Gesprächsaufzeichnung: Recht und Einwilligung im Unternehmen

Vor einer Aufzeichnung sind zwei Fragen getrennt zu klären: Darf das Gespräch aufgezeichnet werden, und auf welcher Grundlage dürfen die enthaltenen personenbezogenen Daten verarbeitet werden? Eine Ansage allein beantwortet diese Fragen nicht.

Redaktionell geprüft am 20. Oktober 2026. Das Heilo-Team hat diesen Leitfaden anhand der verlinkten offiziellen Quellen erstellt. Dieser Leitfaden ersetzt keine rechtliche Prüfung Ihres Einzelfalls und bestätigt nicht, dass der Einsatz des Produkts in Ihrer Situation rechtlich zulässig ist.

Welche Gespräche möchten Sie aufzeichnen?

Notieren Sie den konkreten Zweck, die beteiligten Länder, eingehende oder ausgehende Anrufe und den Umgang mit Beschäftigtendaten. Bei grenzüberschreitenden Gesprächen genügt es nicht, nur den Unternehmenssitz oder die Vorwahl zu betrachten.

Prüfung	Benötigte Entscheidung
Gesprächsaufzeichnung	Anwendbare Regeln zum Schutz nichtöffentlicher Gespräche
Datenschutz	Rechtsgrundlage und Information für Aufnahme, Transkription und Auswertung
Zweck	Beispielsweise Dokumentation einer Vereinbarung; keine unbegrenzte spätere Nutzung
Zugriff	Welche Rollen Audio, Text und Exporte sehen dürfen
Aufbewahrung	Begründete Frist und Löschung in Plattform, Telefonie und Ziel-CRM
Ablehnung	Ein überprüfter Ablauf, wenn jemand nicht aufgezeichnet werden möchte

Deutschland: §201 StGB beachten

§201 StGB (geprüft am 20. Oktober 2026) erfasst insbesondere die unbefugte Aufnahme des nichtöffentlich gesprochenen Wortes eines anderen. Die eigene Teilnahme am Gespräch ist keine pauschale Erlaubnis. Lassen Sie den konkreten Ablauf prüfen, bevor Sie Kundengespräche systematisch aufnehmen.

Österreich und Schweiz: die jeweiligen Regeln prüfen

In Österreich ist §120 StGB (geprüft am 20. Oktober 2026) relevant. Welche Handlungen die Norm erfasst, hängt von den konkreten Umständen ab. Ein allgemeiner Hinweis auf „Einparteien-Einwilligung“ ersetzt diese Prüfung nicht.

Für die Schweiz erläutert der EDÖB die Gesprächsaufzeichnung (geprüft am 20. Oktober 2026) anhand von Art. 179bis und 179ter StGB sowie eng begrenzten Ausnahmen nach Art. 179quinquies, etwa für bestimmte Bestellungen oder Reservationen. Diese Ausnahmen erlauben nicht pauschal die Aufzeichnung aller geschäftlichen Anrufe.

DSGVO: Information und Einwilligung unterscheiden

Eine Rechtsgrundlage nach Datenschutzrecht hebt nationale Aufzeichnungsregeln nicht auf. Wenn Sie sich auf Einwilligung stützen, muss sie die dafür geltenden Anforderungen erfüllen. Nach den EDSA-Leitlinien 05/2020 (geprüft am 20. Oktober 2026) sind Schweigen und die bloße weitere Nutzung eines Dienstes keine eindeutige bestätigende Handlung.

Wenn Sie „Dieses Gespräch wird aufgezeichnet“ ansagen und die andere Person anschließend weiterredet, liegt damit nicht automatisch eine wirksame Einwilligung vor. Ein anderer möglicher Erlaubnistatbestand muss ebenfalls für den konkreten Zweck geprüft und dokumentiert werden. Eine feste universelle Aufbewahrungsfrist für alle Geschäftsgespräche gibt es nicht.

Beschäftigte und KI-Auswertung

Kundendokumentation, Coaching und Beschäftigtenüberwachung sind unterschiedliche Zwecke. Prüfen Sie die arbeitsrechtlichen Anforderungen. Treffen Sie Personalentscheidungen nicht automatisch anhand von KI-Einschätzungen. Artikel 5 des AI Act (geprüft am 20. Oktober 2026) enthält spezifische Verbote, darunter bestimmte Formen der Emotionserkennung am Arbeitsplatz und in Bildungseinrichtungen; dafür gelten festgelegte Ausnahmen. Die Aussage „jede Stimmungsauswertung ist in der EU verboten“ wäre zu weitgehend. Ob eine konkrete Funktion darunter fällt, erfordert eine eigene Prüfung.

Checkliste vor dem Einsatz

Zweck, Länder und Aufnahmeverfahren rechtlich prüfen lassen.
Tatsächliche Ansage und Ablauf bei Ablehnung testen.
Auftragsverarbeitungsvertrag, Unterauftragnehmer und Datenübermittlungen prüfen; EU-Hosting allein genügt nicht.
Rollen und Zugriffe festlegen; sensible Inhalte nicht unnötig in SMS versenden.
Die Einhaltung der Aufbewahrungsfrist und die Abläufe für Auskunft und Löschung testen, einschließlich exportierter CRM-Daten.
Verantwortliche Person und Datum dokumentieren; Änderungen erneut prüfen.

Welche Rolle spielt Heilo?

Heilo hört zu, zeichnet auf, transkribiert und fasst zusammen. Es spricht nicht als KI-Assistent mit Anrufenden. Mit Heilo Voicemail erfasst Heilo die Nachrichten, die Anrufende nach umgeleiteten verpassten Anrufen hinterlassen. Mit Heilo Select behalten Sie Ihre eigene Nummer und fügen Heilo zu einem ausgewählten Gespräch hinzu (Ihr Anbieter muss Telefonkonferenzen unterstützen); Heilo zeichnet ab dem Hinzukommen auf. Heilo Line gibt jedem Vertriebsmitarbeiter eine +48-Geschäftsnummer: Eingehende Anrufe und ausgehende Anrufe über „Über Heilo anrufen“ werden automatisch aufgezeichnet, mit Transkript, Zusammenfassung und Aufgabenvorschlägen, bei zweiseitigen Gesprächen auch mit Hinweisen vom Gesprächstrainer. Nach der Einrichtung einer Integration gelangen die Ergebnisse über API, Webhooks, Zapier oder Make in Ihr eigenes CRM.

Ansage und Löschfunktionen unterstützen Ihren Ablauf, garantieren aber keine Rechtskonformität. Heilo gibt Ihnen Werkzeuge, um Anrufende zu informieren (eine Ansage, eigener Text, eine Markierung des Gesprächs). Die Rechtsgrundlage und die Informationspflicht stellt Ihr Unternehmen als Verantwortlicher sicher.

Neue Nummern starten im Modus „Ansage vor dem Gespräch“: Die anrufende Person hört eine Ansage, bevor Heilo sie mit Ihnen verbindet; den Text können Sie ändern oder selbst verfassen. Die weiteren Modi sind „Sie informieren selbst im Gespräch“ und „Ohne Ansage“. In jedem Modus beginnt die Aufzeichnung, sobald das Gespräch angenommen wird. Im Modus „Sie informieren selbst im Gespräch“ markiert Heilo nach dem Gespräch, ob der Hinweis gegeben wurde; fehlt er oder widerspricht die andere Person, markiert Heilo das Gespräch zur Prüfung, löscht die Aufnahme aber nicht, weil diese Entscheidung beim Verantwortlichen liegt. Mit Heilo Select informieren Sie die andere Person selbst.

Heilo speichert eine Aufnahme standardmäßig 365 Tage und löscht sie danach; das Transkript bleibt, und diese Frist lässt sich im Dashboard nicht ändern. Ein in den Papierkorb verschobenes Gespräch wird 30 Tage später samt Aufnahme, Transkript und Zusammenfassung gelöscht; ein Eintrag mit Nummer, Datum und Notizen bleibt bestehen. Heilo nutzt die in den AGB genannten Unterauftragnehmer, darunter Twilio (Telefonie, US-Unternehmen), Supabase (Datenbank in der EU), Vercel (Hosting) und Google Gemini (Transkription und Analyse). Pläne und Preise stehen auf der Preisseite.

Technische Einzelheiten finden Sie unter Gesprächsaufzeichnung und in der API-Dokumentation.

Häufige Fragen

Reicht es, dass die andere Person weiterredet?

Das gilt nicht pauschal als Einwilligung. Prüfen Sie für Ihren konkreten Ablauf, wie die andere Person einwilligen muss und wie Sie diese Einwilligung nachweisen können.

Gilt Datenschutz auch für Mailbox-Nachrichten?

Ja, Rufnummer, Aufnahme und Transkript können personenbezogene Daten enthalten.

Ist ein KI-Transkript immer korrekt?

Nein. Für strittige Vereinbarungen müssen Sie die Quelle prüfen. Namen, Beträge und Bedingungen können falsch erkannt oder ausgelassen werden.