KI-Anrufbeantworter für Steuerberater und Steuerbüros

Ein KI-Telefonassistent für Steuerberater kann zweierlei bedeuten: ein Bot, der mit Mandanten spricht, oder eine Mailbox, deren Nachrichten eine KI in Text umwandelt. Heilo ist das Zweite. Wenn niemand abnehmen kann, leitet Ihr Anbieter den Anruf an Heilo weiter, der Mandant hört Ihre Ansage und hinterlässt eine Nachricht, und Ihr Team erhält die Aufnahme, ein Transkript mit dem Thema und, wenn Sie es einschalten, eine SMS mit einem Link; Heilo spricht nicht mit Mandanten und beantwortet keine Steuerfragen.

Wann im Steuerbüro das Telefon am häufigsten klingelt

Beispiel: Es ist Ende März, das Büro hat mehrere Hundert Steuererklärungen abzugeben, und das Telefon klingelt seit dem Morgen. Bis 17 Uhr sind ein Dutzend Anrufe unbeantwortet geblieben: Einige stammen von Stammmandanten mit kurzen Fragen, andere von Unternehmen, die einen neuen Steuerberater suchen.

Vor den Abgabefristen: Fragen zur jährlichen Steuererklärung
Jeden Monat vor Umsatzsteuer-Voranmeldung und Lohnabrechnung: Fragen, während Mandanten ihre Unterlagen vorbeibringen
Jahresende: Fragen zu Steuervorauszahlungen, Sozialversicherungsbeiträgen und einem Wechsel der Rechtsform für das nächste Jahr
Nebensaison: Unternehmen, die einen neuen Steuerberater suchen

Was ein verpasster Anruf Ihr Büro kosten könnte, schätzen Sie mit dem Rechner für verlorene Kunden.

So funktioniert der Heilo-Anrufbeantworter im Steuerbüro

1. Eine Ansage für die Steuersaison und für den Rest des Jahres

„Guten Tag, hier ist [Name des Büros]. Wir helfen gerade anderen Mandanten bei ihren Steuererklärungen. Bitte hinterlassen Sie Ihren Namen, den Namen Ihres Unternehmens und Ihre Telefonnummer und sagen Sie kurz, worum es bei Ihrer Frage geht. Wir rufen Sie zurück.“

Außerhalb der Saison ändern Sie die Ansage im Dashboard in eine, die neue Mandanten willkommen heißt. Die Ansage sprechen Sie selbst ein oder wählen eine Sprecherstimme, und ein Zeitplan wechselt die Versionen nach Uhrzeit, zum Beispiel nach Büroschluss. Formulierungen finden Sie im Artikel über Voicemail-Begrüßungen.

2. Was Heilo aus einer Nachricht festhält

Heilo zeichnet die Nachricht auf und legt im Dashboard die Aufnahme, ein Transkript in der Sprache des Mandanten, ein Thema, eine kurze Zusammenfassung mit einem vorgeschlagenen nächsten Schritt und Aufgabenvorschläge ab. Sind Benachrichtigungen eingeschaltet, erhalten Sie eine SMS mit den Angaben zum Anrufer, dem Thema und einem Link; der vollständige Text steht im Dashboard. Eine bestimmte Zustellzeit versprechen wir nicht.

Beispiele für Nachrichten, die in Ihrer Liste landen:

„Ist meine Steuererklärung schon eingereicht?“ — Frage eines Stammmandanten zum Stand
„Ich habe einen Brief vom Finanzamt bekommen“ — Angelegenheit mit Antwortfrist
„Wir suchen einen Steuerberater für unsere GmbH“ — Anfrage eines neuen Mandanten
„Bis wann brauchen Sie die Rechnungen für diesen Monat?“ — Frage zu einer Frist

3. Eine Rückrufliste

Statt Nachrichten nacheinander abzuhören, überfliegen Sie im Dashboard eine Liste mit Themen und Text. Ihr Team entscheidet selbst, was zuerst bearbeitet wird, zum Beispiel ein Brief vom Finanzamt mit Antwortfrist vor einer Routinefrage. Heilo beurteilt nicht, wie dringend eine Angelegenheit ist.

Nutzen das ganze Jahr über

Neumandanten in der Nebensaison

In der Nebensaison rufen Unternehmen an, die für das nächste Jahr einen Steuerberater suchen. Nachrichten aus umgeleiteten Anrufen warten im Dashboard als Text auf Sie, auch wenn Sie im Urlaub sind.

Planungsanrufe zum Jahresende

Geschäftsmandanten, die zu Sozialversicherungsbeiträgen, Steuervorauszahlungen und einem Wechsel der Rechtsform anrufen, verdienen eine zügige Antwort. Heilo hält die Details fest, damit Sie vorbereitet zurückrufen.

Briefe vom Finanzamt

Mandanten, die einen Brief vom Finanzamt erhalten haben, möchten schnell sprechen. Das Thema einer Nachricht im Dashboard hilft Ihnen, solche Angelegenheiten aus der Liste herauszufiltern; über die Reihenfolge der Rückrufe entscheidet Ihr Team.

Wer die Nachrichten der Mandanten sieht und wie lange sie gespeichert werden

Im Heilo-Konto Ihres Unternehmens sehen die eingeladenen Personen Nachrichten entsprechend ihrer Rolle (Inhaber, Administrator, Manager, Agent); ein Agent sieht Anrufe auf den Nummern, auf die er Zugriff hat. Eine Aufnahme wird standardmäßig 365 Tage gespeichert und dann gelöscht; das Transkript bleibt. Liegt ein Anruf 30 Tage im Papierkorb, werden Aufnahme, Transkript und Zusammenfassung gelöscht. Eine Einstellung im Dashboard, die diese Zeiträume ändert, gibt es nicht.

Heilo setzt Unterauftragsverarbeiter ein, darunter Twilio (Telefonie, ein US-Unternehmen), Supabase (Datenbank auf Infrastruktur in der EU), Vercel (Hosting) und Google Gemini (Transkription und Analyse); die vollständige Liste steht in den Nutzungsbedingungen (die Seite wird auf Englisch angezeigt). Heilo gibt Ihnen die Werkzeuge, um Anrufer zu informieren (eine Ansage, Ihr eigener Text, eine Kennzeichnung des Gesprächs). Ihr Unternehmen sorgt als Verantwortlicher für die Rechtsgrundlage und erfüllt die Informationspflicht. Ihre Pflichten zur Verschwiegenheit gegenüber Mandanten prüft Ihre Kanzlei selbst oder mit ihrem eigenen Berater. Mehr zum Aufzeichnen von Kundengesprächen und zur DSGVO lesen Sie in diesem Ratgeber.

Einrichtung für Steuerbüros

Richten Sie bei Ihrem Anbieter die Umleitung bei besetzter Leitung oder fehlender Annahme ein — Anrufe erreichen Heilo, wenn Ihr Team telefoniert oder in einer Besprechung ist (Anleitung zur Rufumleitung).
Ändern Sie die Ansage mit der Saison — eine Version für die Steuersaison, eine andere für den Rest des Jahres.
Schalten Sie SMS-Benachrichtigungen ein oder überfliegen Sie die Liste im Dashboard zwischen den Terminen.
Testen Sie es: Rufen Sie von einem anderen Telefon an, nehmen Sie nicht ab und prüfen Sie, ob die Nachricht im Dashboard erscheint.

Siehe auch: Wie viele Kunden verlieren Sie durch verpasste Anrufe? | Automatischer Anrufbeantworter für Unternehmen

Was kostet das?

Heilo Voicemail umfasst Nachrichten nach verpassten Anrufen: die Aufnahme, ein Transkript, eine Zusammenfassung und eine SMS-Benachrichtigung. Abgerechnet wird monatlich pro Nummer; die Preise verstehen sich netto, die Umsatzsteuer kommt bei der Zahlung hinzu. Für jede Nummer gilt ein Fair-Use-Limit von 500 aufgezeichneten Minuten pro Monat; es zeigt einen Hinweis an und sperrt nichts. Die Gebühren Ihres Anbieters für umgeleitete Anrufe prüfen Sie separat. Den Dienst beschreibt die Seite zum Anrufbeantworter.

Möchte Ihr Büro auch Gespräche aufzeichnen, die es selbst annimmt, gibt es zwei höhere Pläne. Mit Heilo Select behalten Sie Ihre Nummer und holen Heilo in ausgewählte Gespräche, wenn Ihr Anbieter Konferenzschaltungen unterstützt; Heilo zeichnet ab dem Moment auf, in dem es dazukommt, und Sie informieren den Gesprächspartner selbst. Heilo Line ist eine polnische Firmennummer (+48) von Heilo für jede Person, die Mandantengespräche annimmt und führt; sie wird nach einer Firmenprüfung über die polnische Steuernummer (NIP) bestellt. Eingehende und ausgehende Gespräche werden automatisch aufgezeichnet; ausgehende starten Sie mit „Über Heilo anrufen“ (nur +48-Nummern). Eine neue Nummer spielt dem Gesprächspartner standardmäßig die „Ansage vor dem Gespräch“ vor. Sie erhalten ein Transkript, eine Zusammenfassung und Aufgabenvorschläge, und nach einem Gespräch, in dem beide Seiten zu Wort kommen, zeigt der Gesprächscoach, was gut lief und was besser geht. Nach der Einrichtung einer Integration gelangen die Ergebnisse über API, Webhooks, Zapier oder Make in Ihr CRM. Siehe die Seite zum Gesprächsassistenten und alle Pläne in der Preisübersicht.

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Kann Heilo Nachrichten in anderen Sprachen transkribieren?

Ja. Heilo schreibt das Transkript in der Sprache, in der der Anrufer spricht.

Ist Heilo eine Telefonanlage für Steuerbüros?

Keine vollständige Telefonanlage: Heilo hat keine Warteschleifen, kein Sprachmenü und keine Durchwahlen. Heilo Voicemail arbeitet über eine Rufumleitung mit Ihrer bestehenden Nummer, sofern Ihr Anbieter die Umleitung auf eine andere Nummer erlaubt.

Können wir Heilo nur in der Steuersaison nutzen?

Abgerechnet wird monatlich, und die Rufumleitung schalten Sie bei Ihrem Anbieter selbst ein und aus. Außerhalb der Saison können Sie die Umleitung auch bestehen lassen und nur die Ansage ändern.