Heilo vs Google Voice für Unternehmen: Was passt zu Ihnen?

Kurz gesagt: Google Voice ist Telefonie für Google Workspace (Rufnummern, Rufgruppen, Sprachmenüs), wird pro Nutzer als Add-on verkauft, und die KI-Notizen funktionieren nur auf Englisch. Heilo ist keine Telefonanlage: Es zeichnet Gespräche auf, transkribiert und fasst sie auf Polnisch zusammen und leitet die Ergebnisse an Ihr CRM weiter. Mit Heilo Line bekommt jeder Vertriebsmitarbeiter eine polnische +48-Nummer.

Legen Sie vor der Wahl fest, was ein beendetes Gespräch liefern soll: nur die Aufnahme, eine Notiz für den Vertriebsmitarbeiter oder eine Aktivität beim richtigen Kunden im CRM. Jedes dieser Ergebnisse verlangt einen anderen Einrichtungsaufwand.

Stand: 20. Oktober 2026. Laut Länderliste von Google (geprüft am 20. Oktober 2026) ist Google Voice für Workspace in Deutschland verfügbar: Google bietet eigene Rufnummern in 14 Ländern an, darunter Deutschland, die USA, Kanada, Großbritannien, Frankreich, Spanien und die Niederlande, und Carrier Link und SIP Link in 34 Ländern, ebenfalls mit Deutschland. Polen steht nicht auf der Liste. Laut App-Store-Eintrag (geprüft am 20. Oktober 2026) funktioniert Google Voice für private Google-Konten nur in den USA und für Workspace-Konten in ausgewählten Ländern. Heilo Line ist eine polnische +48-Nummer, die nur +48-Nummern anruft; Heilo passt daher zu Teams, die Kunden in Polen anrufen.

Wie wir verglichen haben: Diesen Vergleich veröffentlicht das Heilo-Team, also der Anbieter eines der verglichenen Systeme. Den Umfang von Google haben wir in dessen Dokumentation geprüft, den Umfang von Heilo im aktuellen Angebot und in der Produktdokumentation. Es ist eine Analyse von Funktionen und Einführungsbedingungen, kein gemeinsamer Qualitätstest beider Dienste. Wir haben weder die Genauigkeit der Transkription noch die eingesparte Zeit gemessen. Die Beispiele unten sind Szenarien für Ihren eigenen Test.

Heilo vs Google Voice: die wichtigsten Unterschiede

Quellen für den Umfang von Google: Voice-Angebot, Funktionen der Workspace-Add-ons, Bedingungen der Notizfunktion (geprüft am 20. Oktober 2026). Heilo: Pläne und Preise, Gespräche ins CRM übertragen.

Wann Google Voice, wann Heilo?

Google Voice passt zu Teams, die Kunden in Deutschland anrufen, denn Heilo Line ist eine polnische +48-Nummer, die nur +48-Nummern anruft, und zu Teams, die mit Kunden Deutsch sprechen (zur Sprache siehe den nächsten Abschnitt). Es passt auch, wenn Ihr Unternehmen Workspace in einem gelisteten Land nutzt und vor allem ein gemeinsames Telefonsystem mit Rufgruppen, Warteschlangen und Sprachmenüs braucht, wenn Sie mit Kunden auf Englisch sprechen oder Kunden außerhalb Polens anrufen. Prüfen Sie die verfügbaren Notizen, statt anzunehmen, Google biete nur eine Mailbox.

Prüfen Sie Heilo, wenn Ihre Vertriebsmitarbeiter mit Kunden in Polen auf Polnisch sprechen und Preis, Termin und nächster Schritt im CRM landen sollen. Heilo verlangt von einem B2B-Team keinen Wechsel des CRM. Seine Aufgabe ist, das Gespräch festzuhalten und Daten vorzubereiten, die eine Integration in das bereits genutzte Vertriebssystem schreibt. Mit Heilo Line hat jeder Vertriebsmitarbeiter eine eigene +48-Nummer, nimmt darüber Anrufe an und ruft darüber an, und die Gespräche werden automatisch aufgezeichnet.

Wenn Sie nur Nachrichten nach einem verpassten Anruf brauchen, beginnen Sie mit Heilo Voicemail. Kaufen Sie Heilo Line erst, wenn Sie geprüft haben, ob das Team wirklich die Aufzeichnung aller Gespräche braucht.

Wenn Warteschlangen, Weiterleitung zwischen Abteilungen und aufwendige Anrufsteuerung entscheidend sind, vergleichen Sie Telefonsysteme; siehe Heilo vs Vonage. Heilo ersetzt nicht alle Funktionen dieser Kategorie.

Polnische Gespräche: Sprachunterstützung und Qualität sind getrennte Fragen

Google hat „Take notes for me“ im Juni 2026 in Voice eingeführt. Die Funktion erstellt eine Mitschrift des Gesprächs, eine Zusammenfassung und nächste Schritte. Ankündigung von Google vom 16. Juni 2026 (geprüft am 20. Oktober 2026).

Die Admin-Dokumentation nennt die Add-ons Voice Standard und Premier sowie die berechtigten Workspace-Editionen: Business Standard/Plus und Enterprise Standard/Plus. Notizen sind derzeit nur auf Englisch verfügbar, mit einer Sprache pro Gespräch. Der Kauf von Voice Standard mit irgendeiner Workspace-Edition reicht nicht aus, um den Zugang zu bestätigen. Notizen funktionieren nur bei aktivierter Gesprächsaufzeichnung, und die automatische Aufzeichnung gibt es ausschließlich in Voice Premier. Anforderungen von Google (geprüft am 20. Oktober 2026).

Heilo verarbeitet Gespräche auf Polnisch: Nach einem Gespräch über eine Heilo Line-Nummer erhalten Sie ein Transkript, eine Zusammenfassung und Aufgabenvorschläge, bei einem beidseitigen Gespräch außerdem Rückmeldungen des Gesprächscoachs, was gut lief und was sich verbessern lässt. Testen Sie trotzdem Ihre eigenen Namen, Beträge, Produktnamen und Termine. Sprachunterstützung garantiert keine fehlerfreie Mitschrift. Für Gespräche auf Deutsch testen Sie Heilo vor dem Kauf mit Ihren eigenen Aufnahmen; wir sagen nicht zu, dass Heilo Deutsch unterstützt.

Beispiel für den Test (auf Polnisch gesprochen): „Proszę o ofertę na 40 urządzeń z montażem. Dostawa do końca miesiąca, ale ofertę potrzebuję przed piątkiem“ („Bitte senden Sie mir ein Angebot für 40 Geräte mit Montage. Lieferung bis Monatsende, aber das Angebot brauche ich vor Freitag“). Prüfen Sie, ob das Ergebnis Menge, Umfang und beide unterschiedlichen Termine enthält. Jedes System sollte es ermöglichen, eine wichtige Vereinbarung in der Aufnahme nachzuprüfen.

Welche Gespräche Heilo tatsächlich aufzeichnet

Mit Heilo Line startet das bloße Wählen einer Nummer auf der Tastatur Ihres Telefons keine Aufzeichnung in Heilo. Ein ausgehendes Gespräch starten Sie im Dashboard mit der Schaltfläche „Über Heilo anrufen“, nur zu +48-Nummern: Heilo verbindet zuerst das Telefon des Vertriebsmitarbeiters und dann den Kunden, der die Heilo-Nummer sieht. Das nächste Gespräch mit einem Kunden legen Sie unter „Geplant“ mit „Anruf planen“ an, mit Tag und optionaler Uhrzeit. Mehr: ausgehende Anrufe aufzeichnen.

Heilo Select setzt voraus, dass Ihr Telefon und Ihr Netzbetreiber Telefonkonferenzen unterstützen. Der Nutzer fügt Heilo zum Gespräch hinzu und informiert sein Gegenüber selbst über die Aufzeichnung; Heilo zeichnet ab dem Moment des Beitritts auf. In diesem Plan erhält Heilo die Nummer des Kunden nicht automatisch; Sie müssen sie ergänzen, damit eine Integration das Gespräch dem richtigen Kontakt zuordnen kann.

Heilo Line setzt eine Prüfung des Unternehmens anhand der polnischen Steuernummer (NIP) voraus. Nach der Prüfung wählen Sie eine Nummer, und Heilo bestellt sie beim Netzbetreiber, sodass die Dauer bis zur Freischaltung von der Prüfung abhängt. Bestätigen Sie vor dem Kauf, dass die benötigte Anzahl an Nummern verfügbar ist. Neue Nummern starten im Modus „Ansage vor dem Gespräch“: Das Gegenüber hört einen Hinweis auf die Aufzeichnung, und den Modus können Sie in den Einstellungen der Nummer ändern. Heilo gibt Ihnen die Werkzeuge, um Anrufende zu informieren (eine Ansage, Ihr eigener Text, eine Kennzeichnung des Gesprächs). Ihr Unternehmen sorgt als Verantwortlicher für die Rechtsgrundlage und erfüllt die Informationspflicht. Heilo hört zu und bereitet die Aufzeichnung auf; es führt kein Gespräch mit dem Kunden im Namen Ihres Vertriebsmitarbeiters.

CRM-Integration: den gesamten Ablauf prüfen

Heilo bietet eine API und signierte Webhooks. Sie können diese direkt oder über Zapier/Make mit Ihrem CRM verbinden. Dafür ist eine Einrichtung nötig: Auswahl der Ereignisse, Zuordnung der Felder, Auffinden der Kontakte und Umgang mit wiederholter Zustellung von Daten. Das ist kein Versprechen einer fertigen nativen Integration mit jedem CRM. Einrichtungsanleitung.

Führen Sie vor dem Kauf in beiden Systemen dasselbe Szenario durch: Ein Gespräch mit einem bestehenden Kontakt endet mit einem Angebot, das morgen verschickt werden soll. Das Ergebnis sollte beim richtigen Kontakt landen, den Termin enthalten und, falls Sie das verlangen, eine Aufgabe anlegen. Eine Wiederholung des Ereignisses sollte keine zweite Aktivität erzeugen.

Laut Google hat nur die Person, die die Notizen gestartet hat, Zugriff auf Aufzeichnung, Transkript und Zusammenfassung; andere sehen nur die Zusammenfassung aus der an sie weitergeleiteten E-Mail. Setzen Sie das nicht mit einem automatischen CRM-Eintrag oder einem gemeinsamen Teamzugriff gleich. Lassen Sie sich die konkrete Exportmethode und die Berechtigungen zeigen. Zugriff auf Notizen bei Google (geprüft am 20. Oktober 2026).

Google kennzeichnet die Beta der Voice-Integration mit Salesforce als beendet, der Zugang wurde entzogen. Ältere Anleitungen bestätigen nicht, dass sie sich jetzt starten lässt. Aktueller Status der Google-Integration (geprüft am 20. Oktober 2026).

Sollen Vereinbarungen in dem CRM landen, das Sie bereits nutzen? So integriert sich Heilo.

Kosten: denselben Umfang vergleichen

Google veröffentlicht die Preise der Voice-Add-ons: Starter 10 USD, Standard 20 USD und Premier 30 USD pro Nutzer und Monat, berechnet in US-Dollar, auch wenn Sie in Euro zahlen, zuzüglich Workspace (Abrechnungsseite, geprüft am 20. Oktober 2026). Für ein Team ist das Workspace-Abonnement ein eigener Posten.

Beispielrechnung für fünf Personen:

Das sind unterschiedliche Abrechnungsmodelle. Vergleichen Sie nicht fünf Lizenzen mit einer Nummer, ohne gleichzeitige Gespräche und die Zuordnung der Anrufe zu Mitarbeitern zu prüfen. Die Tabelle bestätigt nicht, dass sich so viele Nummern im Self-Service einrichten lassen. Rechnen Sie bei Google auch die Kosten für ein mögliches Upgrade der Workspace-Edition für die Notizfunktion ein.

Die Heilo-Pläne brauchen kein separates Basis-Abonnement. Die Preise sind netto, die Umsatzsteuer kommt bei der Zahlung hinzu, und die Abrechnung erfolgt monatlich (siehe Preisseite). Heilo Line umfasst 6 Stunden aufgezeichneter Gespräche pro Nummer in jedem Abrechnungszeitraum; jede zusätzliche Stunde wird minutengenau zu dem Satz abgerechnet, der auf der Preisseite steht, und mit der nächsten Rechnung berechnet. Heilo Voicemail und Heilo Select haben ein Richtlimit von 500 aufgezeichneten Minuten pro Nummer und Monat, das nie Anrufe blockiert. Klären Sie ein größeres Volumen vor dem Kauf. Prüfen Sie separat die Gebühren für Weiterleitung und Konferenzen bei Ihrem Netzbetreiber sowie eventuelle Integrationskosten. Prüfen Sie bei Google die Tarife für die benötigten Ziele.

Test vor dem Kauf: fünf Gespräche statt einer Präsentation

Führen Sie Testgespräche mit Personen, die vom Test wissen, und notieren Sie das Ergebnis jedes Schritts:

1. Verpasster Anruf: Hinterlässt der Kunde eine Nachricht, und erreicht sie die richtige Person?
2. Eingehendes Gespräch: Deckt die Aufzeichnung beide Seiten ab, und funktioniert der Hinweis auf die Aufzeichnung wie in der Nummer eingestellt?
3. Ausgehendes Gespräch: Ruft der Mitarbeiter aus dem Dashboard an (bei Heilo mit „Über Heilo anrufen“), und sieht der Kunde die richtige Nummer?
4. Polnische Vereinbarungen: Sind Beträge, Nachnamen, Verneinungen und zwei unterschiedliche Termine korrekt erfasst?
5. CRM und Zugriff: Landet das Ergebnis ohne Dublette beim richtigen Kontakt, und können berechtigte Personen es sehen?

Messen Sie die Zeit vom Auflegen bis zur fertigen Aktivität im CRM sowie die Zeit für manuelle Korrekturen. Notieren Sie, wie viele der fünf Szenarien korrekt endeten. Das ist das Ergebnis Ihres Piloten, das Ihnen hilft, die Kosten eines brauchbaren Gesprächs zu beurteilen. Es ersetzt keine Messung bei größerem Volumen.

Prüfen Sie auch, wie lange jedes System Aufzeichnungen speichert. Bei Heilo wird eine Aufzeichnung standardmäßig 365 Tage aufbewahrt und dann gelöscht; das Transkript bleibt erhalten. Ein in den Papierkorb verschobenes Gespräch wird 30 Tage später samt Aufzeichnung, Transkript und Zusammenfassung gelöscht; ein Eintrag mit Nummer, Datum und Notizen bleibt erhalten. Legen Sie Rollen und Berechtigungen, einen Auftragsverarbeitungsvertrag und das Löschen der ans CRM übermittelten Kopien fest. Heilo setzt Unterauftragsverarbeiter ein, darunter Twilio (Telefonie, ein US-Unternehmen), Supabase (Datenbank auf Infrastruktur in der EU), Vercel (Hosting) und Google Gemini (Transkription und Analyse); die vollständige Liste steht in den Nutzungsbedingungen (die Seite wird auf Englisch angezeigt). Mehr: Kundengespräche aufzeichnen und DSGVO.

Praktische Fragen vor der Einführung

Behalte ich meine Nummer, und was sieht der Kunde bei einem Rückruf?

Weiterleitung, Rufnummernmitnahme und eine neue Nummer sind unterschiedliche Lösungen. Bei Heilo funktionieren Heilo Voicemail und Heilo Select mit Ihrer bestehenden Nummer, und Heilo Line ist eine neue polnische +48-Firmennummer. Bei einem Gespräch, das mit „Über Heilo anrufen“ gestartet wurde, sieht der Kunde die Heilo-Nummer; normales Wählen vom Telefon des Mitarbeiters nutzt diesen Weg nicht. Siehe Heilo zum Gespräch hinzufügen.

Ersetzt Heilo Rufgruppen und Warteschlangen eines Telefonsystems?

Heilo konzentriert sich darauf, Gespräche aufzuzeichnen und Vereinbarungen ans CRM weiterzugeben. Es hat keine Warteschlangen, IVR-Menüs oder Durchwahlen und ruft keine Mitarbeitergruppe gleichzeitig an; eine Nummer klingelt auf einem Telefon. Wenn das Voraussetzungen sind, schauen Sie sich ein separates Telefonsystem an. Heilo vs Vonage.

Kann das Team Aufzeichnungen gemeinsam nutzen?

In Heilo laden Sie Teammitglieder in das Konto ein und geben ihnen Rollen: Inhaber, Administrator, Manager oder Agent. In Google Voice sind Aufzeichnung, Transkript und Zusammenfassung aus den Notizen nur für die Person sichtbar, die sie gestartet hat; die Berechtigungen eines Administrators für Firmenaufzeichnungen sind eine gesonderte Frage. Testen Sie vor dem Kauf Berechtigungen, Export und Löschen.

Wie gehe ich mit Ansagen und Anrufen außerhalb der Geschäftszeiten um?

Legen Sie getrennt den Text der Ansage, den Zeitplan und den Weg des Anrufs fest, wenn ein Mitarbeiter nicht abnimmt. In Heilo stellen Sie Ansagen und ihren Zeitplan pro Nummer ein. Helfen können Beispiele für Ansagen und ein Leitfaden für Anrufe außerhalb der Geschäftszeiten.

Heilo mit den Gesprächen Ihres Teams testen

Heilo Line für Vertriebsteams ansehen. Die Preise aller Pläne finden Sie auf der Preisseite.

FAQ: Heilo oder Google Voice?

Ist Google Voice in meinem Land verfügbar?

In Deutschland ja. Die Länderliste von Google (geprüft am 20. Oktober 2026) nennt 14 Länder für Google-Rufnummern und 34 für Carrier Link und SIP Link, jeweils mit Deutschland; Polen steht nicht darauf. Laut App-Store-Eintrag (geprüft am 20. Oktober 2026) funktioniert Google Voice für private Google-Konten nur in den USA. Prüfen Sie vor dem Kauf die aktuelle Liste, und gehen Sie nicht von Verfügbarkeit aus, nur weil Ihr Unternehmen Workspace nutzt.

Fasst Google Voice Gespräche zusammen?

Ja. „Take notes for me“ verarbeitet Gespräche in berechtigten Plänen. Derzeit wird nur Englisch unterstützt, und die Bedingungen betreffen auch Ihre Workspace-Edition und die Einstellungen des Administrators.

Ersetzt Heilo das CRM eines Vertriebsteams?

Heilo übergibt das Ergebnis an das CRM, das Ihr Unternehmen bereits nutzt. Kleine Firmen ohne eigenes CRM können die eingebauten Kontakte, Projekte und Aufgaben nutzen.

Kann ich Google Voice und Heilo gemeinsam nutzen?

Eine solche Kombination bestätigen wir in diesem Vergleich nicht. Prüfen Sie zuerst, ob eine Weiterleitung möglich ist und was sie kostet, wie die Nummer des Anrufers weitergegeben wird und wie das Gespräch in Ihrem konkreten Plan aufgezeichnet wird. Wir versprechen keine erprobte Integration beider Dienste.

Was sollte ein Team wählen, das in Polen verkauft?

Wenn die Organisation der Telefonie in Workspace am wichtigsten ist, bewerten Sie Google Voice, sobald Sie die Bedingungen für Ihr Land bestätigt haben. Wenn Sie polnische Zusammenfassungen und Daten in Ihrem CRM brauchen, testen Sie Heilo an den fünf Szenarien oben. Stützen Sie die Entscheidung auf das Ergebnis Ihres Piloten und die Gesamtkosten der Einführung.