Klantgesprekken opnemen en AVG naleven
Checklist voor bedrijven: kennisgeving, doel, rechtsgrond, bewaartermijn, toegang, transcriptie en verwijdering.
Klantgesprekken opnemen en AVG naleven
Samenvatting: gespreksopname kan rechtmatig zijn, maar een app alleen is niet genoeg. U hebt doel, kennisgeving, rechtsgrond, toegang, bewaartermijn en verwijderproces nodig.
Doel
Leg vast waarom u opneemt: afspraken bevestigen, klachten behandelen, offertes, servicekwaliteit, training of gemiste aanvragen.
Kennisgeving
Een duidelijke melding: "Dit gesprek kan worden opgenomen om uw aanvraag te behandelen, afspraken te bevestigen en onze service te verbeteren. Meer informatie staat in ons privacybeleid."
Rechtsgrond en bewaartermijn
Denk aan toestemming, gerechtvaardigd belang of contractuele noodzaak. Stel ook een bewaartermijn vast, bijvoorbeeld 30, 90 of 180 dagen.
Toegang
Gebruik persoonlijke accounts, rollen, logs en verwijderprocedures. Vermijd opnames op privételefoons. Transcripten zijn ook persoonsgegevens.
Checklist
- Doel documenteren.
- Kennisgeving maken.
- Privacybeleid aanpassen.
- Bewaartermijn bepalen.
- Toegang beperken.
- DPA met leverancier sluiten.
- Verwijdering testen.
Conclusie
De AVG verbiedt opnemen niet automatisch. Ze eist transparantie, proportionaliteit en controle.
Opname met kennisgeving, transcriptie en toegangscontrole? Bekijk Heilo.
- Heilo.io
Need help with phone calls?
Try Heilo.io - a virtual assistant that answers calls from your customers while you work.
Try for free