Cloud-Telefonanlage für Unternehmen: Funktionen prüfen

Prüfen Sie bei einer Cloud-Telefonanlage den Ablauf eines Kundenanrufs und nicht nur die Funktionsliste. IVR-Menü, Gesprächsaufzeichnung und CRM-Integration können in verschiedenen Tarifen einen unterschiedlichen Umfang haben. Die folgende Checkliste hilft Ihnen, die Vorführung beim Anbieter vorzubereiten und zu klären, ob Sie zusätzlich festhalten möchten, was am Telefon vereinbart wurde, und dafür Heilo brauchen.

Sechs Tests vor der Vertragsunterzeichnung

Bitten Sie darum, diese Tests in dem Tarif vorzuführen, den Sie kaufen möchten. Eine Demo-Aufzeichnung aus einer teureren Variante bestätigt nicht den Umfang Ihres Angebots. Klären Sie auch die Grenzen bei gleichzeitigen Anrufen und das Verhalten bei einem Ausfall.

Telefonanlage und Festhalten der Absprachen sind getrennte Kriterien

Eine Telefonanlage kann den Kunden korrekt mit dem Vertriebsmitarbeiter verbinden, und das CRM enthält trotzdem nur Datum und Uhrzeit des Anrufs. Für ein Angebot braucht das Team außerdem den Gegenstand der Anfrage, die Bedingungen, Beträge und Fristen. Fragen Sie, ob die Integration den Inhalt des Gesprächs liefert oder nur dessen Metadaten.

Heilo dient dazu, Gespräche aufzuzeichnen und aufzubereiten, nicht dazu, den Verkehr zu steuern. Heilo Line ist eine Geschäftsnummer, eine polnische +48-Nummer, je eine pro Vertriebsmitarbeiter: Dort nimmt er eingehende Anrufe an und startet ausgehende im Dashboard mit der Schaltfläche „Über Heilo anrufen“ (nur +48-Nummern). Gespräche über diese Nummer werden automatisch aufgezeichnet. Mit Heilo Select behalten Sie Ihre bisherige Nummer und holen Heilo in ein ausgewähltes Gespräch; Ihr Anbieter muss Konferenzgespräche unterstützen, und Heilo zeichnet das Gespräch ab dem Moment auf, in dem es beitritt. Heilo Voicemail nimmt Nachrichten nach verpassten Anrufen an, die Ihr Anbieter weiterleitet. Nach dem Gespräch erhält das Team ein Transkript, eine Zusammenfassung und Aufgabenvorschläge, und bei einem Gespräch mit zwei Seiten zeigt der Gesprächstrainer, was gut lief und was sich verbessern lässt. Heilo spricht nicht mit dem Kunden und ersetzt keine Telefonanlage mit Warteschlangen, IVR-Menü und Rufgruppen: Eine Nummer klingelt auf einem Telefon.

So funktioniert Heilo Line im Vertriebsteam, wenn das Problem darin besteht, dass Absprachen nach dem Telefonat verloren gehen.

Wie bewerten Sie die CRM-Integration?

Führen Sie den Test für einen bestehenden Kontakt und für einen neuen Kunden durch. Prüfen Sie die Zuordnung zum Vertriebsmitarbeiter, das Fehlen von Duplikaten und ob die Notiz Sinn ergibt. In Heilo richten Sie die Integration über API oder Webhooks ein, direkt oder über Make oder Zapier. Das bedeutet nicht, dass es für jedes CRM eine fertige Verbindung per Klick gibt. Wenn Sie Warteschlangen und das Umschalten zwischen Mitarbeitern zusammen mit einem CRM brauchen, lesen Sie über die Telefonanlage mit CRM-Integration.

Prüfen Sie auch, wer Aufzeichnungen anhören, exportieren und löschen darf. Der Zugriff für das gesamte Vertriebsteam sollte sich aus der Rolle des Nutzers ergeben und nicht aus einer zufällig weitergeleiteten Datei.

Wie vergleichen Sie die monatliche Rechnung?

Berücksichtigen Sie Nummern, Nutzer, Minuten, Speicherung, nötige Zusätze und die Integration. Heilo berechnet den Preis pro Nummer und Monat, die Umsatzsteuer wird beim Bezahlen hinzugerechnet; die Tarife und Preise stehen auf der Preisseite. Im Tarif Heilo Line zahlt das Team für so viele Nummern, wie Vertriebsmitarbeiter über Heilo Anrufe annehmen und tätigen. Heilo Line umfasst 6 Stunden aufgezeichneter Gespräche pro Nummer in jedem Abrechnungszeitraum; jede zusätzliche Stunde wird minutengenau zu dem Satz abgerechnet, der auf der Preisseite steht, und mit der nächsten Rechnung berechnet. Mögliche Entgelte Ihres eigenen Anbieters und der Integrationsplattform bewerten Sie getrennt.

Gehen Sie nicht davon aus, dass sich die Investition schon im ersten Monat auszahlt. Messen Sie in einem Pilotbetrieb, ob das Team Absprachen seltener aus dem Gedächtnis rekonstruiert und vollständige Notizen schneller erstellt. Anhand dieser Beobachtungen können Sie den Wert des Werkzeugs für Ihr Unternehmen berechnen. Zum Vergleich mit dem Festnetz lesen Sie virtuelle Telefonanlage vs. Festnetz.

FAQ

Dauert die Inbetriebnahme immer nur wenige Minuten?

Nein. Eine einfache Weiterleitung braucht vielleicht wenige Schritte, aber Firmenprüfung, Aktivierung der Nummer, Berechtigungen und CRM-Integration sind eigene Etappen. Legen Sie den Zeitplan für Ihre eigene Einführung fest. In Heilo wird eine Heilo Line-Nummer bestellt, nachdem Ihr Unternehmen anhand der polnischen Steuernummer (NIP) geprüft wurde: Sie wählen eine Nummer, und Heilo bestellt sie beim Anbieter. Die Dauer hängt von der Prüfung ab.

Bedeutet ein zusätzlicher Mitarbeiter den Kauf einer weiteren Nummer?

Bei anderen Anbietern hängt das von der Preisliste ab. In Heilo kostet die Einladung eines Teammitglieds ins Konto nichts, es gibt keine Begrenzung der Plätze, und die Konten haben Rollen. Eine Heilo Line-Nummer klingelt jedoch auf einem Telefon, daher braucht jeder Vertriebsmitarbeiter, der über Heilo Anrufe annehmen und tätigen soll, eine eigene Nummer. Wer nur Gespräche und Notizen ansieht, braucht keine Nummer. Die Preise stehen auf der Preisseite.