Polityka Prywatności

1. Introduction

Heilo.io ("we", "our", or "us") is committed to protecting your privacy. This Privacy Policy explains how we collect, use, disclose, and safeguard your information when you use our service.

2. Information We Collect

Personal Information

• Name and email address (for account creation)
• Phone numbers (your business number and customer numbers)
• Payment information (processed by Stripe)
• Business address and company name

Wniosek o płatne demo Heilo Line. Zbieramy NIP firmy, imię i nazwisko osoby reprezentującej oraz telefon kontaktowy, żeby sprawdzić firmę przed płatnością i zarejestrować numer u operatora. Dane wniosku przechowujemy tak długo jak konto firmy i usuwamy razem z nim. NIP, któremu odmówiliśmy demo, zostaje w osobnym rejestrze także po usunięciu konta, żeby jedna firma nie składała wniosku ponownie z innego konta; rejestr zawiera tylko NIP i datę odmowy.

Powiadomienie o starcie w Twoim kraju. Heilo nie działa jeszcze we wszystkich krajach. Na naszych stronach w innych językach możesz zostawić adres e-mail i wybrać swój kraj, aby otrzymać jedną wiadomość, gdy Heilo zacznie tam działać. Najpierw wyślemy Ci e-mail z linkiem potwierdzającym; zapis liczy się dopiero po potwierdzeniu, a niepotwierdzony adres usuwamy po 7 dniach. Przechowujemy adres, wybrany kraj, język i adres strony z formularzem, datę, wersję tekstu zgody oraz to, czy i kiedy zapis został potwierdzony. Podstawą prawną jest Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Poza e-mailem potwierdzającym adresu używamy wyłącznie do tej jednej wiadomości, nigdy do grup odbiorców reklam ani innego marketingu, i nie przekazujemy go platformom reklamowym. Przechowujemy go do czasu wysłania tej wiadomości, najdłużej 24 miesiące od zapisu, a potem usuwamy. Zgodę możesz w każdej chwili wycofać, pisząc na adres kontaktowy poniżej; wtedy usuniemy Twój wpis.

Call Data

• Audio recordings of voicemail messages
• Transcriptions of voice messages
• AI-generated summaries and lead scores
• Call metadata (duration, timestamps)

Usage Data

• Browser type and version
• Pages visited and time spent
• Clicks and interactions
• Session recordings (for support and UX improvement)

3. How We Use Your Information

• To provide and maintain the Service
• To process call recordings and generate transcriptions
• To use AI for lead scoring and analysis
• To process payments and manage subscriptions
• To send service-related communications
• To improve and personalize the Service
• To provide customer support

4. Third-Party Services

We use the following third-party services:

• Twilio - For phone call handling and recording
• Google Gemini - For AI transcription and analysis
• ElevenLabs - For the voice of the fictional customer in the Heilo Line demo call; it receives the caller's voice, phone number and the course of the conversation, keeps no audio and deletes its transcript after 1 day
• Supabase - For data storage and authentication
• Stripe - For payment processing
• Sentry - For error tracking and monitoring
• PostHog - For analytics and session replay
• Crisp - For customer support chat
• Vercel - For hosting
• Resend - For sending our email, and for recording whether it was delivered or bounced
• OpenAI (ChatGPT Ads) - For measuring whether our ads in ChatGPT lead to sign-ups and paid subscriptions, only with your consent (see Cookies below)
• Meta (Facebook and Instagram) - For measuring and optimizing whether our ads lead to a tap on the demo number, a completed demo, a new company registration or a first payment, and, through Meta's pixel on our public pages, for counting visits and showing our ads to people who visited our website, only with your consent (see Cookies below)
• Google Ads and Google Analytics - For measuring visits to our website and how our Google ads perform; until you accept cookies, Google's tags run with storage and ad personalisation denied, and in that mode Google Ads still receives a new company's first payment (see Cookies below)

Links in our invitation emails carry a short identifier so that we can tell whether the invitation was opened at all. It identifies the message, not you, we record only the first time a link is followed, and we do not use tracking pixels: nothing we send tries to detect that you have merely read it.

5. Data Retention

We retain your personal data only for as long as necessary to provide the Service and fulfill the purposes described in this policy. We keep a call recording for 365 days from the call date; after that we delete the audio, and the transcript, summary and tasks remain. You can delete a call earlier: 30 days after you move a call to the trash we erase it together with its recording, transcript and summary, and an entry with the number, the date and your notes remains.

6. Data Security

We implement appropriate security measures to protect your data, including:

• Encryption of data in transit (HTTPS/TLS)
• Secure authentication mechanisms
• Regular security audits
• Access controls and monitoring

7. Your Rights (GDPR/RODO)

Under applicable data protection laws, you have the right to:

• Access - Request copies of your personal data
• Rectification - Request correction of inaccurate data
• Erasure - Request deletion of your personal data
• Restrict processing - Request limitation on how we use your data
• Data portability - Request transfer of your data to another service
• Object - Object to processing of your personal data

To exercise these rights, contact us at privacy@heilo.io

8. Cookies

We use essential cookies for authentication and session management. Analytics cookies (PostHog, Google Analytics) help us understand how you use the Service, and advertising cookies and similar browser storage (Google Ads, OpenAI Ads, Meta) show us whether our ads work. The cookie banner asks for your consent to both; you can also control cookies through your browser settings.

Advertising measurement (OpenAI). If you accept cookies and an ad in ChatGPT brought you here, we keep that ad's click identifier in your browser for 30 days; after that it is deleted the next time you open our website. When you create an account or start your first paid subscription, our server tells OpenAI that this happened, together with that click identifier while it is no older than 30 days and, for a subscription, the amount of that first payment before VAT and its currency. We do not load OpenAI's measurement pixel on our pages. We never send OpenAI your name, email address, phone number, or anything from your calls, contacts or documents. Without your consent none of this happens.

Meta (Facebook i Instagram) pomaga nam mierzyć i optymalizować skuteczność naszych reklam. Po Twojej zgodzie, gdy założysz nową firmę w Heilo, nasz serwer może przekazać Meta nazwę i czas zdarzenia rejestracji, losowy identyfikator zdarzenia, adres strony bez parametrów, identyfikator kliknięcia reklamy Meta (fbc) oraz identyfikację przeglądarki (user-agent). fbc i user-agent są identyfikatorami internetowymi. Z naszego serwera nie przekazujemy Meta adresu IP, imienia, nazwiska, adresu e-mail ani numeru telefonu, również w postaci skrótu, ani danych rozmów, kontaktów czy dokumentów. Jedyny wyjątek opisujemy niżej, w akapicie „Grupy odbiorców reklam z naszych list kontaktowych”: jako grupę odbiorców reklam możemy przekazać Meta jednokierunkowy skrót (SHA-256) adresu e-mail osób, które mają już kontakt z Heilo. Identyfikator kliknięcia przechowujemy do 30 dni; cofnięcie zgody usuwa go i konwersje oczekujące na wysyłkę, ale transmisji już rozpoczętej ani zdarzenia odebranego przez Meta nie można cofnąć.

Piksel Mety (zgoda w wersji 8). Na publicznych stronach heilo.io (strona główna, strony produktów, Know How, dokumentacja API, funkcje, regulamin i ta polityka) po Twojej zgodzie ładujemy piksel Meta Platforms Ireland Ltd. Przy każdej otwartej stronie przeglądarka wysyła do Mety zdarzenie PageView z adresem strony, adresem strony poprzedniej, czasem, danymi przeglądarki i urządzenia oraz adresem IP. Piksel zapisuje ciasteczko _fbp, a po kliknięciu reklamy Mety także _fbc, każde na maksymalnie 90 dni. Dzięki temu mierzymy ruch z reklam i możemy pokazywać reklamy Heilo na Facebooku i Instagramie osobom, które odwiedziły naszą stronę (grupy odbiorców). Piksela nie ładujemy na stronach logowania, rejestracji, formularza kontaktu, demo, wyniku demo ani w aplikacji, ani wtedy, gdy adres strony lub strony poprzedniej zawiera coś innego niż oznaczenia kampanii. Automatyczne zdarzenia piksela i automatyczne dopasowanie zaawansowane są wyłączone, więc piksel nie odczytuje formularzy ani przycisków, a my nie przekazujemy Mecie imienia, adresu e-mail ani numeru telefonu. Przy tym zbieraniu danych Heilo i Meta są współadministratorami (art. 26 RODO, Uzupełnienie dotyczące administratora Mety: https://www.facebook.com/legal/controller_addendum); dalsze przetwarzanie przez Metę, w tym możliwe przekazanie do USA, odbywa się według jej polityki (https://www.facebook.com/privacy/policy). Wycofanie zgody od razu usuwa ciasteczka piksela z Twojej przeglądarki; danych już odebranych przez Metę nie możemy cofnąć.

Grupy odbiorców reklam z naszych list kontaktowych. Niezależnie od mierzenia odwiedzin możemy przekazać Meta, jako listę do ponownego pokazywania naszych reklam, jednokierunkowy skrót (SHA-256) adresu e-mail osób, które mają już kontakt z Heilo: posiadaczy konta w Heilo, osób zaproszonych do bety lub nią zainteresowanych oraz osób, które zapytały o rejestrowanie rozmów. Meta porównuje skrót ze skrótami własnych użytkowników i przy zgodności może pokazać tym osobom reklamy Heilo; nie informuje nas, kto został dopasowany. Nigdy nie przekazujemy danych rozmówców ani kontaktów naszych klientów, treści rozmów ani numerów telefonów. Podstawą prawną jest nasz prawnie uzasadniony interes w promowaniu własnych usług (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Możesz w każdej chwili sprzeciwić się, pisząc na adres kontaktowy poniżej; usuniemy wtedy Twój skrót z grupy odbiorców i wykluczymy Cię z kolejnych przekazań. Meta przetwarza skrót jako odbiorca na własnych warunkach.

Pomiar pierwszej opłaty (zgoda w wersji 6). Zakup oznacza pierwszą rzeczywistą dodatnią opłatę za subskrypcję nowej firmy, również po okresie bezpłatnym. Kolejne płatności nie są nowym pozyskaniem klienta. Meta może otrzymać zdarzenie Purchase, czas płatności, losowy identyfikator zdarzenia, adres /upgrade bez parametrów, fbc i user-agent oraz kwotę netto i walutę. fbc i user-agent przechowujemy łącznie do 30 dni od kliknięcia i usuwamy po wycofaniu zgody. Google Analytics i PostHog otrzymują zdarzenie purchase, losowy identyfikator, kwotę netto i walutę tylko za zgodą. Google Ads otrzymuje je także bez zgody: tag Google działa wtedy w trybie zgody Google (Consent Mode), bez plików cookie reklamowych i bez personalizacji reklam. Identyfikator pozwala Heilo porównać pomiar z zapisem pierwszej opłaty. Nie jest tokenem dostępu. Nie przekazujemy danych faktury Stripe, karty płatniczej ani treści rozmowy. Dostarczenie przez przeglądarkę wymaga jej powrotu do aplikacji w ciągu 24 godzin od płatności. Zapis księgowy płatności działa niezależnie od zgody marketingowej.

Demo Heilo Line to rozmowa z fikcyjnym klientem. Po zapowiedzi i zgodzie przyciskiem 1 zapisujemy oraz opracowujemy odpowiedzi testującego; wynik udostępniamy na stronie WWW po wpisaniu kodu dostępu wysłanego SMS-em na numer testującego. Kod ma 6 cyfr i jest ważny przez 7 dni; po otwarciu wynik pozostaje dostępny w tej przeglądarce przez maksymalnie 7 dni. Nagranie rozmowy demo przechowujemy do 365 dni, żeby oceniać jakość demo, a potem je usuwamy. Zapis tekstowy rozmowy i opracowany wynik przechowujemy bez określonego terminu w tym samym celu; na Twoją prośbę usuniemy je wcześniej. Głos fikcyjnego klienta zapewnia ElevenLabs: w trakcie rozmowy otrzymuje Twój głos, numer telefonu i przebieg rozmowy, nie przechowuje zapisu dźwięku, a zapis tekstowy usuwa po 1 dniu. Kod nie trafia do narzędzi reklamowych ani analitycznych. Treść rozmowy, numer i dane fikcyjnego klienta nie trafiają do reklam ani analityki demo. Osobna zgoda na pomiar (wersja 5) pozwala zapisać anonimową sesję przeglądarki na maksymalnie 7 dni. Wpisanie kodu we wcześniejszej przeglądarce z aktualną zgodą zaobserwowaną przed rozmową pozwala powiązać ukończone demo z wizytą; nie potwierdza tożsamości rozmówcy. Google Ads, Google Analytics i PostHog otrzymują zdarzenia ukończenia demo lub otwarcia wyniku oraz losowy identyfikator zdarzenia. Pozwala on Heilo porównać pomiar z odpowiednim zapisem demo w naszej bazie. Nie jest tokenem dostępu. Meta może otrzymać zdarzenie HeiloDemoCompleted z czasem, losowym identyfikatorem, adresem /demo bez parametrów oraz fbc i user-agentem. Nie dodajemy danych rozmowy ani tokenu dostępu. Po zgodzie w wersji 9 Meta może też otrzymać zdarzenie HeiloDemoCallIntent, gdy na telefonie dotkniesz przycisku z numerem demo na stronie głównej lub na stronie demo: z czasem, losowym identyfikatorem, adresem tej strony bez parametrów oraz fbc i user-agentem, najwyżej raz na anonimową sesję i raz na kliknięcie reklamy. To zdarzenie nie zawiera numeru telefonu ani informacji, czy rozmowa się odbyła. Żeby jedno kliknięcie reklamy liczyło się tylko raz, przez 7 dni przechowujemy skrót (hash) jego identyfikatora. Techniczny znacznik przekazania pomiaru wygasa po 10 minutach. Bez wcześniejszej zgody demo i prywatny wynik działają, a konwersja reklamowa nie jest wysyłana. Cofnięcie zgody unieważnia niewysłany pomiar także bez konta; rozpoczętej transmisji ani zdarzenia odebranego przez platformę nie można cofnąć.

You can change your answer at any time with the "Cookie settings" button in the footer of our website and of the app, or right here: Cookie settings. Withdrawing consent removes the advertising identifiers from your browser at once, and from our records together with any measurement still waiting to be sent: immediately when you are signed in, otherwise the next time you sign in to the app. Anonymous demo measurement is withdrawn when the browser relays the refusal, without requiring sign-in.

9. Children's Privacy

Our Service is not intended for use by children under the age of 16. We do not knowingly collect personal information from children.

10. Changes to This Policy

We may update this Privacy Policy from time to time. We will notify you of any changes by posting the new policy on this page and updating the "Last updated" date.

11. Contact Us

If you have any questions about this Privacy Policy, please contact us:

• Email: privacy@heilo.io