Contestador automático para asesores financieros y de seguros

Ver también: Asistente telefónico IA para asesoría fiscal | ¿Cuánto cuesta un contestador telefónico? | Grabar llamadas salientes

En resumen: los asesores financieros y los agentes de seguros pasan buena parte del día en reuniones y no pueden atender todas las llamadas. El contestador de Heilo (Heilo Voicemail) reproduce su saludo a quien llama, graba el mensaje y prepara una transcripción y un resumen. Si además llama usted mucho a sus clientes, Heilo Line da a cada asesor un número comercial polaco +48 por el que las llamadas entrantes y salientes se graban automáticamente.

Una llamada perdida durante una reunión con un cliente

Ejemplo: está sentado en una cafetería con un cliente y repasa las condiciones de un seguro de responsabilidad civil para la empresa del cliente. Su móvil está en silencio. Mientras tanto llama un conocido de un cliente suyo, recomendado ayer. Tiene 300.000 € tras vender un piso y busca un asesor que le ayude a invertirlos. Llama dos veces, nadie contesta, así que prueba con el siguiente asesor de los resultados de búsqueda. Este contesta y le da cita para mañana.

Usted termina la reunión, ve la llamada perdida y devuelve la llamada una hora después. Oye: «Gracias, ya he encontrado asesor.» Si quien llamó hubiera oído su saludo y hubiera dejado un mensaje, habría sabido enseguida que era una recomendación y de qué se trataba.

En el asesoramiento financiero y los seguros, devolver la llamada rápido importa mucho, porque el cliente suele comparar varias ofertas.

Por qué cada llamada perdida en finanzas cuesta especialmente cara

Un solo cliente vale mucho — un seguro de vida o la inversión de unos ahorros suele significar una relación de años, así que una llamada perdida puede ser un cliente perdido y no solo una conversación
Los clientes comparan ofertas — quien busca asesor suele llamar a varios. Tiene ventaja quien devuelve la llamada antes y con una respuesta concreta
Las reuniones se alargan — presentar la oferta, analizar las necesidades y revisar documentos suele llevar una hora o más. Durante ese tiempo el móvil permanece en silencio para no interrumpir la conversación sobre el dinero del cliente
Las recomendaciones se enfrían rápido — el cliente recomendado suele estar más interesado justo después de hablar con un conocido. Cuanto más tarde devuelva la llamada, más probable es que encuentre a otro

Cómo funciona Heilo para asesores financieros

El plan Heilo Voicemail funciona con el desvío de llamadas no atendidas de su operador: cuando usted no contesta, quien llama oye su saludo y puede dejar un mensaje. Heilo no habla con quien llama ni le asesora. El servicio se describe en la página del contestador automático.

1. Saludo profesional que transmite confianza

Usted graba el saludo con su propia voz o escribe el texto que Heilo leerá. Un buen saludo refuerza su imagen de experto:

«Buenos días, ha llamado al despacho de [nombre], asesoría financiera. Estoy en una reunión con un cliente y le dedico toda mi atención, igual que se la dedicaré a usted. Deje su nombre, su teléfono y el motivo de su llamada, sin números de cuenta ni importes. Le devolveré la llamada nada más terminar la reunión.»

Quien llama oye profesionalidad y entiende que usted está atendiendo a un cliente (y no comiendo), lo que genera confianza.

2. Transcripción y resumen del mensaje

Heilo prepara una transcripción y un resumen del mensaje. En el texto se detectan fácilmente señales que ayudan a decidir a quién llamar primero:

Importes concretos («tengo 200.000 euros», «una empresa valorada en 2 millones»)
Urgencia temporal («antes de fin de año», «el mes que viene me jubilo»)
Origen de la recomendación («llamo por recomendación de un conocido»)
Tipo de consulta (inversión, seguros, jubilación, protección patrimonial)
Cliente nuevo o cliente actual con un asunto adicional

Junto al mensaje, en el panel, hay además una tarjeta «Potencial del cliente» en la que usted mismo valora la consulta en una escala de 1 a 10 y anota su valor estimado. Compruebe en la grabación los importes y plazos importantes.

3. Avisos por SMS y panel entre reuniones

Con los avisos por SMS activados recibe los datos de quien llama, el número, un tema breve (por ejemplo, «Inversión») y un enlace al mensaje. Sale de una reunión, abre el panel y ve, por ejemplo, estos asuntos:

«Recomendación de un conocido de un cliente: 300.000 € para invertir tras vender un piso. Tel: 650-XXXXXXX»

«Seguro de responsabilidad civil para una constructora, 15 empleados, presupuesto para el viernes»

«Consulta general sobre un plan de pensiones privado»

Cada mensaje tiene en el panel su transcripción completa y un resumen. Usted decide el orden de las llamadas: primero la recomendación, después el presupuesto de la empresa y al final la consulta general.

Cuando usted llama a clientes: llamadas con un número comercial +48

Los asesores y los agentes de seguros no solo reciben llamadas. También llaman mucho: concretan reuniones, recuerdan la renovación de una póliza y retoman contactos recomendados. Para ese trabajo está el plan Heilo Line: un número comercial polaco +48, distinto para cada asesor. Las llamadas entrantes a ese número las conecta Heilo con el teléfono indicado en el panel. Una llamada saliente se inicia en el panel con el botón «Llamar por Heilo» (las salientes van solo a números +48), y el cliente ve entonces el número de Heilo. Las llamadas por este número se graban automáticamente. Un número nuevo reproduce por defecto un aviso sobre la grabación (el modo «Aviso antes de la llamada»), y el modo se cambia en los ajustes del número.

Tras la llamada recibe la transcripción, el resumen y propuestas de tareas. Después de una llamada de dos partes con transcripción, el entrenador de llamadas muestra qué ha ido bien y qué conviene mejorar. Antes de llamar ve una ficha del cliente con su nota, la «Descripción del cliente», las tres últimas llamadas y el objetivo del entrenador. Los siguientes contactos los planifica en «Planificadas», con un día, una hora opcional y una nota. Una vez configurada la integración, los resultados llegan a su CRM mediante API, webhooks, Zapier o Make (más sobre enviar las llamadas al CRM).

El número se activa tras verificar su empresa polaca por su número de identificación fiscal (NIP). Usted elige un número y Heilo lo pide al operador; el tiempo depende de la verificación. Una llamada marcada en la aplicación Teléfono normal no pasa por Heilo y, por tanto, no se graba. El plan se describe en la página del asistente de llamadas, y las llamadas salientes se tratan en la guía grabar llamadas salientes.

Tipos de llamadas a un asesor financiero

Tipo de llamada	Mensaje de ejemplo	Qué preparar antes de devolver la llamada
Recomendación de un cliente	«Llamo por recomendación de un conocido, tengo ahorros para invertir»	Quién lo recomendó y de qué se trata
Inversión	«Busco un fondo para 200.000 €»	Preguntas sobre el objetivo y el horizonte de inversión
Seguro de vida o colectivo	«Necesito un seguro para mis empleados»	El número de personas y el plazo deseado
Seguro de bienes y responsabilidad civil	«Responsabilidad civil para una empresa, 15 personas»	El sector y la fecha de vencimiento de la póliza actual
Jubilación / plan de pensiones privado	«Quiero empezar a ahorrar para la jubilación»	Una breve comparación de productos
Consulta sobre las condiciones de la póliza	«Tengo una duda sobre la póliza n.º ...»	Los datos de la póliza de su sistema
Consulta general sobre la oferta	«¿Qué seguros ofrecen?»	Una lista breve de productos

El orden de las llamadas lo decide usted. Su propia valoración de la consulta puede anotarla en la tarjeta «Potencial del cliente».

Datos de clientes y obligaciones de su empresa

Un cliente puede mencionar en un mensaje o en una llamada importes, un número de póliza u otros datos financieros. Heilo registra lo que se ha dicho, así que conviene cuidar algunos puntos:

Saludo sin datos sensibles — configure el saludo para que pida nombre, número y un tema general. El cliente no necesita dar números de cuenta ni importes en el mensaje
Aviso sobre la grabación — Heilo le da las herramientas para informar a quien llama (un aviso, su propio texto, una marca en la llamada). Su empresa, como responsable del tratamiento, aporta la base jurídica y cumple el deber de informar. Los números nuevos empiezan en el modo «Aviso antes de la llamada»
Conservación — la grabación se conserva por defecto 365 días y después se elimina; la transcripción se mantiene. Una llamada enviada a la papelera se borra por completo a los 30 días
Encargados del tratamiento — los términos enumeran los encargados del tratamiento de Heilo, entre ellos Twilio (telefonía, empresa de EE. UU.), Supabase (base de datos, UE), Vercel (alojamiento) y Google Gemini (transcripción y análisis)

Las obligaciones propias de su sector sobre la grabación y conservación de llamadas con clientes debe valorarlas con su propio asesor jurídico o de cumplimiento normativo. Los principios generales se explican en grabar llamadas de clientes y RGPD.

¿Qué plan encaja?

Heilo Line — un número comercial polaco +48 para cada asesor, con llamadas entrantes y salientes grabadas automáticamente, transcripción, resumen, tareas, entrenador de llamadas y envío a su CRM una vez configurada la integración.
Heilo Select — conserva su propio número e invita a Heilo a una llamada elegida. Su teléfono y su operador deben admitir llamadas en conferencia. Heilo graba la llamada desde el momento en que se une, y usted informa a la otra parte. El contestador está incluido.
Heilo Voicemail — mensajes tras llamadas perdidas (desvío en el operador) con la grabación, el texto, un resumen y un aviso por SMS.

Se factura mensualmente por número y el IVA se añade en el pago. Heilo Line incluye 6 horas de llamadas registradas por número en cada periodo de facturación; cada hora adicional se cobra por minuto según la tarifa de la página de precios y se añade a la siguiente factura. Heilo Voicemail y Heilo Select tienen un límite orientativo de 500 minutos grabados por número al mes, que nunca bloquea llamadas. Los planes y precios están en la página de precios.

Resumen

En el asesoramiento financiero importa devolver la llamada rápido. Heilo Voicemail graba los mensajes de las llamadas perdidas mientras usted está en una reunión. Heilo Line graba las llamadas que mantiene con clientes por el número comercial +48 y, una vez configurada la integración, pasa los resultados a su CRM. El orden de las llamadas y el contenido de su asesoramiento siguen siendo suyos.

FAQ

¿Qué pasa si un cliente da importes y datos financieros en la grabación?

Heilo graba todo lo que dice el cliente. Por eso configure un saludo que pida datos de contacto y un tema general, y trate los detalles financieros en la reunión. La grabación se conserva por defecto 365 días y después se elimina; la transcripción se mantiene. Puede enviar una llamada a la papelera; a los 30 días se borra por completo.

¿Puedo desviar las llamadas a Heilo solo cuando estoy en una reunión?

Sí. Configure en su operador el desvío cuando no contesta (desvío condicional), de modo que las llamadas vayan a Heilo solo si usted no responde. El panel de Heilo muestra el número de destino y un código de desvío listo para usar. Compruebe con su operador que admite el desvío y cuánto cuesta; consulte la guía de desvío de llamadas. Cuando está libre, su teléfono suena con normalidad.

¿Grabará Heilo una llamada que yo conteste o realice?

El desvío de llamadas no atendidas graba solo los mensajes dejados en el buzón. Una llamada que usted contesta o hace desde su propio número puede grabarse con Heilo Select: durante la llamada marca el número de Heilo y une las llamadas en una conferencia, y Heilo graba desde el momento en que se une. Usted mismo informa a la otra parte de la grabación. Su teléfono y su operador deben admitir llamadas en conferencia. Heilo Line graba automáticamente las llamadas del número comercial +48; una llamada saliente se inicia entonces en el panel con el botón «Llamar por Heilo». Con Heilo Line, una llamada marcada en la aplicación Teléfono normal no pasa por Heilo y, por tanto, no se graba.

¿Cómo se compara Heilo con contratar a un asistente?

Heilo se factura mensualmente por número; consulte los precios. Un asistente también habla con los clientes y concierta reuniones. Heilo no hace ninguna de las dos cosas: graba mensajes y llamadas, y usted es quien habla.