Skip to main content

Przesyłanie rozmów do CRM

Rozmowa telefoniczna trafia do Twojego CRM-u jako gotowe dane

Heilo nagrywa rozmowę, zamienia ją w transkrypcję i ustalenia, a potem przesyła je do systemu, którego Twój zespół już używa — podpisanym webhookiem albo przez REST API.

Heilo nie rozmawia z dzwoniącym. Nagrywa, spisuje i przekazuje dalej.

Załóż kontoZobacz, co dostaje Twój system

Jak to działa

Od telefonu do rekordu w CRM-ie

Cztery kroki, z których trzy dzieją się bez udziału handlowca.

1

Rozmowa

Klient dzwoni na dedykowany numer zespołu albo handlowiec dzwoni z niego na zewnątrz. Nagranie powstaje po stronie Heilo, a nie w aplikacji na telefonie.

2

Transkrypcja

Nagranie zamienia się w tekst z podziałem na mówiących i ze znacznikiem czasu przy każdej wypowiedzi.

3

Ustalenia

Z transkrypcji wychodzą osobne pola: podsumowanie, ustalenia, zadania do wykonania, dane kontaktowe i deklarowany termin.

4

Przesłanie

Zdarzenie leci na Twój adres podpisanym webhookiem albo czeka na odczyt przez REST API. Co z nim zrobić, decyduje Twój system.

Ładunek

Tak wygląda zdarzenie, które dostaje Twój system

Zdarzenie call.completed w skróconej postaci. Pełna lista pól jest w dokumentacji API.

POST <your URL>
content-type: application/json
heilo-signature: t=1757236462,v1=4f3a...
heilo-event-id: 1bf3a5e2-9c41-4d7a-8f10-2b6e0d3c5a91
heilo-event-type: call.completed

{
  "api_version": "2026-06-15",
  "event_id": "1bf3a5e2-9c41-4d7a-8f10-2b6e0d3c5a91",
  "event_type": "call.completed",
  "resource_id": "3fa85f64-5717-4562-b3fc-2c963f66afa6",
  "created_at": "2026-09-07T09:14:22Z",
  "data": {
    "call_id": "3fa85f64-5717-4562-b3fc-2c963f66afa6",
    "direction": "inbound",
    "customer_phone_e164": "+48601234567",
    "duration": 214,
    "recording_url": "https://www.heilo.io/api/v1/calls/3fa85f64-.../recording.mp3?token=...&exp=...",
    "transcript_processed": {
      "detected_language": "pl",
      "caller_name": "Marek Zielinski",
      "summary": "...",
      "key_decisions": ["..."],
      "follow_up_items": ["..."],
      "preferred_date": "2026-09-12",
      "lead_score": 8
    }
  }
}

Podpis heilo-signature liczy się z całego ciała żądania, więc odbiorca może odrzucić wszystko, co nie przyszło od nas. Nieudane dostarczenie jest ponawiane, a każdą próbę widać w historii wysyłek.

Pełna dokumentacja API

Zakres

Co trafia do CRM-u, a co nie

Trafia

  • Nagranie rozmowy i jej transkrypcja z podziałem na mówiących.
  • Podsumowanie, ustalenia, zadania i deklarowany termin — jako osobne pola, a nie jeden blok tekstu.
  • Numer rozmówcy, kierunek połączenia i czas jego trwania.

Nie trafia

  • Rozmowy prowadzone poza Heilo z prywatnego telefonu. Takie trzeba albo prowadzić z numeru Heilo, albo doprosić do nich słuchacza.
  • Prognoza przychodu, punktacja szans i widok lejka. To zakres platform revenue intelligence, a nie nasz.
  • Okresowa ocena pracownika. Heilo ocenia poprowadzenie pojedynczej rozmowy w skali od 1 do 5, ale z tych ocen nie powstaje ranking ani podsumowanie kwartału.

Trzy drogi

Jak podłączyć swój system

Wybór zależy głównie od tego, czy macie kogoś, kto napisze odbiorcę.

Webhook

Twój adres dostaje zdarzenie w chwili, gdy rozmowa jest opracowana. Najmniejsze opóźnienie i żadnego odpytywania.

REST API

Odczyt rozmów, kontaktów i transkrypcji kluczem API z zakresami uprawnień. Dobre wtedy, gdy Twój system woli pytać sam.

Zapier albo Make

Gdy nikt nie ma pisać kodu. Adresem odbiorcy jest scenariusz, a stamtąd dane idą do CRM-u, arkusza albo komunikatora.

Gdy coś nie odpowie

Nieudane dostarczenie nie znaczy utraconych danych

  • Błędy przejściowe — HTTP 408, 429, 5xx i błędy sieci — ponawiamy pięć razy z rosnącą przerwą: po dwóch minutach, pięciu, trzydziestu i po dwóch godzinach.
  • Błędy trwałe — HTTP 401, 403 i 422 — wstrzymują subskrypcję od razu, bez ponawiania, bo powtarzanie żądania nic tu nie zmieni.
  • Po wstrzymaniu subskrypcji właściciel konta dostaje e-mail, a zdarzenia z martwej kolejki można wysłać ponownie z historii wysyłek.

Granice

Trzy rzeczy, które trzeba powiedzieć wprost

Heilo nie zastępuje CRM-u zespołu B2B

Zespołowi, który ma własny system, Heilo dostarcza dane: rozmowy wychodzą na zewnątrz i pracujecie tam, gdzie pracowaliście. Wbudowane kontakty, szanse i zadania istnieją osobno — dla małych firm usługowych, które własnego systemu nie mają.

Język interfejsu to nie to samo co jakość transkrypcji

Panel działa w sześciu językach. To, jak dobrze rozpoznawany jest konkretny język w nagraniu telefonicznym, jest osobnym pytaniem i zależy od jakości połączenia, nazwisk własnych i słownictwa branżowego. Pomiaru jeszcze nie opublikowaliśmy, więc go nie obiecujemy.

Pytanie o dane to pytanie o podprocesorów, nie o jeden kraj

Rozmowa przechodzi przez dostawcę telefonii, transkrypcję wykonuje model językowy, a dane leżą w bazie i u dostawcy hostingu. Każdy z nich jest wymieniony z nazwy w polityce prywatności — i to jest lista do sprawdzenia przed podpisem umowy powierzenia.

Zobacz listę podprocesorów

Pytania, które padają przed wdrożeniem

Do webhooka i do REST API tak — ktoś musi napisać odbiorcę i sprawdzić podpis. Bez programisty zostaje droga przez Zapier albo Make: adresem odbiorcy jest wtedy scenariusz, a dalej klikacie połączenie z CRM-em bez pisania kodu.
Nie i nie będzie. Może odtworzyć powitanie i nagrać wiadomość, ale nie odpowie na pytanie klienta ani nie umówi spotkania. Jeśli szukasz automatu, który prowadzi rozmowę, potrzebujesz innej kategorii narzędzia.
Zakresem, a nie ceną. Platforma klasy Gonga analizuje wiele rozmów naraz, prognozuje przychód i prowadzi program coachingu całego działu. Heilo zapisuje pojedynczą rozmowę i przekazuje z niej dane dalej. To dwie różne kategorie i mały zespół rzadko potrzebuje tej pierwszej.
Dostarczenie jest ponawiane pięć razy z rosnącą przerwą, a nieudane próby widać w historii wysyłek razem z odpowiedzią, którą zwrócił Twój adres. Te same rozmowy można odczytać przez REST API, więc awaria odbiorcy nie oznacza utraty danych.

Podłącz CRM do rozmów, które i tak prowadzicie

Konto zakładasz w kilka minut, klucz API i subskrypcję webhooka tworzysz sam w panelu.

Załóż konto

Nie macie własnego CRM-u?

Heilo ma wbudowane kontakty, szanse i zadania. Małej firmie usługowej to zwykle wystarcza i nie trzeba niczego podłączać.

Zobacz asystenta rozmów