Anrufbeantworter für Autowerkstätten: Mailbox mit Transkript

Zusammenfassung: Wenn ein Mechaniker nicht abnehmen kann, landet der von Ihrem Anbieter weitergeleitete Anruf bei der Begrüßung von Heilo, und der Anrufer hinterlässt Auto und Problem als Nachricht. Heilo zeichnet die Nachricht auf, erstellt Transkript und Zusammenfassung und schickt Ihnen eine SMS mit Thema und Link, damit die Werkstatt mit Kontext zurückruft. Heilo spricht nicht mit dem Anrufer, nennt keinen Preis und vereinbart keinen Termin.

Beispiel: Ein Mechaniker liegt unter einem Auto und wechselt Bremsbeläge. Der zweite steht am Achsmessstand. Das Telefon klingelt zweimal, und niemand kann abnehmen. Der Anrufer versucht es vielleicht in einer anderen Werkstatt, und Sie erfahren nie, worum es ging.

In vielen Werkstätten rufen neue Kunden noch an, statt zu schreiben. Wer das Telefon abnimmt und wer die Autos repariert, ist oft dieselbe Person.

Warum die Werkstatt nicht abnimmt

Mechaniker können nicht telefonieren. Sie haben schmutzige Hände, liegen unter einem Fahrzeug oder arbeiten mit lautem Gerät.
Kleine Werkstätten haben oft keinen Empfang. Wer am Auto arbeitet, nimmt auch das Telefon ab.
Kunden rufen wegen Kostenvoranschlägen an. Ein Gespräch über Preis und Umfang kann lange dauern, während ein Auto auf der Bühne steht.
Pannen sind dringend. Ein Fahrer, dessen Auto liegen geblieben ist, will sofort eine Antwort.
Der Morgenandrang bindet die Hände. Viele Anfragen kommen, wenn Autos gebracht und abgeholt werden.

So funktioniert die Mailbox für eine Autowerkstatt

Sie richten bei Ihrem Anbieter die Weiterleitung unbeantworteter Anrufe zu Ihrer Heilo-Nummer ein (Heilo Voicemail). Wie das geht, zeigt die Anleitung Anrufweiterleitung zum Anrufbeantworter einrichten.
Heilo spielt eine Begrüßung mit dem Namen der Werkstatt ab und nimmt eine Nachricht entgegen; es führt kein Gespräch.
Der Anrufer sagt, welches Auto es ist, was passiert und wie er erreichbar ist.
Heilo zeichnet die Nachricht auf, erstellt Transkript und eine kurze Zusammenfassung mit dem Thema.
Sind Benachrichtigungen eingeschaltet, erhalten Sie eine SMS mit Name oder Nummer des Anrufers, dem Thema und einem Link zum Anruf. Eine bestimmte Zustellzeit versprechen wir nicht.
Sie rufen zwischen den Aufträgen zurück und entscheiden selbst, was zuerst drankommt.

Das Transkript erfasst Marke und Symptome; wichtige Angaben wie ein Kennzeichen oder einen Teilenamen prüfen Sie in der Aufnahme.

Beispiel für eine Begrüßung der Werkstatt

„Guten Tag, hier ist die Werkstatt [Name]. Wir arbeiten gerade an Autos und können nicht abnehmen. Bitte nennen Sie Ihren Namen, Ihre Nummer, Marke und Modell und beschreiben Sie, was los ist. Diese Nachricht wird aufgezeichnet, wir rufen Sie zurück, sobald wir sie angehört haben.“

Weitere Beispiele für Begrüßungen finden Sie in einer eigenen Anleitung.

Beispiel für Nachricht und Zusammenfassung

Beispiel: Ein Kunde hinterlässt diese Nachricht: „Guten Tag, ich habe einen VW Golf, Baujahr 2017, die Bremsen quietschen und schleifen beim Bremsen. Bitte melden Sie sich, ich kann diese Woche vorbeikommen.“

Im Dashboard sehen Sie das Transkript und eine Zusammenfassung wie: „Bremsen: Quietschen und Schleifen beim Bremsen, VW Golf 2017, Kunde bittet um einen Termin diese Woche“. Die SMS nennt den Anrufer (Name aus Ihren Kontakten oder die Nummer), das Thema und einen Link zum Anruf.

Typische Situationen in der Werkstatt

Der Kunde fragt nach einem Kostenvoranschlag

Wer nach dem Preis fragt, ruft oft mehrere Werkstätten an. Heilo hält fest, um welche Leistung und welches Auto es geht, damit Sie mit konkreten Angaben zu Leistung und Termin zurückrufen.

Flotten- und Firmenkunden

Kunden mit Fahrzeugflotte brauchen eine Werkstatt, die erreichbar ist. Dank der im Dashboard gespeicherten Nachricht können Sie zurückrufen, statt den Anruf spurlos zu verlieren.

Panne außerhalb der Öffnungszeiten

Das Auto eines Kunden bleibt um 20 Uhr liegen, und er ruft Ihre Werkstatt an. Die Nachricht wartet bis zum Morgen im Dashboard, sodass Sie anrufen können, bevor er eine andere Werkstatt findet. Mehr dazu im Beitrag Anrufe außerhalb der Geschäftszeiten.

Was Heilo nicht tut

Es spricht nicht mit dem Anrufer.
Es nennt keinen Preis.
Es vereinbart keinen Termin.
Es beurteilt nicht für Sie, wie dringend ein Anliegen ist.
Es zeichnet in Heilo Voicemail keine Gespräche auf, die Sie auf Ihrer eigenen Nummer annehmen.

Wenn Sie auch angenommene Gespräche aufzeichnen möchten, ist dafür Heilo Select gedacht: Sie holen Heilo in ein ausgewähltes Gespräch. Ihr Anbieter muss Telefonkonferenzen unterstützen, und Heilo zeichnet ab dem Moment auf, in dem es dazukommt.

Was es kostet und wie Sie den Nutzen berechnen

Heilo Voicemail umfasst Nachrichten nach verpassten Anrufen: Aufnahme, Transkript, Zusammenfassung und SMS-Benachrichtigung. Abgerechnet wird monatlich. Der Plan hat ein informatives Fair-Use-Limit, das keine Anrufe blockiert. Die Gebühren Ihres Anbieters für weitergeleitete Anrufe prüfen Sie gesondert. Pläne und Preise finden Sie in der Preisübersicht, das Produkt beschreibt die Seite Anrufbeantworter.

Notieren Sie einen Monat lang die Zahl der verpassten Anrufe, der hinterlassenen Nachrichten, der erfolgreichen Rückrufe und der Aufträge. Vergleichen Sie dann die Marge aus den zurückgewonnenen Aufträgen mit dem Preis des Plans, und gehen Sie nicht davon aus, dass jede Nachricht zu einem Termin führt.

Einrichtung für die Werkstatt Schritt für Schritt

Weiterleitung bei Nichtannahme einrichten. Der übliche GSM-Code ist **61*Nummer#, und ##61# hebt die Weiterleitung auf. Codes und Kosten hängen vom Anbieter ab, prüfen Sie das also bei Ihrem. Fragen Sie vorher, ob Ihr Anbieter Weiterleitungen unterstützt und was sie kosten. Anleitungen fürs Telefon: Android und iPhone.
Begrüßung mit dem Namen der Werkstatt einrichten.
Von einem anderen Telefon anrufen und nicht abnehmen. So prüfen Sie Begrüßung, Aufnahme und SMS.
Zusammenfassungen zwischen den Aufträgen prüfen. Die SMS sagt, wer angerufen hat und worum es ging, die Details stehen im Dashboard.

Zusammenfassung

Autowerkstätten können Anfragen verlieren, wenn Mechaniker bei der Arbeit am Auto nicht abnehmen. Bei richtig eingerichteter Weiterleitung spielt Heilo.io die Begrüßung ab, speichert die Nachricht und liefert zwischen den Aufträgen ein Transkript. Das Ergebnis hängt von der Zahl der Nachrichten sowie von Tempo und Qualität Ihres Rückrufs ab.

Siehe auch: Automatischer Anrufbeantworter für Klempner und Handwerker | Intelligente Mailbox vs. traditionell | Moderner Anrufbeantworter

FAQ

Versteht Heilo Beschreibungen von Autoproblemen?

Das Transkript erfasst Marke, Modell und die beschriebenen Symptome, die Zusammenfassung nennt das Thema. Bei Werkstattlärm, Teilenamen und Zahlen prüfen Sie wichtige Angaben in der Aufnahme. Heilo stellt keine Diagnose am Auto und beurteilt keine Dringlichkeit.

Was, wenn der Kunde nur den Preis wissen will?

Heilo hält Leistung und Fahrzeugdaten fest, sodass Sie mit konkreten Angaben zu Leistung und Termin zurückrufen.

Brauche ich einen Computer oder ein spezielles Telefon?

Nein. Heilo arbeitet über die normale Anrufweiterleitung. Die SMS erhalten Sie auf einem gewöhnlichen Telefon. Das vollständige Dashboard ist in jedem Browser verfügbar.