Gesprek ontbreekt in uw CRM? Checklist voor probleemoplossing met Heilo
Ontbrekende CRM-notities, verkeerde contacten of dubbele records oplossen: controleer de gespreksopname, de webhook-aflevering en het opslaan van de gegevens.
Controleer drie fasen afzonderlijk: of Heilo het gesprek heeft vastgelegd, of de webhook is aangekomen en of de gegevens in het CRM zijn opgeslagen. Een geslaagde webhooktest bewijst niet dat een echt gesprek bij de juiste klant is opgeslagen.
Deze handleiding is bedoeld voor salesmanagers en iedereen die verantwoordelijk is voor de integratie. Ze volgt de actuele eventdocumentatie van Heilo, bekeken op 20 oktober 2026. We hebben niet elke CRM-configuratie getest.
Bepaal in welke fase het misgaat
| Waarneming | Begin hier |
|---|---|
| Het gesprek ontbreekt ook in Heilo | Het zakelijke nummer, de manier van bellen en de opname-instellingen |
| Gesprek bestaat, maar audio of tekst ontbreekt | De opname en het resultaat van de verwerking |
| Transcript bestaat, maar er is geen aflevering | Het abonnement, de gekozen events en het afleverlogboek |
| Aflevering geslaagd, maar geen CRM-record | De verwerkingsgeschiedenis van de webhook en het antwoord van het CRM |
| Verkeerd contact of dubbele notitie | De koppelregels en deduplicatie |
1. Identificeer het gesprek nauwkeurig
Noteer het gesprek-ID, het tijdstip bij benadering, de richting, het zakelijke nummer en het contact in het CRM dat u verwacht. Namen alleen zijn dubbelzinnig: een nummer kan gedeeld worden en een klant kan meerdere openstaande deals hebben. Controleer of u in beide systemen de juiste organisatie en het juiste account bekijkt.
2. Controleer eerst de opname, dan pas het CRM
Doorschakeling bij gemiste gesprekken (Heilo Voicemail) legt berichten vast die bellers inspreken; gesprekken die u aanneemt neemt het niet op. Om een gesprek vast te leggen dat u aanneemt, haalt u Heilo er via een conferentiegesprek bij met Heilo Select (Heilo neemt op vanaf het moment dat het erbij komt), of u belt en wordt gebeld op een zakelijk +48-nummer met Heilo Line, waar gesprekken via het nummer automatisch worden opgenomen. Uitgaande gesprekken via dat nummer moet u in het dashboard starten met „Bellen via Heilo”. Gesprekken via de gewone belapp van uw telefoon of via WhatsApp lopen niet via Heilo en worden dus niet opgenomen.
Ontbreekt de audio of staat de transcriptie nog open, controleer dan de verwerkingsstatus. Een openstaande status betekent niet dat de verwerking definitief is mislukt. Voordat u nog een betaald gesprek voert alleen om een CRM-record te maken, bekijkt u de bestaande gegevens en logboeken.
3. Controleer het event en het abonnement
Heilo biedt onder andere de events call.completed, call.recording.ready en call.transcribed. Ze hebben verschillende betekenissen en payloads. Gebruik de actuele eventtabel met voorbeelden om te zien welk event de gegevens levert die uw CRM nodig heeft. Voor een CRM is call.completed het belangrijkste event: Heilo verstuurt het na de verwerking, met de samenvatting en de link naar de opname. call.recording.ready en call.transcribed bevatten maar een deel van de gegevens, en call.outbound.attempted meldt alleen een uitgaande poging. De link recording_url is 7 dagen geldig. Bewaar daarom app_url, de permanente link naar het gesprek in Heilo (om hem te openen moet u inloggen bij Heilo), en vraag via de API een nieuwe opnamelink op wanneer dat nodig is.
Controleer de URL van het ontvangende endpoint, de status van het abonnement, de gekozen events en welke telefoonnummers het abonnement dekt. Bekijk het afleverlogboek van de webhook voor het betreffende event. Bij integraties die de API bevragen, controleert u in plaats daarvan de scopes van de API-sleutel, eventuele filters en het tijdvenster dat wordt opgevraagd.
4. Controleer na de verbindingstest een echt gespreksevent
webhook.test is een testevent. Stel de ontvangende dienst zo in dat hij het onderscheidt van echte gespreksevents, zodat een test geen contacten of taken aanmaakt. Een geslaagde verbindingstest bevestigt alleen dat het geteste deel van de verbinding werkt.
Vergelijk bij een echt event het event-ID, het eventtype en data.call_id met de waarden die uw endpoint heeft ontvangen. Controleer de handtekening volgens de documentatie. Mislukt de controle, kijk dan naar het signing secret en de integratie-instellingen; zet de handtekeningcontrole niet uit als noodoplossing.
5. Controleer of het CRM de gegevens heeft opgeslagen
Een geslaagd HTTP-antwoord van het ontvangende endpoint bevestigt niet dat een latere stap de gegevens in uw CRM heeft opgeslagen. Bekijk de uitvoergeschiedenis in Make, Zapier of uw ontvangende dienst en controleer daarna het antwoord van het CRM op het verzoek om de gegevens op te slaan.
Let op ontbrekende rechten, onjuiste veldnamen, geweigerde datums, API-limieten en filters die onbekende nummers uitsluiten. Deze lijst is een uitgangspunt voor het zoeken naar de oorzaak; ze rangschikt de oorzaken niet naar frequentie. Bevestig of de stap een contact, een notitie of een taak moet aanmaken. Dat het ene lukt, bevestigt niet dat de andere zijn aangemaakt.
6. Regel de koppeling en herhaalde afleveringen
Normaliseer nummers, bijvoorbeeld naar E.164, en leg regels vast voor onderdrukte nummers, gedeelde lijnen en meerdere passende contacten. Schrijf niet stilzwijgend naar de eerste deal als er meerdere openstaan.
Zorg dat uw integratie herhaalde afleveringen van hetzelfde event herkent. Wilt u één notitie per gesprek, houd dan ook het gesprek-ID bij en de CRM-actie die wordt uitgevoerd: verschillende eventtypen van hetzelfde gesprek hebben verschillende event-ID's. U moet zowel dubbele verwerking van één event als meerdere notities bij één gesprek voorkomen.
7. Sla de ontbrekende gegevens op nadat de oorzaak is verholpen
Controleer na het verhelpen van de oorzaak de actuele stand in het CRM. Verwerk daarna het beschikbare event opnieuw of haal het bestaande gesprek op via de gedocumenteerde API. Ga er niet van uit dat er oneindig opnieuw wordt geprobeerd of dat elk eerder event opnieuw kan worden afgespeeld.
Begin met één bekend gesprek en bevestig dat een nieuwe poging geen duplicaat oplevert. Houd de stap die is mislukt in de gaten en wijs iemand aan die toekomstige fouten onderzoekt.
Informatie voor support
Geef het gesprek-ID en event-ID, de datum, het eventtype, de stap die mislukte en de foutmelding van de ontvangende dienst door, zonder gevoelige gegevens. Stuur geen API-sleutels, signing secrets of het volledige privégesprek mee. Haal klantgegevens uit schermafbeeldingen voordat u ze deelt.
Veelgestelde vragen
Betekent een geslaagde webhooktest dat de integratie klaar is?
Het bevestigt alleen dat het geteste deel werkt. Controleer of een echt gespreksevent bij het juiste CRM-record aankomt en of herhaalde afleveringen geen duplicaten maken.
Heeft Heilo een native connector voor elk CRM?
Nee. API, webhooks en Zapier-/Make-recepten vragen om een ingerichte workflow.
Moet ik de klant opnieuw bellen om het record te herstellen?
U hebt geen nieuw klantgesprek nodig om een gesprek op te slaan dat Heilo al heeft vastgelegd. Bekijk eerst de bestaande gegevens en logboeken; bel opnieuw wanneer u de klant moet spreken.
