Ile kosztuje sekretarka telefoniczna? Porównanie kosztów 2026
Porównujemy koszt sekretarki na etacie, zewnętrznego sekretariatu i poczty głosowej Heilo. Podajemy źródła stawek i ceny netto za numer.
Zobacz też: Wirtualna recepcjonistka vs Heilo – porównanie kosztów | Ile klientów tracisz przez nieodebrane telefony? | Heilo vs żywa sekretarka telefoniczna | Cena poczty głosowej dla firm
W skrócie: Osoba zatrudniona na pełny etat do odbierania telefonów kosztuje co najmniej płacę minimalną (4 806 zł brutto w 2026 r.) plus składki pracodawcy i odbiera tylko w godzinach pracy. Zewnętrzny sekretariat albo call center liczy za minutę, połączenie lub pakiet, więc rachunek zwykle rośnie z liczbą telefonów. Heilo nie rozmawia z dzwoniącym, tylko rejestruje wiadomość albo rozmowę; kosztuje 49, 99 lub 399 zł netto za numer miesięcznie, zależnie od planu.
Jak porównujemy koszty
Każda firma usługowa staje w pewnym momencie przed pytaniem: „Tracę klientów przez nieodebrane telefony — co z tym zrobić?” Odpowiedzi jest kilka i robią różne rzeczy, więc porównujemy nie tylko cenę. Ten artykuł przygotowało Heilo, dlatego piszemy też, kiedy lepszym wyborem jest człowiek przy telefonie. Porównujemy pięć rzeczy: kto rozmawia z dzwoniącym, w jakich godzinach działa rozwiązanie, co zostaje po połączeniu, w jakiej jednostce płacisz i jak koszt rośnie z liczbą telefonów. Ceny Heilo podajemy netto; przy innych kwotach zaznaczamy, czy są brutto, czy netto.
Opcja 1: Recepcjonistka na etacie
Zatrudnienie osoby tylko do odbierania telefonów to najprostsza koncepcja, ale z największym kosztem stałym.
Z czego składa się koszt (2026):
| Składnik | Ile wynosi | Źródło |
|---|---|---|
| Wynagrodzenie brutto na pełny etat | co najmniej 4 806 zł (płaca minimalna w 2026 r.); realna pensja zależy od miasta i doświadczenia | Dz.U. 2025 poz. 1242, kwota: Zielona Linia |
| Składki i fundusze płacone przez pracodawcę | ok. 20,5% pensji: emerytalna 9,76%, rentowa 6,5%, wypadkowa 1,67% (w firmie do 9 osób; w większych zależy od grupy ryzyka), Fundusz Pracy 2,45%, FGŚP 0,1% | biznes.gov.pl |
| PPK | 1,5% pensji, jeśli pracownik oszczędza w PPK | mojeppk.pl |
| Urlop, choroba, zastępstwa | dni bez obsługi telefonu albo koszt zastępstwa | – |
| Stanowisko pracy | biurko, telefon, komputer | – |
Źródła sprawdzone 20 października 2026 r.
Przykład: przy pensji 5 000 zł brutto pracodawca płaci ze składkami i PPK około 6 100 zł miesięcznie (5 000 zł + ok. 1 024 zł składek przy wypadkowej 1,67% + 75 zł PPK), jeszcze bez stanowiska i zastępstw.
Zalety: odbiera telefony w godzinach pracy, prowadzi rozmowy, umawia wizyty, obsługuje gości na miejscu i e-mail.
Wady: nie pracuje po godzinach, w weekendy i święta; urlopy i zwolnienia lekarskie to dni bez obsługi, chyba że zorganizujesz zastępstwo; koszt jest stały, niezależnie od liczby połączeń.
Kiedy ma sens: gdy telefon dzwoni przez cały dzień, firma ma biuro z ruchem klientów, a obsługa wymaga wiedzy o firmie.
Opcja 2: Outsourcingowe call center / żywa sekretarka
Zewnętrzna firma udostępnia wyszkolonych agentów do odbierania Twoich telefonów. Szczegółowe porównanie: Heilo vs żywa sekretarka.
Jak liczą zewnętrzne sekretariaty:
| Model | Co sprawdzić w ofercie |
|---|---|
| Za minutę | czy płacisz za czas oczekiwania i jak zaokrąglane są minuty |
| Abonament (pakiet) | ile połączeń lub minut obejmuje i ile kosztuje nadwyżka |
| Za połączenie | co liczy się jako połączenie, np. krótkie i głuche telefony |
| Noce i weekendy | czy są w cenie, czy jako dopłata |
Poproś o ofertę na piśmie, z informacją, czy ceny są netto, czy brutto, z okresem umowy i okresem wypowiedzenia, i porównaj ją według tej tabeli.
Zalety: agent prowadzi rozmowę z klientem, płacisz za to, co zużywasz, a w wyższych pakietach obsługa obejmuje także noce i weekendy (sprawdź w ofercie).
Wady: agent zna Twoją firmę tylko ze skryptu, po rozmowie dostajesz notatkę agenta (zapytaj, czy usługa daje nagranie lub transkrypcję), trzeba przygotować skrypt i przekazać wiedzę o firmie, a koszt rośnie z liczbą połączeń.
Kiedy ma sens: gdy klienci oczekują rozmowy z człowiekiem od pierwszego sygnału, a Ty nie masz kogo posadzić przy telefonie.
Opcja 3: Heilo — poczta głosowa i rejestrowanie rozmów
Heilo nie odbiera telefonu jak sekretarka i nigdy nie rozmawia z dzwoniącym: rejestruje wiadomość albo rozmowę i robi z niej transkrypcję i podsumowanie. Ma trzy plany, a każdy kosztuje stałą kwotę netto za numer miesięcznie:
- Heilo Voicemail — 49 zł: klient zostawia wiadomość, gdy nie odbierasz; wymaga przekierowania nieodebranych połączeń u operatora.
- Heilo Select — 99 zł: zostajesz przy swoim numerze i dopraszasz Heilo do wybranych rozmów; operator musi obsługiwać połączenia konferencyjne, a Heilo rejestruje rozmowę od chwili dołączenia; poczta głosowa jest w cenie.
- Heilo Line — 399 zł: firmowy numer +48 dla każdego handlowca; rozmowy przychodzące i wychodzące (przycisk „Zadzwoń przez Heilo”, tylko numery +48) są rejestrowane automatycznie, z transkrypcją, podsumowaniem, propozycjami zadań i uwagami trenera rozmów; po skonfigurowaniu integracji wyniki trafiają do CRM-a przez API, webhooki, Zapier albo Make. Wymaga weryfikacji firmy (NIP).
W poczcie głosowej Heilo dostajesz:
- panel z historią rozmów;
- SMS z danymi dzwoniącego, tematem i linkiem do pełnej wiadomości w panelu;
- kartę „Potencjał klienta”, na której zapisujesz własną ocenę zapytania w skali 1–10 i szacowaną wartość;
- powitanie z Twojego tekstu odczytane syntezą mowy i harmonogram powitań według dni tygodnia i godzin (na przykład inne powitanie w nocy albo w weekend);
- pocztę, która działa także po godzinach pracy, w weekendy i święta.
Przykład: zespół pięciu handlowców na Heilo Line to pięć numerów, czyli 5 × 399 zł = 1 995 zł netto miesięcznie.
VAT doliczamy przy płatności. Plany są rozliczane z góry, co miesiąc; subskrypcję możesz anulować w każdej chwili, a usługa działa do końca opłaconego okresu. W Heilo Line w cenie jest 6 godzin rejestrowanych rozmów na numer w okresie rozliczeniowym, a każda kolejna godzina kosztuje 55 zł netto, liczona co do minuty i doliczana do następnej faktury. W Heilo Voicemail i Heilo Select obowiązuje informacyjny limit 500 minut nagrań na numer miesięcznie, który niczego nie blokuje. Opłaty operatora za przekierowane połączenia sprawdź osobno. Ceny wszystkich planów są w cenniku.
Zalety: stała opłata za numer, pełny tekst wiadomości zamiast notatki, poczta działa także po godzinach, brak umowy na czas określony.
Wady: nie prowadzi rozmowy (zbiera wiadomość), nie umawia wizyt w czasie rzeczywistym. Część dzwoniących rozłączy się bez zostawienia wiadomości.
Kiedy ma sens: gdy główny problem to nieodebrane połączenia (Heilo Voicemail), gdy chcesz mieć notatki z ważnych rozmów bez zmiany numeru (Heilo Select) albo gdy zespół sprzedaży ma rejestrować rozmowy i wysyłać ustalenia do CRM-a (Heilo Line; zob. asystent rozmów i ile kosztuje nagrywanie rozmów w firmie). Pocztę głosową Heilo opisuje też strona automatyczna sekretarka Heilo.
Porównanie: co dostajesz za te pieniądze
| Kryterium | Recepcjonistka na etacie | Zewnętrzny sekretariat | Heilo |
|---|---|---|---|
| Kto rozmawia z dzwoniącym | pracownik | agent | nikt — Heilo rejestruje wiadomość albo rozmowę handlowca |
| Jednostka rozliczenia | pensja ze składkami | minuta, połączenie albo pakiet (według oferty) | stała opłata netto za numer miesięcznie |
| Godziny | godziny pracy | według pakietu | poczta działa także po godzinach |
| Co zostaje po rozmowie | notatka pracownika | notatka agenta | nagranie, tekst i podsumowanie |
| Jak rośnie koszt | kolejny etat | z liczbą minut lub połączeń | z liczbą numerów (Heilo Line: numer na handlowca) |
| Umowa | umowa o pracę | według oferty | rozliczenie miesięczne, anulujesz w każdej chwili |
Żeby sprawdzić, czy rozwiązanie się opłaca, porównaj jego miesięczny koszt z marżą (nie przychodem) ze zleceń, które bez niego byś stracił. Przykład: jeśli zlecenie zostawia 300 zł marży, Heilo Voicemail za 49 zł netto zwraca się już przy jednym odzyskanym zleceniu w miesiącu, a zewnętrzny sekretariat wtedy, gdy liczba odzyskanych zleceń razy 300 zł przekroczy jego miesięczną fakturę.
Koszty, które łatwo pominąć
| Koszt | Recepcjonistka | Zewnętrzny sekretariat | Heilo |
|---|---|---|---|
| Start | rekrutacja i wdrożenie | przygotowanie skryptu i przekazanie wiedzy o firmie | konfiguracja powitania i przekierowania; dla Heilo Line weryfikacja firmy (NIP) |
| Urlop i choroba | zastępstwo albo dni bez obsługi | sprawdź w ofercie | bez zmian |
| Więcej telefonów | ten sam koszt, do granicy wydajności jednej osoby | wyższa faktura za minuty lub połączenia | ta sama opłata za numer; w Heilo Line po 6 godzinach rejestrowanych rozmów na numer w okresie rozliczeniowym każda kolejna godzina kosztuje 55 zł netto, a w Heilo Voicemail i Heilo Select informacyjny limit 500 minut nagrań na numer miesięcznie niczego nie blokuje |
| Kolejna osoba w zespole | kolejny etat | według oferty | Heilo Line: kolejny numer dla każdego handlowca |
| Opłaty operatora | – | zależnie od sposobu przekierowania | przekierowane połączenia według taryfy operatora |
Podsumowanie
Osoba na etacie ma największy koszt stały: co najmniej płaca minimalna ze składkami, a do tego godziny bez obsługi. Zewnętrzny sekretariat kosztuje tyle, ile wynosi oferta dla Twojej liczby połączeń. Heilo kosztuje stałą kwotę za numer, ale nie rozmawia z dzwoniącym, więc gdy klient musi od razu z kimś porozmawiać, wybierz człowieka przy telefonie. Gdy problemem są nieodebrane telefony, wystarczy Heilo Voicemail; zespołom sprzedaży, które mają rejestrować rozmowy i wysyłać ustalenia do CRM-a, służy Heilo Line. Ceny są w cenniku, a inne sposoby obsługi telefonu porównuje artykuł automatyczna sekretarka dla firmy.
FAQ
Ile kosztuje sekretarka telefoniczna miesięcznie?
To zależy od formy. Etat to co najmniej płaca minimalna (4 806 zł brutto w 2026 r.) plus ok. 20,5% składek pracodawcy. Zewnętrzny sekretariat wycenia usługę za minutę, połączenie albo pakiet, więc poproś o ofertę. Heilo, które nie rozmawia z dzwoniącym, tylko rejestruje wiadomość lub rozmowę, kosztuje 49, 99 albo 399 zł netto za numer miesięcznie.
Jakie umowy i zobowiązania?
Nie ma umowy na czas określony. Plany są rozliczane z góry, co miesiąc; subskrypcję możesz anulować w każdej chwili, a usługa działa do końca opłaconego okresu.
Czy cena Heilo jest za użytkownika?
Nie. Heilo liczy cenę za numer, a nie za osobę: zespół zapraszasz do konta, a każda osoba ma w nim swoją rolę. W planie Heilo Line każdy handlowiec, który odbiera i dzwoni przez Heilo, potrzebuje jednak własnego numeru, więc koszt rośnie z liczbą handlowców: 399 zł netto miesięcznie za każdy numer. W planach Heilo Voicemail i Heilo Select płacisz za każdy numer, który obsługuje Heilo.
Kiedy warto wybrać człowieka przy telefonie zamiast Heilo?
Gdy Twoi klienci oczekują rozmowy z człowiekiem w czasie rzeczywistym (kancelarie prawne, usługi premium) albo gdy potrzebujesz umawiania wizyt na żywo. Heilo nigdy nie rozmawia z dzwoniącym.
Czy mogę łączyć opcje?
Tak. Zewnętrzny sekretariat może odbierać w godzinach szczytu, a Heilo Voicemail zbierać wiadomości po godzinach i w weekendy. Koszt to suma abonamentu Heilo i faktury sekretariatu. Szczegóły: Heilo vs żywa sekretarka — model hybrydowy.
