Heilo vs. sipgate vs. klassische Mailbox: Was passt zu wem?

Siehe auch: Heilo vs Google Voice für Unternehmen | Heilo vs CallPage Vergleich

Kurz gesagt: Die Mailbox des Anbieters nimmt eine Nachricht auf und kaum mehr. Heilo erfasst Anrufe für Kleinbetriebe und Vertriebsteams und spricht nie mit dem Anrufer: Heilo Voicemail macht aus Nachrichten nach verpassten Anrufen Text und Zusammenfassung, mit Heilo Select holen Sie Heilo in ein Gespräch Ihrer Wahl, und Heilo Line gibt jeder Vertriebsperson eine +48-Geschäftsnummer, deren Gespräche automatisch aufgezeichnet werden. sipgate ist eine Cloud-Telefonanlage für Unternehmen mit mehreren Usern, ab dem Tarif business L auch mit Sprachmenü, abgerechnet pro User.

Geprüft am 19. Oktober 2026. Diesen Vergleich hat das Heilo-Team aus der eigenen Dokumentation und den öffentlichen Seiten von sipgate erstellt. Wir haben die Produkte nicht nebeneinander getestet.

Wichtiger Hinweis: Unterschiedliche Produktklassen

Klassische Mailbox vom Anbieter

Was es ist: Eine Leistung des Mobilfunk- oder Internetanbieters. Wenn Sie nicht rangehen, spricht der Anrufer eine Nachricht auf. Sie hören sie ab und rufen zurück.

Kosten: Meist Teil Ihres Mobilfunktarifs; fragen Sie Ihren Anbieter.

Funktionen:

• ✅ Nimmt eine Nachricht auf
• ⚠️ Die Transkription hängt von Telefon, Netzbetreiber und Sprache ab (siehe Voicemail-Nachrichten lesen)
• ❌ Keine Zusammenfassung und keine Aufgabenvorschläge
• ❌ Kein gemeinsames Dashboard für ein Team
• ❌ Keine Anbindung an Ihr CRM

Für wen: Privatpersonen und Betriebe, für die das Telefon ein Nebenkanal ist.

Für wen nicht: Teams, die Nachrichten als Text brauchen, geteilt oder im CRM gespeichert.

Heilo

Was es ist: Heilo hat drei Tarife und spricht nie mit dem Anrufer. Heilo Voicemail deckt Nachrichten nach verpassten Anrufen ab: Sie leiten unbeantwortete Anrufe beim Netzbetreiber auf eine Heilo-Nummer um. Mit Heilo Select behalten Sie Ihre Nummer und holen Heilo in ein ausgewähltes Gespräch; das setzt Konferenzschaltungen voraus, Heilo zeichnet ab dem Moment auf, in dem es dazukommt, und die Mailbox ist enthalten. Heilo Line gibt jeder Vertriebsperson eine +48-Geschäftsnummer: Eingehende Anrufe und ausgehende, die im Dashboard mit „Über Heilo anrufen“ starten (nur zu +48-Nummern), werden automatisch aufgezeichnet.

Kosten: Abrechnung pro Nummer und Monat; die Preisseite nennt Nettopreise (zzgl. MwSt.). Heilo Line umfasst 6 Stunden aufgezeichneter Gespräche pro Nummer in jedem Abrechnungszeitraum; jede zusätzliche Stunde wird minutengenau zu dem Satz abgerechnet, der auf der Preisseite steht, und mit der nächsten Rechnung berechnet. Heilo Voicemail und Heilo Select haben ein Richtlimit von 500 aufgezeichneten Minuten pro Nummer und Monat, das nie Anrufe blockiert.

Funktionen:

• ✅ Transkript und Zusammenfassung in der Gesprächsansicht
• ✅ Optionale SMS-Benachrichtigung mit Anruferdaten, Thema und Link (keine garantierte Zustellzeit)
• ✅ Aufgabenvorschläge, Hinweise des Gesprächstrainers und die Karte „Kundenpotenzial“ für Ihre eigene Bewertung
• ✅ Liste „Geplant“ sowie Kontakte, Projekte und Aufgaben
• ✅ Ergebnisse gehen nach der Einrichtung per API, signierten Webhooks, Zapier oder Make in Ihr CRM (Anrufübertragung ins CRM)
• ✅ Ausgehende Anrufe aus dem Dashboard mit Heilo Line (nur zu +48-Nummern)
• ❌ Kein Sprachmenü (IVR), keine Warteschlangen und keine Nebenstellen
• ❌ Kein Kampagnen-Dialer
• ❌ Kein KI-Empfang: Heilo spricht nie mit Anrufern

Für wen: Kleine Dienstleister, die Anrufe verpassen (geschäftliche Mailbox), und Vertriebsteams, die Gesprächsnotizen in ihrem CRM brauchen (Gesprächsassistent).

Für wen nicht: Teams, die ein Sprachmenü, Warteschlangen oder Nebenstellen brauchen.

sipgate

Was es ist: Eine Cloud-Telefonanlage für Unternehmen mit mehreren Usern.

Kosten: Laut Preisseite (geprüft am 19. Oktober 2026) kosten die Tarife business S, L und XL 12,95 €, 17,95 € und 22,95 € pro User und Monat zzgl. MwSt., bei mindestens 2 Usern; die Grundgebühr wird monatlich fällig.

Funktionen:

• ✅ Sprachmenü (IVR) und Warteschleife sind ab business L enthalten
• ✅ Die sipgate Voicemail erstellt laut Funktionsseite (geprüft am 19. Oktober 2026) automatisch eine Abschrift der Nachrichten
• ✅ KI-Funktionen der sipgate App wie Themenanalyse, Transkription und Zusammenfassung der Anrufe; der Umfang hängt laut Preisseite von der App-Variante ab
• ✅ Der sipgate Call Recorder zeichnet ausgehende Telefonate auf und kostet 3 ct. pro Minute
• ✅ CRM-Anbindungen laufen über die sipgate App: Business-Integrationen für 9,95 € pro User, Premium-Integrationen mit HubSpot, Salesforce, Pipedrive und Zoho für 19,95 € pro User
• ✅ Für Teams mit Warteschlangen gibt es ein separates Contact Center ab 199,95 € pro Monat für bis zu 10 Agenten
• ✅ Dazu kommt der KI-Agent sipgate sona für den Kundenservice

Für wen: Teams, die eine Telefonanlage mit Sprachmenü, Warteschleife und mehreren Usern brauchen.

Direktvergleich

Wann was wählen?

Klassische Mailbox, wenn

• das Telefon für Sie ein Nebenkanal ist.
• es genügt, gelegentlich eine Nachricht abzuhören.

Heilo, wenn

• Sie Anrufe verpassen und jede Nachricht als Text mit Zusammenfassung wollen (Heilo Voicemail).
• Ihre Vertriebsleute Notizen, Aufgaben und CRM-Einträge aus ihren Gesprächen brauchen (Heilo Line).
• Sie Ihre Telefoneinrichtung behalten und nur die Gesprächserfassung ergänzen wollen.

sipgate, wenn

• Sie ein Sprachmenü, eine Warteschleife und Routing über mehrere User brauchen.
• Sie die Anrufe mehrerer User in einer Telefonanlage bündeln wollen.

Wann Kleinbetriebe eine Alternative zu sipgate suchen

Eine Alternative zu sipgate kann in drei Situationen sinnvoll sein:

1. Sie brauchen keine Telefonanlage, sondern Nachrichten als Text. Heilo Voicemail macht aus Nachrichten nach verpassten Anrufen Text und Zusammenfassung.
2. Sie wollen Ihre Nummer behalten und nur ausgewählte Gespräche aufzeichnen. Mit Heilo Select holen Sie Heilo in das Gespräch, das Sie wählen.
3. Sie brauchen den Inhalt der Gespräche im CRM. Heilo Line liefert Transkript, Zusammenfassung und Aufgaben, die nach der Einrichtung an Ihr CRM gehen.

Der Fairness halber: Wer ein Sprachmenü, eine Warteschleife und viele User braucht, bleibt bei einer Telefonanlage wie sipgate; eine leichte Alternative ersetzt sie dann nicht.

Lassen sich Heilo und sipgate kombinieren?

Möglicherweise, für getrennte Nummern oder Teams: zum Beispiel sipgate für die Zentrale und Nummern im Tarif Heilo Line für die Vertriebspersonen. Soll Heilo Nachrichten für eine sipgate-Nummer entgegennehmen, prüfen Sie zuerst, ob Ihre sipgate-Einrichtung unbeantwortete Anrufe auf eine externe Nummer weiterleiten kann. Als fertige Integration beschreiben wir das nicht.

Zusammenfassung

Die klassische Mailbox nimmt eine Nachricht auf. Heilo macht aus Nachrichten und Vertriebsgesprächen Text, Zusammenfassungen und Aufgaben für Ihr CRM und spricht nie mit Anrufern. sipgate ist eine vollständige Telefonanlage mit Sprachmenü, Warteschleife und Zusatzoptionen, abgerechnet pro User. Die Tarife von Heilo und ihre Preise stehen auf der Preisseite.

FAQ

Ist sipgate für Kleinbetriebe geeignet?

Es kann passen, wenn Sie eine Telefonanlage mit Sprachmenü, Warteschleife und mehreren Usern brauchen. Wollen Sie nur Nachrichten nach verpassten Anrufen als Text oder Gesprächsnotizen für Ihre Vertriebsleute, ist ein Werkzeug zur Gesprächserfassung wie Heilo die kleinere Umstellung.

Ist Heilo ein Voicebot?

Nein. Heilo spricht nie mit dem Anrufer. Mit Heilo Voicemail spielt es Ihre Ansage ab und nimmt die Nachricht auf; mit Heilo Line spricht Ihre Vertriebsperson mit dem Kunden, und Heilo zeichnet das Gespräch auf und erstellt Notizen.

Reicht die Mailbox des Anbieters für einen Betrieb?

Sie reicht, wenn Sie wenige Nachrichten bekommen und das Abhören genügt. Sollen Nachrichten als Text ankommen, mit Kolleginnen und Kollegen geteilt werden oder in Ihr CRM gelangen, brauchen Sie einen separaten Dienst.