Gesprächsaufzeichnung: Recht und Einwilligung im Unternehmen
Aufzeichnung und Datenschutz getrennt prüfen: offizielle Quellen, Einwilligung, Beschäftigtendaten und praktische Einführung.
Vor einer Aufzeichnung sind zwei Fragen getrennt zu klären: Darf das Gespräch aufgezeichnet werden, und auf welcher Grundlage dürfen die enthaltenen personenbezogenen Daten verarbeitet werden? Eine Ansage allein beantwortet diese Fragen nicht.
Redaktionell geprüft am 11. Oktober 2026. Der Heilo-Anbieter hat diesen Leitfaden anhand der verlinkten offiziellen Quellen erstellt. Dieser Leitfaden ersetzt keine rechtliche Prüfung Ihres Einzelfalls und bestätigt nicht, dass der Einsatz des Produkts in Ihrer Situation rechtlich zulässig ist.
Welche Gespräche möchten Sie aufzeichnen?
Notieren Sie den konkreten Zweck, die beteiligten Länder, eingehende oder ausgehende Anrufe und den Umgang mit Beschäftigtendaten. Bei grenzüberschreitenden Gesprächen genügt es nicht, nur den Unternehmenssitz oder die Vorwahl zu betrachten.
| Prüfung | Benötigte Entscheidung |
|---|---|
| Gesprächsaufzeichnung | Anwendbare Regeln zum Schutz nichtöffentlicher Gespräche |
| Datenschutz | Rechtsgrundlage und Information für Aufnahme, Transkription und Auswertung |
| Zweck | Beispielsweise Dokumentation einer Vereinbarung; keine unbegrenzte spätere Nutzung |
| Zugriff | Welche Rollen Audio, Text und Exporte sehen dürfen |
| Aufbewahrung | Begründete Frist und Löschung in Plattform, Telefonie und Ziel-CRM |
| Ablehnung | Ein überprüfter Ablauf, wenn jemand nicht aufgezeichnet werden möchte |
Deutschland: §201 StGB beachten
§201 StGB erfasst insbesondere die unbefugte Aufnahme des nichtöffentlich gesprochenen Wortes eines anderen. Die eigene Teilnahme am Gespräch ist keine pauschale Erlaubnis. Lassen Sie den konkreten Ablauf prüfen, bevor Sie Kundengespräche systematisch aufnehmen.
Österreich und Schweiz: die jeweiligen Regeln prüfen
In Österreich ist §120 StGB relevant. Welche Handlungen die Norm erfasst, hängt von den konkreten Umständen ab. Ein allgemeiner Hinweis auf „Einparteien-Einwilligung“ ersetzt diese Prüfung nicht.
Für die Schweiz erläutert der EDÖB die Gesprächsaufzeichnung anhand von Art. 179bis und 179ter StGB sowie eng begrenzten Ausnahmen nach Art. 179quinquies, etwa für bestimmte Bestellungen oder Reservationen. Diese Ausnahmen erlauben nicht pauschal die Aufzeichnung aller geschäftlichen Anrufe.
DSGVO: Information und Einwilligung unterscheiden
Eine Rechtsgrundlage nach Datenschutzrecht hebt nationale Aufzeichnungsregeln nicht auf. Wenn Sie sich auf Einwilligung stützen, muss sie die dafür geltenden Anforderungen erfüllen. Nach den EDSA-Leitlinien 05/2020 sind Schweigen und die bloße weitere Nutzung eines Dienstes keine eindeutige bestätigende Handlung.
Wenn Sie „Dieses Gespräch wird aufgezeichnet“ ansagen und die andere Person anschließend weiterredet, liegt damit nicht automatisch eine wirksame Einwilligung vor. Ein anderer möglicher Erlaubnistatbestand muss ebenfalls für den konkreten Zweck geprüft und dokumentiert werden. Eine feste universelle Aufbewahrungsfrist für alle Geschäftsgespräche gibt es nicht.
Beschäftigte und KI-Auswertung
Kundendokumentation, Coaching und Beschäftigtenüberwachung sind unterschiedliche Zwecke. Prüfen Sie die arbeitsrechtlichen Anforderungen. Treffen Sie Personalentscheidungen nicht automatisch anhand von KI-Einschätzungen. Artikel 5 des AI Act enthält spezifische Verbote, darunter bestimmte Formen der Emotionserkennung am Arbeitsplatz und in Bildungseinrichtungen; dafür gelten festgelegte Ausnahmen. Die Aussage „jede Stimmungsauswertung ist in der EU verboten“ wäre zu weitgehend. Ob eine konkrete Funktion darunter fällt, erfordert eine eigene Prüfung.
Checkliste vor dem Einsatz
- Zweck, Länder und Aufnahmeverfahren rechtlich prüfen lassen.
- Tatsächliche Ansage und Ablauf bei Ablehnung testen.
- Auftragsverarbeitungsvertrag, Unterauftragnehmer und Datenübermittlungen prüfen; EU-Hosting allein genügt nicht.
- Rollen und Zugriffe festlegen; sensible Inhalte nicht unnötig in SMS versenden.
- Die Einhaltung der Aufbewahrungsfrist und die Abläufe für Auskunft und Löschung testen, einschließlich exportierter CRM-Daten.
- Verantwortliche Person und Datum dokumentieren; Änderungen erneut prüfen.
Welche Rolle spielt Heilo?
Heilo hört zu, zeichnet auf, transkribiert und fasst zusammen. Es spricht nicht als KI-Assistent mit Anrufenden. Bei umgeleiteten verpassten Anrufen zeichnet Heilo die hinterlassenen Nachrichten auf. Wenn Heilo zu einem unterstützten laufenden Gespräch hinzugefügt wird, kann dieses aufgezeichnet werden. Mit einer dedizierten Nummer werden die darüber geführten Anrufe erfasst. Ausgehende Gespräche werden erfasst, wenn sie über Heilo gestartet werden.
Ansage und Löschfunktionen unterstützen Ihren Ablauf, garantieren aber keine Rechtskonformität. Technische Einzelheiten finden Sie unter Gesprächsaufzeichnung und in der API-Dokumentation.
Häufige Fragen
Reicht es, dass die andere Person weiterredet?
Das gilt nicht pauschal als Einwilligung. Prüfen Sie für Ihren konkreten Ablauf, wie die andere Person einwilligen muss und wie Sie diese Einwilligung nachweisen können.
Gilt Datenschutz auch für Mailbox-Nachrichten?
Ja, Rufnummer, Aufnahme und Transkript können personenbezogene Daten enthalten.
Ist ein KI-Transkript immer korrekt?
Nein. Für strittige Vereinbarungen müssen Sie die Quelle prüfen. Namen, Beträge und Bedingungen können falsch erkannt oder ausgelassen werden.
