Telefonaaruef is CRM

Es Telefongspröch chunnt als fertigi Date i dis CRM

Name: Heilo
Brand: Heilo

Heilo nimmt s Gspröch uf, macht drus es Transkript und d Abmachige, und schickt sie i s System, wo dis Team scho bruucht — über en signierte Webhook oder d REST-API.

Heilo redet nie mit em Aarüefer. Es nimmt uf, schribt mit und gits wiiter.

Konto erstelle Aaluege, was dis System übercho tuet

So gohts

Vom Telefon zum Datesatz im CRM

Vier Schritt, drü dervo passiere ohni dass de Verchäufer öppis macht.

S Gspröch

En Chund rüeft di eigeni Teamnummere aa, oder en Verchäufer wählt vo dere us usse. D Ufnahm entstoht bi Heilo, nöd in ere App uf em Telefon.

Transkription

D Ufnahm wird zu Text, uftrennt noch Sprecher und mit eme Ziitstämpel bi jedere Uusserig.

Abmachige

Us em Transkript chömed einzelni Fälder: e Zämefassig, d Abmachige, d offene Ufgabe, Kontaktdate und de gnennt Termin.

Übertragig

S Ereignis got über en signierte Webhook uf dini URL, oder wartet uf de Abruef über d REST-API. Was demit passiert, entscheidet dis System.

Nutzlast

So gseht s Ereignis us, wo dis System übercho tuet

Es churz gfasstes call.completed-Ereignis. Di ganzi Fäldliste stoht i de API-Dokumentation.

POST <your URL>
content-type: application/json
heilo-signature: t=1757236462,v1=4f3a...
heilo-event-id: 1bf3a5e2-9c41-4d7a-8f10-2b6e0d3c5a91
heilo-event-type: call.completed

{
  "api_version": "2026-06-15",
  "event_id": "1bf3a5e2-9c41-4d7a-8f10-2b6e0d3c5a91",
  "event_type": "call.completed",
  "resource_id": "3fa85f64-5717-4562-b3fc-2c963f66afa6",
  "created_at": "2026-09-07T09:14:22Z",
  "data": {
    "call_id": "3fa85f64-5717-4562-b3fc-2c963f66afa6",
    "direction": "inbound",
    "customer_phone_e164": "+48601234567",
    "duration": 214,
    "recording_url": "https://www.heilo.io/api/v1/calls/3fa85f64-.../recording.mp3?token=...&exp=...",
    "transcript_processed": {
      "detected_language": "pl",
      "caller_name": "Marek Zielinski",
      "summary": "...",
      "key_decisions": ["..."],
      "follow_up_items": ["..."],
      "preferred_date": "2026-09-12",
      "lead_score": 8
    }
  }
}

De Header heilo-signature wird über de ganz Aafrogchörper grächnet, dis Empfangs-Ändi cha also alles abwiise, wo nöd vo üs chunnt. E gschiterti Zuestellig wird widerholt, und jede Versuech erschiint im Zuestell-Protokoll.

Ganzi API-Dokumentation

Umfang

Was is CRM chunnt und was nöd

Chunnt ine

D Ufnahm vom Gspröch und s noch Sprecher uftrennte Transkript.
D Zämefassig, d Abmachige, d offene Ufgabe und de gnennt Termin — als einzelni Fälder, nöd als ein Textblock.
D Nummere vo de Gegesiite, d Richtig vom Aaruef und wie lang er dueret hät.

Chunnt nöd ine

Gspröch, wo usserhalb vo Heilo mit eme private Telefon gfüehrt werded. Die laufed entweder über e Heilo-Nummere oder bruuched en iiglade Zuelosere.
Umsatzprognose, Opportunity-Scoring und e Pipeline-Aasicht. Defür sind Revenue-Intelligence-Plattforme do, und das isch nöd üse Umfang.
E periodischi Mitarbeiterbewertig. Heilo bewertet uf ere Skala vo eis bis foif, wie es einzelnes Gspröch gfüehrt worde isch, aber us dene Bewertige entstoht kein Rangliste und kei Quartalsübersicht.

Drü Wäg

So hänksch dis System aa

D Uuswahl hänkt vor allem dervo ab, öb öpper de Empfänger cha schriibe.

Webhook

Dini URL überchunnt s Ereignis i dem Moment, wo s Gspröch ufbereitet isch. Di chliinsti Verzögerig und kei Polling.

REST-API

Gspröch, Kontakt und Transkript mit eme API-Schlüssel samt explizite Berechtigunge läse. Richtig, wenn dis System lieber sälber frogt.

Zapier oder Make

Für de Fall, dass niemert Code schribt. De Empfänger isch es Szenario, und vo det gönd d Date is CRM, i ne Tabälle oder i ne Chat.

Wenn öppis nöd antwortet

E gschiterti Zuestellig sind kei verlorne Date

Vorüberghendi Fähler — HTTP 408, 429, 5xx und Netzwärkfähler — werded foif Mol mit wachsendem Abstand widerholt: noch zwöi Minute, foif, drissg und denn zwöi Stund.
Duurhafti Fähler — HTTP 401, 403 und 422 — pausiered s Abo sofort, ohni Widerholig, wil di gliichi Aafrog do nüt änderet.
Wird es Abo pausiert, überchunnt de Kontoinhaber es Mail, und Ereignis us de Dead-Letter-Queue chan mer us em Zuestell-Protokoll nomol schicke.

Gränze

Drü Sache, wo mer sött dütlich säge

Heilo ersetzt s CRM vo eme B2B-Team nöd

Eme Team mit eme eigene System liferet Heilo d Date: d Gspröch flüssed use und ihr schaffed wiiter det, wo ihr scho gschafft hend. D iibaute Kontakt, Chance und Ufgabe sind öppis Eigets — für chlini Dienstleistigsbetrieb ohni eiges System.

D Sproch vo de Oberflächi isch nöd d Qualität vo de Transkription

D Oberflächi gits i sächs Sproche. Wie guet e bestimmti Sproch i ner Telefonufnahm erkennt wird, isch e anderi Frog und hänkt vo de Leitigsqualität, vo Eigename und vo Fachvokabular ab. E Mässig hemmer no nöd veröffentlicht, also verspräched mer au keini.

D Frog noch de Date isch e Frog noch Unterufträgsverarbeiter, nöd noch eim Land

S Gspröch lauft über en Telefonieaabieter, d Transkription macht es Sprochmodäll, und d Date liged i ner Datebank und bi me Hosting-Aabieter. Jede vo dene isch i de Datenschutzerklärig mit Name gnennt — und das isch d Liste, wo mer vor em Unterschriibe vom Ufträgsverarbeitigsvertrag prüeft.

D Liste vo de Unterufträgsverarbeiter aaluege

Frooge, wo vor de Iifüehrig chömed

Für de Webhook und d REST-API scho — öpper mues de Empfänger schriibe und d Signatur prüefe. Ohni Entwickler bliibt de Wäg über Zapier oder Make: de Empfänger isch det es Szenario, und d Verbindig zum CRM klickt mer zäme statt sie z schriibe.

Nei, und das wird au nöd passiere. Es cha e Begrüessig abspiele und e Nochricht ufnäh, aber es beantwortet kei Chundefrog und macht kein Termin ab. Wer öppis sucht, wo s Gspröch füehrt, bruucht e anderi Art vo Werchzüüg.

Im Umfang, nöd im Priis. E Plattform vo de Gong-Klass analysiert vili Gspröch uf eimol, prognostiziert Umsatz und füehrt es Coaching-Programm für e ganzi Abteilig. Heilo erfasst es einzelnes Gspröch und gits Date wiiter. Das sind zwöi verschideni Kategorie, und es chliises Team bruucht di erst sälte.

D Zuestellig wird foif Mol mit wachsendem Abstand widerholt, und gschiterti Versuech erschiined im Zuestell-Protokoll samt de Antwort, wo dini URL zruggäh hät. Di gliiche Gspröch chan mer über d REST-API läse, en Uusfall vom Empfänger heisst also kei verlorne Date.

Hänk dis CRM aa d Gspröch, wo ihr sowieso füehred

S Konto isch i es paar Minute erstellt; de API-Schlüssel und s Webhook-Abo machsch sälber im Panel.

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