¿Una llamada no aparece en su CRM? Lista de comprobación con Heilo
Notas que faltan en el CRM, contactos erróneos o registros duplicados: revise la captura de la llamada, la entrega del webhook y el guardado de los datos.
Revise por separado tres etapas: si Heilo capturó la llamada, si llegó el webhook y si los datos se guardaron en el CRM. Una prueba de webhook correcta no demuestra que una llamada real se haya guardado en la ficha del cliente correcto.
Esta guía es para responsables de ventas y para quien se encarga de la integración. Sigue la documentación actual de eventos de Heilo, reviseda el 20 de octubre de 2026. No hemos probado todas las configuraciones de CRM.
Localice la etapa que falla
| Observación | Empiece por aquí |
|---|---|
| La llamada tampoco está en Heilo | El número de empresa, cómo se hizo la llamada y la configuración de grabación |
| La llamada existe, pero faltan el audio o el texto | La grabación y el resultado del procesamiento |
| Hay transcripción, pero no hay entrega | La suscripción, los eventos seleccionados y el registro de entregas |
| La entrega fue correcta, pero no hay registro en el CRM | El historial de procesamiento del webhook y la respuesta del CRM |
| Contacto equivocado o nota duplicada | Las reglas de asociación y la deduplicación |
1. Identifique la llamada con precisión
Anote el ID de la llamada, la hora aproximada, la dirección, el número de empresa y el contacto del CRM que esperaba. Los nombres por sí solos son ambiguos: un número puede ser compartido y un cliente puede tener varias oportunidades abiertas. Compruebe que está viendo la organización y la cuenta correctas en ambos sistemas.
2. Verifique la captura antes de reviser el CRM
El desvío de llamadas perdidas (Heilo Voicemail) captura los mensajes que dejan quienes llaman; no graba las llamadas que usted atiende. Para capturar una llamada que atiende, añada a Heilo mediante una llamada en conferencia con Heilo Select (Heilo graba desde el momento en que se une) o reciba y haga llamadas desde un número de empresa +48 con Heilo Line, donde las llamadas por ese número se graban automáticamente. Las llamadas salientes por ese número deben iniciarse en el panel con «Llamar por Heilo». Las llamadas desde el marcador normal del teléfono o desde WhatsApp no pasan por Heilo, así que no se graban.
Si falta el audio o la transcripción sigue pendiente, revise el estado del procesamiento. Un estado pendiente no significa que el procesamiento haya fallado de forma definitiva. Antes de hacer otra llamada de pago solo para crear un registro en el CRM, revise los datos y los registros que ya existen.
3. Revise el evento y la suscripción
Heilo ofrece eventos como call.completed, call.recording.ready y call.transcribed. Significan cosas distintas y llevan datos distintos. Consulte la tabla de eventos actual con ejemplos para ver qué evento trae los datos que necesita su CRM. Para un CRM, call.completed es el evento principal: Heilo lo envía tras el procesamiento, con el resumen y el enlace a la grabación. call.recording.ready y call.transcribed llevan solo una parte de los datos, y call.outbound.attempted solo informa de un intento de llamada saliente. El enlace recording_url es válido durante 7 días, así que guarde app_url, el enlace permanente a la llamada en Heilo (para abrirlo hace falta iniciar sesión en Heilo), y obtenga un enlace de grabación nuevo a través de la API cuando lo necesite.
Compruebe la URL del endpoint receptor, el estado de la suscripción, los eventos seleccionados y los números de teléfono que cubre la suscripción. Revise el registro de entregas del webhook para ese evento concreto. En las integraciones que consultan la API, revise en su lugar los permisos (scopes) de la clave de API, los filtros y el intervalo de tiempo que se consulta.
4. Tras probar la conexión, revise un evento de llamada real
webhook.test es un evento de prueba. Configure el servicio receptor para distinguirlo de los eventos de llamadas reales, de modo que una prueba no cree contactos ni tareas. Una prueba de conexión correcta solo confirme que funciona la parte de la conexión que se ha probado.
Con un evento real, compare el ID del evento, el tipo de evento y data.call_id con los valores que recibió su endpoint. Verifique la firma según la documentación. Si la verificación falla, revise el secreto de firma y los ajustes de la integración; no desactive la verificación de la firma como solución provisional.
5. Compruebe que el CRM guardó los datos
Una respuesta HTTP correcta del endpoint receptor no confirme que un paso posterior haya guardado los datos en su CRM. Revise el historial de ejecuciones en Make, Zapier o su servicio receptor y después la respuesta del CRM a la petición de guardar los datos.
Busque permisos que faltan, nombres de campo incorrectos, fechas rechazadas, límites de la API y filtros que excluyen los números desconocidos. Esta lista es un punto de partida para diagnosticar; no ordena las causas por frecuencia. Confirme si el paso debe crear un contacto, una nota o una tarea. Que uno funcione no confirme que se hayan creado los demás.
6. Gestiona la asociación y las entregas repetidas
Normalice los números, por ejemplo al formato E.164, y defina reglas para los números ocultos, las líneas compartidas y los casos con varios contactos coincidentes. No escriba en silencio en la primera oportunidad cuando haya varias abiertas.
Asegúrese de que su integración reconoce las entregas repetidas del mismo evento. Si quiere una nota por llamada, registre también el ID de la llamada y la acción del CRM que se realiza: los distintos tipos de evento de una misma llamada tienen distintos ID de evento. Tiene que evitar tanto el procesamiento duplicado de un evento como varias notas de una misma conversación.
7. Guarde los datos que faltan una vez resuelta la causa
Cuando haya corregido la causa, revise el estado actual del CRM. Después vuelve a procesar el evento disponible o recupera la llamada existente a través de la API documentada. No dé por hecho que hay reintentos ilimitados ni que se puede reenviar cualquier evento antiguo.
Empiece con una llamada conocida y confirme que repetir el proceso no crea un duplicado. Vigile el paso que falló y asigne a alguien para investigar los fallos futuros.
Información para el soporte
Aporte los ID de la llamada y del evento, la fecha, el tipo de evento, el paso que falló y el mensaje de error del servicio receptor sin datos sensibles. No envíe claves de API, secretos de firma ni la conversación privada completa. Quite los datos de clientes de las capturas de pantalla antes de compartirlas.
Preguntas frecuentes
¿Una prueba de webhook correcta significa que la integración está lista?
Solo confirme que funciona la parte que probó. Compruebe que un evento de llamada real llega al registro correcto del CRM y que las entregas repetidas no crean duplicados.
¿Tiene Heilo un conector nativo para cada CRM?
No. La API, los webhooks y las recetas de Zapier y Make requieren un flujo de trabajo configurado.
¿Tengo que volver a llamar al cliente para reparar el registro?
No necesita una nueva conversación con el cliente solo para guardar una llamada que Heilo ya ha capturado. Revise primero los datos y registros de la llamada; vuelva a llamar cuando necesite hablar con el cliente.
