Envío de llamadas al CRM
Una llamada telefónica llega a tu CRM como datos ya preparados
Heilo graba la llamada, la convierte en una transcripción y en los acuerdos alcanzados, y los envía al sistema que tu equipo ya usa — por un webhook firmado o por la API REST.
Heilo nunca habla con quien llama. Graba, lo pone por escrito y lo entrega.
Cómo funciona
Del teléfono a un registro en el CRM
Cuatro pasos, tres de los cuales ocurren sin que el comercial haga nada.
La llamada
Un cliente marca el número dedicado del equipo, o un comercial llama desde él. La grabación se hace del lado de Heilo, no en una aplicación del teléfono.
Transcripción
La grabación se convierte en texto, separado por interlocutor y con una marca de tiempo en cada intervención.
Acuerdos
De la transcripción salen campos separados: resumen, acuerdos, tareas pendientes, datos de contacto y la fecha que el cliente mencionó.
Envío
El evento llega a tu URL por un webhook firmado, o espera a que lo leas por la API REST. Qué hacer con él lo decide tu sistema.
Carga útil
Así es el evento que recibe tu sistema
Un evento call.completed abreviado. La lista completa de campos está en la referencia de la API.
POST <your URL>
content-type: application/json
heilo-signature: t=1757236462,v1=4f3a...
heilo-event-id: 1bf3a5e2-9c41-4d7a-8f10-2b6e0d3c5a91
heilo-event-type: call.completed
{
"api_version": "2026-06-15",
"event_id": "1bf3a5e2-9c41-4d7a-8f10-2b6e0d3c5a91",
"event_type": "call.completed",
"resource_id": "3fa85f64-5717-4562-b3fc-2c963f66afa6",
"created_at": "2026-09-07T09:14:22Z",
"data": {
"call_id": "3fa85f64-5717-4562-b3fc-2c963f66afa6",
"direction": "inbound",
"customer_phone_e164": "+48601234567",
"duration": 214,
"recording_url": "https://www.heilo.io/api/v1/calls/3fa85f64-.../recording.mp3?token=...&exp=...",
"transcript_processed": {
"detected_language": "pl",
"caller_name": "Marek Zielinski",
"summary": "...",
"key_decisions": ["..."],
"follow_up_items": ["..."],
"preferred_date": "2026-09-12",
"lead_score": 8
}
}
}La cabecera heilo-signature se calcula sobre todo el cuerpo de la petición, así que tu receptor puede rechazar cualquier cosa que no venga de nosotros. Una entrega fallida se reintenta, y cada intento aparece en el historial de envíos.
Alcance
Qué llega al CRM y qué no
Sí llega
- La grabación de la llamada y su transcripción separada por interlocutor.
- El resumen, los acuerdos, las tareas pendientes y la fecha mencionada — como campos separados, no como un bloque de texto.
- El número de la otra parte, el sentido de la llamada y su duración.
No llega
- Llamadas hechas fuera de Heilo desde un teléfono particular. Esas o se hacen desde un número de Heilo o necesitan un oyente invitado.
- Previsión de ingresos, puntuación de oportunidades y vista del embudo. Para eso están las plataformas de revenue intelligence, y no es nuestro alcance.
- Una evaluación periódica del empleado. Heilo puntúa de uno a cinco cómo se llevó una sola llamada, pero de esas puntuaciones no sale ningún ranking ni resumen trimestral.
Tres caminos
Cómo conectar tu sistema
La elección depende sobre todo de si alguien puede escribir el receptor.
Webhook
Tu URL recibe el evento en el momento en que la llamada queda procesada. La menor latencia y ningún sondeo.
API REST
Leer llamadas, contactos y transcripciones con una clave de API con permisos explícitos. Adecuado cuando tu sistema prefiere preguntar por su cuenta.
Zapier o Make
Para cuando nadie va a escribir código. El receptor es un escenario, y desde ahí los datos van al CRM, a una hoja de cálculo o a un canal de chat.
Cuando algo no responde
Una entrega fallida no son datos perdidos
- Los fallos transitorios — HTTP 408, 429, 5xx y errores de red — se reintentan cinco veces con un intervalo creciente: a los dos minutos, a los cinco, a los treinta y luego a las dos horas.
- Los fallos permanentes — HTTP 401, 403 y 422 — pausan la suscripción de inmediato, sin reintento, porque repetir la misma petición no cambiaría nada.
- Cuando una suscripción se pausa, se avisa por correo al titular de la cuenta, y los eventos que quedaron en la cola muerta se pueden reenviar desde el historial de envíos.
Límites
Tres cosas que conviene decir sin rodeos
Heilo no sustituye al CRM de un equipo B2B
A un equipo con su propio sistema, Heilo le suministra los datos: las llamadas salen hacia fuera y seguís trabajando donde ya trabajabais. Los contactos, oportunidades y tareas integrados son otra cosa — para pequeñas empresas de servicios que no tienen sistema propio.
El idioma de la interfaz no es la calidad de la transcripción
La interfaz existe en seis idiomas. Lo bien que se reconoce un idioma concreto en una grabación telefónica es otra pregunta, y depende de la calidad de la línea, de los nombres propios y del vocabulario del sector. Todavía no hemos publicado una medición, así que tampoco la prometemos.
Preguntar dónde van los datos es preguntar por subencargados, no por un país
La llamada pasa por un proveedor de telefonía, la transcripción la hace un modelo de lenguaje, y los datos están en una base de datos y en un proveedor de alojamiento. Cada uno de ellos aparece con su nombre en la política de privacidad — y esa es la lista que hay que revisar antes de firmar un contrato de encargo de tratamiento.
Preguntas que surgen antes de implantarlo
Conecta tu CRM a las llamadas que ya haces
Crear la cuenta lleva unos minutos; la clave de API y la suscripción del webhook las creas tú mismo en el panel.
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