Ausgehende Anrufe aufzeichnen: Heilo-Nummer oder eigenes Telefon

Kurz gesagt: Es gibt zwei Wege. Mit einer Firmennummer (+48) im Plan Heilo Line rufen Sie im Dashboard über „Über Heilo anrufen“ an, der Kunde sieht die Firmennummer, und das Gespräch wird automatisch aufgezeichnet. Von einer privaten oder bestehenden Nummer holen Sie Heilo als Konferenzteilnehmer ins Gespräch (Heilo Select): Heilo zeichnet ab dem Moment auf, in dem die Anrufe zusammengeführt werden, und Sie informieren Ihr Gegenüber selbst; ein Anruf über die normale Telefon-App Ihres Handys wird ohne Heilo nicht aufgezeichnet.

Zwei Wege, ausgehende Anrufe aufzuzeichnen

1. Eine Firmennummer im Plan Heilo Line – der Hauptweg für Teams

Wählen Sie im Dashboard einen Kontakt aus und klicken Sie auf „Über Heilo anrufen“. Heilo ruft zuerst Ihr verifiziertes Telefon an; sobald Sie abnehmen und 1 drücken, ruft es den Kunden an. Nehmen Sie nicht ab oder drücken Sie die 1 nicht, wird der Anruf abgebrochen, sodass die Mailbox Ihres Telefons nie mit dem Kunden verbunden wird. Der Kunde sieht die Heilo-Firmennummer und nicht die private Nummer des Vertriebsmitarbeiters.

Der Ablauf:

1. Sie wählen den Kunden und die Firmennummer, von der Sie anrufen; im Wählfenster sehen Sie eine Kundenkarte mit Ihrer „Gesprächsvorbereitung“ aus „Geplant“, der „Kundenbeschreibung“, den letzten drei Gesprächen und Ihrem Ziel aus dem Gesprächscoach,
2. Sie wählen, wie der Kunde von der Aufzeichnung erfährt: „Aufzeichnungshinweis abspielen“ (Standard; der Kunde hört zuerst zum Beispiel „Dieses Gespräch wird aufgezeichnet.“), „Ich frage selbst nach Zustimmung“ (kein Hinweis; Sie informieren den Kunden zu Beginn des Gesprächs selbst) oder „Nicht aufzeichnen, nur verbinden“,
3. Heilo ruft zuerst Sie an,
4. Sie nehmen ab und drücken 1 – dann ruft Heilo den Kunden an,
5. Aufzeichnung, Transkript und Zusammenfassung landen im Gesprächsverlauf und, sobald Sie eine Integration eingerichtet haben, über die API, signierte Webhooks, Zapier oder Make auch in Ihrem CRM (so funktioniert es).

Dieser Weg unterstützt nur polnische +48-Nummern. Sie brauchen eine Nummer im Plan Heilo Line, die Heilo nach der Prüfung Ihres Unternehmens (polnische Steuernummer NIP) beim Netzbetreiber bestellt, und ein verifiziertes Telefon, das Heilo zuerst anruft. Ist auf der Schaltfläche ein Schloss zu sehen, klicken Sie darauf: Heilo zeigt Ihnen, was fehlt.

2. Heilo ins Gespräch holen – eine Ausweichlösung für Ihr bestehendes Telefon

Wenn Sie von einer privaten oder bestehenden Nummer anrufen, ist Heilo nicht automatisch im Gespräch. Sie können es als dritten Teilnehmer hinzufügen: Das gehört zum Plan Heilo Select und ist auch in Heilo Line verfügbar. Heilo spricht nie mit dem Kunden und zeichnet ab dem Moment auf, in dem die Anrufe zusammengeführt werden. Ihr Telefon, Ihr Tarif und Ihr Netzbetreiber müssen Konferenzgespräche unterstützen, prüfen Sie das also vor einem Kundengespräch.

Die Namen der Schaltflächen hängen vom Telefon ab. In der Telefon-App von Google heißen sie „Anruf hinzufügen“ und „Anrufzusammenführung“ (Google-Hilfe); auf dem iPhone tippen Sie auf „Mehr“, dann auf „Personen hinzufügen“ und danach auf „Zusammenführen“ (Apple Support); beide Seiten geprüft am 20. Oktober 2026. Apple weist darauf hin, dass Ihr Netzbetreiber die Funktion möglicherweise nicht unterstützt, wenn „Zusammenführen“ nicht erscheint.

Variante A – zuerst Heilo anrufen

1. Rufen Sie von dem in Heilo gespeicherten Telefon die Heilo-Nummer an, die in Ihren Nummerneinstellungen steht (Abschnitt „Heilo zu einem laufenden Gespräch hinzufügen“). Heilo nimmt selbst ab und sagt „Heilo hört zu“; diese Ansage hören nur Sie.
2. Tippen Sie in Ihrer Telefon-App auf Anruf hinzufügen und wählen Sie den Kunden an.
3. Warten Sie, bis der Kunde abnimmt. Solange Sie noch den Rufton hören, führen Sie die Anrufe nicht zusammen.
4. Sobald sich der Kunde meldet, sagen Sie ihm, dass das Gespräch aufgezeichnet wird (mehr dazu weiter unten).
5. Tippen Sie auf Anrufe zusammenführen – jetzt ist es ein Dreiergespräch.
6. Heilo zeichnet im Hintergrund auf. Wenn Sie auflegen, landen Aufzeichnung, Transkript und Zusammenfassung in Ihrem Dashboard.

Variante B – zuerst den Kunden anrufen

Sie sprechen bereits mit dem Kunden? Sie können Heilo trotzdem mitten im Gespräch dazuholen.

1. Rufen Sie den Kunden wie gewohnt von dem in Heilo gespeicherten Telefon an.
2. Sobald er abnimmt, sagen Sie ihm, dass das Gespräch aufgezeichnet wird (mehr dazu weiter unten).
3. Tippen Sie auf Anruf hinzufügen, wählen Sie die Heilo-Nummer an und tippen Sie dann auf Anrufe zusammenführen.
4. Heilo tritt als dritter Teilnehmer bei und zeichnet den Rest des Gesprächs auf.
5. Nach dem Auflegen erscheinen Transkript und Analyse in Ihrem Dashboard.

In beiden Varianten hört Heilo den Kunden erst nach dem Zusammenführen der Anrufe: Was vorher gesagt wird, ist nicht in der Aufzeichnung, und ohne Zusammenführen zeichnet Heilo nur den Warteton auf. Die Einstellungen von Heilo schlagen die Reihenfolge von Variante B vor, weil die Anrufe auf diese Weise am schnellsten verbunden werden. Ihr Netzbetreiber fügt den Kunden zum Gespräch hinzu, deshalb kennt Heilo dessen Nummer nicht: Tragen Sie sie danach von Hand in den Gesprächsdetails ein.

Wo Sie beide Funktionen finden

• „Über Heilo anrufen“ (Heilo Line): die Schaltfläche „Anrufen“ im Dashboard, „Über Heilo anrufen“ bei einem Kontakt, „Zurückrufen“ in der Gesprächsliste sowie eine Anruf-Schaltfläche bei Projekten, Aufgaben und Einträgen unter „Geplant“. Ein Gespräch für später legen Sie mit „Anruf planen“ bei einem Gespräch oder Kontakt an, und nach einem Gespräch mit Transkript wandert der Eintrag in der Regel von selbst zu „Erledigt“. Die Standardart, den Kunden zu informieren, stellen Sie unter Einstellungen → Nummern → Ihre Nummer → Reiter Anrufbehandlung → Abschnitt „Den Anrufer über die Aufzeichnung informieren“, Zeile „Wenn Sie über Heilo anrufen“ ein.
• Heilo zu einem Gespräch hinzufügen (Heilo Select und Heilo Line): Öffnen Sie Einstellungen → Nummern, wählen Sie Ihre Nummer, wechseln Sie in den Reiter Anrufbehandlung und suchen Sie den Abschnitt „Heilo zu einem laufenden Gespräch hinzufügen“. Dort stehen die Heilo-Nummer zum Hinzufügen und eine Schritt-für-Schritt-Anleitung.

Fehlt eine Funktion, prüfen Sie den Plan dieser Nummer. Heilo Select schaltet das Hinzufügen von Heilo zu einem Gespräch frei, und Heilo Line ergänzt eine +48-Firmennummer, über die eingehende und ausgehende Gespräche automatisch aufgezeichnet werden.

Was Sie nach einem aufgezeichneten ausgehenden Gespräch erhalten

• Die Aufzeichnung des Gesprächs, standardmäßig 365 Tage aufbewahrt und danach gelöscht; das Transkript bleibt.
• Ein automatisches Transkript, das Sie durchsuchen und kopieren können.
• Eine kurze Zusammenfassung – die wichtigsten Fakten, nächsten Schritte und getroffenen Zusagen – sowie Aufgabenvorschläge.
• Hinweise des Gesprächscoachs dazu, was gut lief und was sich verbessern lässt (bei einem Gespräch mit zwei Seiten und Transkript).
• Eine SMS-Benachrichtigung, wenn Sie diese in den Einstellungen der Nummer im Reiter SMS einschalten.
• Das Gespräch wird in Ihrem Dashboard neben Ihren eingehenden Anrufen abgelegt, sodass Ihr gesamter Verlauf an einem Ort liegt.

Das Gegenüber über die Aufzeichnung informieren

Bei „Über Heilo anrufen“ wählen Sie im Wählfenster bei jedem Anruf, wie der Kunde informiert wird. Standardmäßig hört der Kunde zuerst einen Aufzeichnungshinweis; in den Einstellungen der Nummer können Sie einen anderen vorgefertigten Wortlaut wählen oder einen eigenen schreiben. Bei „Ich frage selbst nach Zustimmung“ spielt Heilo nichts ab und zeichnet ab Gesprächsbeginn auf, und Sie informieren den Kunden selbst. Hört Heilo das in der Aufnahme nicht, markiert es das Gespräch zur Prüfung. Vor dem ersten ausgehenden Anruf bestätigt jeder Nutzer die Regeln von Heilo zur Aufzeichnung von Gesprächen und zur Datenverarbeitung.

Wenn Sie Heilo von Ihrem eigenen Telefon ins Gespräch holen, spielt Heilo nichts ab, also informieren Sie Ihr Gegenüber selbst. Ein Satz genügt, zum Beispiel: „Kurz zur Info: Dieses Gespräch wird aufgezeichnet, damit von unseren Absprachen nichts verloren geht.“ Heilo hört das Gespräch erst nach dem Zusammenführen: Ein Satz, der vorher fällt, ist nicht in der Aufnahme, und Heilo markiert das Gespräch dann zur Prüfung. Wiederholen Sie ihn deshalb kurz direkt nach dem Zusammenführen, damit er in der Aufnahme steht.

Heilo gibt Ihnen die Werkzeuge, um Anrufer zu informieren (eine Ansage, Ihr eigener Text, eine Kennzeichnung des Gesprächs). Ihr Unternehmen sorgt als Verantwortlicher für die Rechtsgrundlage und erfüllt die Informationspflicht. Eine Markierung zur Prüfung löscht die Aufnahme nicht: Was danach mit ihr geschieht, entscheidet Ihr Unternehmen. Mehr dazu im Leitfaden zum Aufzeichnen von Kundengesprächen.

Welche Nummer sieht der Kunde?

Wenn Sie über Heilo anrufen, sieht der Kunde die Heilo-Firmennummer. Wählen Sie direkt in der normalen Telefon-App Ihres Handys, ändert Heilo die Nummer, die Ihr Gegenüber sieht, nicht und zeichnet dieses Gespräch nicht auf – es sei denn, Sie holen Heilo ins Gespräch.

Die Voraussetzungen auf einen Blick

Eine Firmennummer im Plan Heilo Line passt am besten, wenn ein Team ausgehende Anrufe konsequent aufzeichnen will: Jeder Vertriebsmitarbeiter hat eine eigene Nummer, und Heilo zeichnet die Gespräche darüber automatisch auf. Heilo ins Gespräch zu holen bleibt eine praktische Ausweichlösung für Gespräche vom bestehenden Telefon oder für einzelne Gespräche, die Sie aufzeichnen möchten. Pläne und Preise finden Sie in der Preisübersicht.

Sie möchten eingehende und ausgehende Gespräche unter einer Firmennummer führen? Sehen Sie sich die Heilo-Firmennummer für Vertriebsteams an oder, wenn Sie Ihre eigene Nummer behalten, das Hinzufügen von Heilo zu einem Gespräch. Wenn die Daten in Ihr CRM fließen sollen, finden Sie alles in der API-Dokumentation.