Grabación de llamadas al CRM: de la llamada a notas y tareas

Resumen: una grabación por sí sola es un archivo. Para que sirva en el CRM, la llamada tiene que convertirse en una transcripción, un resumen breve, tareas con responsable y fecha, y un registro en el contacto correcto. En Heilo esto ocurre después de una llamada grabada a través del número de empresa, y los datos llegan a su propio CRM por la API, webhooks firmados, Zapier o Make una vez configurada la integración.

Por qué una grabación sola no basta

Una grabación da sensación de seguridad: «si hace falta, la escucho». En la práctica, casi nadie escucha los archivos. A las pocas semanas tiene una carpeta con nombres como 2026-04-22-14-31.mp3 y no sabe en cuál mencionó el cliente el presupuesto, quién decide o la fecha del siguiente paso.

Una grabación solo ayuda cuando se puede trabajar con ella.

Qué debería existir después de una llamada comercial

Tras una buena llamada con un cliente, un equipo de ventas debería tener:

• quién llamó y de qué empresa,
• el tema y la oportunidad a la que pertenece,
• una transcripción completa,
• un resumen breve,
• datos concretos: fechas, importes con indicación de neto o bruto, productos, quién decide,
• el siguiente paso con responsable y fecha,
• el estado de la llamada: Por hacer, En curso o Hecho,
• su propia valoración del potencial del cliente, puesta por el comercial o el equipo,
• un enlace a la grabación.

Solo entonces la llamada se convierte en trabajo por hacer y no en un archivo guardado.

Un proceso manual mínimo

Si no tiene un sistema, basta un proceso sencillo:

1. Guardar el contacto.
2. Añadir una nota breve.
3. Anotar la fecha de la llamada de vuelta en el calendario.
4. Adjuntar el enlace a la grabación.
5. Marcar el estado.

Esto funciona con pocas llamadas a la semana. Con decenas, se desmorona.

Cómo funciona en Heilo

1. Un comercial recibe o hace llamadas con un número de empresa +48 en el plan Heilo Line; una llamada saliente empieza en el panel con el botón «Llamar por Heilo» (solo números +48). Las llamadas por ese número se graban automáticamente desde que se contestan, y un número nuevo reproduce por defecto al interlocutor un aviso de grabación («Aviso antes de la llamada»).
2. Después de la llamada, Heilo prepara una transcripción, un resumen y «Acciones sugeridas». La tarea se crea cuando acepta una sugerencia, y las tareas abiertas esperan en la cola «Hoy».
3. Usted marca el estado de la llamada como «Por hacer», «En curso» o «Hecho», y en la tarjeta «Potencial del cliente» el equipo anota su propia valoración de 1 a 10 y un valor estimado.
4. La información duradera sobre el cliente va a la «Descripción del cliente». La siguiente llamada la añade en «Planificadas» con el botón «Programar llamada» y escribe una «Nota para esta llamada». Cuando llama por Heilo, la ficha del cliente muestra esa nota, la descripción del cliente y las tres últimas llamadas.
5. Tras una llamada bidireccional con transcripción, el entrenador de llamadas muestra qué salió bien y qué conviene mejorar.
6. El «Resumen para el cliente» es un borrador de correo con lo acordado, que usted corrige y envía.
7. Una vez configurada la integración, el resultado llega a su CRM.

Con Heilo Select conserva su propio número y añade Heilo a una llamada elegida. Su operador debe admitir llamadas en conferencia, Heilo graba desde el momento en que se une y usted informa al interlocutor. Con Heilo Voicemail, Heilo graba los mensajes que se dejan tras llamadas perdidas que usted desvía en su operador.

Entonces la llamada ya no es un archivo, sino un registro del cliente.

¿Cómo enviar la llamada a su propio CRM?

Para un equipo de ventas, el panel de Heilo no debería sustituir al sistema donde los comerciales ya gestionan contactos y oportunidades. Heilo es la capa de captura de llamadas: graba la conversación, crea la transcripción, extrae los acuerdos y envía el resultado.

Hay tres caminos principales:

1. Webhooks firmados — Heilo envía un evento cuando termina de procesar la llamada. Su sistema recibe datos estructurados y actualiza el contacto, la actividad o la oportunidad.
2. API pública — una integración consulta las llamadas y sus detalles cuando necesita sincronizar o reprocesar datos.
3. Zapier o Make — usan el mismo flujo general de webhooks cuando no quiere desarrollar una integración propia.

El mensaje principal para un CRM es el evento call.completed. Heilo lo envía tras procesar la llamada, con la dirección (direction), la duración (duration), el número del cliente, un enlace a la grabación (recording_url), un enlace permanente a la llamada en Heilo (app_url), la transcripción y el análisis en el objeto transcript_processed (resumen, acciones sugeridas). El enlace recording_url es válido 7 días, así que guarde app_url en el registro del CRM; abrirlo exige iniciar sesión en Heilo, y un enlace nuevo a la grabación se obtiene por la API. Para integradores: el campo lead_score (1–10) dentro de transcript_processed es una estimación del modelo que se pasa a las integraciones, mientras que la tarjeta «Potencial del cliente» del panel contiene la valoración propia del equipo.

La grabación se conserva en Heilo 365 días por defecto y después se elimina; la transcripción permanece.

Las llamadas salientes siguen el mismo flujo si se hacen desde un número de empresa; cómo configurarlo se explica en el artículo sobre grabar llamadas salientes.

Esto no significa una integración nativa con cada CRM. Es una interfaz abierta y predecible por la que los datos del teléfono pueden llegar a HubSpot, Pipedrive u otro sistema de su empresa. La documentación de la API describe la autenticación, los tipos de evento y ejemplos de payload. Qué llega al CRM y cómo configurarlo sin programar se explica en la página sobre envío de llamadas al CRM con Heilo.

Los CRM difieren por su cuenta: las páginas de ayuda de HubSpot describen la grabación y la transcripción de llamadas solo para las suscripciones Sales Hub y Service Hub Professional y Enterprise (grabación y transcripción de llamadas en HubSpot, comprobado el 20 de octubre de 2026), y según su centro de ayuda Pipedrive no tiene una integración de llamadas incorporada (cómo llamar en Pipedrive, comprobado el 20 de octubre de 2026).

En la práctica, el flujo es así:

1. la llamada termina y se procesa,
2. Heilo envía un evento firmado al endpoint de la empresa,
3. la integración asocia el número de teléfono a un contacto,
4. guarda el resumen, los acuerdos y el siguiente paso como actividad,
5. eventos separados (call.recording.ready, call.transcribed) pueden entregar solo el archivo de la grabación o solo la transcripción.

Si quiere construir este flujo, consulte la documentación pública de la API de Heilo.

Ejemplo: una llamada tras la presentación

Ejemplo: la descripción siguiente es inventada para mostrar el método.

La grabación en bruto dice:

«Llamada de 12 minutos con el número del cliente.»

El registro del CRM dice:

«Director comercial de una empresa de distribución tras una presentación. Quiere una oferta para 20 comerciales antes del viernes. Decide la dirección tras compararla con la herramienta actual. No se mencionó presupuesto. Siguiente paso: el comercial envía la oferta antes del viernes y planifica una llamada para el martes siguiente. Estado: Por hacer.»

Con esos datos se puede actuar de inmediato.

¿Por qué mejora el contacto con el cliente?

Porque se vuelve a contactar antes y se repiten menos las mismas preguntas. El cliente siente que lo recuerdan. El comercial no empieza con «¿en qué puedo ayudarle?», sino con «le llamo por la oferta para 20 comerciales que pidió después de la presentación».

Eso cambia la calidad del contacto.

¿Cuándo conviene enviar las llamadas al CRM automáticamente?

Si:

• el teléfono es un canal de venta diario,
• varios comerciales atienden a clientes,
• los acuerdos se pierden entre la llamada y el CRM,
• los casos pasan de un comercial a otro,
• quiere tener el historial de contacto en el CRM.

Entonces, grabar sin más es solo el primer paso.

Si se pregunta si en su lugar necesita una centralita, lo trata el artículo sobre la centralita telefónica integrada con CRM.

¿Cuánto cuesta?

Heilo Line es un número de empresa +48 para cada comercial, con grabación automática de las llamadas por ese número, transcripción, resumen, tareas y entrenador de llamadas. Con Heilo Select conserva su número y añade Heilo a una llamada elegida, y Heilo Voicemail recoge los mensajes tras llamadas perdidas. La facturación es mensual y el límite de uso razonable de 500 minutos por número y mes es meramente informativo. Los planes y precios están en la página de precios, y el plan se describe en la página Heilo para equipos de ventas.

Conclusión

Una grabación dice qué pasó. Una nota, una tarea y un registro en el CRM dicen qué hacer después. Si el teléfono es un canal importante de ventas, su objetivo no debería ser una carpeta de MP3, sino un proceso que convierta la voz del cliente en trabajo concreto.

¿Quiere que las llamadas lleguen al CRM que usa su equipo? Vea Heilo para equipos de ventas y la documentación de la API.

FAQ

¿Puedo ver las grabaciones y los resúmenes de llamadas en mi CRM?

Sí, una vez configurada la integración. El evento call.completed incluye el resumen, la transcripción y el enlace a la grabación. Guarde app_url en el CRM, porque recording_url caduca a los 7 días. Heilo no tiene una app nativa para cada CRM, así que la conexión pasa por la API, webhooks, Zapier o Make.

¿Heilo informa al interlocutor de que se graba?

Los números nuevos empiezan en el modo «Aviso antes de la llamada». Con Heilo Select informa usted al interlocutor. Heilo le da herramientas para informar a quien llama (un aviso, texto propio, una marca en la llamada). La base jurídica la aporta su empresa como responsable del tratamiento, que también cumple el deber de información.