Cómo grabar llamadas con clientes sin incumplir el RGPD
Checklist para empresas: aviso, finalidad, base legal, retención, acceso, transcripción y eliminación de datos.
Resumen: grabar llamadas puede ser legal, pero no basta una app. Necesita finalidad, aviso, base legal, control de acceso, retención y proceso de borrado.
Finalidad
Defina por qué graba: confirmar acuerdos, gestionar reclamaciones, preparar presupuestos, mejorar calidad, formar equipo o capturar consultas perdidas.
Aviso
Use un aviso claro: "Esta llamada puede grabarse para gestionar su consulta, confirmar acuerdos y mejorar el servicio. Más información en nuestra política de privacidad."
Base legal y retención
Según el uso, puede valorar consentimiento, interés legítimo o relación contractual. Defina también cuánto conservará las grabaciones: 30, 90 o 180 días, por ejemplo.
Acceso
Use cuentas personales, roles, logs y procesos de eliminación. Evite grabaciones en teléfonos privados. Las transcripciones también son datos personales.
Checklist
- Documentar finalidad.
- Preparar aviso.
- Actualizar privacidad.
- Fijar retención.
- Limitar acceso.
- Firmar DPA con proveedor.
- Probar eliminación y exportación.
Conclusión
El RGPD no prohíbe grabar llamadas. Exige transparencia, proporcionalidad y control.
¿Necesita grabación con aviso, transcripción y control de acceso? Vea Heilo.
- Heilo.io
Elige cómo debe capturar Heilo tus llamadas
Graba solo las conversaciones importantes.
Invita a Heilo a una llamada en curso. Heilo escucha en silencio, graba y crea una transcripción. El buzón de voz sigue capturando las llamadas perdidas.