KI-Anrufbeantworter für Anwaltskanzleien: Nachrichten als Text

Ein KI-Anrufbeantworter für die Kanzlei kann zweierlei bedeuten: ein Bot, der mit Anrufern spricht, oder eine Mailbox, deren Nachrichten eine KI in Text umwandelt. Heilo ist das Zweite. Wenn niemand abnehmen kann, leitet Ihr Anbieter den Anruf an Heilo weiter, der Anrufer hört Ihre Ansage und hinterlässt eine Nachricht, und Sie erhalten im Dashboard die Aufnahme, ein Transkript und eine kurze Zusammenfassung; Heilo erteilt keine Rechtsberatung und vereinbart nichts.

Beispiel: Jemand nach einem Verkehrsunfall ruft um 18:30 Uhr bei einer Kanzlei an, das Büro ist schon geschlossen. Nimmt niemand ab und kann er keine Nachricht hinterlassen, ruft er womöglich die nächste Kanzlei aus den Suchergebnissen an.

Warum verpasste Anrufe Kanzleien härter treffen

Anrufer mit dringenden Anliegen — wer einen Anwalt anruft, hat oft ein zeitkritisches Problem (Festnahme, Unfall, Fristablauf)
Abende und Wochenenden — rechtliche Angelegenheiten warten nicht auf die Bürozeiten
Die nächste Kanzlei ist nur einen Klick entfernt — wer keine Nachricht hinterlassen kann, ruft einfach die nächste Kanzlei an

Was verpasste Anrufe Ihre Kanzlei kosten könnten, schätzen Sie mit dem Rechner für verlorene Kunden. Was ein klassischer Telefonservice kostet, vergleichen wir in unserem Kostenratgeber.

So funktioniert der KI-Anrufbeantworter von Heilo in der Kanzlei

1. Rufumleitung bei nicht angenommenen Anrufen

Heilo ersetzt Ihre Leitung nicht. Bei Ihrem Anbieter richten Sie die Umleitung nicht angenommener Anrufe (und, wenn Sie möchten, bei besetzter Leitung) auf Ihre Heilo-Nummer ein; die Schritte stehen in unserer Anleitung zur Rufumleitung. Anrufe, die Sie annehmen, erreichen Sie wie bisher.

2. Die Ansage Ihrer Kanzlei

„Guten Tag, hier ist [Name der Kanzlei]. Wir können gerade nicht ans Telefon gehen. Bitte hinterlassen Sie Ihren Namen und Ihre Telefonnummer und sagen Sie kurz, worum es geht. Wir rufen Sie zurück.“

Die Ansage sprechen Sie selbst ein oder wählen eine Sprecherstimme, und ein Zeitplan kann nach Büroschluss eine andere Version abspielen. Wenn Sie lieber keine Falldetails in den Nachrichten haben möchten, bitten Sie in der Ansage nur um Name, Nummer und Thema und besprechen den Rest beim Rückruf. Weitere Formulierungen finden Sie im Artikel über Voicemail-Begrüßungen.

3. Was Sie nach einer Nachricht erhalten

Heilo zeichnet die Nachricht auf und legt im Dashboard die Aufnahme, ein Transkript in der Sprache des Anrufers, ein Thema, eine kurze Zusammenfassung mit einem vorgeschlagenen nächsten Schritt (zum Beispiel „Zurückrufen“) und Aufgabenvorschläge ab. Es hält fest, was der Anrufer selbst gesagt hat, etwa den Namen, worum es geht und wann ein Rückruf passt. Sind Benachrichtigungen eingeschaltet, erhalten Sie eine SMS mit den Angaben zum Anrufer, dem Thema und einem Link; der vollständige Text steht im Dashboard. Eine bestimmte Zustellzeit versprechen wir nicht.

Beispiel: Im Dashboard sehen Sie das Thema „Schadensersatz nach einem Verkehrsunfall“, den vorgeschlagenen nächsten Schritt „Zurückrufen“ und den Nachrichtentext, in dem der Anrufer Name, Nummer und die Uhrzeit nennt, zu der Sie zurückrufen können.

Heilo beurteilt nicht, wie dringend eine Angelegenheit ist. Die Reihenfolge der Rückrufe legt Ihr Team fest, nachdem es die Nachricht gelesen hat.

Was Heilo nicht tut

Heilo spricht nicht mit dem Anrufer, erteilt keine Rechtsberatung, nimmt keine Mandate an und vereinbart keine Termine. Es spielt die Ansage Ihrer Kanzlei ab und zeichnet die Nachricht auf. Bei Heilo Voicemail erreichen Heilo nur Anrufe, die Ihr Anbieter umgeleitet hat; Gespräche, die Sie annehmen, zeichnet dieser Plan nicht auf.

Wer die Nachrichten sieht und wie lange sie gespeichert werden

Im Heilo-Konto Ihres Unternehmens sehen die eingeladenen Personen Nachrichten entsprechend ihrer Rolle (Inhaber, Administrator, Manager, Agent); ein Agent sieht Anrufe auf den Nummern, auf die er Zugriff hat. Eine Aufnahme wird standardmäßig 365 Tage gespeichert und dann gelöscht; das Transkript bleibt. Liegt ein Anruf 30 Tage im Papierkorb, werden Aufnahme, Transkript und Zusammenfassung gelöscht. Eine Einstellung im Dashboard, die diese Zeiträume ändert, gibt es nicht.

Heilo setzt Unterauftragsverarbeiter ein, darunter Twilio (Telefonie, ein US-Unternehmen), Supabase (Datenbank auf Infrastruktur in der EU), Vercel (Hosting) und Google Gemini (Transkription und Analyse); die vollständige Liste steht in den Nutzungsbedingungen (die Seite wird auf Englisch angezeigt). Heilo gibt Ihnen die Werkzeuge, um Anrufer zu informieren (eine Ansage, Ihr eigener Text, eine Kennzeichnung des Gesprächs). Ihr Unternehmen sorgt als Verantwortlicher für die Rechtsgrundlage und erfüllt die Informationspflicht. Ihre Pflichten zur beruflichen Verschwiegenheit prüft Ihre Kanzlei selbst oder mit ihrem eigenen Berater. Mehr zum Aufzeichnen von Kundengesprächen und zur DSGVO lesen Sie in diesem Ratgeber.

Einrichtung für Kanzleien

Richten Sie bei Ihrem Anbieter die Umleitung nicht angenommener Anrufe auf Ihre Heilo-Nummer ein — Anrufe erreichen Heilo nur, wenn Sie nicht abnehmen können.
Legen Sie die Ansage fest, mit dem Namen Ihrer Kanzlei: Sprechen Sie sie selbst ein oder wählen Sie eine Sprecherstimme; nach Feierabend kann eine andere Version laufen.
Schalten Sie SMS-Benachrichtigungen ein oder prüfen Sie die Nachrichten im Dashboard.
Testen Sie es: Rufen Sie von einem anderen Telefon an, nehmen Sie nicht ab und prüfen Sie, ob die Nachricht im Dashboard erscheint.

Siehe auch: Anrufweiterleitung einrichten | Was kosten verpasste Anrufe Ihr Unternehmen?

Was kostet das?

Heilo Voicemail umfasst Nachrichten nach verpassten Anrufen: die Aufnahme, ein Transkript, eine Zusammenfassung und eine SMS-Benachrichtigung. Abgerechnet wird monatlich pro Nummer; die Preise verstehen sich netto, die Umsatzsteuer kommt bei der Zahlung hinzu. Für jede Nummer gilt ein Fair-Use-Limit von 500 aufgezeichneten Minuten pro Monat; es zeigt einen Hinweis an und sperrt nichts. Die Gebühren Ihres Anbieters für umgeleitete Anrufe prüfen Sie separat. Den Dienst beschreibt die Seite zum Anrufbeantworter.

Möchte Ihre Kanzlei auch Gespräche aufzeichnen, die sie selbst annimmt, gibt es zwei höhere Pläne. Mit Heilo Select behalten Sie Ihre Nummer und holen Heilo in ausgewählte Gespräche, wenn Ihr Anbieter Konferenzschaltungen unterstützt; Heilo zeichnet ab dem Moment auf, in dem es dazukommt, und Sie informieren den Gesprächspartner selbst. Heilo Line ist eine polnische Firmennummer (+48) von Heilo für jede Person, die Kundengespräche annimmt und führt; sie wird nach einer Firmenprüfung über die polnische Steuernummer (NIP) bestellt. Eingehende und ausgehende Gespräche werden automatisch aufgezeichnet; ausgehende starten Sie mit „Über Heilo anrufen“ (nur +48-Nummern). Eine neue Nummer spielt dem Gesprächspartner standardmäßig die „Ansage vor dem Gespräch“ vor. Sie erhalten ein Transkript, eine Zusammenfassung und Aufgabenvorschläge, und nach einem Gespräch, in dem beide Seiten zu Wort kommen, zeigt der Gesprächscoach, was gut lief und was besser geht. Nach der Einrichtung einer Integration gelangen die Ergebnisse über API, Webhooks, Zapier oder Make in Ihr CRM. Siehe die Seite zum Gesprächsassistenten und alle Pläne in der Preisübersicht.

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Ist Heilo eine Telefonanlage für die Kanzlei?

Nein. Heilo hat keine Warteschleifen, kein Sprachmenü und keine Durchwahlen. Heilo Voicemail arbeitet über eine Rufumleitung mit Ihrer bestehenden Nummer.

Kann Heilo Anliegen aufnehmen wie eine Kanzleisekretärin?

Heilo führt kein Gespräch. Es spielt die Ansage Ihrer Kanzlei ab, zeichnet die Nachricht auf und schreibt dann als Text auf, was der Anrufer selbst gesagt hat: einen Namen, eine Nummer und das Thema der Angelegenheit. Worum Sie den Anrufer bitten, legen Sie in der Ansage fest.

Was ist mit Anrufen nach Feierabend und am Wochenende?

Umgeleitete Anrufe erreichen Heilo auch abends und am Wochenende, und ein Zeitplan kann nach Büroschluss eine andere Ansage abspielen. Die Nachricht wartet im Dashboard, und bei eingeschalteten Benachrichtigungen erhalten Sie eine SMS mit den Angaben zum Anrufer, dem Thema und einem Link.

Entscheidet Heilo, welche Angelegenheit dringend ist?

Nein. Heilo speichert Thema, Zusammenfassung und einen vorgeschlagenen nächsten Schritt, und Ihr Team legt die Reihenfolge der Rückrufe fest, nachdem es die Nachricht gelesen hat.