Virtuelle Sekretärin für Ihr Mobiltelefon – wie das funktioniert

Siehe auch: Was kostet ein Telefonservice? | Virtuelle Rezeptionistin vs. Heilo – Kostenvergleich | Professionelle Voicemail-Begrüßungen

Kurz gesagt: Eine virtuelle Sekretärin fürs Handy ist eine Mailbox in der Cloud, zu der Ihr Mobilfunkanbieter Anrufe weiterleitet, die Sie nicht annehmen. Der Anrufer hört Ihre Ansage und hinterlässt eine Nachricht. Heilo speichert die Aufnahme, erstellt Transkript und Zusammenfassung und schickt Ihnen, wenn Sie Benachrichtigungen eingeschaltet haben, eine SMS mit den Daten des Anrufers, dem Thema und einem Link. Sie installieren keine App und brauchen keine Hardware. Die Preise stehen auf der Preisseite.

Was ist eine virtuelle Sekretärin fürs Handy?

Eine virtuelle Sekretärin ist ein Cloud-Dienst, der zwischen Ihrem Mobiltelefon und dem Anrufer steht. Wenn Sie nicht abnehmen können, leitet Ihr Anbieter den Anruf an eine Heilo-Nummer weiter statt an seine eigene Mailbox:

1. Der Kunde wählt Ihre Firmennummer – Ihr ganz normales Mobiltelefon.
2. Sie können nicht abnehmen: Sie sind beim Kunden, im Auto, im Termin oder haben das Telefon stummgeschaltet.
3. Ihr Anbieter leitet den Anruf nach der eingestellten Klingelzeit an Heilo weiter.
4. Heilo spielt Ihre Ansage ab: Der Anrufer hört Ihren Firmennamen und die Bitte, eine Nachricht zu hinterlassen.
5. Der Anrufer hinterlässt seine Nachricht und schildert sein Anliegen.
6. Heilo erstellt Transkript und Zusammenfassung der Nachricht. Mit eingeschalteten Benachrichtigungen erhalten Sie eine SMS mit den Daten des Anrufers, dem Thema und einem Link zum Dashboard.

Der Anrufer wählt Ihre gewohnte Nummer und muss nichts anders machen. Heilo spricht nicht mit ihm, beantwortet keine Fragen und vereinbart keine Termine: Es spielt die Ansage ab und speichert die Nachricht. Zurückrufen müssen Sie oder jemand aus Ihrem Team. Die Rolle des Anrufbeantworters übernimmt in Heilo der Plan Heilo Voicemail.

So läuft ein Anruf aus Sicht des Anrufers

Beispiel: Der Anrufer wählt Ihre Nummer, das Telefon klingelt so lange, wie Sie es in der Weiterleitung eingestellt haben, und dann spielt Heilo Ihre Ansage ab:

„Guten Tag, hier ist die Firma [Name]. Ich bin gerade bei einem Kunden. Hinterlassen Sie bitte Ihren Namen, Ihre Telefonnummer und worum es geht, ich rufe [realistischer Zeitpunkt, z. B. heute bis 18 Uhr] zurück."

Der Anrufer hinterlässt seine Nachricht: „Guten Tag, ich brauche ein Angebot für eine Küchenrenovierung in Köln. Bitte rufen Sie mich unter dieser Nummer zurück."

Mit eingeschalteten Benachrichtigungen erhalten Sie eine SMS mit der Nummer des Anrufers, dem Thema (z. B. „Angebot Küchenrenovierung") und einem Link zum Dashboard. Dort finden Sie die Aufnahme, das vollständige Transkript und die Zusammenfassung. Auf der Karte „Kundenpotenzial" können Sie eine eigene Einschätzung der Anfrage auf einer Skala von 1 bis 10 eintragen. Namen, Adressen und Termine prüfen Sie bitte in der Aufnahme.

Einrichtung am Mobiltelefon

1. Legen Sie ein Heilo-Konto an und richten Sie Ihre Mailbox-Nummer ein. Die Ansage sprechen Sie selbst auf oder Sie tippen einen Text, den Heilo vorliest.
2. Öffnen Sie im Dashboard bei Ihrer Nummer den Abschnitt „So aktivieren Sie es:“. Dort finden Sie die Zielnummer, einen fertigen Weiterleitungscode und das Feld „Klingelzeit vor Weiterleitung“.
3. Richten Sie die Weiterleitung am Telefon ein, wie unten beschrieben.
4. Rufen Sie Ihre Nummer von einem anderen Telefon aus an, nehmen Sie nicht ab, hinterlassen Sie eine kurze Nachricht und prüfen Sie Aufnahme, Text und SMS.
5. Machen Sie einen zweiten Test, bei dem Sie abnehmen, damit Sie sicher sind, dass angenommene Anrufe wie bisher funktionieren.

Android

Öffnen Sie in der Telefon-App die Anrufeinstellungen und suchen Sie die Anrufweiterleitung; Name und Ort der Option hängen vom Hersteller ab. Wählen Sie die Weiterleitung bei Nichtannahme. Alternativ tippen Sie den Code aus dem Dashboard ein. Details stehen in der Anleitung für Android.

iPhone

Der Schalter „Anrufweiterleitung" in den iPhone-Einstellungen leitet alle Anrufe weiter. Wenn Sie nur nicht angenommene Anrufe weiterleiten möchten, tippen Sie auf der Tastatur den Code **61*Zielnummer# ein. Details stehen in der Anleitung für das iPhone.

Codes

Viele Mobilfunknetze nutzen **61*Zielnummer# für nicht angenommene Anrufe, **62*Zielnummer#, wenn das Telefon aus oder nicht erreichbar ist, und **67*Zielnummer# bei besetzt. Ausschalten lässt sich die jeweilige Weiterleitung meist mit ##61#, ##62# oder ##67#. Prüfen Sie die Codes bei Ihrem Anbieter und fragen Sie dort auch nach Verfügbarkeit und Kosten in Ihrem Tarif.

Mailbox des Anbieters und Heilo

Nicht jeder Anrufer hinterlässt eine Nachricht. Eine kurze Ansage mit Firmennamen, der Bitte um eine Schilderung des Anliegens und einem realistischen Rückrufzeitpunkt macht es leichter, eine zu hinterlassen.

Für wen ist das besonders sinnvoll?

Typische Einsatzszenarien

Fachkraft im Außendienst. Wer täglich mehrere Stunden bei Kunden sitzt (Physiotherapeut, Berater, Finanzberater), hat das Telefon zwangsläufig lautlos. Heilo speichert Nachrichten von Anrufen, die Sie nicht annehmen. Zwischen zwei Terminen lesen Sie das Thema in der SMS und das Transkript im Dashboard.

Kleiner Handwerksbetrieb. Beim Klempner, Klimatechniker oder in der Reinigungsfirma sind auf der Baustelle meist beide Hände belegt. Der Anrufer schildert den Auftrag in seiner Nachricht, und Heilo übernimmt die genannten Angaben, zum Beispiel Adresse und Art der Leistung. Sie rufen zwischen zwei Einsätzen zurück und wissen, worum es geht.

Selbständigkeit neben dem Hauptjob. Fotografie oder Nachhilfe nebenbei: Zwischen 9 und 17 Uhr können Sie geschäftlich nicht ans Telefon. Heilo speichert die Nachrichten, und Sie arbeiten sie in der Mittagspause oder nach Feierabend ab.

Nach Feierabend für jedes Unternehmen. Die Weiterleitung greift zu jeder Uhrzeit, und mit dem Zeitplan für Ansagen spielt Heilo abends und am Wochenende eine andere Ansage ab. Mehr dazu in der Anleitung zu Anrufen außerhalb der Geschäftszeiten.

Wenn Sie eine eigene Firmennummer brauchen. Heilo Line ist eine Firmennummer (+48) für jeden Vertriebsmitarbeiter. Eingehende und ausgehende Gespräche über „Über Heilo anrufen" werden automatisch aufgezeichnet. Mehr dazu auf der Seite zum Gesprächsassistenten.

Telefonservice im Überblick

Wer sich fragt, was ein Telefonservice kostet, sollte zuerst klären, wer mit dem Anrufer spricht. Mehr zu den Kosten von Sekretariat und Telefonservice finden Sie im Artikel Was kostet ein Telefonservice?; die Preise von Heilo stehen auf der Preisseite.

Was kostet das?

Heilo Voicemail umfasst Nachrichten nach verpassten Anrufen: Aufnahme, Text, Zusammenfassung und SMS-Benachrichtigung. Abgerechnet wird monatlich, die Umsatzsteuer kommt bei der Zahlung hinzu. Das Fair-Use-Limit liegt bei 500 Minuten Aufnahmen pro Nummer und Kalendermonat; es ist rein informativ und blockiert keine Anrufe. Gebühren Ihres Anbieters für weitergeleitete Anrufe kommen separat hinzu. Die aktuellen Preise stehen auf der Preisseite.

Wenn Sie auch Gespräche aufzeichnen möchten, die Sie annehmen, gibt es zwei höhere Pläne. Mit Heilo Select behalten Sie Ihre Nummer und laden Heilo in ausgewählte Gespräche ein; Ihr Anbieter muss Konferenzgespräche unterstützen, aufgezeichnet wird ab dem Moment, in dem Heilo beitritt, die Mailbox ist enthalten. Heilo Line ist eine Firmennummer (+48) für jeden Vertriebsmitarbeiter: Gespräche darüber, eingehend und ausgehend über „Über Heilo anrufen", werden automatisch aufgezeichnet, Heilo erstellt Transkript, Zusammenfassung und Aufgaben, und der Gesprächscoach zeigt, was gut lief und was besser geht. Nach der Einrichtung einer Integration gelangen die Ergebnisse über API, Webhooks, Zapier oder Make in Ihr CRM. Den Plan beschreibt die Seite zum Gesprächsassistenten.

Geprüft am 20. Oktober 2026

FAQ

Muss der Anrufer eine App installieren?

Nein. Der Anrufer wählt Ihre gewohnte Nummer, hört Ihre Ansage und kann eine Nachricht hinterlassen. Keine App, kein Download, keine Registrierung.

Muss ich selbst eine App installieren?

Nein. Sie richten die Weiterleitung einmal ein und erhalten mit eingeschalteten Benachrichtigungen SMS wie jede andere Nachricht. Aufnahmen, Transkripte und Zusammenfassungen sehen Sie im Dashboard im Browser.

Funktioniert das auch, wenn mein Telefon aus ist oder kein Netz hat?

Nur, wenn Sie zusätzlich eine Weiterleitung für den Fall eingerichtet haben, dass das Telefon nicht erreichbar ist (Code **62*Zielnummer#). Der Code **61* greift ausschließlich bei nicht angenommenen Anrufen. Die Nachricht wird in Heilo gespeichert, die SMS erreicht Sie, sobald Ihr Telefon wieder im Netz ist.

Funktioniert eine virtuelle Sekretärin auch im Ausland?

Ob die Weiterleitung im Ausland funktioniert, hängt von Ihrem Anbieter und Tarif ab. Für weitergeleitete Anrufe können im Ausland Roaming-Gebühren anfallen; prüfen Sie Ihren Tarif.

Was, wenn ich nur einen Teil der Anrufe weiterleiten möchte?

Der Code **61* leitet ausschließlich nicht angenommene Anrufe weiter. Gespräche, die Sie selbst annehmen, laufen wie gewohnt. Heilo springt nur ein, wenn Sie nicht abnehmen.

Kann ich verschiedene Ansagen für verschiedene Tageszeiten einrichten?

Ja. Der Zeitplan für Ansagen erlaubt bis zu 10 weitere Ansagen für ausgewählte Wochentage und Uhrzeiten; außerhalb davon hört der Anrufer die Standardansage. Der Zeitplan arbeitet nicht nach Datum. Eine Urlaubsansage stellen Sie daher vor der Abreise als Standardansage ein und ändern sie nach der Rückkehr wieder.

Kann ich Anrufe an mehrere Geräte gleichzeitig weiterleiten?

Die Weiterleitung beim Anbieter führt zu einer Zielnummer, es klingelt also nicht auf mehreren Telefonen gleichzeitig. Auch bei Heilo Line klingelt eine Nummer auf einem im Dashboard festgelegten Telefon; jeder Vertriebsmitarbeiter braucht eine eigene Nummer.

Wie schnell kommt die SMS an?

Die Zeit hängt von der Verarbeitung der Aufnahme und der Zustellung durch das Netz ab. Eine bestimmte Zeit versprechen wir nicht.

Wo werden die Daten verarbeitet?

Heilo setzt Unterauftragsverarbeiter ein, darunter Twilio (Telefonie, ein US-Unternehmen), Supabase (Datenbank auf Infrastruktur in der EU), Vercel (Hosting) und Google Gemini (Transkription und Analyse); die vollständige Liste steht in den Nutzungsbedingungen (die Seite wird auf Englisch angezeigt). Heilo gibt Ihnen die Werkzeuge, um Anrufer zu informieren (eine Ansage, Ihr eigener Text, eine Kennzeichnung des Gesprächs). Ihr Unternehmen sorgt als Verantwortlicher für die Rechtsgrundlage und erfüllt die Informationspflicht. Mehr dazu im Leitfaden Kundengespräche aufzeichnen und DSGVO.