Gesprekken naar je CRM
Een telefoongesprek komt als kant-en-klare data in je CRM
Heilo neemt het gesprek op, maakt er een transcript en de gemaakte afspraken van, en stuurt die naar het systeem dat je team al gebruikt — via een ondertekende webhook of de REST-API.
Heilo praat nooit met de beller. Het neemt op, schrijft mee en geeft door.
Hoe het werkt
Van de telefoon naar een record in je CRM
Vier stappen, waarvan er drie gebeuren zonder dat de verkoper iets doet.
Het gesprek
Een klant belt het eigen teamnummer, of een verkoper belt daarmee naar buiten. De opname ontstaat aan de kant van Heilo, niet in een app op het toestel.
Transcriptie
De opname wordt tekst, gesplitst per spreker en met een tijdstempel bij elke uiting.
Afspraken
Uit het transcript komen aparte velden: een samenvatting, de afspraken, de openstaande taken, contactgegevens en de datum die de klant noemde.
Aflevering
Het event gaat via een ondertekende webhook naar jouw URL, of wacht tot je het via de REST-API ophaalt. Wat ermee gebeurt, bepaalt jouw systeem.
Payload
Zo ziet het event eruit dat je systeem krijgt
Een ingekort call.completed-event. De volledige lijst met velden staat in de API-documentatie.
POST <your URL>
content-type: application/json
heilo-signature: t=1757236462,v1=4f3a...
heilo-event-id: 1bf3a5e2-9c41-4d7a-8f10-2b6e0d3c5a91
heilo-event-type: call.completed
{
"api_version": "2026-06-15",
"event_id": "1bf3a5e2-9c41-4d7a-8f10-2b6e0d3c5a91",
"event_type": "call.completed",
"resource_id": "3fa85f64-5717-4562-b3fc-2c963f66afa6",
"created_at": "2026-09-07T09:14:22Z",
"data": {
"call_id": "3fa85f64-5717-4562-b3fc-2c963f66afa6",
"direction": "inbound",
"customer_phone_e164": "+48601234567",
"duration": 214,
"recording_url": "https://www.heilo.io/api/v1/calls/3fa85f64-.../recording.mp3?token=...&exp=...",
"transcript_processed": {
"detected_language": "pl",
"caller_name": "Marek Zielinski",
"summary": "...",
"key_decisions": ["..."],
"follow_up_items": ["..."],
"preferred_date": "2026-09-12",
"lead_score": 8
}
}
}De header heilo-signature wordt over de hele request body berekend, dus je ontvanger kan alles weigeren wat niet van ons komt. Een mislukte aflevering wordt opnieuw geprobeerd, en elke poging verschijnt in het afleverlogboek.
Reikwijdte
Wat er wel en niet in je CRM komt
Komt binnen
- De opname van het gesprek en het per spreker gesplitste transcript.
- De samenvatting, de afspraken, de openstaande taken en de genoemde datum — als aparte velden, niet als één blok tekst.
- Het nummer van de tegenpartij, de richting van het gesprek en hoe lang het duurde.
Komt niet binnen
- Gesprekken die buiten Heilo om vanaf een privételefoon worden gevoerd. Die lopen ofwel via een Heilo-nummer, ofwel is er een luisteraar bij uitgenodigd.
- Omzetprognose, opportunity-scoring en een pijplijnweergave. Daar zijn revenue-intelligence-platformen voor, en dat is niet onze reikwijdte.
- Een periodieke beoordeling van een medewerker. Heilo geeft één gesprek een cijfer van één tot vijf voor hoe het gevoerd is, maar daar komt geen ranglijst of kwartaaloverzicht uit.
Drie routes
Hoe je je systeem aansluit
De keuze hangt vooral af van de vraag of iemand de ontvanger kan schrijven.
Webhook
Jouw URL krijgt het event op het moment dat het gesprek verwerkt is. De laagste vertraging en geen pollen.
REST-API
Gesprekken, contacten en transcripten lezen met een API-sleutel met expliciete rechten. Goed wanneer jouw systeem liever zelf vraagt.
Zapier of Make
Voor als niemand code gaat schrijven. De ontvanger is een scenario, en van daaruit gaan de gegevens naar een CRM, een spreadsheet of een chatkanaal.
Als er iets niet antwoordt
Een mislukte aflevering is geen verloren data
- Tijdelijke fouten — HTTP 408, 429, 5xx en netwerkfouten — worden vijf keer opnieuw geprobeerd met een groeiende tussenpoos: na twee minuten, vijf, dertig en dan twee uur.
- Blijvende fouten — HTTP 401, 403 en 422 — pauzeren het abonnement meteen, zonder herhaling, omdat dezelfde aanvraag daar niets aan verandert.
- Wordt een abonnement gepauzeerd, dan krijgt de accounthouder een e-mail, en events uit de dead-letter queue kun je opnieuw versturen vanuit het afleverlogboek.
Grenzen
Drie dingen die je beter hardop zegt
Heilo vervangt het CRM van een B2B-team niet
Een team met een eigen systeem levert Heilo de gegevens: de gesprekken gaan naar buiten en je blijft werken waar je al werkte. De ingebouwde contacten, deals en taken zijn iets aparts — voor kleine dienstverleners zonder eigen systeem.
De taal van de interface is niet de kwaliteit van de transcriptie
De interface bestaat in zes talen. Hoe goed een bepaalde taal in een telefoonopname wordt herkend, is een andere vraag en hangt af van de lijnkwaliteit, van eigennamen en van vakjargon. We hebben nog geen meting gepubliceerd, dus beloven we er ook geen.
Vragen waar de data heen gaat, is vragen naar subverwerkers, niet naar één land
Het gesprek loopt via een telefonieaanbieder, de transcriptie doet een taalmodel, en de gegevens staan in een database en bij een hostingaanbieder. Elk van hen staat met naam in de privacyverklaring — en dat is de lijst die je nakijkt voordat je een verwerkersovereenkomst tekent.
Vragen die vóór de uitrol langskomen
Koppel je CRM aan de gesprekken die je toch al voert
Een account maak je in een paar minuten; de API-sleutel en het webhook-abonnement maak je zelf aan in het paneel.
Account aanmaken