Anruf fehlt im CRM? Checkliste zur Fehlersuche mit Heilo
Fehlende CRM-Notizen, falsche Kontakte oder Dubletten finden: Anrufaufzeichnung, Webhook-Zustellung und Speicherung im CRM Schritt für Schritt prüfen.
Prüfen Sie drei Stufen getrennt: ob Heilo den Anruf erfasst hat, ob der Webhook angekommen ist und ob die Daten im CRM gespeichert wurden. Ein erfolgreicher Webhook-Test beweist nicht, dass ein echter Anruf beim richtigen Kunden gespeichert wurde.
Diese Anleitung richtet sich an Vertriebsleiter und alle, die für die Integration zuständig sind. Sie folgt der aktuellen Ereignisdokumentation von Heilo, Stand 20. Oktober 2026. Wir haben nicht jede CRM-Konfiguration getestet.
Die fehlende Stufe eingrenzen
| Beobachtung | Hier beginnen |
|---|---|
| Der Anruf fehlt auch in Heilo | Geschäftsnummer, Art des Anrufs und Aufzeichnungseinstellungen |
| Anruf vorhanden, aber Audio oder Text fehlt | Aufzeichnung und Verarbeitungsergebnis |
| Transkript vorhanden, aber keine Zustellung | Abonnement, ausgewählte Ereignisse und Zustellprotokoll |
| Zustellung erfolgreich, aber kein CRM-Eintrag | Verarbeitungsverlauf des Webhooks und Antwort des CRM |
| Falscher Kontakt oder doppelte Notiz | Zuordnungsregeln und Deduplizierung |
1. Den Anruf genau bestimmen
Notieren Sie Anruf-ID, ungefähre Uhrzeit, Richtung, Geschäftsnummer und den erwarteten CRM-Kontakt. Namen allein sind nicht eindeutig: Eine Nummer kann von mehreren genutzt werden, und ein Kunde kann mehrere offene Deals haben. Prüfen Sie, dass Sie in beiden Systemen die richtige Organisation und das richtige Konto geöffnet haben.
2. Zuerst die Erfassung prüfen, dann das CRM
Die Weiterleitung bei verpassten Anrufen (Heilo Voicemail) erfasst Nachrichten, die Anrufer hinterlassen; Anrufe, die Sie annehmen, zeichnet sie nicht auf. Um einen angenommenen Anruf zu erfassen, holen Sie Heilo per Konferenzschaltung mit Heilo Select dazu (Heilo zeichnet ab dem Moment auf, in dem es dazukommt) oder telefonieren Sie mit Heilo Line über eine +48-Geschäftsnummer, bei der Anrufe über die Nummer automatisch aufgezeichnet werden. Ausgehende Anrufe über diese Nummer müssen im Dashboard mit „Über Heilo anrufen“ gestartet werden. Anrufe über die normale Telefon-App oder über WhatsApp laufen nicht über Heilo und werden daher nicht aufgezeichnet.
Fehlt das Audio oder steht die Transkription noch aus, prüfen Sie den Verarbeitungsstatus. Ein ausstehender Status bedeutet nicht, dass die Verarbeitung endgültig gescheitert ist. Bevor Sie nur für einen CRM-Eintrag einen weiteren kostenpflichtigen Anruf führen, sehen Sie sich die vorhandenen Daten und Protokolle an.
3. Ereignis und Abonnement prüfen
Heilo bietet unter anderem die Ereignisse call.completed, call.recording.ready und call.transcribed. Sie haben unterschiedliche Bedeutungen und Nutzdaten. Anhand der aktuellen Ereignistabelle mit Beispielen sehen Sie, welches Ereignis die Daten liefert, die Ihr CRM braucht. Für ein CRM ist call.completed das wichtigste Ereignis: Heilo sendet es nach der Verarbeitung, mit Zusammenfassung und Link zur Aufzeichnung. call.recording.ready und call.transcribed enthalten nur einen Teil der Daten, und call.outbound.attempted meldet lediglich einen ausgehenden Versuch. Der Link recording_url ist 7 Tage gültig. Speichern Sie deshalb app_url, den dauerhaften Link zum Anruf in Heilo (zum Öffnen ist eine Anmeldung bei Heilo nötig), und rufen Sie bei Bedarf über die API einen neuen Aufzeichnungslink ab.
Prüfen Sie die URL des empfangenden Endpunkts, den Status des Abonnements, die ausgewählten Ereignisse und die Rufnummern, die das Abonnement abdeckt. Sehen Sie sich das Zustellprotokoll des Webhooks für das betreffende Ereignis an. Bei Integrationen, die die API abfragen, prüfen Sie stattdessen die Berechtigungen (Scopes) des API-Schlüssels, eventuelle Filter und den abgefragten Zeitraum.
4. Nach dem Verbindungstest ein echtes Anrufereignis prüfen
webhook.test ist ein Testereignis. Richten Sie den empfangenden Dienst so ein, dass er es von echten Anrufereignissen unterscheidet und aus einem Test keine Kontakte oder Aufgaben anlegt. Ein erfolgreicher Verbindungstest bestätigt nur, dass der getestete Teil der Verbindung funktioniert.
Vergleichen Sie bei einem echten Ereignis die Ereignis-ID, den Ereignistyp und data.call_id mit den Werten, die Ihr Endpunkt erhalten hat. Prüfen Sie die Signatur gemäß der Dokumentation. Schlägt die Prüfung fehl, kontrollieren Sie das Signing Secret und die Integrationseinstellungen; deaktivieren Sie die Signaturprüfung nicht als Notlösung.
5. Prüfen, ob das CRM die Daten gespeichert hat
Eine erfolgreiche HTTP-Antwort des empfangenden Endpunkts bestätigt nicht, dass ein späterer Schritt die Daten im CRM gespeichert hat. Sehen Sie sich den Ausführungsverlauf in Make, Zapier oder Ihrem empfangenden Dienst an und prüfen Sie dann die Antwort des CRM auf die Anfrage zum Speichern der Daten.
Achten Sie auf fehlende Berechtigungen, falsche Feldnamen, abgelehnte Datumsangaben, API-Limits und Filter, die unbekannte Nummern ausschließen. Diese Liste ist ein Ausgangspunkt für die Fehlersuche; sie ordnet die Ursachen nicht nach Häufigkeit. Klären Sie, ob der Schritt einen Kontakt, eine Notiz oder eine Aufgabe anlegen soll. Dass eines davon klappt, heißt nicht, dass die anderen angelegt wurden.
6. Zuordnung und wiederholte Zustellungen regeln
Normalisieren Sie Rufnummern, zum Beispiel ins E.164-Format, und legen Sie Regeln fest für unterdrückte Rufnummern, gemeinsam genutzte Anschlüsse und mehrere passende Kontakte. Schreiben Sie nicht stillschweigend in den ersten Deal, wenn mehrere offen sind.
Stellen Sie sicher, dass Ihre Integration wiederholte Zustellungen desselben Ereignisses erkennt. Wenn Sie eine Notiz pro Anruf möchten, verfolgen Sie zusätzlich die Anruf-ID und die jeweilige CRM-Aktion: Verschiedene Ereignistypen desselben Anrufs haben unterschiedliche Ereignis-IDs. Sie müssen sowohl die doppelte Verarbeitung eines Ereignisses als auch mehrere Notizen zu einem Gespräch verhindern.
7. Fehlende Daten nach der Behebung nachtragen
Prüfen Sie nach der Behebung der Ursache den aktuellen Stand im CRM. Verarbeiten Sie dann das vorhandene Ereignis erneut oder rufen Sie den bestehenden Anruf über die dokumentierte API ab. Gehen Sie nicht von unbegrenzten Wiederholungen aus und nicht davon, dass sich jedes ältere Ereignis erneut abspielen lässt.
Beginnen Sie mit einem bekannten Anruf und bestätigen Sie, dass ein erneuter Versuch kein Duplikat erzeugt. Überwachen Sie den Schritt, der fehlgeschlagen ist, und bestimmen Sie jemanden, der künftige Fehler untersucht.
Angaben für den Support
Nennen Sie Anruf-ID und Ereignis-ID, Datum, Ereignistyp, den fehlgeschlagenen Schritt und die Fehlermeldung des empfangenden Dienstes, bereinigt um sensible Angaben. Senden Sie keine API-Schlüssel, Signing Secrets oder das vollständige private Gespräch. Entfernen Sie Kundendaten aus Screenshots, bevor Sie sie weitergeben.
FAQ
Heißt ein bestandener Webhook-Test, dass die Integration einsatzbereit ist?
Er bestätigt nur, dass der getestete Teil funktioniert. Prüfen Sie, dass ein echtes Anrufereignis beim richtigen CRM-Eintrag ankommt und wiederholte Zustellungen keine Duplikate erzeugen.
Hat Heilo für jedes CRM einen nativen Konnektor?
Nein. API, Webhooks und Zapier-/Make-Rezepte setzen einen eingerichteten Workflow voraus.
Muss ich den Kunden erneut anrufen, um den Eintrag zu reparieren?
Für einen Anruf, den Heilo bereits erfasst hat, brauchen Sie kein neues Kundengespräch, nur um ihn zu speichern. Prüfen Sie zuerst die vorhandenen Daten und Protokolle; rufen Sie erneut an, wenn Sie mit dem Kunden sprechen müssen.
