KI-Anrufbeantworter für Psychologen und Therapeuten

Kurz gesagt: Ein KI-Anrufbeantworter für die psychotherapeutische Praxis nimmt Nachrichten an, während Sie in einer Sitzung sind: Ihr Anbieter leitet unbeantwortete Anrufe an Heilo um, und Anrufende hinterlassen nach Ihrer Ansage Namen und Nummer. Heilo speichert Aufnahme, Transkript und Zusammenfassung und schickt Ihnen, wenn Benachrichtigungen aktiv sind, eine SMS mit Thema und Link. Die KI spricht nicht mit Anrufenden, bewertet weder Dringlichkeit noch Gesundheitszustand und ersetzt keine Krisenhilfe.

Siehe auch: Voicemail für Arztpraxis und Klinik | Voicemail-Nachrichten lesen | Professionelle Voicemail-Begrüßungen | KI-Anrufbeantworter für Physiotherapeuten

Der Anruf, für den jemand Wochen Mut gesammelt hat

Beispiel: Jemand schiebt seit Wochen den Anruf bei einer Psychologin oder einem Psychologen vor sich her. Endlich wählt die Person in der Pause bei der Arbeit, während Sie in einer Sitzung sind und Ihr Telefon lautlos ist. Nach einigen Klingeltönen hört sie eine allgemeine Ansage des Anbieters, die weder sagt, wer sich melden wird, noch wann jemand zurückruft. Sie legt auf und versucht es vielleicht nicht noch einmal.

Sie erfahren davon nichts: In der Anrufliste sehen Sie höchstens eine unbekannte Nummer. In einer Praxis, in der das Telefon einen großen Teil des Tages stumm bleibt, zählt, was Anrufende hören, wenn Sie nicht abnehmen.

Warum psychologische Praxen so viel durch verpasste Anrufe verlieren

1. Der erste Anruf kostet Überwindung — für viele Menschen ist er der schwerste Schritt auf der Suche nach Hilfe. Nimmt niemand ab und klingt die Ansage unpersönlich, ist es leicht, die Sache wieder aufzuschieben.
2. In der Sitzung nehmen Sie nicht ab — eine Sitzung braucht Ihre volle Aufmerksamkeit, daher ist das Telefon einen großen Teil des Tages lautlos. Wenn Sie allein arbeiten, nimmt niemand für Sie ab.
3. Vertrauen entsteht beim ersten Kontakt — eine ruhige Ansage in Ihrer eigenen Stimme sagt Anrufenden, dass sie richtig sind und dass Sie zurückrufen. Eine allgemeine Ansage des Anbieters sagt das nicht.

Wie Heilo für Psychologen und Therapeuten funktioniert

Bei Heilo übernimmt der Plan Heilo Voicemail die Rolle des Anrufbeantworters: eine Mailbox in der Cloud, an die Ihr Anbieter unbeantwortete Anrufe weiterleitet. Die Weiterleitung richten Sie einmal ein (Schritt-für-Schritt-Anleitung): Ihr Telefon klingelt wie bisher, und wenn Sie nicht abnehmen, geht der Anruf an Heilo. Heilo spricht nicht mit den Anrufenden. Es spielt Ihre Ansage ab und speichert die Nachricht.

1. Eine ruhige, warme Ansage

Die Ansage sprechen Sie mit Ihrer eigenen Stimme auf, derselben, die Patienten in der Sitzung hören. Im Dashboard nehmen Sie sie über das Mikrofon auf oder laden eine Audiodatei hoch; Sie können auch den Text eintippen und eine Sprecherstimme wählen. Mit dem Begrüßungsplan legen Sie für bestimmte Tage und Uhrzeiten eine andere Ansage fest, zum Beispiel eine für die Sitzungszeit und eine für den Abend. Beispiel:

„Guten Tag, hier ist die psychologische Praxis [vollständiger Name]. Ich bin gerade in einer Sitzung und kann nicht ans Telefon gehen. Bitte hinterlassen Sie Ihren Namen und Ihre Telefonnummer, ich rufe Sie [realistischer Zeitpunkt, z. B. nach der Sitzung oder bis Ende des Tages] zurück. Sie müssen nicht sagen, worum es geht. Dieses Gespräch wird aufgezeichnet. Wenn jemandes Leben oder Gesundheit in Gefahr ist, legen Sie auf und wählen Sie die 112.“

Diese Ansage sagt, wer sich meldet und warum Sie nicht sprechen können, bittet nur um Kontaktdaten, nennt einen realistischen Zeitpunkt für den Rückruf, weist auf die Aufzeichnung hin und verweist Menschen in einer Notlage auf die Notrufnummer. Eine allgemeine Ansage des Anbieters leistet nichts davon. Die 112 ist die europäische Notrufnummer und überall in der EU kostenlos erreichbar (Europäische Kommission, geprüft am 20. Oktober 2026). Außerhalb der EU nennen Sie stattdessen die lokale Notrufnummer.

2. Heilo erfasst Kontaktdaten, keine Diagnose

Heilo erstellt ein Transkript und eine Zusammenfassung der Nachricht. Bei einer gut aufgebauten Ansage sehen Sie darin meist:

• Name und Kontaktnummer
• ob eine neue Person anruft oder ein bestehender Patient (wenn sie es sagt)
• das allgemeine Thema, z. B. „Ich möchte einen ersten Termin vereinbaren“, „Ich muss meine Sitzung verschieben“, „Frage zu freien Terminen“
• die bevorzugte Zeit für die Kontaktaufnahme

Die Ansage bittet bewusst nicht um die Beschreibung gesundheitlicher Probleme. Heilo bewertet weder Dringlichkeit noch Symptome oder den Gesundheitszustand der Anrufenden. Wen Sie zuerst zurückrufen, entscheiden Sie selbst.

3. Eine SMS erlaubt den Rückruf zwischen den Sitzungen

Sind Benachrichtigungen aktiv, erhalten Sie eine SMS mit den Angaben zur anrufenden Person, dem Thema der Nachricht und einem Link; Transkript und Aufnahme öffnen Sie im Dashboard. Eine bestimmte Zustellzeit versprechen wir nicht. Beispielhafte Themen: „Bitte um einen Ersttermin“, „Verschiebung der Donnerstagssitzung“, „Frage zu Honorar und freien Terminen“.

Das Thema entsteht aus dem Inhalt der Nachricht und kann daher wiedergeben, was die anrufende Person gesagt hat. Liegt Ihr Telefon in der Praxis sichtbar, schalten Sie die Vorschau von Nachrichten auf dem Sperrbildschirm aus.

Was Ihre Ansage enthalten sollte

Eine Ansage in einer psychologischen Praxis soll beruhigen und einen klaren nächsten Schritt nennen. Prüfen Sie, ob sie diese Elemente enthält:

Patientendaten, Aufnahmen und Aufbewahrung

Nachrichten von Patienten verlangen Sorgfalt. Das sollten Sie wissen, bevor Sie das Telefon der Praxis weiterleiten:

• Eine Ansage ohne klinische Angaben — richten Sie die Ansage so ein, dass sie nur um Namen und Telefonnummer bittet. Schildert eine anrufende Person trotzdem ihr Problem, landen ihre Worte in Aufnahme und Transkript; behandeln Sie sie daher wie sensible Unterlagen.
• Aufbewahrung — eine Aufnahme wird standardmäßig 365 Tage aufbewahrt und danach gelöscht; das Transkript bleibt erhalten. Die Aufbewahrungsdauer können Sie im Dashboard nicht ändern.
• Papierkorb — ein Gespräch, das Sie nicht aufbewahren möchten, verschieben Sie in den Papierkorb: Nach 30 Tagen löscht Heilo es vollständig, samt Aufnahme, Transkript und Zusammenfassung.
• Rollen — Heilo gibt Ihnen die Werkzeuge, um Anrufende zu informieren (eine Ansage, Ihr eigener Text, eine Kennzeichnung des Gesprächs). Ihr Unternehmen sorgt als Verantwortlicher für die Rechtsgrundlage und erfüllt die Informationspflicht.
• Unterauftragsverarbeiter — Heilo nutzt die in den Nutzungsbedingungen (auf Englisch) genannten Unterauftragsverarbeiter, darunter Twilio (Telefonie, ein US-Unternehmen), Supabase (Datenbank in der EU), Vercel (Hosting) und Google Gemini (Transkription und Analyse).
• Pflichten Ihrer Praxis — welche Pflichten Ihre Praxis bei Gesundheitsdaten und der Schweigepflicht hat, klären Sie vor dem Einsatz mit Ihrer eigenen Beratung, etwa Ihrem Datenschutzbeauftragten oder einer Anwältin bzw. einem Anwalt.

Die allgemeinen Regeln beschreiben wir im Artikel Kundengespräche aufzeichnen: was es bringt, was erlaubt ist, wie Sie starten.

Was kostet der KI-Anrufbeantworter?

In einer Praxis reicht meist Heilo Voicemail. Der Plan umfasst Nachrichten nach verpassten Anrufen: Aufnahme, Text, Zusammenfassung und SMS-Benachrichtigung, dazu Sprecherstimmen für die Ansage und einen Begrüßungsplan. Abgerechnet wird monatlich pro Nummer, die Mehrwertsteuer kommt bei der Zahlung hinzu. Das Fair-Use-Limit liegt bei 500 aufgezeichneten Minuten pro Nummer und Monat; es dient nur der Information und blockiert nichts. Was die Weiterleitung auf die Heilo-Nummer bei Ihrem Anbieter kostet, klären Sie bitte separat.

Mit Heilo Select behalten Sie Ihre Nummer und holen Heilo in ein ausgewähltes Gespräch; Heilo zeichnet ab dem Moment auf, in dem es dem Gespräch beitritt. Den Gesprächspartner informieren Sie selbst. Ihr Telefon und Ihr Anbieter müssen Telefonkonferenzen unterstützen; die Mailbox ist enthalten. Heilo Line gibt jeder Person, die Anrufe annimmt und tätigt, eine eigene polnische Geschäftsnummer (+48), vor allem für Vertriebsmitarbeitende und Teams; Heilo bestellt sie, nachdem das Unternehmen anhand seiner polnischen Steuernummer (NIP) geprüft wurde. Eingehende Anrufe und ausgehende Anrufe, die mit „Über Heilo anrufen“ gestartet werden, werden automatisch aufgezeichnet, und eine neue Nummer startet im Modus „Ansage vor dem Gespräch“. Heilo macht daraus ein Transkript, eine Zusammenfassung und Aufgaben, und der Gesprächscoach gibt nach einem zweiseitigen Gespräch mit Transkript Rückmeldung. Sobald Sie eine Integration eingerichtet haben, gelangen die Ergebnisse über API, Webhooks, Zapier oder Make in Ihr CRM (Gesprächsassistent). Pläne und Preise stehen auf der Preisseite.

FAQ

Kann ich eine KI-Stimme verwenden, statt meine eigene aufzunehmen?

Ja. Im Dashboard tippen Sie den Text der Ansage ein und wählen eine Sprecherstimme; Sie können die Ansage auch über das Mikrofon aufnehmen oder eine Audiodatei hochladen. Für Therapeuten empfehlen wir die eigene Stimme: Anrufende hören vom ersten Kontakt an die Person, mit der sie arbeiten werden.

Betreut Heilo Patienten in einer Krise?

Nein. Heilo spricht nicht mit Anrufenden, bewertet nicht, ob ein Anliegen dringend ist, und ersetzt keine Krisenhilfe. Es speichert die Nachricht und schickt Ihnen, wenn Benachrichtigungen aktiv sind, eine SMS mit Thema und Link; eine bestimmte Zustellzeit versprechen wir nicht. Deshalb sollte Ihre Ansage die Notrufnummer 112 für Situationen nennen, in denen jemandes Leben oder Gesundheit in Gefahr ist.

Wie lange speichert Heilo Aufnahmen?

Eine Aufnahme wird standardmäßig 365 Tage aufbewahrt und danach gelöscht; das Transkript bleibt erhalten. Die Aufbewahrungsdauer können Sie im Dashboard nicht ändern. Ein in den Papierkorb verschobenes Gespräch wird nach 30 Tagen vollständig gelöscht. Die Unterauftragsverarbeiter, die Daten verarbeiten, finden Sie in den Nutzungsbedingungen (auf Englisch).

Hinterlassen Anrufende bei Heilo häufiger eine Nachricht als auf einer gewöhnlichen Mailbox?

Das messen wir nicht, deshalb nennen wir keine Prozentzahl. Der Unterschied liegt darin, was Anrufende hören: Eine allgemeine Ansage des Anbieters sagt nicht, wer sich melden wird und wann, Ihre Ansage sagt beides und nennt einen realistischen Rückrufzeitpunkt. In einer psychologischen Praxis kann das der Unterschied sein zwischen einer Person, die ihre Nummer hinterlässt, und einer, die auflegt und nicht noch einmal anruft.