Heilo vs. telefonischer Sekretariatsdienst: Kosten und Einsatz

Siehe auch: Was kostet ein telefonischer Anrufbeantworter? | Virtuelle Rezeptionistin vs. Heilo – Kostenvergleich | Anrufe außerhalb der Geschäftszeiten

Kurz gesagt: Ein telefonischer Sekretariatsdienst besteht aus Mitarbeitenden eines externen Unternehmens, die mit Ihren Anrufern sprechen; Sie zahlen je nach Preisliste des Anbieters ein Abo, pro Minute oder pro Anruf. Heilo spricht nie mit dem Anrufer: Wenn Sie nicht abheben, hört der Anrufer Ihre Ansage und hinterlässt eine Nachricht, und Sie erhalten die Aufnahme, ein Transkript und eine Zusammenfassung. Das deckt der Tarif Heilo Voicemail ab; den aktuellen Preis finden Sie auf der Preisseite. Wenn Anrufer sofort mit einem Menschen sprechen müssen, wählen Sie einen Live-Service.

So vergleichen wir

Dieser Vergleich stammt vom Heilo-Team, deshalb steht hier auch, wann ein Mensch am Telefon die bessere Wahl ist. Wir vergleichen fünf Dinge: wer mit dem Anrufer spricht, zu welchen Zeiten der Dienst arbeitet, was nach dem Anruf bei Ihnen ankommt, in welcher Einheit Sie zahlen und ob ein Preis netto oder brutto ist. Preise von Wettbewerbern stammen aus deren veröffentlichten Preislisten, das Prüfdatum steht neben jedem Link. Heilo-Preise sind Nettopreise, die Umsatzsteuer kommt bei der Zahlung hinzu.

Die eigentliche Frage: Gespräch oder Nachricht?

Es geht nicht darum, was „besser“ ist, sondern darum, was Sie wirklich brauchen. Ein Sekretariatsdienst stellt einen Menschen ans Telefon, der ein Gespräch führt. Heilo spielt Ihre Ansage ab, nimmt die Nachricht auf und macht daraus ein Transkript und eine Zusammenfassung; Heilo führt nie ein Gespräch. Beide Lösungen kümmern sich um verpasste Anrufe, aber auf völlig unterschiedliche Weise.

Für einen Einzelunternehmer im Handwerk, der auf der Baustelle die Auftragsdetails festhalten muss, ist eine Nachricht mit Transkript oft praktischer als eine kurze Notiz. Für eine Anwaltskanzlei, deren potenzielle Mandanten beim Erstkontakt mit einem Menschen sprechen möchten, ist ein Live-Service sinnvoller. Die Wahl hängt davon ab, was Sie konkret brauchen.

Wie ein telefonischer Sekretariatsdienst arbeitet

Ein ausgelagerter Telefonservice stellt geschulte Mitarbeitende, die Anrufe im Namen Ihres Unternehmens annehmen:

Sie arbeiten nach einem Skript – Sie liefern Begrüßung, Fragen und Regeln
Der Anrufer spricht mit einer echten Person – meist ohne zu wissen, dass es ein externer Dienst ist
Nachrichten werden weitergeleitet per E-Mail, SMS oder App – meist als kurze Zusammenfassung der Mitarbeitenden
Manche Dienste vereinbaren Termine – wenn sie Zugriff auf Ihren Kalender haben

Wie Live-Services abrechnen

Modell	Was Sie im Angebot prüfen sollten
Pro Minute	Wie Minuten gerundet werden und ob Wartezeit zählt
Abo	Wie viele Anrufe oder Minuten enthalten sind und was Mehrverbrauch kostet
Pro Anruf	Was als Anruf zählt (auch kurze und verpasste)
Nächte und Wochenenden	Ob sie enthalten sind oder extra kosten

Ein Beispiel aus einer veröffentlichten Preisliste: ebuero Preise (geprüft am 20. Oktober 2026). Die Tarife Einsteiger, Standard und Profi kosten 59,90 €, 99,90 € und 179,90 € netto pro Monat, jeweils zuzüglich 19 % USt. Je Anrufentgegennahme und zusätzlich je angefangene Bearbeitungsminute berechnet ebuero je Tarif 1,39, 1,19 und 1,04 (netto, in Euro). Anrufe werden Montag bis Freitag von 7 bis 19 Uhr angenommen, auch an Feiertagen; für Zeiten außerhalb davon nennt die Seite einen Zuschlag pro Minute. Die 24-Stunden-Erweiterung kostet bei Einsteiger und Standard 19,90 € netto pro Monat und ist im Tarif Profi enthalten. Eine Einrichtungsgebühr für die Tarife nennt die Seite nicht.

Wie die Abdeckung aussieht, hängt vom Anbieter ab. Fragen Sie nach den enthaltenen Zeiten und lassen Sie sich ein schriftliches Angebot geben: netto oder brutto, Vertragslaufzeit, Kündigungsfrist.

Direkter Vergleich

Kriterium	Telefonischer Sekretariatsdienst	Heilo (Heilo Voicemail)
Wer spricht mit dem Anrufer	Ein Mitarbeitender	Niemand – der Anrufer hinterlässt nach Ihrer Ansage eine Nachricht
Zeiten	Je nach Tarif des Anbieters	Die Mailbox arbeitet zu jeder Zeit, sobald Sie beim Telefonanbieter die Weiterleitung unbeantworteter Anrufe eingerichtet haben
Was Sie nach dem Anruf erhalten	Die Notiz der Mitarbeitenden; manche Anbieter liefern auch eine Aufnahme	Aufnahme, Transkript und Zusammenfassung im Panel; das Transkript kann Fehler enthalten
Benachrichtigung	E-Mail, SMS oder App, je nach Angebot	SMS mit den Daten des Anrufers, dem Thema und einem Link; der vollständige Text steht im Panel
Terminvereinbarung	Bei einem Teil der Anbieter, mit Kalenderzugriff	Nein – Sie rufen zurück und vereinbaren selbst
Abrechnungseinheit	Abo, Minute oder Anruf	Feste monatliche Gebühr pro Nummer
Preis	Laut Preisliste des Anbieters	Siehe Preisseite
Vertrag	Laut Angebot	Monatliche Abrechnung, jederzeit kündbar, der Dienst läuft bis zum Ende des bezahlten Zeitraums
Start	Briefing und Skript für die Mitarbeitenden	Weiterleitung unbeantworteter Anrufe beim Telefonanbieter

Informationsqualität: Notiz oder Transkript

Wenn eine Mitarbeiterin einen Anruf annimmt, schreibt sie meist eine kurze Zusammenfassung. Wenn Heilo eine Nachricht aufnimmt, erhalten Sie ein Transkript der Worte des Anrufers. Beispiel:

Notiz der Mitarbeiterin: „Kunde möchte ein Angebot, Wasserschaden in der Küche.“

Transkript der Nachricht: „Guten Tag, bei mir tropft es unter der Spüle in der Küche, seit ungefähr zwei Tagen. Der Unterschrank wird langsam feucht. Ich wohne in [Adresse], ich arbeite im Homeoffice und bin unter der Woche erreichbar. Meine Nummer ist [Telefonnummer]. Dringend ist es nicht, aber diese Woche sollte es repariert werden.“

Bei einer kurzen Notiz müssen Sie eventuell nach Adresse, Problem und Erreichbarkeit nachfragen. Das Transkript behält die Worte des Anrufers, und die Aufnahme können Sie anhören. Das Transkript entsteht automatisch und kann Fehler enthalten; wichtige Angaben wie Adresse oder Telefonnummer sollten Sie deshalb in der Aufnahme prüfen.

Wann ein Live-Service besser ist

Ein Live-Service lohnt sich in diesen Situationen:

Kanzleien und andere Premium-Dienstleistungen – potenzielle Kunden erwarten beim Erstkontakt ein Gespräch mit einem Menschen
Dringende Anliegen – wenn ein Anrufer sofort Hilfe brauchen könnte, muss ein Mensch am Telefon sein. Heilo beurteilt nicht, wie dringend eine Nachricht ist.
Aktive Terminvereinbarung – Mitarbeitende prüfen den Kalender und buchen sofort
Anrufer erwarten ein Gespräch – zum Beispiel ältere Patienten einer Praxis, die keine Nachricht auf einer Mailbox hinterlassen
Anrufer legen auf, statt eine Nachricht zu hinterlassen – jede Mailbox verliert einen Teil der Anrufer
Sofortige Antworten – wenn jemand Fragen zu Preisen oder freien Terminen gleich beantworten soll; Heilo führt kein Gespräch

Wann Heilo die bessere Wahl ist

Heilo passt in diesen Situationen:

Dienstleister im Außendienst – Klimatechnik, Reinigung – Sie brauchen die Auftragsbeschreibung in den Worten des Kunden, keine kurze Notiz
Abdeckung außerhalb der Geschäftszeiten – die Mailbox arbeitet auch nachts, am Wochenende und an Feiertagen, ohne Zuschlag für die Tageszeit
Reihenfolge der Rückrufe – auf der Karte „Kundenpotenzial“ halten Sie Ihre eigene Einschätzung der Anfrage auf einer Skala von 1 bis 10 und einen geschätzten Wert fest, und die Anrufliste zeigt, was noch „Zu erledigen“ ist
Einzelpraxen – Therapeuten, Berater und Finanzberater, die Nachrichten annehmen wollen, ohne einen Mitarbeitenden einzuarbeiten
Wenn Sie auch Anrufe aufzeichnen möchten, die Sie selbst annehmen – mit Heilo Select laden Sie Heilo in ausgewählte Gespräche ein (Ihr Anbieter muss Konferenzgespräche unterstützen, die Aufzeichnung beginnt, sobald Heilo beitritt), und Heilo Line gibt jedem Vertriebsmitarbeiter eine polnische Firmennummer (+48), beschrieben auf der Seite des Gesprächsassistenten

Was Heilo kostet

Heilo Voicemail umfasst Nachrichten nach verpassten Anrufen: Aufnahme, Transkript, Zusammenfassung und SMS-Benachrichtigung, dazu eine Ansage aus Ihrem eigenen Text, die per Sprachsynthese gesprochen wird, und einen Ansagenplan. Der Tarif setzt die Weiterleitung unbeantworteter Anrufe beim Telefonanbieter voraus. Die Abrechnung erfolgt monatlich, die Umsatzsteuer kommt bei der Zahlung hinzu. Ein Fair-Use-Limit von 500 Aufnahmeminuten pro Nummer und Monat dient nur der Information und blockiert keine Anrufe. Gebühren Ihres Anbieters für weitergeleitete Anrufe prüfen Sie bitte gesondert. Mehr dazu auf den Seiten Anrufbeantworter und geschäftliche Mailbox.

Wenn Sie auch die Anrufe aufzeichnen möchten, die Sie selbst annehmen, gibt es zwei höhere Tarife. Mit Heilo Select behalten Sie Ihre Nummer und laden Heilo in ausgewählte Gespräche ein; die Mailbox ist enthalten. Heilo Line ist eine polnische Firmennummer (+48), eine pro Vertriebsmitarbeiter. Ein- und ausgehende Anrufe über diese Nummer werden automatisch aufgezeichnet, Heilo erstellt daraus Transkript, Zusammenfassung und Aufgaben, und der Gesprächscoach zeigt, was gut lief und was sich verbessern lässt. Nach der Einrichtung der Integration gelangen die Ergebnisse über API, Webhooks, Zapier oder Make in Ihr CRM. Der Tarif setzt eine Firmenverifizierung voraus. Alle Preise stehen auf der Preisseite.

Beispiel: Heilo kostet bei 10 und bei 100 Nachrichten im Monat gleich viel (im Rahmen des Fair-Use-Limits), während bei einem Anbieter, der pro Minute oder pro Anruf abrechnet, die Rechnung mit der Zahl der Anrufe wächst.

Das Hybridmodell

Sie können beides kombinieren: Ein Live-Service nimmt während der Arbeitszeit ab, und Heilo nimmt Nachrichten auf, wenn niemand abhebt oder außerhalb der Zeiten. Ein Mensch übernimmt die Anrufe, die ein Gespräch brauchen, und Heilo hält den Rest fest.

Eine praktische Einschränkung: Heilo nimmt Anrufe an, die auf seine Nummer weitergeleitet werden. Wenn tagsüber alle Anrufe zum Sekretariatsdienst gehen, fragen Sie den Anbieter, ob er Anrufe außerhalb der Zeiten oder ohne Antwort an die Heilo-Nummer weitergeben kann, oder ändern Sie die Weiterleitung beim Telefonanbieter. Mehr dazu unter Anrufe außerhalb der Geschäftszeiten.

Fazit

Wählen Sie einen Live-Service, wenn Anrufer sofort mit einem Menschen sprechen müssen. Wählen Sie Heilo, wenn Sie keine Anfragen aus verpassten Anrufen verlieren und jede Nachricht schriftlich haben möchten. Sie können beides auch kombinieren.

FAQ

Merken Anrufer, dass sie eine Nachricht hinterlassen und nicht mit einem Menschen sprechen?

Anrufer hören Ihre Ansage, also Ihren eigenen Text per Sprachsynthese, und hinterlassen eine Nachricht. Heilo spricht nicht mit dem Anrufer. Manche Anrufer legen ohne Nachricht auf; halten Sie die Ansage deshalb kurz und sagen Sie, wann Sie zurückrufen.

Kann ich von einem Live-Service zu Heilo wechseln?

Ja. Sie leiten unbeantwortete Anrufe beim Telefonanbieter auf die Heilo-Nummer um. Prüfen Sie die Kündigungsfrist im Vertrag mit Ihrem bisherigen Anbieter.

Was ist mit Anrufen, die sofort ein Gespräch brauchen, etwa bei einem Anrufer in einer Krise?

In solchen Fällen ist ein Live-Service oder eine direkte Verbindung zu einem Menschen die richtige Antwort. In Ihrer Ansage können Sie Menschen in einer Notlage bitten, die Notrufnummer 112 zu wählen. Heilo beurteilt nicht, wie dringend eine Nachricht ist.

Ersetzt Heilo einen Sekretariatsdienst oder ergänzt es ihn?

Das hängt vom Unternehmen ab. Wenn Sie vor allem Anrufe verlieren, weil Sie nicht abheben können, reicht oft schon die Mailbox. Wenn Ihre Kunden ein Gespräch mit einem Menschen erwarten, behalten Sie den Live-Service für die Arbeitszeit und nutzen Heilo außerhalb davon.