Regulamin

1. Zawarcie umowy

Korzystanie z Heilo oznacza zawarcie umowy na warunkach opisanych w tym regulaminie. Jeżeli nie zgadzasz się z którymkolwiek z nich, nie korzystaj z usługi.

Usługa jest kierowana do przedsiębiorców. Umowę zawiera firma, którą reprezentujesz, a Ty oświadczasz, że jesteś do tego uprawniony.

Usługę świadczy Tomasz Muter, przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą wpisaną do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, ul. Klonowa 16, 55-010 Święta Katarzyna, Polska, NIP 8722311392, adres poczty elektronicznej legal@heilo.io. W tym regulaminie „Ty” oznacza firmę, która zawiera umowę, chyba że dane postanowienie wyraźnie odnosi się do osoby korzystającej z konta. Umowa podlega prawu polskiemu.

2. Czym Heilo jest, a czym nie jest

Heilo nagrywa rozmowy telefoniczne, przepisuje je na tekst, streszcza i wyciąga z nich ustalenia, a następnie udostępnia je w panelu oraz przez API i webhooki.

Heilo nigdy nie rozmawia z dzwoniącym i nie prowadzi rozmowy w Twoim imieniu. Automat może odtworzyć zapowiedź informacyjną albo nagrać wiadomość na poczcie głosowej — nie odpowiada na pytania, nie negocjuje i nie podszywa się pod człowieka.

3. Konto i organizacja

Odpowiadasz za poufność danych logowania i za wszystko, co dzieje się na Twoim koncie. O każdym nieuprawnionym dostępie powiadom nas niezwłocznie.

Jednostką rozliczeniową jest organizacja. Osoby zaproszone do organizacji widzą jej rozmowy zgodnie z nadanymi im rolami; za dobór tych osób odpowiadasz Ty.

4. Nagrywanie rozmów — podstawa prawna i obowiązek informacyjny

To Ty decydujesz, które rozmowy są nagrywane, i to Ty — jako administrator danych — odpowiadasz za to, żeby przed rozpoczęciem nagrywania istniała ku temu podstawa prawna oraz żeby uczestnicy rozmowy dostali wymagane informacje. Dotyczy to również udokumentowania zgody tam, gdzie zgoda jest podstawą, której używasz.

Heilo dostarcza narzędzia, które to ułatwiają: konfigurowalną zapowiedź informacyjną na numerze dedykowanym, gotowy skrypt słowny dla trybu ze słuchaczem, oznaczenie rozmowy oświadczeniem o poinformowaniu uczestników oraz eksport tych oznaczeń na żądanie organu.

Heilo nie wymusza zgody i nie kasuje nagrań dlatego, że zgoda nie padła. Automatyczne usuwanie na podstawie sygnału z analizy treści jest wyłączone domyślnie i włączasz je sam, per numer, jeżeli tego chcesz — bo usunięcie danych jest decyzją administratora, a nie wnioskiem modelu językowego.

Zobowiązujesz się zwrócić Heilo uzasadnione i udokumentowane koszty zaspokojenia roszczeń osób trzecich w zakresie, w jakim roszczenia te wynikają z tego, w jaki sposób korzystasz z nagrywania — w szczególności z braku podstawy prawnej lub z niedopełnienia obowiązku informacyjnego po Twojej stronie.

5. Role stron przy przetwarzaniu danych

W zakresie treści rozmów i danych Twoich klientów jesteś administratorem danych, a Heilo podmiotem przetwarzającym, działającym na Twoje udokumentowane polecenie.

Ten podział nie zdejmuje z Heilo własnych obowiązków podmiotu przetwarzającego. Heilo zabezpiecza dane, zgłasza Ci naruszenia ochrony danych, pomaga w realizacji żądań osób, których dane dotyczą, kontroluje podprocesorów, zwraca lub usuwa dane po zakończeniu umowy oraz informuje Cię, jeżeli Twoje polecenie wydaje się sprzeczne z prawem.

W zakresie rozliczeń, obsługi konta, przeciwdziałania nadużyciom i obowiązków wobec operatorów telekomunikacyjnych Heilo jest samodzielnym administratorem danych.

Szczegóły powierzenia reguluje odrębna umowa powierzenia przetwarzania danych.

6. Podprocesorzy

Heilo korzysta z poniższych podprocesorów. O planowanej zmianie na tej liście informujemy z wyprzedzeniem, a Ty możesz zgłosić uzasadniony sprzeciw.

• Twilio Inc. — telefonia: zestawianie połączeń, nagrywanie, SMS.
• DIDWW — numery telefoniczne w Polsce i ich rejestracja u operatora.
• Supabase — baza danych i uwierzytelnianie, na infrastrukturze w Unii Europejskiej.
• Vercel — hosting aplikacji.
• Google (Gemini) — analiza treści rozmowy: transkrypcja, streszczenie, wyciąganie ustaleń.
• Stripe — płatności i faktury.
• Resend — poczta transakcyjna.
• Sentry — rejestrowanie błędów aplikacji.

7. Dozwolone korzystanie

Korzystając z Heilo, zobowiązujesz się nie:

• używać usługi do celów niezgodnych z prawem
• nagrywać rozmów, w których nie uczestniczysz
• podszywać się pod inną osobę lub podmiot
• prowadzić przez usługę oszustw, wyłudzeń ani niezamówionych kampanii masowych
• zakłócać działania usługi ani próbować uzyskać nieuprawniony dostęp do jej części
• wysyłać informacji handlowej, w tym marketingu bezpośredniego, przez telefon lub SMS bez uprzedniej zgody odbiorcy wymaganej przepisami o komunikacji elektronicznej — dotyczy to także numeru udostępnionego przez Heilo
• używać usługi do wnioskowania o emocjach osób w miejscu pracy lub w placówce edukacyjnej tam, gdzie zakazują tego przepisy o systemach sztucznej inteligencji, poza systemami przeznaczonymi do celów medycznych lub bezpieczeństwa

8. Zawieszenie i rozwiązanie z ważnego powodu

Heilo nie kontroluje z góry tego, jak korzystasz z usługi, i nie ocenia legalności Twoich rozmów. Reagujemy natomiast na twarde sygnały.

Takim sygnałem jest: skarga lub wystąpienie organu nadzorczego, w tym Prezesa UODO lub UOKiK, nakaz sądu albo innego organu, wiarygodne zgłoszenie nagrywania osób, które nie są uczestnikami rozmowy, zamówienie numeru na dane innego podmiotu bez jego upoważnienia oraz oszustwo, wyłudzenie lub masowy spam prowadzony przez usługę.

Procedura jest trzystopniowa: zawieszenie dostępu, wyjaśnienie sprawy z Tobą, a następnie przywrócenie dostępu albo rozwiązanie umowy. W przypadku zagrożenia bezpieczeństwa lub jednoznacznego nakazu organu zawieszenie może nastąpić natychmiast.

Jeżeli mamy wiarygodne podstawy uznać, że numer zamówiono na dane innego podmiotu bez jego upoważnienia, możemy niezwłocznie wstrzymać obsługę tego numeru na czas wyjaśnienia, bez uprzedniego wykonania pozostałych etapów procedury opisanej wyżej. Powiadomimy operatora i wystąpimy o zablokowanie dalszego używania numeru oraz o dalsze postępowanie zgodne z procedurą operatora. Koszty poniesione u operatora za ten numer obciążają firmę, która złożyła zamówienie, i nie podlegają zwrotowi.

9. Płatności, plany i okres testowy

Plany płatne są rozliczane z góry, w cyklach miesięcznych, przez Stripe. Subskrypcję możesz anulować w każdej chwili; usługa działa do końca opłaconego okresu.

W okresie bety zaproszenia do wyższych planów są wydawane w postaci kodów. Kod daje 56 dni bez opłaty. Nie pobieramy przy tym karty płatniczej i po zakończeniu tego okresu nic nie jest pobierane automatycznie — konto samo przechodzi w tryb bezpłatny, a Ty decydujesz, czy chcesz przejść na plan płatny.

Kod działa raz dla jednej firmy, ma datę ważności i może zostać unieważniony, jeżeli trafił do osoby, dla której nie był przeznaczony. Ten sam kod może wpuścić więcej niż jedną firmę — o tym, ile firm może go wykorzystać, decydujemy przy jego wydaniu.

W trybie bezpłatnym zachowujesz dostęp do rozmów, które zostały już nagrane, wraz z transkrypcjami i eksportem. Nowe rozmowy nie są nagrywane.

10. Numer dedykowany

Numer dedykowany zamawiamy u operatora telekomunikacyjnego i rejestrujemy na dane Twojej firmy: NIP i pozostałe dane, które podajesz przy zamawianiu numeru, wraz z danymi pobranymi dla tego NIP-u z publicznych rejestrów CEIDG albo KRS. Dane te muszą być prawdziwe, kompletne i dotyczyć firmy, w imieniu której zawierasz umowę, a Ty oświadczasz, że jesteś uprawniony zamówić dla niej numer. Możemy poprosić o dokumenty potwierdzające i wstrzymać zamówienie do czasu ich otrzymania. Przyjęcie zamówienia nie oznacza, że potwierdziliśmy Twoje uprawnienie do tych danych ani że zakończyliśmy ich sprawdzanie. Przypisanie numeru trwa tak długo, jak długo trwa opłacony okres.

Numer możesz prezentować jako swój przy połączeniach wychodzących wyłącznie w imieniu firmy, na której dane został zarejestrowany, i tylko dopóki pozostajesz przez tę firmę umocowany; prezentowanie go w imieniu kogokolwiek innego jest zabronione. Niezwłocznie poinformuj nas o zmianie danych rejestrowych albo o utracie tego umocowania. W razie wątpliwości co do danych rejestrowych możemy wstrzymać realizację zamówienia albo wyłączyć na Twoim koncie możliwość wykonywania połączeń wychodzących. Numer nie przechodzi na inny podmiot bez naszej zgody, co nie ogranicza ustawowych uprawnień do przeniesienia numeru do innego dostawcy. Numer dedykowany nie zastępuje Twojej podstawowej usługi telefonicznej — zachowaj inną możliwość wykonania połączenia alarmowego.

W okresie testowym numer jest przypisany wyłącznie na czas testów. Do momentu przejścia na plan płatny nie publikuj go jako numeru kontaktowego firmy — na stronie, w stopce maila, na wizytówce ani w katalogach.

Po zakończeniu opłaconego okresu numer przestaje odbierać połączenia z końcem cyklu u operatora. Przez ograniczony czas po tej dacie można go jeszcze odzyskać, za dopłatą i bez gwarancji. Po upływie tego okna numer wraca do puli operatora i może zostać przydzielony innej firmie — operator nie stosuje okresu karencji. Konkretne daty podajemy w wiadomości kończącej okres.

11. Zwrot i usunięcie danych po zakończeniu umowy

Po zakończeniu umowy masz trzydzieści dni na pobranie swoich danych. Eksport transkrypcji, podsumowań i danych kontaktowych jest dostępny samoobsługowo w panelu; nagrania audio udostępniamy na żądanie.

Po upływie tego okresu dane usuwamy, chyba że prawo nakazuje nam je zachować. Usunięcie konta możesz zlecić także wcześniej.

Niezależnie od tego okresu obowiązują ustawienia retencji nagrań, które ustawiasz sam dla każdego numeru i które widzisz w panelu.

12. Własność i treści

Nagrania, transkrypcje i dane wprowadzone do Heilo pozostają Twoje. Heilo przetwarza je po to, żeby świadczyć usługę, i nie wykorzystuje ich do trenowania własnych modeli.

Sama aplikacja, jej kod, wygląd i marka pozostają własnością Heilo.

13. Odpowiedzialność

Heilo dokłada starań, żeby usługa działała nieprzerwanie, ale zależy ona od operatorów telekomunikacyjnych i dostawców infrastruktury, na których nie mamy pełnego wpływu. Nie gwarantujemy, że każda rozmowa zostanie nagrana ani że transkrypcja będzie wolna od błędów; treści generowane automatycznie wymagają Twojej weryfikacji przed użyciem.

W zakresie dopuszczalnym przez prawo Heilo nie odpowiada za szkody pośrednie, utracone korzyści ani za skutki decyzji podjętych wyłącznie na podstawie automatycznie wygenerowanego podsumowania.

Żadne z postanowień tego regulaminu nie wyłącza odpowiedzialności, której zgodnie z prawem wyłączyć nie można.

14. Odpowiedzialność za Twoją konfigurację i treści

Odpowiadasz za konfigurację, którą wprowadzasz — powitania, zapowiedzi, prompty, szablony SMS, treść bazy wiedzy i ustawienia obsługi połączeń — oraz za to, jak używasz treści powstałych na tej podstawie.

Zobowiązujesz się zwrócić Heilo uzasadnione i udokumentowane koszty zaspokojenia roszczeń osób trzecich w zakresie, w jakim roszczenia te wynikają z Twojej konfiguracji lub z danych, które wprowadziłeś, z wyłączeniem zakresu spowodowanego działaniem lub zaniechaniem Heilo. Treści generowane automatycznie podlegają zasadom opisanym w sekcji „Odpowiedzialność”.

15. Zmiany regulaminu

O zmianach informujemy przez publikację nowej wersji na tej stronie wraz z datą aktualizacji, a o zmianach istotnych — dodatkowo pocztą elektroniczną, z wyprzedzeniem pozwalającym na rozwiązanie umowy przed ich wejściem w życie.

16. Kontakt

Pytania do tego regulaminu: legal@heilo.io.