Anrufübertragung ins CRM
Ein Telefongespräch erreicht Ihr CRM als fertige Daten
Heilo zeichnet das Gespräch auf, macht daraus ein Transkript und die getroffenen Vereinbarungen und überträgt sie in das System, das Ihr Team bereits nutzt — über einen signierten Webhook oder die REST-API.
Heilo spricht nie mit dem Anrufer. Es zeichnet auf, schreibt mit und gibt weiter.
So funktioniert es
Vom Telefon zum Datensatz im CRM
Vier Schritte, von denen drei ohne Zutun des Vertriebsmitarbeiters ablaufen.
Das Gespräch
Ein Kunde ruft die dedizierte Teamnummer an, oder ein Mitarbeiter wählt von ihr aus hinaus. Die Aufzeichnung entsteht bei Heilo, nicht in einer App auf dem Telefon.
Transkription
Die Aufzeichnung wird zu Text, nach Sprechern getrennt und mit einem Zeitstempel an jeder Äußerung.
Vereinbarungen
Aus dem Transkript entstehen einzelne Felder: Zusammenfassung, Vereinbarungen, offene Aufgaben, Kontaktdaten und der genannte Termin.
Übertragung
Das Ereignis geht über einen signierten Webhook an Ihre URL oder wartet auf den Abruf über die REST-API. Was damit geschieht, entscheidet Ihr System.
Nutzlast
So sieht das Ereignis aus, das Ihr System bekommt
Ein gekürztes call.completed-Ereignis. Die vollständige Feldliste steht in der API-Referenz.
POST <your URL>
content-type: application/json
heilo-signature: t=1757236462,v1=4f3a...
heilo-event-id: 1bf3a5e2-9c41-4d7a-8f10-2b6e0d3c5a91
heilo-event-type: call.completed
{
"api_version": "2026-06-15",
"event_id": "1bf3a5e2-9c41-4d7a-8f10-2b6e0d3c5a91",
"event_type": "call.completed",
"resource_id": "3fa85f64-5717-4562-b3fc-2c963f66afa6",
"created_at": "2026-09-07T09:14:22Z",
"data": {
"call_id": "3fa85f64-5717-4562-b3fc-2c963f66afa6",
"direction": "inbound",
"customer_phone_e164": "+48601234567",
"duration": 214,
"recording_url": "https://www.heilo.io/api/v1/calls/3fa85f64-.../recording.mp3?token=...&exp=...",
"transcript_processed": {
"detected_language": "pl",
"caller_name": "Marek Zielinski",
"summary": "...",
"key_decisions": ["..."],
"follow_up_items": ["..."],
"preferred_date": "2026-09-12",
"lead_score": 8
}
}
}Der Header heilo-signature wird über den gesamten Anfragekörper berechnet, Ihr Empfänger kann also alles ablehnen, was nicht von uns stammt. Eine fehlgeschlagene Zustellung wird wiederholt, und jeder Versuch erscheint im Zustellprotokoll.
Umfang
Was ins CRM gelangt und was nicht
Gelangt hinein
- Die Aufzeichnung des Gesprächs und ihr nach Sprechern getrenntes Transkript.
- Zusammenfassung, Vereinbarungen, offene Aufgaben und der genannte Termin — als einzelne Felder, nicht als ein Textblock.
- Die Nummer der Gegenseite, die Richtung des Anrufs und seine Dauer.
Gelangt nicht hinein
- Gespräche, die außerhalb von Heilo über ein privates Telefon geführt werden. Die laufen entweder über eine Heilo-Nummer oder brauchen einen eingeladenen Zuhörer.
- Umsatzprognose, Opportunity-Scoring und Pipeline-Ansicht. Dafür sind Revenue-Intelligence-Plattformen da, und das ist nicht unser Umfang.
- Eine periodische Mitarbeiterbeurteilung. Heilo bewertet auf einer Skala von eins bis fünf, wie ein einzelnes Gespräch geführt wurde, aber aus diesen Bewertungen entsteht kein Ranking und keine Quartalsübersicht.
Drei Wege
So binden Sie Ihr System an
Die Wahl hängt vor allem davon ab, ob jemand den Empfänger schreiben kann.
Webhook
Ihre URL erhält das Ereignis in dem Moment, in dem das Gespräch aufbereitet ist. Die geringste Verzögerung und kein Polling.
REST-API
Gespräche, Kontakte und Transkripte mit einem API-Schlüssel samt expliziter Berechtigungen lesen. Richtig, wenn Ihr System lieber selbst fragt.
Zapier oder Make
Für den Fall, dass niemand Code schreiben wird. Der Empfänger ist ein Szenario, und von dort gehen die Daten ins CRM, in eine Tabelle oder in einen Chat.
Wenn etwas nicht antwortet
Eine fehlgeschlagene Zustellung sind keine verlorenen Daten
- Vorübergehende Fehler — HTTP 408, 429, 5xx und Netzwerkfehler — werden fünfmal mit wachsendem Abstand wiederholt: nach zwei Minuten, fünf, dreißig und dann zwei Stunden.
- Dauerhafte Fehler — HTTP 401, 403 und 422 — pausieren das Abonnement sofort, ohne Wiederholung, weil dieselbe Anfrage daran nichts ändern würde.
- Wird ein Abonnement pausiert, bekommt der Kontoinhaber eine E-Mail, und Ereignisse aus der Dead-Letter-Queue lassen sich aus dem Zustellprotokoll erneut senden.
Grenzen
Drei Dinge, die man deutlich sagen sollte
Heilo ersetzt nicht das CRM eines B2B-Teams
Einem Team mit eigenem System liefert Heilo die Daten: Die Gespräche fließen hinaus, und Sie arbeiten weiter dort, wo Sie schon gearbeitet haben. Die eingebauten Kontakte, Chancen und Aufgaben sind etwas Eigenes — für kleine Dienstleistungsbetriebe ohne eigenes System.
Oberflächensprache ist nicht Transkriptionsqualität
Die Oberfläche gibt es in sechs Sprachen. Wie gut eine bestimmte Sprache in einer Telefonaufnahme erkannt wird, ist eine andere Frage und hängt von der Leitungsqualität, von Eigennamen und von Fachvokabular ab. Eine Messung haben wir noch nicht veröffentlicht, also versprechen wir auch keine.
Die Frage nach den Daten ist eine Frage nach Unterauftragsverarbeitern, nicht nach einem Land
Das Gespräch läuft über einen Telefonieanbieter, die Transkription macht ein Sprachmodell, und die Daten liegen in einer Datenbank und bei einem Hosting-Anbieter. Jeder von ihnen ist in der Datenschutzerklärung namentlich genannt — und das ist die Liste, die vor Unterzeichnung eines Auftragsverarbeitungsvertrags zu prüfen ist.
Fragen, die vor der Einführung kommen
Verbinden Sie Ihr CRM mit den Gesprächen, die Sie ohnehin führen
Das Konto ist in wenigen Minuten angelegt; API-Schlüssel und Webhook-Abonnement erstellen Sie selbst im Panel.
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