Nagrania rozmów handlowców: dostęp, eksport i usuwanie

Nagranie rozmowy powinno być dostępne osobom, które potrzebują go do pracy z klientem. W Heilo właściciel, administrator i menedżer widzą rozmowy organizacji; agent korzysta z dostępu do przypisanych numerów. Audio jest automatycznie usuwane po 365 dniach, a transkrypcja pozostaje. Przeniesienie rozmowy do kosza uruchamia trwałe usunięcie nagrania i transkrypcji po 30 dniach.

Przed wdrożeniem ustal jeszcze, kto może eksportować dane, jak zespół korzysta z kopii w CRM-ie i co zrobić, gdy klient prosi o usunięcie rozmowy. To część organizacji pracy, którą warto przetestować razem z samym nagrywaniem.

Kto widzi nagrania w Heilo?

Rozmowy bez przypisanego numeru firmowego pozostają widoczne dla członków organizacji. Uwzględnij je przy sprawdzaniu uprawnień — nie zakładaj, że każda pozycja w historii jest ograniczona przydziałem numeru.

Praktycznie oznacza to, że pracownik, który ma widzieć tylko wybrane numery, powinien otrzymać rolę agenta i odpowiedni przydział. Nadanie roli menedżera daje szerszy dostęp. Przetestuj ustawienia na kontach o różnych rolach, zamiast oceniać je wyłącznie z konta właściciela.

Jak udostępnić ustalenia po rozmowie?

Współpracownik potrzebuje konta i odpowiedniego dostępu w Heilo. Sam link do rozmowy nie nadaje uprawnień. Jeśli zespół pracuje w zewnętrznym CRM-ie, skonfiguruj API lub webhooki tak, aby zapisywać potrzebne ustalenia przy właściwym kontakcie.

Nie zawsze trzeba kopiować pełną transkrypcję. Do przygotowania oferty może wystarczyć podsumowanie, termin i identyfikator rozmowy, który pozwoli uprawnionej osobie wrócić do źródła. Dobierz zakres do celu i uprawnień użytkowników CRM-u. Jak przekazywać nagrania i ustalenia do CRM-u.

Zobacz przekazywanie rozmów z Heilo do CRM-u.

Co dzieje się z nagraniem po roku, a co po przeniesieniu do kosza?

Heilo nie udostępnia obecnie użytkownikowi wyboru dowolnego okresu przechowywania nagrania. Nie traktuj 365 dni jako zalecenia prawnego dla każdej firmy. Europejska Rada Ochrony Danych wskazuje, że okres przechowywania powinien wynikać z celu i nie przekraczać potrzebnego czasu. Poradnik EROD. Ustal, jak długo potrzebujesz danych do konkretnego celu i jak obsługujesz żądania klientów. Zasady nagrywania omawiamy w poradniku nagrywanie rozmów z klientami a RODO.

Jak wyeksportować rozmowy przed zmianą systemu?

Rozmowy, kontakty i zadania możesz eksportować do CSV. Taki plik pomaga zachować dane tabelaryczne, lecz nie jest archiwum plików audio. Przed zakończeniem usługi sprawdź zawartość eksportu i ustal z obsługą przekazanie potrzebnych nagrań.

Regulamin Heilo przewiduje 30 dni na eksport po zakończeniu umowy, przy czym eksport audio wymaga kontaktu z obsługą. Warto przygotować go wcześniej, szczególnie jeśli nagrania zbliżają się do terminu automatycznego usunięcia.

Sprawdź też kopie w CRM-ie, arkuszach i narzędziach integracyjnych. Usunięcie rozmowy w Heilo nie oznacza automatycznego usunięcia treści, którą wcześniej zapisano w innym systemie.

Co ustalić, gdy klient prosi o usunięcie nagrania?

1. Potwierdź, której rozmowy i osoby dotyczy prośba, zgodnie z procedurą firmy.
2. Ustal zakres żądania i obowiązki firmy; nie utożsamiaj mechanizmu kosza z rozstrzygnięciem prawnym.
3. Odnajdź rozmowę, transkrypcję oraz kopie przekazane do CRM-u lub eksportu.
4. Wykonaj uzasadnione działania w każdym z tych miejsc. Pamiętaj, że kosz Heilo usuwa dane trwale po 30 dniach.
5. Jeśli potrzebujesz innego terminu lub zakresu obsługi, skontaktuj się z obsługą Heilo i osobą odpowiedzialną za ochronę danych w firmie.

Nie obiecuj klientowi natychmiastowego usunięcia wszystkich kopii po jednym kliknięciu. Odpowiedź powinna odzwierciedlać faktycznie wykonane działania.

Jak wygląda to w Google Voice?

Dokumentacja funkcji „Take notes for me” wskazuje, że dostęp do notatek, transkrypcji i nagrania ma osoba, która uruchomiła funkcję. Przesłanie dalej e-maila udostępnia podsumowanie, lecz nie audio. Osobna dokumentacja nagrywania firmowego opisuje dostęp administratorów przez Vault i przechowywanie nagrań według zasad organizacji, nawet po usunięciu wpisu przez użytkownika. Notatki Google Voice, nagrania firmowe i usuwanie.

Porównując rozwiązania, sprawdź więc dostęp osoby nagrywającej, menedżera i administratora oraz wpływ usunięcia na każdą kopię. Szerszy opis znajdziesz w artykule Google Voice a CRM.

FAQ — zarządzanie nagraniami zespołu

Czy handlowiec zobaczy rozmowy innych handlowców?

Zależy to od roli i przydziału numerów. Agent widzi rozmowy z udostępnionych mu numerów, a menedżer, administrator i właściciel — rozmowy organizacji. Wyjątkiem od ograniczenia numerami są rozmowy bez przypisanego numeru firmowego. Zweryfikuj to przy wdrożeniu.

Czy skasowanie audio usuwa również transkrypcję?

Automatyczne usunięcie audio po 365 dniach pozostawia transkrypcję. Jeżeli chcesz usunąć całą rozmowę, przenieś ją do kosza; trwałe usunięcie następuje po 30 dniach.

Czy po odejściu pracownika trzeba usunąć wszystkie jego rozmowy?

Najpierw odbierz niepotrzebny dostęp i ustal dalszą odpowiedzialność za klientów. O potrzebie zachowania lub usunięcia danych decydują cel przetwarzania, zasady firmy i obowiązujące wymagania. Sama zmiana pracownika nie zastępuje tej oceny.

Czy Heilo uczy własne modele na moich rozmowach?

Zgodnie z regulaminem Heilo nie wykorzystuje danych klientów do trenowania własnych modeli. Przetwarzanie rozmów korzysta również z zewnętrznych dostawców; przed wdrożeniem zapoznaj się z dokumentacją przetwarzania i listą podwykonawców w regulaminie. Nie przenoś na Heilo zapewnień dotyczących innej usługi, na przykład Google Voice.

Sprawdź dostęp do rozmów w pilotażu

Sprawdź Heilo w pracy zespołu sprzedaży. W pilotażu przetestuj trzy rzeczy: zapis rozmowy, dostęp agenta i menedżera oraz pojawienie się ustaleń we właściwym kontakcie w CRM-ie.

Autor: Zespół Heilo. Opis funkcji sprawdziliśmy 11 października 2026 r. Poradnik opisuje działanie produktu i organizację pracy; konkretny proces przetwarzania danych wymaga oceny w Twojej firmie.