Voicemail für Unternehmen: Was kostet sie? (Preise 2026)

Siehe auch: Geschäftliche Mailbox | Intelligente Mailbox vs. traditionelle Mailbox | Was ein Anrufbeantworterdienst kostet

Kurz gesagt: Eine Voicemail für Unternehmen vom Netzbetreiber ist meist im Tarif enthalten, lässt Sie aber mit einer Aufnahme zum Abhören zurück. Bei Heilo erreicht Sie eine Nachricht nach einem verpassten Anruf als Text, Zusammenfassung und SMS. Heilo hat drei Tarife, jeweils zu einem festen Nettopreis pro Nummer und Monat; die Tarife, die auch Gespräche aufzeichnen, kosten mehr. Die aktuellen Preise stehen auf der Preisseite. Eine Cloud-Telefonanlage mit Warteschleife und ein Mensch am Telefon sind andere Leistungen: Sie verteilen Anrufe oder sprechen mit dem Kunden, und ihr Preis hängt von Nutzern, Minuten oder Anrufen ab.

Die Frage „Was kostet das?“ ergibt nur zusammen mit einer zweiten Frage Sinn: „Im Vergleich wozu?“ Die kostenlose Mailbox des Netzbetreibers wirkt am günstigsten, bis Sie die Zeit zum Abhören der Nachrichten und die Rückrufe ohne Kontext mitrechnen.

Kostenvergleich: Was jede Lösung kostet

Lösung	Monatliche Kosten	Was Sie erhalten	Für wen
Mailbox des Netzbetreibers	meist im Tarif enthalten (Tarif prüfen)	eine Aufnahme zum Abhören	wenn nur wenige Nachrichten eingehen
Heilo Voicemail	siehe Preisseite	Aufnahme, Text, Zusammenfassung und SMS nach einem verpassten Anruf	kleine Firma, die nicht immer abnimmt
Heilo Select	siehe Preisseite	dasselbe, dazu Heilo in ausgewählte Gespräche holen	wichtige Gespräche von Ihrer bestehenden Nummer
Heilo Line	siehe Preisseite; eine eigene Nummer pro Vertriebsmitarbeiter	polnische Firmennummer (+48); eingehende und ausgehende Gespräche werden automatisch aufgezeichnet	Vertriebsmitarbeiter und Vertriebsteams
Cloud-Telefonanlage mit Warteschleife und Sprachmenü	Preis pro Nutzer oder Lizenz laut Anbieter	Sprachmenü („Drücken Sie 1…“), Warteschleife, Auswertungen	Teams, die Anrufe auf mehrere Mitarbeiter verteilen
Mensch am Telefon (Telefonservice oder Rezeption)	siehe Kosten eines Telefonservice	Gespräch in Echtzeit	wenn der Anrufer sofort mit einem Menschen sprechen muss

Der Unterschied zwischen der ersten Zeile und dem Rest liegt nicht nur im Preis, sondern darin, was nach dem Anruf bleibt. Die Mailbox des Netzbetreibers speichert eine Aufnahme. Heilo liefert Text und Zusammenfassung: wer angerufen hat und worum es ging. Heilo spricht nie mit dem Anrufer; ein Live-Gespräch führt nur ein Mensch.

Heilo-Preise: drei Tarife

Heilo hat drei Tarife, jeweils zu einem festen Nettopreis pro Nummer und Monat; die MwSt. kommt bei der Zahlung hinzu. Die aktuellen Preise stehen auf unserer Preisseite.

	Heilo Voicemail	Heilo Select	Heilo Line
Was aufgezeichnet wird	Nachrichten nach verpassten Anrufen	Nachrichten sowie die Gespräche, in die Sie Heilo holen, ab dem Moment, in dem Heilo dazukommt	eingehende und ausgehende Gespräche über eine polnische Firmennummer (+48); ausgehende Gespräche starten mit „Über Heilo anrufen“, nur zu Nummern mit +48
Was Sie erhalten	die Aufnahme, Text, Zusammenfassung und eine SMS mit den Daten des Anrufers, dem Thema und einem Link	dasselbe, dazu Transkript und Zusammenfassung der Gespräche, in die Heilo dazukommt	Transkript, Zusammenfassung, vorgeschlagene Aufgaben und Hinweise des Gesprächstrainers; sobald Sie eine Integration eingerichtet haben, gehen die Ergebnisse per API, signierten Webhooks, Zapier oder Make in Ihr CRM
Voraussetzung	Umleitung unbeantworteter Anrufe beim Netzbetreiber	Konferenzschaltungen beim Netzbetreiber	Prüfung Ihrer Firma; eine eigene Nummer pro Vertriebsmitarbeiter

Bei Heilo Voicemail hinterlässt der Anrufer eine Nachricht, wenn Sie nicht abnehmen. Mit Heilo Select behalten Sie Ihre Nummer und holen Heilo in ausgewählte Gespräche; die Voicemail ist enthalten. Heilo Line ist für Vertriebsteams gedacht (Gesprächsassistent) und startet nach der Prüfung Ihrer Firma, ohne festen Zeitrahmen.

Die Tarife werden monatlich im Voraus abgerechnet; Sie können jederzeit kündigen, und der Dienst läuft bis zum Ende des bezahlten Zeitraums. Der Preis gilt pro Nummer, nicht pro Person: Sie laden Ihr Team ins Konto ein, und jede Person hat darin eine Rolle. Heilo Line umfasst 6 Stunden aufgezeichneter Gespräche pro Nummer in jedem Abrechnungszeitraum; jede zusätzliche Stunde wird minutengenau zu dem Satz abgerechnet, der auf der Preisseite steht, und mit der nächsten Rechnung berechnet. Heilo Voicemail und Heilo Select haben ein Richtlimit von 500 aufgezeichneten Minuten pro Nummer und Monat, das nie Anrufe blockiert. Gebühren Ihres Netzbetreibers für weitergeleitete Anrufe fallen gesondert an. Alle Tarife vergleichen Sie auf der Preisseite.

Preise und Quellen: Stand 20. Oktober 2026.

Die versteckten Kosten der kostenlosen Mailbox

Die Mailbox des Netzbetreibers hat im Tarif keinen eigenen Preis, verursacht aber drei Kosten, die nicht auf der Rechnung stehen:

Zeit zum Abhören. Bei 5–15 Nachrichten am Tag mit etwa einer Minute je Nachricht sind das 5–15 Minuten täglich, also 30–91 Stunden im Jahr, wenn Sie es das ganze Jahr über tun.
Kein Kontext. „Ich hatte wegen der Sache angerufen…“ ohne Namen, Nummer und Details heißt: Sie rufen blind zurück und beginnen das Gespräch bei null.
Nachrichten, die es nie gibt. Manche Anrufer legen auf, sobald sie den Mailbox-Ton hören. Diese Anrufe sehen Sie nirgends außer in der Liste der verpassten Anrufe.

Beispiel: Bei einer Marge von 500 € pro Kunde und einer Abschlussquote von 5 % beim Rückruf ist eine verlorene Anfrage im Durchschnitt 25 € wert.

Die in diesem Artikel genannten Prozentwerte sind Schätzungen und sollen die Größenordnung veranschaulichen.

Wie viele verpasste Anrufe braucht es, damit es sich lohnt?

Rechnen Sie mit Ihren eigenen Zahlen:

Wie viele Anrufe verpassen Sie im Monat? (z. B. 20)
Wie viele Anrufer hinterlassen auf einer einfachen Mailbox eine Nachricht? (z. B. 40 %)
Wie viele dieser Nachrichten werden am Ende zu Aufträgen? (z. B. 25 %)
Wie hoch ist Ihre durchschnittliche Marge pro Auftrag? (z. B. 200 €)

Beispiel (Sanitärbetrieb):

20 verpasste Anrufe im Monat
8 Anrufer hinterlassen eine Nachricht
2 dieser Nachrichten werden zu einem Auftrag, jeweils mit 200 € Marge

Der Tarif lohnt sich, wenn die Nachrichten im Monat mindestens einen zusätzlichen Auftrag bringen, dessen Marge den auf der Preisseite genannten Tarifpreis übersteigt. Rechnen Sie mit der Marge, nicht mit dem Umsatz.

Was der Umstieg kostet

Zeit: Wir versprechen keine feste Dauer. Mit Heilo Voicemail registrieren Sie sich, tragen Ihren Begrüßungstext ein und richten die Rufumleitung bei Ihrem Netzbetreiber ein. Heilo Line startet nach der Prüfung Ihrer Firma, und die Dauer hängt von der Prüfung und vom Netzbetreiber ab.

Vertrag: Die Tarife werden monatlich im Voraus abgerechnet; Sie können jederzeit kündigen, und der Dienst läuft bis zum Ende des bezahlten Zeitraums.

Mit Heilo Voicemail und Heilo Select behalten Sie Ihre Nummer und Ihren Netzbetreiber: Sie leiten verpasste Anrufe um, und mit Heilo Select holen Sie Heilo zusätzlich per Konferenzschaltung in ausgewählte Gespräche. Heilo Line ist eine neue polnische Firmennummer (+48): Nach der Prüfung Ihrer Firma wählen Sie die Nummer, und Heilo bestellt sie beim Netzbetreiber. Was nach der Umleitung mit einem Anruf geschieht, beschreibt der Ratgeber zur geschäftlichen Mailbox.

Welcher Tarif passt

Situation	Was Sie wählen
Sie sind unterwegs oder bei Kunden und verpassen einen Teil der Anrufe	Heilo Voicemail
Sie möchten Notizen zu wichtigen Gesprächen und Ihre bestehende Nummer behalten	Heilo Select (Ihr Netzbetreiber muss Konferenzschaltungen unterstützen)
Ein Vertriebsteam nimmt Anrufe an und telefoniert selbst, die Ergebnisse sollen ins CRM	Heilo Line, eine Nummer pro Vertriebsmitarbeiter
Der Anrufer muss sofort mit einem Menschen sprechen	Mensch am Telefon; Heilo spricht nicht mit dem Anrufer

Einen Vergleich von Voicemail-Diensten finden Sie im Ratgeber Beste intelligente Voicemail für Kleinunternehmen.

Fazit

Die Preisspanne in dieser Kategorie entsteht, weil die Lösungen Unterschiedliches leisten. Die Mailbox des Netzbetreibers speichert eine Aufnahme, meist im Tarif enthalten. Heilo Voicemail macht daraus Text, Zusammenfassung und SMS. Eine Cloud-Telefonanlage verteilt Anrufe, und ein Mensch am Telefon führt das Gespräch. Wenn Ihr Problem lautet „Ich weiß nicht, wer angerufen hat und worum es ging“, genügt Heilo Voicemail. Wenn es lautet „Der Kunde muss mit jemandem sprechen“, brauchen Sie einen Menschen am Telefon, nicht Heilo. Wenn ein Vertriebsteam seine Gespräche selbst aufzeichnen soll, wählen Sie Heilo Line. Die Preise aller Tarife stehen auf der Preisseite.

FAQ: Fragen zu den Preisen

Was kostet eine Voicemail für Unternehmen?

Die Mailbox des Netzbetreibers ist meist im Tarif enthalten und hat daher keinen eigenen Preis. Ein Dienst, der die Nachricht in Text umwandelt und eine SMS schickt, kostet bei Heilo einen festen Nettopreis pro Nummer und Monat (Heilo Voicemail); siehe Preisseite. Die Fair-Use-Grenze liegt bei 500 aufgezeichneten Minuten pro Nummer und Monat; sie dient nur der Information.

Gibt es eine kostenlose Lösung?

Die Mailbox des Netzbetreibers ist meist im Tarif enthalten. Google Voice ist ein eigenes Produkt. Google Voice für Unternehmen ist ein kostenpflichtiges Google-Workspace-Add-on (Länderliste, geprüft am 20. Oktober 2026; Deutschland steht darauf), die kostenlose private Version gibt es nur in den USA (Google-Hilfe, geprüft am 20. Oktober 2026). Heilo hat keinen kostenlosen Tarif; siehe Preisseite.

Gibt es einen Vertrag?

Es gibt keinen befristeten Vertrag. Die Tarife werden monatlich im Voraus abgerechnet; Sie können jederzeit kündigen, und der Dienst läuft bis zum Ende des bezahlten Zeitraums.

Wie lange dauert die Einrichtung?

Wir versprechen keine feste Dauer. Mit Heilo Voicemail registrieren Sie sich, tragen Ihren Begrüßungstext ein und richten die Rufumleitung bei Ihrem Netzbetreiber ein. Heilo Line startet nach der Prüfung Ihrer Firma, und die Dauer hängt von der Prüfung und vom Netzbetreiber ab.

Wann ist ein Mensch am Telefon die bessere Wahl?

Wenn der Anrufer sofort mit einem Menschen sprechen muss: bei einem Verkaufsgespräch, einer Reklamation oder in einem Betrieb mit Empfang, der nur Unterstützung bei überzähligen Anrufen sucht. Heilo hilft dabei nicht, weil es nie mit dem Anrufer spricht. Die Kosten eines Menschen am Telefon schlüsseln wir im Artikel Was ein Anrufbeantworterdienst kostet auf.