KI-Telefonassistent für Immobilienmakler: Anfragen erfassen

Zusammenfassung: Ein Immobilienmakler nimmt Anrufe zwischen Besichtigungen und im Auto entgegen, deshalb gehen manche Anfragen von Käufern und Verkäufern verloren. Heilo hilft auf zwei Wegen. Wer viel mit Kunden telefoniert, erhält mit Heilo Line eine eigene +48-Geschäftsnummer: Ein- und ausgehende Gespräche über diese Nummer werden automatisch aufgezeichnet, danach warten Transkript, Zusammenfassung und Aufgaben. Für den Anfang reicht Heilo Voicemail: Wenn Sie nicht rangehen, spielt Heilo Ihre Begrüßung ab und nimmt die Nachricht auf. Heilo spricht nie mit dem Anrufer.

Beispiel: Sie sind bei einer Besichtigung, als Ihr Telefon vibriert. Der Eigentümer einer anderen Immobilie möchte mit Ihrem Büro über einen Verkauf sprechen. Sie können sich nicht von Ihren aktuellen Kunden entfernen. Der Eigentümer ruft zwei weitere Büros an, und bevor Sie Ihre Mailbox abhören, hat er schon einen Termin mit der Konkurrenz vereinbart.

In der Immobilienbranche zählt, wer zuerst mit einer konkreten Antwort zurückruft.

Warum Immobilienmakler so viele Anrufe verpassen

Die Arbeit selbst erschwert das Telefonieren:

Besichtigungen blockieren 2–4 Stunden — Telefonieren ist nicht möglich, während Sie Kunden durch ein Objekt führen
Fahrten zwischen Terminen — Makler verbringen täglich Stunden im Auto
Tage der offenen Tür und Gruppenbesichtigungen — Sie sprechen mit einem Interessenten, während andere anrufen
Abende und Wochenenden sind Stoßzeiten — Käufer stöbern nach der Arbeit und am Wochenende in Inseraten, genau wenn Sie auch Besichtigungen haben
Arbeit ohne Empfang — viele Makler arbeiten allein, und niemand nimmt das Telefon ab

Das Ergebnis: Ein Teil der Anfragen landet auf der Mailbox des Anbieters, oder der Anrufer legt ohne Nachricht auf.

Geschäftsnummer für Makler, die Kunden anrufen

Ein Makler nimmt nicht nur Anrufe entgegen, sondern ruft auch selbst viel an: Er ruft Käufer zurück, vereinbart Besichtigungen und meldet sich bei Verkäufern mit einer Bewertung. Für diese Arbeit ist Heilo Line gedacht: eine +48-Geschäftsnummer, eine pro Makler. Eingehende Anrufe auf diese Nummer leitet Heilo an das im Panel angegebene Telefon weiter. Ausgehende Gespräche starten Sie im Panel mit der Schaltfläche „Über Heilo anrufen“ (nur +48-Nummern), und der Kunde sieht die Heilo-Nummer. Gespräche über diese Nummer werden automatisch aufgezeichnet, und eine neue Nummer spielt standardmäßig eine „Ansage vor dem Gespräch“ ab. Heilo gibt Ihnen die Werkzeuge, um Anrufende zu informieren (eine Ansage, Ihr eigener Text, eine Kennzeichnung des Gesprächs). Ihr Unternehmen sorgt als Verantwortlicher für die Rechtsgrundlage und erfüllt die Informationspflicht.

Heilo Line ist eine polnische +48-Geschäftsnummer für Unternehmen, die mit einer polnischen Steuernummer (NIP) verifiziert sind, und ausgehende Anrufe gehen nur an +48-Nummern. Für Makler außerhalb Polens ist Heilo Voicemail deshalb der praktische Einstieg.

Nach dem Gespräch erhalten Sie:

ein Transkript und eine Zusammenfassung, aus denen hervorgeht, was der Kunde sucht und was Sie vereinbart haben;
vorgeschlagene Aufgaben, zum Beispiel ein Angebot zu senden oder eine Besichtigung zu vereinbaren;
Feedback des Gesprächstrainers nach einem Gespräch mit zwei Seiten und Transkript: was gut lief und was sich verbessern lässt.

Rückrufe planen Sie im Reiter „Geplant“ mit der Schaltfläche „Anruf planen“: Ein Eintrag hat einen Tag, optional eine Uhrzeit und eine Notiz zu diesem Gespräch. Beim Anrufen sehen Sie die Kundenkarte mit der Notiz, der „Kundenbeschreibung“ und den drei letzten Gesprächen. Arbeitet Ihr Büro mit einem CRM, gelangen die Ergebnisse nach der Einrichtung der Integration über die API, Webhooks, Zapier oder Make dorthin. Die Nummer erhalten Sie nach der Verifizierung Ihres Unternehmens: Sie wählen eine Nummer, und Heilo bestellt sie beim Anbieter; die Dauer hängt von der Verifizierung ab. Mehr zum Plan lesen Sie auf der Seite des Gesprächsassistenten und zum Aufzeichnen ausgehender Gespräche im Artikel ausgehende Anrufe aufzeichnen.

Wie die Heilo-Mailbox für Makler funktioniert

Wenn Sie vorerst nur keine Nachrichten verlieren wollen, genügt Heilo Voicemail. Sie richten bei Ihrem Anbieter die Weiterleitung verpasster Anrufe auf eine Heilo-Nummer ein und behalten Ihre eigene Nummer. Mehr zum Plan lesen Sie auf der Seite der geschäftlichen Mailbox.

1. Begrüßung mit Ihrem Namen

Wenn Sie nicht rangehen, spielt Heilo Ihre Begrüßung ab:

„Guten Tag, hier ist [Name] von [Maklerbüro]. Ich bin gerade bei einem Kunden, möchte aber schnell zurückrufen. Bitte hinterlassen Sie Ihren Namen, die Adresse der Immobilie oder die Inseratsnummer und Ihre Telefonnummer.“

Weitere Beispiele finden Sie im Artikel professionelle Voicemail-Begrüßungen.

2. Transkript und Zusammenfassung jeder Nachricht

Heilo wandelt die Nachricht in Text um und erstellt eine Zusammenfassung. Im Transkript sehen Sie, wer anruft und worum es geht: ein Käufer, ein Verkäufer, ein Besichtigungswunsch oder eine Empfehlung, welche Adresse oder Inseratsnummer genannt wurde und ob der Anrufer einen dringenden Termin erwähnt. Auf der Karte „Kundenpotenzial“ bewerten Sie jede Anfrage selbst mit 1–10, damit Sie wissen, wen Sie zuerst zurückrufen.

3. SMS-Benachrichtigung

Nach einer Nachricht erhalten Sie eine SMS mit der Nummer des Anrufers, dem Thema und einem Link zum Panel mit Aufnahme, Transkript und Zusammenfassung. Eine bestimmte Zustellzeit versprechen wir nicht. Zwischen den Besichtigungen sehen Sie, wer angerufen hat, und rufen die dringendsten Anfragen zuerst zurück.

Warum ein schneller Rückruf zählt

Ein Käufer, der wegen eines Inserats anruft, fragt oft nach mehreren Objekten zugleich, und ein Verkäufer spricht womöglich mit mehreren Büros. Je schneller Sie mit einer konkreten Antwort zurückrufen, desto größer die Chance, dass Sie die Besichtigung vereinbaren. Eine gewöhnliche Mailbox des Anbieters hören Sie Nachricht für Nachricht ab, bei Heilo sehen Sie sofort Text und Zusammenfassung.

Anwendungsfälle im Immobilienbereich

Käuferanfragen aus Inseraten

Käufer, die wegen eines Schilds oder eines Online-Inserats anrufen, sind die heißesten Anfragen. Sie stehen gerade vor dem Objekt (oder sehen es online an). Heilo nimmt ihre Nachricht mit Adresse und Telefonnummer auf, und mit Heilo Line das ganze Gespräch, wenn Sie rangehen.

Verkäufer-Leads

Ein Eigentümer, der einen Verkauf erwägt, ruft für eine Wertermittlung an. Er ruft womöglich mehrere Büros an, deshalb zählt ein schneller und konkreter Rückruf.

Besichtigungskoordination

Wenn Käufer Besichtigungen vereinbaren oder verschieben wollen, nimmt Heilo die Bitte mit dem vorgeschlagenen Termin und der Adresse der Immobilie auf.

Empfehlungen nachverfolgen

Wenn frühere Kunden oder Partner jemanden empfehlen, nimmt Heilo die Nachricht mit der Empfehlungsquelle und dem Bedarf des Interessenten auf.

Einrichtung für Makler

Plan wählen — Heilo Voicemail, wenn Sie nur Nachrichten erhalten wollen, oder Heilo Line, wenn Sie Kunden anrufen und diese Gespräche aufzeichnen wollen.
Mailbox: Weiterleitung beim Anbieter einrichten — Anrufe gehen nur dann an Heilo, wenn Sie nicht rangehen oder die Leitung besetzt ist. Die Anleitung finden Sie im Artikel Anrufweiterleitung einrichten.
Geschäftsnummer: Unternehmen verifizieren — nach der Verifizierung Ihres Unternehmens (NIP) wählen Sie eine Nummer, und Heilo bestellt sie beim Anbieter; die Dauer hängt von der Verifizierung ab.
Begrüßung aufnehmen oder wählen — mit Ihrem Namen und dem Namen des Büros.
SMS-Benachrichtigungen einschalten — Sie erhalten die Nummer des Anrufers, das Thema und einen Link zum Panel.

Siehe auch: Wie viele Kunden verlieren Sie durch verpasste Anrufe? | Verpasste Leads zurückgewinnen

Was kostet das?

Heilo Line wird pro Nummer abgerechnet, und jeder Makler, der über Heilo telefoniert, braucht eine eigene Nummer. Heilo Voicemail umfasst Nachrichten nach verpassten Anrufen: Aufnahme, Transkript, Zusammenfassung und SMS-Benachrichtigung. Dazwischen liegt Heilo Select: Sie behalten Ihre Nummer und holen Heilo zu ausgewählten Gesprächen dazu, wenn Ihr Anbieter Konferenzgespräche unterstützt; Heilo zeichnet ab dem Beitritt auf. Abgerechnet wird monatlich pro Nummer, die Mehrwertsteuer kommt bei der Zahlung hinzu. Heilo Line umfasst 6 Stunden aufgezeichneter Gespräche pro Nummer in jedem Abrechnungszeitraum; jede zusätzliche Stunde wird minutengenau zu dem Satz abgerechnet, der auf der Preisseite steht, und mit der nächsten Rechnung berechnet. Heilo Voicemail und Heilo Select haben ein Richtlimit von 500 aufgezeichneten Minuten pro Nummer und Monat, das nie Anrufe blockiert. Pläne und Preise finden Sie auf der Preisseite.

Zusammenfassung

Immobilienmakler verpassen Anrufe in den Momenten, die am meisten zählen: bei Besichtigungen, unterwegs und an Tagen der offenen Tür. Wer viel mit Kunden telefoniert, ist mit Heilo Line am besten bedient: Gespräche über die +48-Geschäftsnummer werden aufgezeichnet, und Rückrufe planen Sie an einem Ort. Für den Anfang genügt Heilo Voicemail: Es nimmt Nachrichten nach verpassten Anrufen auf und schickt eine SMS mit Link, damit Sie nach der Besichtigung zurückrufen können.

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Was, wenn ein Anrufer nach einem bestimmten Objekt fragt?

Heilo nimmt die Nachricht auf, in der der Anrufer die Adresse, die Inseratsnummer vom Portal oder eine Beschreibung der Immobilie nennt. Sie finden das im Transkript und in der Zusammenfassung und können die Angebotsdetails vor dem Rückruf vorbereiten.

Brauche ich spezielle Ausrüstung?

Nein. Heilo Voicemail funktioniert über die Anrufweiterleitung beim Anbieter auf Ihrem vorhandenen Mobil- oder Bürotelefon. Bei Heilo Line gehen eingehende Anrufe an das im Panel gewählte Telefon, und ausgehende starten Sie im Heilo-Panel. Hardware müssen Sie nicht kaufen.

Wie verhält sich das zu einem virtuellen Assistenten?

Ein virtueller Assistent spricht mit dem Kunden und kann eine Besichtigung vereinbaren. Heilo tut das nicht: Es spricht nie mit dem Anrufer, es spielt eine Begrüßung ab, nimmt eine Nachricht oder ein Gespräch auf und erstellt Transkript und Zusammenfassung. Das Gespräch mit dem Kunden führen Sie selbst. Die Kosten für Anrufbeantworter und Assistent vergleichen wir im Artikel was ein Anrufbeantworter kostet.

Kann das ganze Maklerbüro Heilo nutzen?

Ja. Sie laden Teammitglieder in ein Konto ein und vergeben Rollen (Inhaber, Administrator, Manager, Agent). Bei Heilo Line hat jeder Makler, der über Heilo telefoniert, eine eigene Nummer, denn eine Nummer klingelt auf einem Telefon.