Contestador automático para fisioterapeutas y rehabilitación

Ver también: Buzón de voz IA para clínica médica | Contestador automático para psicólogos | Saludos profesionales para el buzón de voz

En resumen: los fisioterapeutas no pueden atender el teléfono durante las sesiones. El contestador de Heilo (Heilo Voicemail) reproduce el saludo de la clínica y graba el mensaje con nombre, teléfono y motivo de la llamada. Heilo prepara la transcripción y un resumen, y el equipo devuelve la llamada entre sesiones.

La sesión de 60 minutos y las tres llamadas que nadie coge

Ejemplo: once de la mañana en una clínica de tres cabinas. Los tres fisioterapeutas están en sesión, la recepcionista atiende a un paciente en mostrador. El teléfono suena tres veces: cambio de hora, primer contacto de un paciente nuevo y consulta sobre mutua. Ninguna se atiende. El paciente nuevo llama a la siguiente clínica y consigue cita para mañana.

En España había 71.638 fisioterapeutas colegiados en 2024, según la Estadística de Profesionales Sanitarios Colegiados del INE (comprobado el 20 de octubre de 2026), y su número crece cada año. Cada sesión dura 30–60 minutos y el fisioterapeuta necesita atención plena con el paciente.

Por qué las clínicas de fisioterapia pierden especialmente con las llamadas perdidas

Muchos pacientes nuevos llaman a varias clínicas y cogen la primera cita disponible. Las cancelaciones de última hora dejan huecos en la agenda. Un tratamiento suele incluir varias sesiones, así que perder a un paciente nuevo cuesta más que una sola visita.

Cómo funciona Heilo para clínicas de fisioterapia

1. Saludo profesional orientado a salud

«Bienvenido/a a [Nombre], fisioterapia y rehabilitación. Nuestros terapeutas están en sesión. Deje su nombre, su teléfono, el motivo de la llamada (primera cita, continuación o cambio de cita) y si tiene seguro privado o mutua. Le llamaremos con la primera cita disponible. Si la vida o la salud de alguien está en peligro, cuelgue y llame al 112.»

2. Transcripción y resumen del mensaje

Heilo nunca habla con quien llama: reproduce el saludo y graba el mensaje. Después prepara la transcripción y un resumen, y extrae datos como el motivo de la llamada, la cobertura (seguridad social, mutua, privado) y las preferencias horarias. Heilo recoge lo que dijo quien llama. No valora la urgencia, los síntomas ni el estado de salud, ni decide el orden de los pacientes: eso lo decide usted.

3. Aviso por SMS

Con los avisos por SMS activados recibe los datos de quien llama, el número, un tema breve y un enlace; la transcripción completa y el resumen están en el panel, donde verá, por ejemplo:

Nueva solicitud – Paciente nuevo con mutua, quiere primera cita, tardes a partir de 16:00. Tel: 650-XXXXXXX

Nueva solicitud – Paciente privado, quiere cambiar la cita del jueves. Tel: 678-XXXXXXX

Tabla: tipos de solicitudes y gestión

La tabla recoge solo cuestiones administrativas. Si un asunto es urgente y a quién llamar primero lo decide usted.

Gestión de la lista de espera

Cuando un paciente cancela, el equipo revisa las solicitudes pendientes en el panel y llama a un paciente en espera para cubrir el hueco.

Datos de pacientes en los mensajes

Pida en el saludo solo los datos de contacto, el motivo de la llamada y la cobertura; los detalles de salud se tratan al devolver la llamada o en la consulta. Heilo le da las herramientas para informar a quien llama (un aviso, su propio texto, una marca en la llamada). Su empresa, como responsable del tratamiento, aporta la base jurídica y cumple el deber de informar. Las obligaciones de su clínica respecto a los datos de pacientes debe valorarlas con su propio asesor jurídico. La grabación se conserva por defecto 365 días y después se elimina; la transcripción se mantiene. Una llamada enviada a la papelera se borra por completo a los 30 días. Los términos enumeran los encargados del tratamiento de Heilo, entre ellos Twilio (telefonía, empresa de EE. UU.), Supabase (base de datos, UE), Vercel (alojamiento) y Google Gemini (transcripción y análisis).

¿Cuánto cuesta?

Para las llamadas perdidas necesita Heilo Voicemail: su saludo (también con horario), la grabación, una transcripción, un resumen y un aviso por SMS. Requiere el desvío de llamadas no atendidas en su operador. Se factura mensualmente por número, y el límite de uso razonable de 500 minutos grabados por número y mes es solo informativo y no bloquea nada. Los planes superiores, Heilo Select y Heilo Line, permiten grabar también las llamadas que usted contesta. Los planes y precios están en la página de precios, y el servicio se describe en la página del contestador automático.

Resumen

Las clínicas de fisioterapia pierden pacientes cuando nadie puede coger el teléfono durante las sesiones. Heilo graba el mensaje con nombre, teléfono y motivo de la llamada y, con los avisos por SMS activados, usted recibe el tema y un enlace. A quién llamar primero lo decide usted.

FAQ

¿Puede gestionar cancelaciones y cambios de cita?

Heilo graba y transcribe las cancelaciones, pero no gestiona el calendario activamente. El equipo reorganiza las citas manualmente desde el panel.

¿Funciona con pacientes de seguridad social?

Sí. Si el paciente menciona volante del médico de cabecera, aparece en la transcripción. La clínica verifica y asigna cita.

¿Cómo gestiono varias sedes?

Cada sede puede tener su propio número y saludo; se factura por número. Los avisos por SMS dependen de la configuración de cada número, y los miembros del equipo invitados a la cuenta ven las llamadas en el panel.

¿Los pacientes aceptan un buzón con IA en contexto sanitario?

Para muchos pacientes cuenta que el saludo sea claro y que se les devuelva la llamada pronto. Un saludo que identifica la clínica y da instrucciones claras genera mejor experiencia que un teléfono sin respuesta.