online identifiers. From our server we do not send Meta your IP address, name, email address or phone number, even in hashed form, or any call, contact or document data. The one exception is described below under “Ad audiences from our own contact lists”: we may upload to Meta, as an ad audience, a one-way hash (SHA-256) of the email address of people who already have contact with Heilo. We keep the click identifier for up to 30 days. Withdrawing consent removes it and conversions still waiting to be sent; it cannot undo a transmission already in progress or an event Meta has received.

Meta-pixel (toestemming versie 8). Op de openbare pagina's van heilo.io (homepage, productpagina's, Know How, API-documentatie, functies, voorwaarden en dit beleid) laden we na je toestemming de pixel van Meta Platforms Ireland Ltd. Bij elke pagina die je opent stuurt je browser Meta een PageView-event met het pagina-adres, het adres van de vorige pagina, het tijdstip, browser- en apparaatgegevens en je IP-adres; de pixel bewaart de cookie _fbp en na een klik op een Meta-advertentie ook _fbc, elk tot 90 dagen. Zo meten we verkeer uit onze advertenties en kunnen we Heilo-advertenties op Facebook en Instagram tonen aan mensen die onze site bezochten (aangepaste doelgroepen). De pixel wordt niet geladen bij inloggen, registratie, het contactformulier, de demo, een demoresultaat of in de app, en ook niet wanneer het adres van de pagina of de vorige pagina iets anders dan campagnelabels bevat. Automatische events en automatische geavanceerde matching van de pixel staan uit, dus hij leest geen formulieren of knoppen, en we sturen Meta geen naam, e-mailadres of telefoonnummer. Heilo en Meta zijn gezamenlijk verwerkingsverantwoordelijken voor deze verzameling (art. 26 AVG, Meta's addendum voor verwerkingsverantwoordelijken: https://www.facebook.com/legal/controller_addendum); verdere verwerking door Meta, inclusief mogelijke doorgifte naar de VS, volgt Meta's eigen beleid (https://www.facebook.com/privacy/policy). Intrekken van toestemming verwijdert de cookies van de pixel direct uit je browser; gegevens die Meta al heeft ontvangen kunnen niet worden teruggehaald.

Ad audiences from our own contact lists. Separately from measuring visits, we may upload to Meta, as a list for showing our ads again, a one-way hash (SHA-256) of the email address of people who already have contact with Heilo: holders of a Heilo account, people invited to or interested in the beta, and people who asked about call recording. Meta compares the hash with the hashes of its own users and, where it matches, may show those people Heilo ads; it does not tell us who matched. We never upload data of our customers’ callers or contacts, call content, or phone numbers. The legal basis is our legitimate interest in promoting our own services (Art. 6(1)(f) GDPR). You can object at any time by writing to the contact address below; we then remove your hash from the audience and exclude you from future uploads. Meta processes the hash as a recipient under its own terms.

Meting van de eerste betaling (toestemming versie 6). Een aankoop is de eerste echte positieve abonnementsbetaling van een nieuw bedrijf, ook na een gratis periode. Latere betalingen zijn geen nieuwe klantwerving. Meta kan Purchase, het betalingstijdstip, een willekeurige ID, /upgrade zonder parameters, fbc, browser-user-agent, nettobedrag en valuta ontvangen. We bewaren fbc en user-agent samen tot 30 dagen na de klik en wissen ze bij intrekking. Google Analytics en PostHog ontvangen purchase, een willekeurige ID, nettobedrag en valuta alleen met toestemming. Google Ads ontvangt het ook zonder toestemming: de Google-tag werkt dan in de toestemmingsmodus van Google (Consent Mode), zonder advertentiecookies en zonder gepersonaliseerde advertenties. De ID maakt vergelijking met de eerste betaling mogelijk. Het is geen toegangstoken. We sturen geen Stripe-factuurdetails, kaartgegevens of gespreksinhoud. Browserverzending vereist terugkeer naar de app binnen 24 uur na betaling. De boekhouding staat los van advertentietoestemming.

De Heilo Line-demo is een gesprek met een fictieve klant. Na de melding en toestemming via toets 1 nemen we de antwoorden van de tester op en verwerken ze. Het resultaat verschijnt op de website na invoer van een toegangscode die per sms wordt verzonden. De code heeft 6 cijfers en is 7 dagen geldig; na openen blijft het resultaat in die browser maximaal 7 dagen toegankelijk. De opname van de demo bewaren we maximaal 365 dagen om de kwaliteit van de demo te beoordelen en verwijderen haar daarna. Het transcript en het verwerkte resultaat bewaren we voor hetzelfde doel zonder vaste einddatum; op uw verzoek verwijderen we ze eerder. De stem van de fictieve klant komt van ElevenLabs: tijdens het gesprek ontvangt ElevenLabs uw stem, telefoonnummer en het verloop van het gesprek, bewaart geen audio en verwijdert zijn transcript na 1 dag. De code gaat niet naar advertentie- of analysediensten. Gespreksinhoud, nummer en fictieve klantgegevens gaan niet naar advertenties of demoanalyse. Afzonderlijke meettoestemming (versie 5) staat een anonieme browsersessie van maximaal 7 dagen toe. Invoer van de code in de eerdere browser met nog geldige, vóór het gesprek vastgelegde toestemming koppelt een voltooide demo aan een bezoek, maar bevestigt geen belleridentiteit. Google Ads, Google Analytics en PostHog ontvangen events voor demovoltooiing of resultaatweergave en een willekeurige event-ID. Hiermee kan Heilo de meting vergelijken met het bijbehorende demorecord in onze database. Dit is geen toegangstoken. Meta kan HeiloDemoCompleted ontvangen met tijd, willekeurige ID, parameterloos /demo-adres, fbc en browser-user-agent. Geen gespreksgegevens of toegangstoken. Met toestemming versie 9 kan Meta ook HeiloDemoCallIntent ontvangen wanneer je op je telefoon tikt op de knop met het demonummer op de homepage of de demopagina: tijd, willekeurige ID, parameterloos adres van die pagina, fbc en browser-user-agent, hoogstens één keer per anonieme sessie en per advertentieklik. Het bevat geen telefoonnummer en geen informatie of er een gesprek plaatsvond. Zodat één advertentieklik maar één keer telt, bewaren we 7 dagen een hash van de klik-ID. De overdrachtsmarkering vervalt na 10 minuten. Zonder eerdere toestemming werken de demo en het privéresultaat zonder advertentieconversie. Intrekken stopt wachtende meting ook zonder account, maar kan een begonnen verzending of ontvangen event niet terugdraaien.

You can change your answer at any time with the "Cookie settings" button in the footer of our website and of the app, or right here: Cookie settings. Withdrawing consent removes the advertising identifiers from your browser at once, and from our records together with any measurement still waiting to be sent: immediately when you are signed in, otherwise the next time you sign in to the app. Anonymous demo measurement is withdrawn when the browser relays the refusal, without requiring sign-in.

9. Children's Privacy

Our Service is not intended for use by children under the age of 16. We do not knowingly collect personal information from children.

10. Changes to This Policy

We may update this Privacy Policy from time to time. We will notify you of any changes by posting the new policy on this page and updating the "Last updated" date.

11. Contact Us

If you have any questions about this Privacy Policy, please contact us:

• Email: privacy@heilo.io