Automatyczna sekretarka dla psychologa i terapeuty
Poczta głosowa dla psychologa działa, gdy prowadzisz sesję: dzwoniący słyszy Twoje powitanie, a Heilo zapisuje nagranie i tekst. Nie ocenia pilności.
W skrócie: automatyczna sekretarka dla psychologa to poczta głosowa: gdy prowadzisz sesję, operator przekierowuje nieodebrane połączenie do Heilo, a dzwoniący po Twoim powitaniu zostawia imię i numer. Heilo zapisuje nagranie, transkrypcję i podsumowanie, a po włączeniu powiadomień wysyła Ci SMS z tematem i linkiem. Heilo nie rozmawia z dzwoniącym, nie ocenia pilności ani stanu zdrowia i nie zastępuje pomocy w kryzysie.
Zobacz też: Poczta głosowa dla przychodni i gabinetu lekarskiego | Jak czytać wiadomości z poczty głosowej? | Profesjonalne powitanie na poczcie głosowej
Telefon, na który ktoś zbierał się tygodniami
Przykład: ktoś od tygodni odkłada telefon do psychologa. W końcu dzwoni w przerwie w pracy, a Ty prowadzisz sesję i masz wyciszony telefon. Po kilku sygnałach słyszy ogólny komunikat poczty operatora, który nie mówi, kto odbierze ani kiedy oddzwoni. Rozłącza się i może już nie spróbować ponownie.
Ty o tym nie wiesz: na liście połączeń zobaczysz najwyżej nieznany numer. W gabinecie, w którym telefon przez dużą część dnia milczy, liczy się to, co dzwoniący usłyszy, gdy nie odbierasz.
Dlaczego gabinet psychologiczny szczególnie traci na nieodebranych telefonach
- Pierwszy telefon wymaga odwagi — dla wielu osób to najtrudniejszy krok w szukaniu pomocy. Jeśli nikt nie odbierze, a komunikat brzmi bezosobowo, łatwo odłożyć sprawę na później.
- W czasie sesji nie odbierasz — sesja wymaga pełnej uwagi, więc przez dużą część dnia telefon jest wyciszony. Jeśli pracujesz sam, nikt nie odbierze za Ciebie.
- Zaufanie buduje się od pierwszego kontaktu — spokojne powitanie Twoim głosem mówi dzwoniącemu, że trafił we właściwe miejsce i że oddzwonisz. Ogólny komunikat operatora tego nie mówi.
Jak działa Heilo dla psychologa i terapeuty
W Heilo rolę automatycznej sekretarki pełni plan Heilo Voicemail: poczta głosowa w chmurze, do której operator przekierowuje nieodebrane połączenia. Przekierowanie ustawiasz raz (instrukcja krok po kroku): telefon dzwoni jak dotąd, a gdy nie odbierzesz, połączenie trafia do Heilo. Heilo nie rozmawia z dzwoniącym. Odtwarza Twoje powitanie i zapisuje wiadomość.
1. Ciepłe, spokojne powitanie
Powitanie możesz nagrać własnym głosem — tym samym, który pacjent usłyszy na sesji. W panelu zrobisz to przez mikrofon albo prześlesz gotowy plik audio; możesz też wpisać tekst i wybrać głos lektora. Harmonogram powitań pozwala ustawić inne powitanie na wybrane dni i godziny, na przykład osobne na czas sesji i na wieczór. Przykład:
„Dzień dobry, tu gabinet psychologiczny [imię i nazwisko]. Jestem teraz na sesji i nie mogę odebrać. Zostaw proszę imię i numer telefonu, a oddzwonię [realny termin, np. po zakończeniu sesji albo do końca dnia]. Nie musisz mówić, w jakiej sprawie dzwonisz. Rozmowa jest rejestrowana. Jeśli zagrożone jest czyjeś życie lub zdrowie, rozłącz się i zadzwoń pod numer alarmowy 112.”
To powitanie mówi, kto odebrał i dlaczego nie możesz rozmawiać, prosi tylko o dane kontaktowe, podaje realny termin oddzwonienia, informuje o rejestrowaniu i kieruje osobę w nagłej sytuacji pod numer alarmowy. Ogólny komunikat poczty operatora nie robi żadnej z tych rzeczy. Jak działa numer 112, wyjaśnia portal gov.pl (sprawdzone 20 października 2026 r.).
2. Heilo zapisuje dane kontaktowe, nie diagnozę
Heilo przygotowuje transkrypcję i podsumowanie wiadomości. Przy dobrze ułożonym powitaniu zobaczysz w nich zwykle:
- imię i numer kontaktowy
- czy dzwoni nowa osoba, czy obecny pacjent (jeśli to powie)
- ogólny temat, np. „chcę umówić pierwszą wizytę”, „chcę przesunąć sesję”, „pytanie o wolne terminy”
- preferowaną porę kontaktu
Powitanie celowo nie prosi o opis problemów zdrowotnych. Heilo nie ocenia pilności, objawów ani stanu zdrowia dzwoniącego. O tym, do kogo oddzwonisz najpierw, decydujesz Ty.
3. SMS pozwala oddzwonić między sesjami
Po włączeniu powiadomień dostajesz SMS z informacją o dzwoniącym, tematem wiadomości i linkiem; transkrypcję i nagranie otwierasz w panelu. Nie obiecujemy konkretnego czasu dostarczenia. Przykładowe tematy: „Prośba o pierwszą wizytę”, „Przesunięcie czwartkowej sesji”, „Pytanie o cennik i wolne terminy”.
Temat powstaje z treści wiadomości, więc może powtórzyć to, co powiedział dzwoniący. Jeśli telefon leży w gabinecie na widoku, wyłącz podgląd treści SMS-ów na zablokowanym ekranie.
Co powinno zawierać powitanie w gabinecie psychologicznym
Powitanie w gabinecie psychologicznym ma uspokoić i dać jasny następny krok. Sprawdź, czy zawiera te elementy:
| Element | Po co | Przykład |
|---|---|---|
| Przedstawienie gabinetu | Dzwoniący wie, że trafił we właściwe miejsce | „Dzień dobry, tu gabinet psychologiczny [imię i nazwisko]” |
| Powód, dla którego nie odbierasz | Brak odpowiedzi nie brzmi jak odmowa | „Jestem teraz na sesji” |
| Realny termin oddzwonienia | Dzwoniący wie, kiedy się odezwiesz | „Oddzwonię po zakończeniu sesji” |
| Prośba tylko o dane kontaktowe | Nikt nie musi opowiadać o swoich problemach nagraniu | „Zostaw imię i numer telefonu” |
| Informacja o rejestrowaniu | Dzwoniący wie, że wiadomość jest zapisywana | „Rozmowa jest rejestrowana.” |
| Numer alarmowy | Osoba w nagłej sytuacji wie, gdzie dzwonić | „Jeśli zagrożone jest czyjeś życie lub zdrowie, rozłącz się i zadzwoń pod numer alarmowy 112.” |
Dane pacjentów, nagrania i retencja w gabinecie
Wiadomości od pacjentów wymagają ostrożności. Co warto wiedzieć, zanim przekierujesz telefon gabinetu:
- Powitanie bez danych klinicznych — skonfiguruj powitanie tak, by prosiło tylko o imię i numer telefonu. Jeśli pacjent mimo to opowie o swoim problemie, jego słowa trafią do nagrania i transkrypcji, więc traktuj je jak dokumentację wrażliwą.
- Retencja — nagranie jest przechowywane domyślnie 365 dni, potem usuwane; transkrypcja zostaje. Okresu przechowywania nie zmienisz w panelu.
- Kosz — rozmowę, której nie chcesz przechowywać, przenieś do kosza: po 30 dniach Heilo skasuje ją całkowicie, razem z nagraniem, transkrypcją i podsumowaniem.
- Role — Heilo daje narzędzia do poinformowania rozmówcy (zapowiedź, własna treść, oznaczenie rozmowy). Podstawę prawną i obowiązek informacyjny zapewnia Twoja firma jako administrator danych.
- Podwykonawcy — Heilo korzysta z podwykonawców wymienionych w regulaminie, m.in. z Twilio (telefonia, firma z USA), Supabase (baza danych w UE), Vercel (hosting) i Google Gemini (transkrypcja i analiza).
- Obowiązki gabinetu — jakie obowiązki ma Twój gabinet wobec danych o zdrowiu i tajemnicy zawodowej, oceń przed wdrożeniem z własnym doradcą, np. inspektorem ochrony danych lub prawnikiem.
Ogólne zasady opisujemy w artykule nagrywanie rozmów z klientami: co daje, co wolno, jak zacząć.
Ile to kosztuje?
W gabinecie zwykle wystarcza Heilo Voicemail: 49 zł netto za numer miesięcznie. Plan obejmuje wiadomości po nieodebranych połączeniach: nagranie, tekst, podsumowanie, powiadomienie SMS, głosy lektorskie i harmonogram powitań. Rozliczenie jest miesięczne, a VAT dolicza się przy płatności. W Heilo Voicemail obowiązuje informacyjny limit 500 minut nagrań na numer miesięcznie, który niczego nie blokuje. Opłaty operatora za przekierowane połączenia sprawdź osobno.
Są też dwa wyższe plany. W planie Heilo Select (99 zł netto za numer miesięcznie) zostajesz przy obecnym numerze i dopraszasz Heilo do wybranej rozmowy: Heilo rejestruje ją od chwili dołączenia, a o rejestrowaniu informujesz rozmówcę sam. Telefon i operator muszą obsługiwać połączenia konferencyjne; poczta głosowa jest w cenie. Heilo Line (399 zł netto za numer miesięcznie) to firmowy numer +48 dla każdej osoby, która odbiera i dzwoni, pomyślany przede wszystkim dla handlowców i zespołów sprzedaży; Heilo zamawia go po weryfikacji firmy (NIP). Rozmowy przychodzące i wychodzące są rejestrowane automatycznie; rozmowę wychodzącą zaczynasz przyciskiem „Zadzwoń przez Heilo”, a nowy numer startuje w trybie „Informacja przed rozmową”. Heilo robi z nich transkrypcję, podsumowanie i zadania, a trener rozmów daje uwagi po rozmowie dwustronnej z transkrypcją. Po skonfigurowaniu integracji wyniki trafiają do CRM-a przez API, webhooki, Zapier albo Make (asystent rozmów). Wszystkie ceny są w cenniku.
Weryfikacja: 20 października 2026 r.
FAQ
Czy mogę wygenerować powitanie głosem AI zamiast nagrywać własny?
Tak. W panelu wpisujesz tekst powitania i wybierasz głos lektora; możesz też nagrać powitanie przez mikrofon albo przesłać plik audio. Psychologowi polecamy własny głos: dzwoniący od pierwszego kontaktu słyszy osobę, z którą będzie pracować.
Czy Heilo obsługuje pacjentów w kryzysie?
Nie. Heilo nie rozmawia z dzwoniącym, nie ocenia, czy sprawa jest pilna, i nie zastępuje pomocy w kryzysie. Zapisuje wiadomość, a po włączeniu powiadomień wysyła Ci SMS z tematem i linkiem; nie obiecujemy konkretnego czasu dostarczenia. Dlatego w powitaniu podaj numer alarmowy 112 dla sytuacji, w których zagrożone jest czyjeś życie lub zdrowie.
Jak długo Heilo przechowuje nagrania?
Nagranie jest przechowywane domyślnie 365 dni, potem usuwane; transkrypcja zostaje. Okresu przechowywania nie zmienisz w panelu. Rozmowa przeniesiona do kosza jest całkowicie kasowana po 30 dniach. Listę podwykonawców, którzy przetwarzają dane, znajdziesz w regulaminie.
Czy na Heilo pacjenci częściej zostawiają wiadomość niż na zwykłej poczcie głosowej?
Nie mierzymy tego u siebie, więc nie podamy Ci procentu. Różnica bierze się z tego, co dzwoniący słyszy: zimny automat operatora nie mówi, kto odbierze ani kiedy, a Twoje powitanie mówi obie te rzeczy i podaje realny termin oddzwonienia. W gabinecie psychologicznym to bywa różnicą między pacjentem, który zostawi numer, a takim, który się rozłączy i nie zadzwoni ponownie.
