Virtuelle Rezeptionistin vs. Heilo: Kosten und Unterschiede

Siehe auch: Heilo vs. telefonischer Sekretariatsdienst | Cloud-Telefonanlage vs. traditionell | Automatischer Anrufbeantworter für Unternehmen

Kurz gesagt: Eine virtuelle Rezeptionistin ist eine Person, die aus der Ferne die Anrufe Ihres Unternehmens annimmt, Notizen macht und oft Termine vereinbart; Sie zahlen je nach Preisliste des Anbieters ein Abo oder die geleistete Arbeitszeit. Heilo spricht nie mit dem Anrufer: Es spielt Ihre Ansage ab, nimmt die Nachricht auf und macht daraus ein Transkript und eine Zusammenfassung. Das deckt der Tarif Heilo Voicemail ab; den aktuellen Preis finden Sie auf der Preisseite. Wenn jemand das Gespräch führen und den Kalender buchen soll, wählen Sie eine Rezeptionistin.

Die Frage lautet: ein Mensch am Telefon oder aufgenommene Nachrichten? Dieser Vergleich stammt vom Heilo-Team, deshalb steht hier auch, wann eine Rezeptionistin die bessere Wahl ist.

So vergleichen wir

Wir vergleichen fünf Dinge: wer mit dem Anrufer spricht, zu welchen Zeiten der Dienst arbeitet, was nach dem Anruf bei Ihnen ankommt, in welcher Einheit Sie zahlen und ob ein Preis netto oder brutto ist. Preise von Wettbewerbern stammen nur aus deren veröffentlichten Preislisten, das Prüfdatum steht neben jedem Link. Heilo-Preise sind Nettopreise, die Umsatzsteuer kommt bei der Zahlung hinzu.

Was eine virtuelle Rezeptionistin ist

Eine virtuelle Rezeptionistin arbeitet aus der Ferne, nimmt Anrufe im Namen Ihres Unternehmens an, notiert Nachrichten und führt oft einen Kalender. Verkauft wird sie auf mehrere Arten: nach Stunden einer virtuellen Assistentin, als Abo für die Annahme Ihrer Nummer oder als Paket eines virtuellen Büros, das Telefon, Adresse und Postbearbeitung bündelt.

Was Sie bekommen:

Anrufannahme durch einen Menschen,
notierte Nachrichten,
Kalenderführung und Terminvereinbarung,
eine menschliche Stimme am Telefon.

Was eine virtuelle Rezeptionistin in Deutschland kostet

Angebote unterscheiden sich darin, wofür man zahlt. Ein Beispiel aus einer veröffentlichten Preisliste: ebuero Preise (geprüft am 20. Oktober 2026). Die Tarife Einsteiger, Standard und Profi kosten 59,90 €, 99,90 € und 179,90 € netto pro Monat, jeweils zuzüglich 19 % USt. Je Anrufentgegennahme und zusätzlich je angefangene Bearbeitungsminute berechnet ebuero je Tarif 1,39, 1,19 und 1,04 (netto, in Euro). Anrufe werden Montag bis Freitag von 7 bis 19 Uhr angenommen, auch an Feiertagen. Die 24-Stunden-Erweiterung kostet bei Einsteiger und Standard 19,90 € netto pro Monat und ist im Tarif Profi enthalten.

Vergleichen Sie Angebote danach, was sie enthalten, nicht nur nach dem Betrag. Die Abdeckung hängt vom Anbieter ab.

Was Sie im Angebot prüfen sollten

Fragen Sie den Anbieter vor Vertragsabschluss:

Einarbeitung und Wissen über Ihr Unternehmen – ob sie extra berechnet wird und wer das Gesprächsskript schreibt.
Vertretung – wer abnimmt, wenn die Rezeptionistin im Urlaub ist oder die Person wechselt.
Annahmezeiten – ob Abende, Wochenenden und Feiertage dazugehören und was mit Anrufen außerhalb geschieht.
Was nach dem Gespräch ankommt – nur eine Notiz oder auch eine Aufnahme.
Anrufbericht – ob der Anbieter die Zahl der Anrufe meldet und wie oft.

Was Sie mit Heilo bekommen

Heilo ersetzt keine Rezeptionistin und spricht nie mit dem Anrufer; es nimmt eine Nachricht auf, wenn niemand abhebt. Mit Heilo Voicemail erhalten Sie:

Eine Ansage: Ihr eigener Text per Sprachsynthese, mit einem Ansagenplan für verschiedene Tage und Uhrzeiten.
Aufnahme, Transkript und Zusammenfassung: eine kurze Beschreibung der Sache neben dem vollständigen Transkript. Das Transkript entsteht automatisch und kann Fehler enthalten.
Eine SMS: mit den Daten des Anrufers, dem Thema und einem Link zum Panel.
Den Anrufverlauf im Panel.
Eine Karte „Kundenpotenzial“: darauf halten Sie Ihre eigene Einschätzung der Anfrage auf einer Skala von 1 bis 10 und einen geschätzten Wert fest.
Mailbox zu jeder Zeit: sobald Sie beim Telefonanbieter die Weiterleitung unbeantworteter Anrufe einrichten, landen Nachrichten auch nachts, am Wochenende und an Feiertagen in der Heilo-Mailbox.

Es gibt keine Gebühr pro Anruf, nur eine feste Gebühr pro Nummer. Ein Fair-Use-Limit von 500 Aufnahmeminuten pro Nummer und Monat dient nur der Information und blockiert keine Anrufe. Die Abrechnung erfolgt monatlich, die Umsatzsteuer kommt bei der Zahlung hinzu. Aktuelle Preise finden Sie auf der Preisseite.

Wenn Sie auch die Anrufe aufzeichnen möchten, die Sie selbst annehmen, gibt es zwei höhere Tarife. Mit Heilo Select behalten Sie Ihre Nummer und laden Heilo in ausgewählte Gespräche ein; die Mailbox ist enthalten. Heilo Line ist eine polnische Firmennummer (+48), eine pro Vertriebsmitarbeiter. Ein- und ausgehende Anrufe über diese Nummer werden automatisch aufgezeichnet, Heilo erstellt daraus Transkript, Zusammenfassung und Aufgaben, und der Gesprächscoach zeigt, was gut lief und was sich verbessern lässt. Nach der Einrichtung der Integration gelangen die Ergebnisse über API, Webhooks, Zapier oder Make in Ihr CRM. Der Tarif setzt eine Firmenverifizierung voraus.

Was Heilo nicht tut:

Heilo vereinbart keine Termine – es hat keinen Zugriff auf Ihren Kalender, Sie rufen zurück und vereinbaren selbst.
Heilo führt kein Gespräch – es nimmt die Nachricht des Kunden auf.
Heilo ersetzt keinen Menschen in komplexen Situationen, etwa bei Reklamationen, die Verhandlung erfordern.

Mehr dazu auf den Seiten geschäftliche Mailbox und Anrufbeantworter.

Wofür Sie zahlen: Kostenvergleich

Position	Virtuelle Rezeptionistin	Heilo (Heilo Voicemail)
Abrechnungseinheit	Arbeitsstunden, Abo oder Paket	Feste monatliche Gebühr pro Nummer
Beispielpreis	Aus der Preisliste oben	Siehe Preisseite
Zeiten	Je nach Paket	Die Mailbox arbeitet zu jeder Zeit, sobald die Weiterleitung eingerichtet ist
Wer spricht	Die Rezeptionistin	Niemand
Terminvereinbarung	Ja, mit Kalenderzugriff	Nein
Jahresabrechnung	Bei manchen Anbietern	Keine, nur monatlich

Beispiel: Der Tarif Einsteiger von ebuero kostet 59,90 € netto im Monat zuzüglich der Gebühren je Anruf und Minute, eine Heilo-Nummer hat eine feste monatliche Gebühr unabhängig von der Zahl der Nachrichten (im Rahmen des Fair-Use-Limits). Beide Dienste tun Verschiedenes, der Unterschied ist daher keine „Ersparnis“: Die Rezeptionistin führt Gespräche, Heilo nimmt Nachrichten auf.

Wann eine virtuelle Rezeptionistin, wann Heilo

Wählen Sie eine virtuelle Rezeptionistin, wenn:	Wählen Sie Heilo, wenn:
Jemand das Gespräch FÜHREN soll (komplexe Anfragen, Verhandlungen)	Es reicht, wenn der Anrufer sein Anliegen hinterlässt (Name, Problem, Termin)
Jemand mit dem Kunden sprechen soll und Sie bereit sind, für die Zeit dieser Person zu zahlen	Sie eine feste Gebühr pro Nummer und Nachrichten als Text möchten
Ihre Kunden nur zu den Bürozeiten anrufen	Ihre Kunden zu verschiedenen Zeiten anrufen (Störungen, dringende Fälle, Wochenende)
Die Rezeptionistin Termine für Sie vereinbaren soll	Sie lieber selbst zurückrufen und Termine vereinbaren

Beides kombinieren

Die Rezeptionistin nimmt während der Arbeitszeit ab, und Heilo nimmt Nachrichten auf, wenn niemand abhebt. Heilo nimmt Anrufe an, die auf seine Nummer weitergeleitet werden; fragen Sie den Anbieter also, ob er unbeantwortete Anrufe an die Heilo-Nummer weitergeben kann. Wenn Sie regelmäßig Anrufe aufzeichnen möchten, die ein Team annimmt, passen Heilo Select oder Heilo Line, beschrieben auf der Seite des Gesprächsassistenten.

Fazit

Eine virtuelle Rezeptionistin ist besser, wenn Kunden sofort mit einem Menschen sprechen müssen und jemand Termine vereinbaren soll. Heilo passt, wenn Sie keine Anfragen aus verpassten Anrufen verlieren und jede Nachricht schriftlich haben möchten, für eine feste Gebühr pro Nummer. Sie können beides auch kombinieren.

FAQ

Ersetzt Heilo eine virtuelle Rezeptionistin?

Nicht in Gesprächen, die einen Menschen brauchen. Heilo nimmt eine Nachricht auf, wenn niemand abhebt, und Sie rufen mit der bereits beschriebenen Sache zurück. In komplexen Gesprächen wie Verhandlungen oder Reklamationen ersetzt es keine Rezeptionistin.

Wie verhalten sich die Kosten von Heilo zu einer virtuellen Rezeptionistin?

Heilo ist je nach Tarif eine feste monatliche Nettogebühr pro Nummer; siehe Preisseite. Eine Rezeptionistin wird meist nach Stunden, im Abo oder als Paket abgerechnet. Die Dienste tun Verschiedenes, vergleichen Sie sie also nach dem Leistungsumfang, nicht nur nach dem Betrag.

Werden Kunden nicht enttäuscht sein, dass es ein Automat ist?

Anrufer hören Ihre Ansage und hinterlassen eine Nachricht. Heilo stellt sich nicht vor und führt kein Gespräch. Manche Anrufer legen ohne Nachricht auf; halten Sie die Ansage deshalb kurz und sagen Sie, wann Sie zurückrufen.

Was, wenn ich schon eine Rezeptionistin in Vollzeit habe?

Heilo kann die Vertretung sein, wenn die Rezeptionistin im Urlaub ist oder außerhalb der Arbeitszeit.

Kann ich Heilo vor der Entscheidung testen?

Die Tarife werden monatlich abgerechnet und sind jederzeit kündbar; der Dienst läuft bis zum Ende des bezahlten Zeitraums. Die aktuellen Bedingungen stehen auf der Preisseite.