Was kostet ein Anrufbeantworterdienst? Kostenvergleich 2026

Siehe auch: Heilo vs. Telefonischer Sekretariatsdienst | Virtuelle Sekretärin fürs Mobiltelefon | Voicemail-Preise

Kurz gesagt: Ein Mitarbeiter am Telefon verursacht Bruttogehalt, Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung sowie Kosten für Urlaub, Krankheit und Arbeitsplatz und nimmt nur zu den Arbeitszeiten ab. Ein Telefonservice rechnet nach Minuten, Anrufen oder Paketen ab, die Rechnung steigt also mit dem Anrufvolumen. Heilo spricht nie mit dem Anrufer, sondern zeichnet eine Nachricht oder ein Gespräch auf und macht daraus Text und Zusammenfassung; den festen Nettopreis pro Nummer und Monat finden Sie auf der Preisseite.

So vergleichen wir

Jeder verpasste Anruf kostet Geld, aber auch zu viel für die Erreichbarkeit zu bezahlen ist Verschwendung. Die richtige Lösung hängt vom Anrufvolumen ab und davon, ob der Anrufer mit einem Menschen sprechen muss. Heilo hat diesen Ratgeber geschrieben, deshalb steht hier auch, wann ein Mensch am Telefon die bessere Wahl ist. Wir vergleichen fünf Dinge: wer mit dem Anrufer spricht, welche Zeiten abgedeckt sind, was nach dem Anruf bleibt, in welcher Einheit abgerechnet wird und wie die Kosten mit der Zahl der Anrufe wachsen. Heilo-Preise sind Nettopreise und stehen auf der Preisseite; Beträge anderer Anbieter nennen wir hier nicht. Rechnen Sie mit den Angeboten, die Sie selbst einholen.

Option 1: Eigener Mitarbeiter (Rezeption)

Jemanden nur zum Telefonieren einzustellen ist die einfachste Idee, aber mit den höchsten Fixkosten.

Kostenposition	Was dazugehört
Bruttogehalt	Gehalt für eine Vollzeitstelle; die Höhe hängt von Region und Erfahrung ab
Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung	kommen zum Bruttogehalt hinzu
Urlaub und Krankheit	Tage ohne Telefonbetreuung oder Kosten für eine Vertretung
Arbeitsplatz	Schreibtisch, Telefon, Computer

Rechnen Sie mit den Zahlen Ihrer eigenen Lohnabrechnung; wir nennen hier bewusst keine Beträge.

Abdeckung: Ein Mitarbeiter arbeitet 8 Stunden am Tag, 5 Tage die Woche. Abende, Nächte, Wochenenden, Feiertage, Mittagspausen, Krankheitstage und Urlaub bleiben unbesetzt: etwa 40 Stunden Abdeckung pro Woche von 168 Stunden.

Sinnvoll, wenn: das Telefon den ganzen Tag klingelt, es einen Empfang mit Laufkundschaft gibt und die Arbeit Wissen über Ihr Unternehmen verlangt.

Weniger geeignet für: Betriebe, bei denen die meisten Anrufe außerhalb der Bürozeiten eingehen.

Option 2: Telefonservice mit echten Mitarbeitern

Ein ausgelagerter Telefonservice stellt Mitarbeiter, die Anrufe im Namen Ihres Unternehmens annehmen.

Die Abrechnungsmodelle unterscheiden sich stark:

Abrechnungsmodell	Was Sie im Angebot prüfen
Pro Minute	ob Wartezeit berechnet wird und wie Minuten gerundet werden
Pro Anruf	was als Anruf zählt, zum Beispiel Werbeanrufe und aufgelegte Anrufe
Monatspaket	was das Paket enthält und was ein zusätzlicher Anruf oder eine zusätzliche Minute kostet
Nacht und Wochenende	ob sie enthalten sind oder einen Aufschlag kosten

Holen Sie zwei oder drei schriftliche Angebote ein und vergleichen Sie sie nach dieser Tabelle.

Kosten, die man leicht vergisst:

Einweisung und Schulung: Sie schreiben das Skript und bringen den Mitarbeitern Ihr Unternehmen bei. Wenn sich Leistungen, Preise oder Abläufe ändern, müssen sie auf den neuen Stand gebracht werden.
Einarbeitungszeit: Die Mitarbeiter brauchen etwas Zeit, bis sie Ihre Anrufe sicher bearbeiten, am Anfang sind Fehler möglich.
Mehrverbrauch: Anrufe oder Minuten über dem Paket werden zum Mehrverbrauchstarif des Anbieters berechnet.
Mindestlaufzeit: Fragen Sie, wie lange der Vertrag läuft und mit welcher Frist Sie kündigen können.
Saisonspitzen: Verdoppelt sich Ihr Anrufvolumen in der Hochsaison, wächst eine Abrechnung pro Minute oder pro Anruf mit.

Was Sie bekommen: Ein Mensch nimmt im Namen Ihres Unternehmens ab, folgt Ihrem Skript, notiert eine kurze Zusammenfassung und gibt sie an Sie weiter.

Was Sie nicht automatisch bekommen: ein vollständiges Transkript dessen, was der Anrufer gesagt hat. Fragen Sie nach, ob Sie eine Aufnahme, ein Transkript oder nur die Zusammenfassung des Mitarbeiters erhalten.

Sinnvoll, wenn: Anrufe ein Live-Gespräch erfordern oder Kunden erwarten, mit einem Menschen zu sprechen.

Option 3: Voicemail, die Nachrichten in Text umwandelt (Heilo)

Heilo ist kein Telefonservice: Es spricht nie mit dem Anrufer. Heilo zeichnet eine Nachricht oder ein Gespräch auf und macht daraus ein Transkript und eine Zusammenfassung. Es gibt drei Tarife, jeweils zu einem festen Nettopreis pro Nummer und Monat:

Heilo Voicemail: Der Anrufer hinterlässt eine Nachricht, wenn Sie nicht abnehmen (die Umleitung unbeantworteter Anrufe beim Netzbetreiber ist Voraussetzung). Sie erhalten die Aufnahme, den Text, die Zusammenfassung und eine SMS mit den Daten des Anrufers, dem Thema und einem Link.
Heilo Select: Sie behalten Ihre Nummer und holen Heilo in ausgewählte Gespräche. Konferenzschaltungen sind Voraussetzung, Heilo zeichnet das Gespräch ab dem Moment auf, in dem es dazukommt, und die Voicemail ist enthalten.
Heilo Line: eine polnische Firmennummer (+48) für jeden Vertriebsmitarbeiter. Eingehende Gespräche und ausgehende Gespräche, die mit „Über Heilo anrufen“ gestartet werden (nur zu Nummern mit +48), werden automatisch aufgezeichnet, mit Transkript, Zusammenfassung, vorgeschlagenen Aufgaben und Hinweisen des Gesprächstrainers. Sobald Sie eine Integration eingerichtet haben, gehen die Ergebnisse per API, signierten Webhooks, Zapier oder Make in Ihr CRM (Gesprächsassistent). Der Start erfolgt nach der Prüfung Ihrer Firma, ohne festen Zeitrahmen.

Beispiel: Ein Team aus fünf Vertriebsmitarbeitern mit Heilo Line braucht fünf Nummern.

Die Tarife werden monatlich im Voraus abgerechnet; Sie können jederzeit kündigen, und der Dienst läuft bis zum Ende des bezahlten Zeitraums. Der Preis gilt pro Nummer, nicht pro Person im Konto. Heilo Line umfasst 6 Stunden aufgezeichneter Gespräche pro Nummer in jedem Abrechnungszeitraum; jede zusätzliche Stunde wird minutengenau zu dem Satz abgerechnet, der auf der Preisseite steht, und mit der nächsten Rechnung berechnet. Heilo Voicemail und Heilo Select haben ein Richtlimit von 500 aufgezeichneten Minuten pro Nummer und Monat, das nie Anrufe blockiert. Gebühren des Netzbetreibers für weitergeleitete Anrufe fallen gesondert an (so richten Sie die Rufumleitung ein). Die aktuellen Preise stehen auf unserer Preisseite; die Seite Anrufbeantworter beschreibt die Voicemail.

Gegenüberstellung

Kriterium	Eigener Mitarbeiter	Telefonservice	Heilo
Wer mit dem Anrufer spricht	der Mitarbeiter	ein Agent	niemand: Heilo zeichnet eine Nachricht oder ein Gespräch auf
Abrechnungseinheit	Gehalt samt Arbeitgeberanteilen	pro Minute, pro Anruf oder Monatspaket	fester Nettopreis pro Nummer und Monat
Zeiten	Arbeitszeiten	je nach Paket	die Voicemail arbeitet auch außerhalb der Bürozeiten
Was nach dem Anruf bleibt	die Notiz des Mitarbeiters	die Notiz des Agenten	Aufnahme, Text und Zusammenfassung
Wie die Kosten wachsen	eine weitere Stelle	mit Minuten oder Anrufen	mit der Zahl der Nummern (Heilo Line: eine pro Vertriebsmitarbeiter)
Vertrag	Arbeitsvertrag	je nach Anbieter	monatliche Abrechnung, jederzeit kündbar

Lohnt es sich? Die Gewinnschwelle prüfen

Ob sich ein Dienst lohnt, sehen Sie, wenn Sie seine Monatskosten mit der Marge (nicht dem Umsatz) der Aufträge vergleichen, die Ihnen sonst entgehen. Beispiel: Bleibt pro Auftrag eine Marge von 200 €, braucht ein Dienst, der 300 € im Monat kostet, zwei zurückgewonnene Aufträge im Monat, um sich zu tragen. Bei Heilo vergleichen Sie den Tarifpreis auf unserer Preisseite mit derselben Marge.

Kosten, die man leicht übersieht

Kosten	Eigener Mitarbeiter	Telefonservice	Heilo
Start	Suche und Einarbeitung	Skript schreiben und Wissen über Ihr Unternehmen weitergeben	Begrüßung und Umleitung einrichten; bei Heilo Line Prüfung der Firma
Urlaub und Krankheit	Vertretung oder Tage ohne Betreuung	im Angebot prüfen	keine Änderung
Mehr Anrufe	gleiche Kosten, bis an die Grenze einer Person	höhere Rechnung für Minuten oder Anrufe	gleicher Preis pro Nummer; Heilo Line enthält 6 aufgezeichnete Stunden pro Nummer und Abrechnungszeitraum, jede zusätzliche Stunde wird minutengenau berechnet
Eine weitere Person im Team	eine weitere Stelle	im Angebot prüfen	Heilo Line: eine weitere Nummer für jeden Vertriebsmitarbeiter
Gebühren des Netzbetreibers	–	je nachdem, wie Anrufe weitergeleitet werden	weitergeleitete Anrufe nach dem Tarif Ihres Netzbetreibers

Fazit

Ein Mitarbeiter auf der Gehaltsliste hat die höchsten Fixkosten und lässt trotzdem Stunden ohne Betreuung. Ein Telefonservice kostet das, was sein Angebot für Ihr Volumen an Anrufen oder Minuten vorsieht. Heilo kostet einen festen Betrag pro Nummer, spricht aber nie mit dem Anrufer. Muss der Kunde sofort mit jemandem sprechen, wählen Sie also einen Menschen am Telefon. Sind verpasste Anrufe das Problem, genügt Heilo Voicemail; Vertriebsteams, die ihre Gespräche aufzeichnen und Ergebnisse ins CRM schicken sollen, brauchen Heilo Line. Die Preise stehen auf der Preisseite, Näheres zur Voicemail finden Sie unter Voicemail-Preise.

FAQ

Was kostet ein Anrufbeantworterdienst pro Monat?

Das hängt von der Form ab. Ein eigener Mitarbeiter verursacht Bruttogehalt plus Arbeitgeberanteile; rechnen Sie mit Ihrer eigenen Lohnabrechnung. Ein Telefonservice rechnet nach Minuten, Anrufen oder Paketen ab, also holen Sie zwei oder drei schriftliche Angebote ein. Heilo, das nie mit dem Anrufer spricht und nur eine Nachricht oder ein Gespräch aufzeichnet, kostet einen festen Nettopreis pro Nummer und Monat; siehe Preisseite.

Gibt es bei Heilo langfristige Verträge?

Es gibt keinen befristeten Vertrag. Die Tarife werden monatlich im Voraus abgerechnet; Sie können jederzeit kündigen, und der Dienst läuft bis zum Ende des bezahlten Zeitraums.

Was passiert, wenn das Anrufvolumen steigt – wird es teurer?

Heilo berechnet den Preis pro Nummer, nicht pro Anruf. Heilo Line umfasst 6 Stunden aufgezeichneter Gespräche pro Nummer in jedem Abrechnungszeitraum; jede zusätzliche Stunde wird minutengenau zu dem Satz abgerechnet, der auf der Preisseite steht, und mit der nächsten Rechnung berechnet. Heilo Voicemail und Heilo Select haben ein Richtlimit von 500 aufgezeichneten Minuten pro Nummer und Monat, das nie Anrufe blockiert. Bei Heilo Line braucht jeder Vertriebsmitarbeiter eine eigene Nummer, die Kosten wachsen also mit dem Team.

Kann ich mit Heilo starten und später einen Telefonservice ergänzen?

Ja. Sie können Heilo Voicemail für Nachrichten außerhalb der Bürozeiten nutzen und später einen Telefonservice ergänzen oder beides in einem Hybridmodell kombinieren. Die Kosten sind der Heilo-Tarif plus die Rechnung des Telefonservice.