Centralita telefónica integrada con CRM: qué datos debe enviar

La integración de una centralita con el CRM puede limitarse a guardar la fecha y la duración de la llamada. Quien tiene que preparar una oferta necesita además el contenido de la consulta, las condiciones y el siguiente paso. Antes de comprar, averigüe qué datos llegan realmente al CRM y cómo encuentra el sistema al contacto correcto. Cómo funciona el envío de llamadas al CRM con Heilo lo mostramos en una página aparte.

¿Qué debe quedar después de una llamada comercial?

Es una lista de requisitos que comprobar, no una garantía del alcance de cada integración. Un campo puede existir en el CRM y, aun así, no ser rellenado nunca por el proveedor de telefonía.

¿Cómo funciona en Heilo?

Heilo graba las llamadas y prepara una transcripción y un resumen. El alcance depende del plan:

• Heilo Line: cada comercial tiene su propio número de empresa +48. Las llamadas entrantes y las salientes iniciadas en el panel con el botón «Llamar por Heilo» (solo números +48) se graban automáticamente. Por defecto, un número nuevo reproduce al interlocutor el «Aviso antes de la llamada». Tras una llamada con dos interlocutores y con transcripción, el entrenador de llamadas señala qué salió bien y qué conviene mejorar.
• Heilo Select: usted conserva su número y añade Heilo a una llamada elegida mediante una llamada en conferencia, que su operador debe admitir. Heilo graba la llamada desde el momento en que se une, y usted informa al interlocutor por su cuenta.
• Heilo Voicemail: Heilo guarda los mensajes dejados tras las llamadas perdidas, una vez que configure el desvío con su operador.

Los planes y precios están en la página de precios. Heilo no es una centralita: no tiene colas, IVR ni extensiones.

Cuando la grabación está procesada, la API y los webhooks firmados ponen los datos a disposición de su integración. Puede conectarlos al CRM directamente o usar Zapier o Make. La configuración incluye la correspondencia de campos, la asociación de contactos y las reglas para crear tareas. Heilo no exige que su equipo comercial abandone su CRM.

Vea cómo envía Heilo las llamadas a su CRM. Encontrará los detalles en la guía de configuración.

¿Qué envía Heilo a su CRM?

Una vez configurada la integración, el evento que se envía tras la llamada contiene, entre otros datos, el identificador de la llamada, la dirección, el número del cliente y el número de su empresa, la fecha, la duración y enlaces a la grabación y a la llamada en el panel de Heilo. A ello se suman la transcripción y el procesamiento de la llamada: un resumen, un asunto y los datos mencionados en la conversación, por ejemplo el servicio necesario o la fecha preferida. Cada webhook va firmado, de modo que el receptor puede comprobar que lo envió Heilo. Las tareas sugeridas en el panel de Heilo no aparecen solas en el CRM: una regla que usted define en la integración crea la tarea en el CRM. La lista completa de eventos y campos está en la documentación de la API.

Tres pruebas antes de ponerlo en marcha

Un cliente existente. Llame desde un número guardado en el CRM. Compruebe que la nota llega a la persona correcta en lugar de crear un contacto nuevo. Decida qué ocurre cuando el mismo número tiene varios registros.

Un cliente nuevo. Pruebe las reglas para crear el contacto y asignar al empleado. No deje que la automatización rellene con suposiciones los datos que faltan. Cuando en el plan Heilo Select añada Heilo a una llamada, puede que el número del cliente deba asignarse a mano.

Entrega repetida. Compruebe que un reintento no crea una segunda nota ni una segunda tarea. La integración debería reconocer la misma llamada por su identificador. Pruebe también un fallo por parte del CRM y cómo se reanuda la sincronización. Si falta una llamada en el CRM, repita estas tres pruebas para encontrar la causa.

¿Qué queda en manos del equipo?

Un resumen automático puede contener errores. Verifique en la grabación los importes, plazos y compromisos importantes. Defina quién revisa la nota antes de enviar una oferta y qué información pueden ver los usuarios del CRM.

La copia en el CRM tiene su propio ciclo de conservación. Borrar una llamada en Heilo no confirma que se borre esa copia. Lea cómo llega la grabación de llamadas al CRM y planifique el acceso, la exportación y el borrado junto con la integración. En Heilo, una grabación se conserva por defecto 365 días y después se elimina; la transcripción permanece.

FAQ

¿Tiene Heilo una integración lista con todos los CRM?

No. Heilo ofrece una API, webhooks firmados, conexión mediante Zapier o Make y guías de configuración para Pipedrive, HubSpot y Zoho CRM, entre otros. Todavía no hay aplicaciones nativas de Heilo dentro de los CRM. El alcance de la conexión depende de lo que permitan su CRM y la plataforma de integración que utilice.

¿Creará la integración una tarea automáticamente?

Puede hacerlo una vez configuradas las reglas, si los datos disponibles permiten determinar el contenido, el plazo y la persona responsable. Pruebe también una llamada sin siguiente paso acordado: no debería generar una tarea con un contenido inventado.

¿Necesito Heilo si ya tengo una centralita?

Depende de la función que falte y de cómo se capturen las llamadas. Compruebe si su sistema actual entrega al CRM los acuerdos que necesita. Heilo no sustituye a una centralita con colas, IVR y extensiones; conviene confirmar antes de comprar si funciona un determinado modo de conexión. Cómo se diferencian estos sistemas lo explicamos en el artículo sobre la centralita virtual moderna para empresas.