Contestador automático para fisioterapeutas y clínicas de rehabilitación

Ver también: Buzón de voz IA para clínica médica | Contestador automático para psicólogos | Automatizar citas por teléfono con IA

TL;DR: Los fisioterapeutas no pueden atender el teléfono durante las sesiones. Heilo.io captura cada solicitud, identifica tipo de lesión y urgencia, y envía un SMS para incorporar al paciente a la planificación entre sesiones. Conforme al RGPD para datos de salud.

La sesión de 60 minutos y las tres llamadas que nadie coge

Once de la mañana en una clínica de tres cabinas en Málaga. Los tres fisioterapeutas están en sesión, la recepcionista atiende a un paciente en mostrador. El teléfono suena tres veces: cambio de hora, primer contacto por dolor lumbar agudo y consulta sobre mutua. Ninguna se atiende. El paciente con lumbalgia aguda llama a la siguiente clínica y consigue cita para mañana. Ese paciente necesitará 10–15 sesiones: entre 350 y 1.200 euros perdidos.

El sector de la fisioterapia en España cuenta con más de 65.000 profesionales colegiados. La demanda crece cada año, pero la capacidad es limitada: cada sesión dura 30–60 minutos y el fisioterapeuta necesita atención plena con el paciente.

Por qué las clínicas de fisioterapia pierden especialmente con las llamadas perdidas

Los pacientes agudos (lesión deportiva, latigazo cervical, dolor incapacitante) llaman a cinco clínicas y cogen la primera cita disponible. Las cancelaciones de última hora (10–20 % diario) crean huecos de 35–80 euros cada uno. Un tratamiento típico dura 8–20 sesiones: el valor acumulado de un paciente privado puede alcanzar los 600 euros. La competencia en grandes ciudades es intensa.

Cómo funciona Heilo.io para clínicas de fisioterapia

1. Saludo profesional orientado a salud

"Bienvenido/a a [Nombre], fisioterapia y rehabilitación. Nuestros terapeutas están en sesión. Deje nombre, teléfono, motivo de consulta y si tiene seguro privado o mutua. Le contactaremos con la primera cita disponible."

2. Análisis IA de la solicitud

La IA extrae: tipo de problema (lumbar, cervical, rodilla, postquirúrgico, deportivo), indicadores de urgencia, cobertura (seguridad social, mutua, privado) y preferencias horarias.

3. Notificación SMS priorizada

Nueva solicitud (Score: 7/10) – Sr. Ruiz, mutua Adeslas, hernia discal aguda, 4 días de dolor irradiado a pierna. Tardes a partir de 16:00. Tel: 650-XXXXXXX

Urgente (Score: 9/10) – Sra. Molina, privado, esguince de tobillo grado II esta mañana. Necesita valoración urgente. Tel: 678-XXXXXXX

Tabla: tipos de solicitudes y gestión

Tipo de paciente	Score IA	Ejemplo	Respuesta
Rehabilitación postquirúrgica	3–5	Prótesis de rodilla, inicio en 2 semanas	Próximo día laborable
Tratamiento crónico	3–5	Lumbalgia crónica	Próximo día laborable
Dolor agudo moderado	5–7	Contractura cervical, 3 días	Mismo día o siguiente
Lesión deportiva reciente	7–8	Rotura fibrilar, esguince	En 2–4 horas
Urgencia funcional	8–10	Hernia discal aguda, caída	Inmediata

Gestión inteligente de la lista de espera

Cuando un paciente cancela, el equipo revisa solicitudes pendientes en el dashboard y llama al paciente más urgente para cubrir el hueco. Una clínica de tres cabinas que cubra dos huecos diarios puede recuperar 200–500 euros semanales.

RGPD para datos de salud

Datos protegidos bajo Art. 9 RGPD. Heilo.io cumple: contrato DPA, servidores UE, cifrado TLS 1.3, eliminación automática y sin acceso de terceros a transcripciones.

FAQ

¿Puede gestionar cancelaciones y cambios de cita?

Heilo.io captura y transcribe cancelaciones, pero no gestiona calendario activamente. El equipo reorganiza manualmente desde el dashboard.

¿Funciona con pacientes de seguridad social?

Sí. Si el paciente menciona volante del médico de cabecera, aparece en la transcripción. La clínica verifica y asigna cita.

¿Cómo gestiono varias sedes?

Cada sede puede tener su propio número y saludo. Las notificaciones llegan al responsable de cada centro.

¿Los pacientes aceptan un buzón con IA en contexto sanitario?

Los pacientes valoran que su llamada sea atendida profesionalmente y que les devuelvan rápidamente. Un saludo que identifica la clínica y da instrucciones claras genera mejor experiencia que un teléfono sin respuesta.

Resumen

Las clínicas de fisioterapia pierden pacientes a diario por una razón estructural: los terapeutas están en sesión. Heilo.io captura cada solicitud, identifica lesión y urgencia, y permite al equipo actuar entre sesiones. La gestión activa de la lista de espera convierte cancelaciones en oportunidades. Todo ello conforme al RGPD y por 19 euros al mes.

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