Telefonanrufe im Urlaub verwalten: 5 Wege für Ihren Betrieb

Siehe auch: Anrufe außerhalb der Geschäftszeiten | Virtuelle Sekretärin fürs Mobiltelefon

Kurz gesagt: Geschäftsanrufe im Urlaub können Sie auf fünf Wegen abdecken: mit einer Ansage samt Rückkehrdatum auf der Mailbox des Anbieters, mit einer Weiterleitung an eine Vertretung, mit der Heilo-Voicemail samt Urlaubsansage und SMS-Benachrichtigung, mit einer Abwesenheitsnotiz per E-Mail und angepassten Öffnungszeiten bei Google oder mit einem Telefonservice. Wenn Sie niemand vertritt, ist die Voicemail mit Urlaubsansage der einfachste Weg, und dringende Anliegen sehen Sie in der SMS.

Urlaub als Selbständiger fühlt sich für viele fast unmöglich an: Das Telefon klingelt, Kunden erwarten Antworten, Aufträge könnten verloren gehen. Mit etwas Vorbereitung lässt sich das lösen.

Was Sie vor dem Urlaub klären sollten

Entscheiden Sie, wer sich um dringende Anliegen kümmert und ob Sie überhaupt erreichbar sein wollen.
Legen Sie das Rückkehrdatum fest, das Sie Anrufern nennen, und halten Sie es ein.
Prüfen Sie, wo die Nachrichten der Anrufer landen und wer sie ansieht.
Notieren Sie, wie Sie die Änderungen nach der Rückkehr rückgängig machen: Ansage, Weiterleitung und Benachrichtigungen.

Weg 1: Mailbox des Anbieters mit Urlaubsansage

Sprechen Sie eine Ansage mit Ihrem Rückkehrdatum auf, und nennen Sie, falls Sie jemand vertritt, dessen Nummer. Der Vorteil: Sie ändern nichts an Ihren Weiterleitungen. Der Nachteil: Sie hören die Nachrichten nacheinander ab und sehen sie nicht als Text. Kosten und Verfügbarkeit der Mailbox prüfen Sie in Ihrem Tarif.

Weg 2: Weiterleitung an eine Vertretung

Viele Mobilfunknetze leiten mit **21*Zielnummer# alle Anrufe weiter und mit **61*Zielnummer# nur nicht angenommene; ausgeschaltet wird mit ##21# beziehungsweise ##61#. Die Codes unterscheiden sich je nach Anbieter, prüfen Sie sie deshalb in den Anleitungen Ihres Anbieters. Der Nachteil: Die Vertretung muss Ihre Kunden kennen und eine Liste der wichtigsten haben. Die Schritte beschreibt die Anleitung zur Einrichtung der Anrufweiterleitung.

Sie haben eine Heilo Line-Nummer? Im Dashboard legen Sie das Telefon der Vertretung als das Telefon fest, zu dem Heilo eingehende Anrufe durchstellt; nimmt die Vertretung nicht ab, landet der Anrufer auf der Voicemail. Gespräche über die Firmennummer zeichnet Heilo genauso auf wie Ihre eigenen.

Weg 3: Heilo-Voicemail mit Urlaubsansage

Beim Plan Heilo Voicemail leitet Ihr Anbieter nicht angenommene Anrufe an Heilo weiter, der Anrufer hört Ihre Ansage und hinterlässt eine Nachricht. Heilo spricht nicht mit dem Anrufer und bewertet nicht, welches Anliegen dringend ist: Das entscheiden Sie. Jede hinterlassene Nachricht landet mit Aufnahme, Transkript und Zusammenfassung im Dashboard. Mit eingeschalteten Benachrichtigungen erhalten Sie eine SMS mit den Daten des Anrufers, dem Thema und einem Link.

Ändern Sie vor der Abreise im Dashboard die Standardansage der Nummer auf eine Urlaubsansage. Sie sprechen sie selbst auf oder tippen einen Text, den Heilo vorliest.
Soll das Telefon gar nicht klingeln, stellen Sie die Weiterleitung auf alle Anrufe um (**21* mit der Heilo-Nummer, sofern Ihr Anbieter diesen Code nutzt) und stellen nach der Rückkehr die Weiterleitung nicht angenommener Anrufe (**61*) wieder her.
Schalten Sie die Benachrichtigung für hinterlassene Sprachnachrichten ein. Die SMS kann an Ihre Nummer gehen oder an eine andere, per Code bestätigte Mobilnummer, zum Beispiel die der Vertretung.
Optional richten Sie eine SMS an den Anrufer ein, die nach einer hinterlassenen Nachricht gesendet wird (Ihr eigener Text, etwa mit Rückkehrdatum und E-Mail-Adresse); mehr dazu im Leitfaden zur automatischen SMS nach verpasstem Anruf.
Stellen Sie nach der Rückkehr die gewohnte Ansage wieder her.

Der Zeitplan für Ansagen arbeitet nach Wochentagen und Uhrzeiten, nicht nach Datum. Eine Änderung für einen bestimmten Tag können Sie deshalb nicht im Voraus planen. Bei einer Heilo Line-Nummer können Sie statt des Anbieter-Codes für die Urlaubszeit im Dashboard die Anrufbehandlung „Mailbox“ einstellen.

Beispiel für eine Ansage: „Guten Tag, hier ist [Firma]. Ich bin bis [Datum] im Urlaub. Bitte hinterlassen Sie Ihren Namen, Ihre Nummer und eine kurze Beschreibung, ich rufe Sie nach meiner Rückkehr zurück. In dringenden Fällen rufen Sie bitte [Name] unter [Nummer] an."

Weg 4: Abwesenheitsnotiz per E-Mail und Öffnungszeiten bei Google

Richten Sie in Ihrem E-Mail-Postfach eine automatische Antwort mit Rückkehrdatum und einem Kontakt für dringende Fälle ein. Im Google-Unternehmensprofil tragen Sie für die Abwesenheit besondere Öffnungszeiten ein: Die Google-Hilfe beschreibt solche Zeiten für Feiertage und andere Ausnahmetage (geprüft am 20. Oktober 2026). Informieren Sie Stammkunden vor der Abreise.

Weg 5: Telefonservice

Eine Person nimmt Anrufe live nach Ihren Vorgaben an. Der Preis hängt von den Zeiten und der Zahl der Anrufe ab, fragen Sie also ein Angebot an. Außerdem müssen Sie eine Anleitung für die Mitarbeiter vorbereiten. Eine Orientierung gibt der Artikel Was kostet ein Telefonservice?.

Welcher Weg passt?

Bei kurzem Urlaub ohne Vertretung nehmen Sie die Voicemail mit Urlaubsansage und schreiben Ihren Stammkunden eine E-Mail.
Bei längerem Urlaub machen Sie dasselbe und ergänzen eine Vertretung, deren Nummer die SMS über neue Nachrichten erhält.
Wenn Sie einen Empfang haben, leiten Sie die Anrufe an die Vertretung weiter.

Checkliste vor dem Urlaub

Urlaubsansage in Heilo eingerichtet
Rückkehrdatum in der Ansage genannt
SMS-Benachrichtigung für hinterlassene Nachrichten eingeschaltet und Empfängernummer geprüft
Automatische E-Mail-Abwesenheitsnotiz
Öffnungszeiten im Google-Unternehmensprofil angepasst
Wichtige Kunden vorab informiert

Was kostet das?

Heilo Voicemail umfasst Nachrichten nach verpassten Anrufen: Aufnahme, Text, Zusammenfassung und SMS-Benachrichtigung. Abgerechnet wird monatlich, die Umsatzsteuer kommt bei der Zahlung hinzu. Das Fair-Use-Limit liegt bei 500 Minuten Aufnahmen pro Nummer und Kalendermonat; es ist rein informativ und blockiert keine Anrufe. Gebühren Ihres Anbieters für weitergeleitete Anrufe kommen separat hinzu. Die Lösung beschreibt die Seite zur geschäftlichen Mailbox. Wenn Sie auch Gespräche aufzeichnen möchten, die Sie annehmen, gibt es die Pläne Heilo Select und Heilo Line; alle Preise stehen auf der Preisseite.

Geprüft am 20. Oktober 2026

FAQ

Wie ändere ich die Ansage auf Urlaub und wieder zurück?

Im Heilo-Dashboard ändern Sie vor der Abreise die Standardansage der Nummer und stellen sie nach der Rückkehr wieder her. Der Zeitplan für Ansagen schaltet nach Wochentagen und Uhrzeiten um, nicht nach Datum.

Was ist mit Kunden, die einen Termin buchen möchten?

Nennen Sie in der Ansage eine E-Mail-Adresse, denn einen Link kann niemand nach Gehör notieren. Den Buchungslink (zum Beispiel Calendly) setzen Sie in die SMS, die Heilo dem Anrufer nach einer hinterlassenen Nachricht schickt; den Text stellen Sie im Dashboard ein. Die Zustellung der SMS garantieren wir nicht.

Nimmt Heilo den Anruf an und spricht für mich mit dem Kunden?

Nein. Heilo spielt die Ansage ab und speichert die Nachricht. Es beantwortet keine Fragen und vereinbart keine Termine.