KI-Anrufbeantworter für Physiotherapeuten und Reha-Praxen

Siehe auch: KI-Voicemail für Arztpraxen | KI-Anrufbeantworter für Therapeuten | Was kostet ein Telefonservice?

Kurz gesagt: Physiotherapeuten können während der Behandlung nicht ans Telefon gehen. Der Anrufbeantworter von Heilo (Heilo Voicemail) spielt die Ansage Ihrer Praxis ab und nimmt die Nachricht mit Name, Nummer und Anliegen auf. Heilo erstellt Transkript und Zusammenfassung, und Sie rufen in der nächsten Behandlungspause zurück.

Dienstag, 10 Uhr: Sechs Behandlungsräume belegt, das Telefon klingelt

Beispiel: In einer Physiotherapiepraxis laufen sechs Behandlungen parallel. Die Rezeptionistin hat gerade einen Patienten am Tresen, der seine Folgerezepte abgeben möchte, und ein älterer Herr fragt nach dem Weg zur Umkleide. Das Telefon klingelt – zum dritten Mal in fünf Minuten. Ein Sportler mit akuter Knieverletzung versucht, einen Termin zu bekommen. Nach dem vierten Klingeln legt er auf und ruft die Praxis drei Straßen weiter an.

Viele Patienten rufen mehrere Praxen an und nehmen den ersten passenden Termin. Wer nicht erreichbar ist, erfährt oft nicht, wer angerufen hat und worum es ging.

Warum Physiotherapiepraxen besonders unter verpassten Anrufen leiden

1. Behandlungsrhythmus blockiert das Telefon: Therapeuten arbeiten in 20- bis 60-Minuten-Takten. Während einer manuellen Therapie, Krankengymnastik oder Lymphdrainage ist ein Telefonat unmöglich. Die Rezeption ist gleichzeitig mit Anmeldungen, Rezeptprüfungen und Terminkoordination beschäftigt.

2. Neupatienten wollen schnell einen Termin: Wer eine Verordnung hat, ruft oft mehrere Praxen an. Ohne Rückruf am selben Tag bucht er womöglich in der nächsten erreichbaren Praxis.

3. Terminlücken durch kurzfristige Absagen: Sagt ein Patient kurzfristig ab, bleibt eine Behandlungseinheit leer. Sind Anfragen wartender Patienten erfasst, lässt sich die Lücke leichter füllen.

4. Unterschied GKV und Privatpatienten: Privatleistungen werden anders abgerechnet als GKV-Leistungen. Nennt der Anrufer seine Versicherung, sehen Sie das im Transkript und können den Rückruf darauf abstimmen.

Wie Heilo für Physiotherapiepraxen funktioniert

1. Professionelle Begrüßung während der Behandlung

„Herzlich willkommen in der Physiotherapiepraxis [Name]. Wir sind gerade in Behandlung und können Ihren Anruf leider nicht persönlich entgegennehmen. Bitte hinterlassen Sie Ihren Namen, Ihre Telefonnummer und Ihr Anliegen – etwa ob Sie einen ersten Termin benötigen, eine Verordnung haben oder einen Termin verschieben möchten. Wir rufen in der nächsten Pause zurück. Wenn jemandes Leben oder Gesundheit in Gefahr ist, legen Sie auf und wählen Sie die 112.“

2. Transkript und Zusammenfassung

Heilo spricht nie mit Anrufern: Es spielt Ihre Ansage ab und nimmt die Nachricht auf. Danach erstellt es Transkript und Zusammenfassung.

Anfragetyp	Beispiel
Terminverschiebung	„Ich muss meinen Termin am Freitag absagen“
Rezept einreichen	„Ich habe ein neues Rezept vom Arzt und möchte Termine vereinbaren“
Neupatient mit Verordnung	„Mein Arzt hat KG verschrieben, wann haben Sie frei?“
Frage zu Privatleistungen	„Was kostet eine Massage als Selbstzahler?“

Heilo hält fest, was der Anrufer gesagt hat. Es bewertet weder Dringlichkeit noch Beschwerden oder Gesundheitszustand und legt keine Reihenfolge der Patienten fest – das entscheiden Sie.

3. SMS-Hinweis an die Praxis

Mit eingeschalteten SMS-Hinweisen erhalten Sie Anrufer, Nummer, ein kurzes Thema und einen Link; Transkript und Zusammenfassung stehen im Dashboard. Dort steht zum Beispiel:

Neue Anfrage – Neupatient mit Verordnung, möchte einen ersten Termin, kann nur nachmittags. Tel: 0178-XXXXXXXX

Die Rezeptionistin sieht die Nachricht in einer Behandlungspause und kann den Patienten in die nächste freie Lücke einplanen – oder auf die Absagen-Warteliste setzen.

Was kostet Heilo?

Für verpasste Anrufe brauchen Sie Heilo Voicemail: Ihre Ansage (auch nach Zeitplan), die Aufnahme, ein Transkript, eine Zusammenfassung und einen SMS-Hinweis. Dafür richten Sie bei Ihrem Netzbetreiber eine Rufumleitung bei Nichtannahme ein. Abgerechnet wird monatlich pro Nummer; die Fair-Use-Grenze von 500 aufgezeichneten Minuten pro Nummer und Monat ist ein Hinweis und blockiert nichts. Mit den höheren Plänen Heilo Select und Heilo Line lassen sich auch angenommene Gespräche aufzeichnen. Pläne und Preise finden Sie in der Preisübersicht, die Leistung auf der Seite Anrufbeantworter.

Fazit

Physiotherapiepraxen verlieren Patienten, wenn während der Behandlung niemand ans Telefon geht. Heilo nimmt die Nachricht mit Name, Nummer und Anliegen auf, und mit eingeschalteten SMS-Hinweisen erhalten Sie Thema und Link. Wen Sie zuerst zurückrufen, entscheiden Sie.

FAQ

Kann Heilo bei der Füllung von Terminlücken helfen?

Ja, indirekt. Alle hinterlassenen Nachrichten stehen im Heilo-Dashboard mit Kontaktdaten und Anliegen. Wenn ein Patient kurzfristig absagt, kann die Rezeptionistin die erfassten Anfragen durchgehen und einen wartenden Patienten anrufen. So lassen sich Lücken leichter füllen.

Was gilt für Patientendaten in Nachrichten?

Fragen Sie in der Ansage nur nach Kontaktdaten und Anliegen; gesundheitliche Details klären Sie beim Rückruf oder in der Behandlung. Heilo gibt Ihnen die Werkzeuge, um den Anrufer zu informieren (eine Ansage, Ihr eigener Text, eine Kennzeichnung des Gesprächs). Die Rechtsgrundlage und die Informationspflicht stellt Ihr Unternehmen als Verantwortlicher sicher. Die Pflichten Ihrer Praxis im Umgang mit Patientendaten klären Sie bitte mit Ihrer eigenen Rechtsberatung. Eine Aufnahme wird standardmäßig 365 Tage gespeichert und danach gelöscht; das Transkript bleibt erhalten. Ein Gespräch im Papierkorb wird nach 30 Tagen vollständig gelöscht. Die AGB nennen die Unterauftragsverarbeiter von Heilo, darunter Twilio (Telefonie, ein US-Unternehmen), Supabase (Datenbank, EU), Vercel (Hosting) und Google Gemini (Transkription und Analyse).

Wie gehen Praxen mit der Unterscheidung GKV/Privat um?

Nennt der Anrufer seine Versicherung, steht das im Transkript und in der Zusammenfassung im Dashboard. Wie die Praxis Termine vergibt, entscheidet das Team.

Funktioniert Heilo auch für größere Praxen mit mehreren Standorten?

Ja. Teammitglieder lassen sich ins Konto einladen und sehen die Anrufe im Dashboard; SMS-Hinweise hängen von den Einstellungen der jeweiligen Nummer ab. Jeder Standort kann eine eigene Heilo-Nummer mit eigener Ansage nutzen; abgerechnet wird pro Nummer.