Política de Privacidad

1. Introduction

Heilo.io ("we", "our", or "us") is committed to protecting your privacy. This Privacy Policy explains how we collect, use, disclose, and safeguard your information when you use our service.

2. Information We Collect

Personal Information

• Name and email address (for account creation)
• Phone numbers (your business number and customer numbers)
• Payment information (processed by Stripe)
• Business address and company name

Solicitud de la demo de pago de Heilo Line. Recogemos el NIP de la empresa, el nombre del representante y un teléfono de contacto para comprobar la empresa antes del pago y registrar el número con el operador. Conservamos la solicitud mientras exista la cuenta de la empresa y la eliminamos con ella. Un NIP al que denegamos la demo permanece en un registro aparte tras eliminar la cuenta, para que una empresa no vuelva a solicitarla desde otra cuenta; el registro contiene solo el NIP y la fecha de la denegación.

Aviso de lanzamiento en tu país. Heilo aún no está disponible en todos los países. En nuestras páginas en otros idiomas puedes dejar tu correo electrónico y elegir tu país para recibir un mensaje cuando Heilo llegue allí. Primero te enviamos un correo con un enlace de confirmación; el registro cuenta solo cuando lo confirmas, y una dirección sin confirmar se elimina a los 7 días. Guardamos la dirección, el país elegido, el idioma y la dirección de la página con el formulario, la fecha, la versión del texto de consentimiento y si confirmaste y cuándo. La base jurídica es tu consentimiento (art. 6.1.a RGPD). Aparte del correo de confirmación, usamos la dirección solo para ese mensaje, nunca para audiencias publicitarias ni otro marketing, y no la enviamos a plataformas publicitarias. La conservamos hasta enviar ese mensaje, como máximo 24 meses desde el registro, y después la eliminamos. Puedes retirar tu consentimiento en cualquier momento escribiendo a la dirección de contacto indicada abajo; entonces eliminamos tu registro.

Call Data

• Audio recordings of voicemail messages
• Transcriptions of voice messages
• AI-generated summaries and lead scores
• Call metadata (duration, timestamps)

Usage Data

• Browser type and version
• Pages visited and time spent
• Clicks and interactions
• Session recordings (for support and UX improvement)

3. How We Use Your Information

• To provide and maintain the Service
• To process call recordings and generate transcriptions
• To use AI for lead scoring and analysis
• To process payments and manage subscriptions
• To send service-related communications
• To improve and personalize the Service
• To provide customer support

4. Third-Party Services

We use the following third-party services:

• Twilio - For phone call handling and recording
• Google Gemini - For AI transcription and analysis
• ElevenLabs - For the voice of the fictional customer in the Heilo Line demo call; it receives the caller's voice, phone number and the course of the conversation, keeps no audio and deletes its transcript after 1 day
• Supabase - For data storage and authentication
• Stripe - For payment processing
• Sentry - For error tracking and monitoring
• PostHog - For analytics and session replay
• Crisp - For customer support chat
• Vercel - For hosting
• Resend - For sending our email, and for recording whether it was delivered or bounced
• OpenAI (ChatGPT Ads) - For measuring whether our ads in ChatGPT lead to sign-ups and paid subscriptions, only with your consent (see Cookies below)
• Meta (Facebook and Instagram) - For measuring and optimizing whether our ads lead to a tap on the demo number, a completed demo, a new company registration or a first payment, and, through Meta's pixel on our public pages, for counting visits and showing our ads to people who visited our website, only with your consent (see Cookies below)
• Google Ads and Google Analytics - For measuring visits to our website and how our Google ads perform; until you accept cookies, Google's tags run with storage and ad personalisation denied, and in that mode Google Ads still receives a new company's first payment (see Cookies below)

Links in our invitation emails carry a short identifier so that we can tell whether the invitation was opened at all. It identifies the message, not you, we record only the first time a link is followed, and we do not use tracking pixels: nothing we send tries to detect that you have merely read it.

5. Data Retention

We retain your personal data only for as long as necessary to provide the Service and fulfill the purposes described in this policy. We keep a call recording for 365 days from the call date; after that we delete the audio, and the transcript, summary and tasks remain. You can delete a call earlier: 30 days after you move a call to the trash we erase it together with its recording, transcript and summary, and an entry with the number, the date and your notes remains.

6. Data Security

We implement appropriate security measures to protect your data, including:

• Encryption of data in transit (HTTPS/TLS)
• Secure authentication mechanisms
• Regular security audits
• Access controls and monitoring

7. Your Rights (GDPR/RODO)

Under applicable data protection laws, you have the right to:

• Access - Request copies of your personal data
• Rectification - Request correction of inaccurate data
• Erasure - Request deletion of your personal data
• Restrict processing - Request limitation on how we use your data
• Data portability - Request transfer of your data to another service
• Object - Object to processing of your personal data

To exercise these rights, contact us at privacy@heilo.io

8. Cookies

We use essential cookies for authentication and session management. Analytics cookies (PostHog, Google Analytics) help us understand how you use the Service, and advertising cookies and similar browser storage (Google Ads, OpenAI Ads, Meta) show us whether our ads work. The cookie banner asks for your consent to both; you can also control cookies through your browser settings.

Advertising measurement (OpenAI). If you accept cookies and an ad in ChatGPT brought you here, we keep that ad's click identifier in your browser for 30 days; after that it is deleted the next time you open our website. When you create an account or start your first paid subscription, our server tells OpenAI that this happened, together with that click identifier while it is no older than 30 days and, for a subscription, the amount of that first payment before VAT and its currency. We do not load OpenAI's measurement pixel on our pages. We never send OpenAI your name, email address, phone number, or anything from your calls, contacts or documents. Without your consent none of this happens.

Meta (Facebook e Instagram) nos ayuda a medir y optimizar nuestros anuncios. Con tu consentimiento, cuando creas una nueva empresa en Heilo, nuestro servidor puede enviar a Meta el nombre y la hora del evento de registro, un ID de evento aleatorio, la dirección de la página sin parámetros, el identificador del clic en el anuncio de Meta (fbc) y el agente de usuario del navegador. fbc y el agente de usuario son identificadores en línea. Desde nuestro servidor no enviamos a Meta tu dirección IP, nombre, correo electrónico o teléfono, ni siquiera en forma de hash, ni datos de llamadas, contactos o documentos. La única excepción se describe más abajo, en «Audiencias publicitarias a partir de nuestras propias listas de contacto»: como audiencia publicitaria, podemos enviar a Meta un hash unidireccional (SHA-256) del correo electrónico de las personas que ya tienen contacto con Heilo. Conservamos el identificador del clic hasta 30 días. Retirar el consentimiento elimina el identificador y las conversiones aún pendientes, pero no puede deshacer una transmisión ya iniciada ni un evento recibido por Meta.

Píxel de Meta (consentimiento versión 8). En las páginas públicas de heilo.io (página de inicio, páginas de producto, Know How, documentación de la API, funciones, términos y esta política) cargamos el píxel de Meta Platforms Ireland Ltd. tras tu consentimiento. En cada página que abres, tu navegador envía a Meta un evento PageView con la dirección de la página, la de la página anterior, la hora, datos del navegador y del dispositivo y tu dirección IP; el píxel guarda la cookie _fbp y, tras un clic en un anuncio de Meta, también _fbc, cada una hasta 90 días. Así medimos el tráfico de nuestros anuncios y podemos mostrar anuncios de Heilo en Facebook e Instagram a quienes visitaron nuestro sitio (públicos personalizados). El píxel no se carga en el inicio de sesión, el registro, el formulario de contacto, la demo, el resultado de la demo ni la app, ni cuando la dirección de la página o de la anterior lleva algo distinto de etiquetas de campaña. Los eventos automáticos y la coincidencia avanzada automática del píxel están desactivados, por lo que no lee formularios ni botones, y no enviamos a Meta tu nombre, correo electrónico ni teléfono. Heilo y Meta son corresponsables de esta recogida (art. 26 RGPD, Anexo del responsable de Meta: https://www.facebook.com/legal/controller_addendum); el tratamiento posterior por Meta, incluida una posible transferencia a Estados Unidos, se rige por su política (https://www.facebook.com/privacy/policy). Retirar el consentimiento elimina al instante las cookies del píxel de tu navegador; los datos que Meta ya recibió no se pueden recuperar.

Audiencias publicitarias a partir de nuestras propias listas de contacto. Aparte de la medición de visitas, podemos enviar a Meta, como lista para volver a mostrar nuestros anuncios, un hash unidireccional (SHA-256) del correo electrónico de las personas que ya tienen contacto con Heilo: titulares de una cuenta de Heilo, personas invitadas a la beta o interesadas en ella y personas que preguntaron por la grabación de llamadas. Meta compara el hash con los hashes de sus propios usuarios y, si coincide, puede mostrar anuncios de Heilo a esas personas; no nos dice quién coincidió. Nunca enviamos datos de los interlocutores ni de los contactos de nuestros clientes, contenido de llamadas ni números de teléfono. La base jurídica es nuestro interés legítimo en promocionar nuestros propios servicios (art. 6.1.f RGPD). Puedes oponerte en cualquier momento escribiendo a la dirección de contacto indicada abajo; entonces eliminamos tu hash de la audiencia y te excluimos de futuros envíos. Meta trata el hash como destinatario según sus propias condiciones.

Medición del primer pago (consentimiento versión 6). Una compra es el primer pago real positivo de suscripción de una nueva empresa, también tras un período gratuito. Los pagos posteriores no son nuevas adquisiciones. Meta puede recibir Purchase, hora del pago, ID aleatorio, /upgrade sin parámetros, fbc, agente de usuario, importe neto y moneda. Conservamos fbc y agente de usuario juntos hasta 30 días desde el clic y los borramos al retirar el consentimiento. Google Analytics y PostHog reciben purchase, ID aleatorio, importe neto y moneda solo con consentimiento. Google Ads lo recibe también sin consentimiento: la etiqueta de Google funciona entonces en el modo de consentimiento de Google (Consent Mode), sin cookies publicitarias ni personalización de anuncios. El ID permite cotejar la medición con el primer pago. No es un token de acceso. No enviamos detalles de facturas Stripe, tarjetas ni conversaciones. El envío desde el navegador requiere volver a la app en 24 horas desde el pago. La contabilidad es independiente del consentimiento publicitario.

La demo de Heilo Line es una conversación con un cliente ficticio. Tras el aviso y el consentimiento pulsando 1, grabamos y procesamos las respuestas del probador. El resultado se muestra en la web al introducir un código de acceso enviado por SMS. El código tiene 6 dígitos y caduca en 7 días; tras abrirlo, el resultado permanece accesible en ese navegador durante un máximo de 7 días. Conservamos la grabación de la demo hasta 365 días para evaluar su calidad y después la eliminamos. Conservamos la transcripción y el resultado procesado con el mismo fin, sin fecha de fin determinada, y los eliminamos antes si lo solicitas. La voz del cliente ficticio la proporciona ElevenLabs: durante la llamada recibe tu voz, tu número de teléfono y el desarrollo de la conversación, no guarda audio y elimina su transcripción al cabo de 1 día. El código no se envía a servicios de publicidad ni analítica. El contenido, el número y los datos del cliente ficticio no se envían a publicidad o analítica de la demo. El consentimiento de medición separado (versión 5) permite una sesión anónima del navegador durante un máximo de 7 días. Introducir el código en el navegador anterior con consentimiento aún válido observado antes de la llamada asocia la demo completada con una visita; no verifica la identidad del interlocutor. Google Ads, Google Analytics y PostHog reciben eventos de finalización de la demo o visualización del resultado y un identificador aleatorio del evento. Permite a Heilo comparar la medición con el registro de la demo correspondiente en nuestra base de datos. No es un token de acceso. Meta puede recibir HeiloDemoCompleted con hora, ID aleatorio, dirección /demo sin parámetros, fbc y agente de usuario. No añadimos datos de la llamada ni tokens de acceso. Con el consentimiento de la versión 9, Meta también puede recibir HeiloDemoCallIntent cuando tocas en el teléfono el botón con el número de la demo en la página de inicio o en la de la demo: hora, ID aleatorio, dirección de esa página sin parámetros, fbc y agente de usuario, como máximo una vez por sesión anónima y por clic en un anuncio. No incluye el número de teléfono ni indica si hubo llamada. Para que un clic en un anuncio cuente una sola vez, guardamos durante 7 días un hash de su identificador. El marcador de transferencia caduca en 10 minutos. Sin consentimiento previo, la demo y el resultado privado funcionan sin conversión publicitaria. Retirarlo cancela la medición pendiente sin cuenta, pero no una transmisión iniciada o un evento recibido.

You can change your answer at any time with the "Cookie settings" button in the footer of our website and of the app, or right here: Cookie settings. Withdrawing consent removes the advertising identifiers from your browser at once, and from our records together with any measurement still waiting to be sent: immediately when you are signed in, otherwise the next time you sign in to the app. Anonymous demo measurement is withdrawn when the browser relays the refusal, without requiring sign-in.

9. Children's Privacy

Our Service is not intended for use by children under the age of 16. We do not knowingly collect personal information from children.

10. Changes to This Policy

We may update this Privacy Policy from time to time. We will notify you of any changes by posting the new policy on this page and updating the "Last updated" date.

11. Contact Us

If you have any questions about this Privacy Policy, please contact us:

• Email: privacy@heilo.io