Contestador automático para psicólogos y terapeutas

En resumen: Un contestador automático para psicólogos en Heilo es un buzón de voz, no un servicio de atención en vivo ni una recepcionista con IA: mientras está en sesión, su operador desvía las llamadas sin respuesta a Heilo y quien llama deja su nombre y su número después del saludo de su consulta. Heilo guarda la grabación, la transcripción y un resumen y, si las notificaciones están activadas, le envía un SMS con el tema y un enlace. Nunca habla con quien llama, no valora la urgencia ni la salud de nadie y no sustituye la ayuda en una crisis.

Ver también: Buzón de voz para clínicas y consultorios médicos | Cómo leer los mensajes del buzón de voz | Saludos profesionales para buzón de voz

La llamada que tardó semanas en llegar

Ejemplo: alguien lleva semanas posponiendo la llamada a un psicólogo. Por fin marca en un descanso del trabajo, mientras usted está en sesión con el teléfono en silencio. Tras unos tonos oye un mensaje genérico del operador que no dice quién responderá ni cuándo devolverán la llamada. Cuelga y puede que no vuelva a intentarlo.

Usted no se entera: en el registro de llamadas verá, como mucho, un número desconocido. En una consulta donde el teléfono permanece en silencio buena parte del día, importa lo que oye quien llama cuando usted no contesta.

Por qué las consultas de psicología pierden tanto con las llamadas perdidas

1. La primera llamada requiere valor — para muchas personas es el paso más difícil al buscar ayuda. Si nadie contesta y el mensaje suena impersonal, es fácil volver a dejarlo para más adelante.
2. En sesión no contesta — una sesión exige toda su atención, así que el teléfono está en silencio buena parte del día. Si trabaja solo, nadie contesta por usted.
3. La confianza empieza en el primer contacto — un saludo tranquilo con su propia voz le dice a quien llama que ha llegado al sitio adecuado y que usted devolverá la llamada. Un mensaje genérico del operador no lo dice.

Cómo funciona Heilo para psicólogos y terapeutas

En Heilo, el contestador automático es el plan Heilo Voicemail: un buzón de voz en la nube al que su operador desvía las llamadas sin respuesta. El desvío se configura una sola vez (guía paso a paso): su teléfono suena como hasta ahora y, si no contesta, la llamada pasa a Heilo. Heilo no habla con quien llama. Reproduce su saludo y guarda el mensaje.

1. Un saludo tranquilo y cálido

Grabe el saludo con su propia voz, la misma que sus pacientes oirán en sesión. En el panel puede grabarlo con el micrófono o subir un archivo de audio; también puede escribir el texto y elegir una voz de locución. El plan de bienvenida por horario le permite fijar otro saludo para días y horas concretos, por ejemplo uno para el tiempo de sesión y otro para la tarde. Ejemplo:

«Hola, ha llamado a la consulta de psicología de [nombre y apellidos]. Ahora estoy en sesión y no puedo contestar. Deje, por favor, su nombre y su número de teléfono y le devolveré la llamada [plazo realista, p. ej. al terminar la sesión o antes de que acabe el día]. No hace falta que cuente el motivo de su llamada. Esta llamada está siendo grabada. Si la vida o la salud de alguien está en peligro, cuelgue y llame al 112.»

Este saludo dice quién contesta y por qué no puede hablar, solo pide datos de contacto, indica un plazo realista para la llamada, avisa de la grabación y dirige a quien esté en una situación de emergencia al número de emergencias. Un mensaje genérico del operador no hace nada de eso. El 112 es el número de emergencia europeo, gratuito en toda la UE (Comisión Europea, comprobado el 20 de octubre de 2026). Fuera de la UE, indique en su lugar el número de emergencias local.

2. Heilo recoge datos de contacto, no un diagnóstico

Heilo prepara una transcripción y un resumen del mensaje. Con un saludo bien planteado verá en ellos, normalmente:

• el nombre y el número de contacto
• si llama una persona nueva o un paciente actual (si lo dice)
• el tema general, p. ej. «quiero pedir una primera cita», «quiero cambiar mi sesión», «una pregunta sobre horarios libres»
• la hora preferida para el contacto

El saludo no pide, a propósito, que se describan problemas de salud. Heilo no valora la urgencia, los síntomas ni el estado de salud de quien llama. A quién devolver primero la llamada lo decide usted.

3. Un SMS le permite devolver la llamada entre sesiones

Con las notificaciones activadas, recibe un SMS con los datos de quien llama, el tema del mensaje y un enlace; la transcripción y la grabación las abre en el panel. No prometemos un plazo concreto de entrega. Temas de ejemplo: «Solicitud de primera cita», «Cambio de la sesión del jueves», «Pregunta sobre tarifas y horarios libres».

El tema se genera a partir del contenido del mensaje, así que puede repetir lo que dijo quien llamó. Si el teléfono queda a la vista en la consulta, desactive la vista previa de los mensajes en la pantalla de bloqueo.

Qué debe incluir su saludo

El saludo de una consulta de psicología debe tranquilizar y dar un siguiente paso claro. Compruebe que contiene estos elementos:

Datos de pacientes, grabaciones y conservación

Los mensajes de pacientes exigen cuidado. Esto conviene saber antes de desviar el teléfono de la consulta:

• Un saludo sin datos clínicos — configure el saludo para que pida solo el nombre y el número de teléfono. Si quien llama cuenta su problema de todos modos, sus palabras quedan en la grabación y en la transcripción, así que trátelas como documentación sensible.
• Conservación — una grabación se conserva por defecto 365 días y después se elimina; la transcripción se mantiene. El plazo de conservación no se puede cambiar en el panel.
• Papelera — mueva a la papelera la llamada que no quiera conservar: a los 30 días Heilo la borra por completo, con la grabación, la transcripción y el resumen.
• Roles — Heilo le da las herramientas para informar a quien llama (un aviso, su propio texto, una etiqueta de la llamada). Su empresa, como responsable del tratamiento, aporta la base jurídica y cumple el deber de información.
• Subencargados — Heilo utiliza los subencargados enumerados en sus condiciones (en inglés), entre ellos Twilio (telefonía, empresa de EE. UU.), Supabase (base de datos en la UE), Vercel (alojamiento) y Google Gemini (transcripción y análisis).
• Obligaciones de su consulta — antes de empezar, valore con su propio asesor, por ejemplo su delegado de protección de datos o un abogado, qué obligaciones tiene su consulta respecto a los datos de salud y el secreto profesional.

Las normas generales las describimos en el artículo grabar llamadas de clientes: qué aporta, qué se permite, cómo empezar.

¿Cuánto cuesta el contestador automático?

En una consulta suele bastar Heilo Voicemail. El plan incluye los mensajes tras llamadas perdidas: grabación, texto, resumen y notificación por SMS, además de voces de locución para el saludo y un plan de bienvenida por horario. Se factura mensualmente por número y el IVA se añade al pagar. El límite de uso razonable es de 500 minutos grabados por número y mes; es solo informativo y no bloquea nada. Consulte aparte a su operador cuánto cuesta desviar las llamadas al número de Heilo.

Con Heilo Select conserva su número y invita a Heilo a una llamada elegida; Heilo graba desde el momento en que se une. Informar a la otra persona depende de usted. Su teléfono y su operador deben admitir llamadas en conferencia; el buzón de voz está incluido. Heilo Line da a cada persona que atiende y hace llamadas su propio número de empresa polaco (+48), pensado sobre todo para comerciales y equipos de ventas; Heilo lo pide una vez verificada la empresa con su número fiscal polaco (NIP). Las llamadas entrantes y las salientes iniciadas con «Llamar por Heilo» se graban automáticamente, y un número nuevo empieza en el modo «Aviso antes de la llamada». Heilo las convierte en transcripción, resumen y tareas, y el entrenador de llamadas da su opinión tras una llamada de dos partes con transcripción. Cuando configure una integración, los resultados llegan a su CRM mediante la API, webhooks, Zapier o Make (asistente de llamadas). Los planes y precios están en la página de precios.

FAQ

¿Puedo usar una voz de IA en lugar de grabar la mía?

Sí. En el panel escribe el texto del saludo y elige una voz de locución; también puede grabar el saludo con el micrófono o subir un archivo de audio. A un psicólogo le recomendamos su propia voz: quien llama oye desde el primer contacto a la persona con la que va a trabajar.

¿Atiende Heilo a pacientes en crisis?

No. Heilo no habla con quien llama, no valora si un asunto es urgente y no sustituye la ayuda en una crisis. Guarda el mensaje y, si las notificaciones están activadas, le envía un SMS con el tema y un enlace; no prometemos un plazo concreto de entrega. Por eso su saludo debe indicar el número de emergencias 112 para las situaciones en que la vida o la salud de alguien esté en peligro.

¿Cuánto tiempo conserva Heilo las grabaciones?

Una grabación se conserva por defecto 365 días y después se elimina; la transcripción se mantiene. El plazo de conservación no se puede cambiar en el panel. Una llamada movida a la papelera se borra por completo a los 30 días. Los subencargados que tratan datos figuran en las condiciones (en inglés).

¿Dejan los pacientes mensajes con más frecuencia en Heilo que en un buzón de voz normal?

No lo medimos, así que no damos un porcentaje. La diferencia está en lo que oye quien llama: un mensaje genérico del operador no dice quién responderá ni cuándo, mientras que su saludo dice ambas cosas e indica un plazo realista para devolver la llamada. En una consulta de psicología eso puede marcar la diferencia entre quien deja su número y quien cuelga y no vuelve a llamar.