Ausgehende Anrufe aufzeichnen – die Dreier-Konferenz-Methode

Kurz gesagt: Jeder Anruf AN Ihre Heilo-Nummer wird bereits automatisch aufgezeichnet, transkribiert und für Sie abgelegt. Doch die Anrufe, die Sie selbst führen – von Ihrem eigenen Telefon aus –, erreichen Heilo nie und verschwinden spurlos. Die Lösung ist eine 30-Sekunden-Gewohnheit: Holen Sie Heilo während des laufenden Gesprächs über die telefoneigene Funktion „Anruf hinzufügen → Anrufe zusammenführen" als dritten Teilnehmer dazu. Ab diesem Moment zeichnet Heilo das Gespräch auf, transkribiert es und legt es in Ihrem Dashboard ab – genau wie bei einem eingehenden Anruf. Keine zusätzliche App – funktioniert auf jedem iPhone und Android.

Warum die Anrufe, die Sie selbst führen, verloren gehen

Heilo nimmt jeden Anruf entgegen, der bei Ihrer Geschäftsnummer EINGEHT, zeichnet ihn auf und transkribiert ihn – verpasste Anrufe, Nachrichten auf dem Anrufbeantworter und, in den höheren Tarifen, auch live angenommene Gespräche.

Ausgehende Anrufe sind anders. Wenn Sie einen Kunden zurückrufen, einem Angebot nachgehen oder einen Deal weiterverfolgen, verlässt der Anruf Ihr eigenes Telefon und geht direkt an die andere Person. Heilo ist nie beteiligt, es gibt also nichts aufzuzeichnen – dabei sind genau das oft Ihre wertvollsten Gespräche: der Preis, den Sie genannt haben, die Frist, die Sie zugesagt haben, der Einwand, den Sie entkräftet haben.

Die Idee: Heilo als dritten Teilnehmer dazuholen

Jedes moderne Telefon kann zwei Gespräche gleichzeitig halten und sie zu einer kleinen Konferenz zusammenführen – dieselbe Schaltfläche „Anruf hinzufügen", mit der Sie schon heute einen Kollegen dazuholen. Der Kniff ist einfach: Holen Sie statt eines Kollegen Ihre Heilo-Nummer dazu. Heilo nimmt lautlos ab, tritt als dritter Teilnehmer bei und zeichnet und transkribiert von diesem Moment an das gesamte Gespräch. Es gibt zwei Wege, und beide sind mit wenigen Fingertipps erledigt.

Methode A – zuerst Heilo (empfohlen)

Wenn Sie mit Heilo beginnen, läuft die Aufzeichnung schon, bevor der Kunde überhaupt abnimmt – so verpassen Sie nie den Gesprächsanfang.

1. Rufen Sie von Ihrem verifizierten Telefon Ihre Heilo-Nummer an. Sie meldet sich mit einem kurzen Ton.
2. Tippen Sie in Ihrer Telefon-App auf Anruf hinzufügen und wählen Sie den Kunden an.
3. Wenn der Kunde abnimmt, holen Sie seine Einwilligung zur Aufzeichnung ein (mehr dazu weiter unten).
4. Tippen Sie auf Anrufe zusammenführen – jetzt ist es ein Dreiergespräch.
5. Heilo zeichnet im Hintergrund auf. Sobald Sie auflegen, landen die Aufzeichnung, das Transkript und eine kurze Analyse in Ihrem Dashboard und kommen per SMS bei Ihnen an.

Methode B – zuerst der Kunde

Sie sprechen bereits mit dem Kunden? Sie können Heilo auch mitten im Gespräch dazuholen.

1. Rufen Sie den Kunden wie gewohnt von Ihrer verifizierten Nummer an.
2. Sobald er abnimmt, holen Sie seine Einwilligung zur Aufzeichnung ein.
3. Tippen Sie auf Anruf hinzufügen, wählen Sie Ihre Heilo-Nummer und tippen Sie dann auf Anrufe zusammenführen.
4. Heilo tritt als dritter Teilnehmer bei und zeichnet den Rest des Gesprächs auf.
5. Nachdem Sie aufgelegt haben, erscheinen Transkript und Analyse in Ihrem Dashboard.

Der einzige Unterschied: Bei Methode B werden die ersten paar Sekunden – bevor Sie zusammenführen – nicht aufgezeichnet. Deshalb empfehlen wir für alles Wichtige Methode A.

Wo Sie es in Heilo aktivieren

Das Dazuholen zum Aufzeichnen gehört zu den Gesprächs-Tarifen (Tier 2 und Tier 3). So finden Sie Ihre genaue Einwahlnummer und eine Kopie dieser Schritte:

1. Öffnen Sie Einstellungen → Ihr Telefon → den Reiter Anrufe.
2. Suchen Sie nach „Heilo zum Gespräch einladen" – dort stehen die zu wählende Nummer und beide oben beschriebenen Methoden, bereits mit Ihrer eigenen Nummer vorausgefüllt.

Wenn Sie das nicht sehen, ist Ihr Telefon im reinen Voicemail-Tarif oder die Gesprächsfunktion ist noch nicht aktiviert – buchen Sie für diese Nummer den passenden Tarif, dann erscheint die Option.

Was Sie aus jedem zusammengeführten Anruf erhalten

• Eine vollständige Aufzeichnung des Gesprächs, sicher gespeichert.
• Ein automatisches Transkript, das Sie durchsuchen und kopieren können.
• Eine kurze Zusammenfassung – die wichtigsten Fakten, nächsten Schritte und getroffenen Zusagen.
• Eine SMS-Benachrichtigung, sobald alles bereit ist.
• Der Anruf wird in Ihrem Dashboard neben Ihren eingehenden Anrufen abgelegt, sodass Ihr gesamter Verlauf an einem Ort liegt.

Einwilligung – machen Sie es richtig

Einen Anruf aufzuzeichnen bedeutet, eine andere Person aufzuzeichnen – holen Sie deshalb ihre Einwilligung ein, bevor Sie Heilo dazuholen. Ein einfacher Satz genügt: „Ich würde dieses Gespräch gern aufzeichnen, damit nichts verloren geht – ist das in Ordnung?" Bleiben Sie natürlich und warten Sie auf ein Ja.

Bei eingehenden Anrufen kann Heilo automatisch einen kurzen Aufzeichnungshinweis abspielen; bei diesen ausgehenden Zusammenführungen liegt die Einwilligung bei Ihnen, weil Sie das Gespräch beginnen. Wenn Sie mit personenbezogenen Daten arbeiten – das tun die meisten Unternehmen –, hält Sie die Einwilligung als feste Gewohnheit auf der sicheren Seite der DSGVO. Details finden Sie in unserem Leitfaden zum Aufzeichnen von Kundengesprächen und zur DSGVO.

Die Voraussetzungen auf einen Blick

Sie brauchen	Warum
Tarif Tier 2 oder Tier 3 (Gespräch) für die Nummer	Schaltet den Einladen-zum-Mithören-Ablauf frei
Ein verifiziertes Telefon, von dem Sie anrufen	Heilo lässt nur Ihre eigenen Nummern zusammenführen
Die Funktion „Anruf hinzufügen / Zusammenführen" Ihres Telefons	Jedes iPhone und Android hat sie – keine App zu installieren
Die Einwilligung des Kunden	Es ist auch sein Gespräch

Das ist der ganze Trick: eine Nummer zum Anwählen und eine Zwei-Tipp-Gewohnheit. Einmal gemacht, wird das Aufzeichnen der Anrufe, die Sie selbst führen, genauso automatisch wie das der eingehenden.

• Heilo.io