Heilo vs Microsoft Teams: poczta głosowa i telefon dla handlowców

W skrócie: poczta głosowa w Microsoft Teams działa bez licencji Teams Phone, ale żeby klient mógł zadzwonić do handlowca na zwykły numer telefonu, potrzebny jest Teams Phone i dostęp do sieci telefonicznej. Heilo nie zastępuje Teams: w planie Heilo Line każdy handlowiec dostaje firmowy numer +48, a rozmowy przez ten numer są rejestrowane automatycznie i zamieniane w transkrypcję, podsumowanie i zadania dla Twojego CRM-a.

Porównanie przygotował zespół Heilo na podstawie własnego produktu oraz dokumentacji i cennika Microsoftu (sprawdzone 19 października 2026 r.). Porównujemy: co trzeba kupić, jednostkę rozliczenia i cenę netto, pocztę głosową, rejestrowanie i transkrypcję rozmów, integrację z CRM-em oraz to, czego każdemu brakuje.

Dwa różne problemy, dwa różne narzędzia

Teams to platforma do czatu, spotkań i plików, a z Teams Phone także telefonia dla całej firmy. Heilo daje handlowcom numery i zamienia ich rozmowy z klientami w notatki. Zanim wybierzesz, odpowiedz sobie na jedno pytanie: czy cała firma ma dzwonić z Teams, czy ustalenia z rozmów handlowców mają trafiać do CRM-a bez przepisywania?

Poczta głosowa w Teams: co trzeba mieć

Według dokumentacji Microsoftu (sprawdzone 19 października 2026 r.):

• Poczta głosowa w chmurze jest włączana automatycznie dla użytkowników Teams i nie wymaga licencji Teams Phone.
• Wiadomość trafia do skrzynki Exchange jako e-mail z plikiem audio i, jeśli transkrypcja jest włączona, z tekstem. Widać ją w Outlooku i w Teams, w zakładce Połączenia (opis na tej samej stronie).
• Transkrypcja jest domyślnie włączona w zasadach poczty głosowej, a administrator może ją wyłączyć.
• Polski jest na liście języków transkrypcji.
• Żeby odbierać i wykonywać połączenia z numerami telefonów spoza Teams, użytkownik potrzebuje licencji Teams Phone i dostępu do sieci telefonicznej: planu połączeń Microsoft, operatora z programu Operator Connect, Teams Phone Mobile albo Direct Routing (opcje łączności).

Na polskiej stronie Microsoftu (sprawdzone 19 października 2026 r.) Teams Phone Standard kosztuje 8,70 € netto za użytkownika miesięcznie przy płatności rocznej, a wariant z planem połączeń płatnym za użycie (strefa 2) 11,30 € netto za użytkownika miesięcznie. Teams Phone wymaga osobnej licencji Teams; Microsoft 365 Business Basic z Teams kosztuje 6,07 € netto za użytkownika miesięcznie, także przy płatności rocznej. Kwoty podajemy w euro, tak jak na polskiej stronie Microsoftu.

Teams Phone w zespole sprzedaży

Co Microsoft opisuje na sprawdzonych stronach (19 października 2026 r.):

• Polska strona Teams Phone wymienia kolejki połączeń i automatycznego operatora (auto attendant), który kieruje połączenia do właściwego działu lub osoby.
• Administrator może pozwolić użytkownikom nagrywać rozmowy 1:1 i rozmowy z numerami telefonów. Transkrypcja rozmów jest domyślnie wyłączona i też wymaga włączenia w zasadach (konfiguracja).
• Automatyczne nagrywanie każdej rozmowy według zasad firmy Microsoft realizuje przez certyfikowane rozwiązania partnerów, czyli compliance recording (opis).
• Teams Phone Mobile pozwala używać numeru z karty SIM operatora partnerskiego także w Teams. Dzwonić można z aplikacji Teams na komputerze i telefonie oraz z telefonów z certyfikatem Teams (opcje łączności).

Co oferuje Heilo

Heilo nie jest centralą telefoniczną. Słucha, rejestruje i podsumowuje rozmowy, a wyniki przekazuje do systemu, w którym pracuje zespół. Dla zespołu sprzedaży właściwym punktem odniesienia jest plan Heilo Line:

• Każdy handlowiec dostaje własny firmowy numer +48, a połączenia przychodzące Heilo łączy z telefonem wskazanym w panelu.
• Rozmowę wychodzącą zaczynasz w panelu przyciskiem „Zadzwoń przez Heilo”, a klient widzi numer firmy.
• Każda rozmowa przez ten numer jest rejestrowana automatycznie. Po niej dostajesz transkrypcję, podsumowanie, propozycje zadań i uwagi trenera rozmów.
• W „Zaplanowane” ustalasz kolejne rozmowy, a przy dzwonieniu widzisz notatkę, opis klienta i trzy ostatnie rozmowy.
• Po skonfigurowaniu integracji wyniki trafiają do Twojego CRM-a przez API, podpisane webhooki, Zapier albo Make (jak to działa). Gotowych aplikacji dla konkretnych CRM-ów Heilo nie ma, a firma bez CRM-a może pracować na Kontaktach, Projektach i Zadaniach w Heilo.

Heilo Line kosztuje 399 zł netto za numer miesięcznie, z rozliczeniem miesięcznym; VAT dolicza się przy płatności. W Heilo Line w cenie jest 6 godzin rejestrowanych rozmów na numer w okresie rozliczeniowym, a każda kolejna godzina kosztuje 55 zł netto, liczona co do minuty i doliczana do następnej faktury. Numer uruchamiasz po weryfikacji firmy (NIP): wybierasz numer, a Heilo zamawia go u operatora, więc czas aktywacji zależy od weryfikacji i operatora.

Dwa tańsze plany obejmują mniej rozmów. W Heilo Select (99 zł netto za numer miesięcznie) zostajesz przy obecnym numerze i dopraszasz Heilo do wybranej rozmowy; telefon i operator muszą obsługiwać połączenia konferencyjne, a Heilo rejestruje rozmowę od chwili dołączenia. Heilo Voicemail (49 zł netto za numer miesięcznie) zapisuje wiadomości po nieodebranych połączeniach przez przekierowanie u operatora. Plan dla zespołów opisuje strona asystenta rozmów, a wszystkie ceny są w cenniku.

Wiadomości po nieodebranych połączeniach zapisuje każdy z trzech planów, bo wyższy plan zawiera wszystko z niższego; Heilo Voicemail służy tylko do tego. Dostajesz nagranie, tekst i podsumowanie, a po włączeniu powiadomień także SMS z danymi dzwoniącego, tematem i linkiem. Szczegóły są na stronie poczty głosowej dla firm.

Czego Heilo nie ma:

• Jeden numer dzwoni na jeden telefon. Nie ma kolejki połączeń, menu głosowego (IVR) ani numerów wewnętrznych.
• Połączenia wychodzące zaczynasz w panelu Heilo, tylko na numery +48.
• Rozmowa wybrana w zwykłej aplikacji Telefon nie przechodzi przez Heilo, więc nie jest rejestrowana.
• Heilo nie ma spotkań wideo ani czatu zespołowego i nigdy nie rozmawia z dzwoniącym.

Nowy numer domyślnie odtwarza rozmówcy informację o rejestrowaniu; tryb informowania zmienisz w ustawieniach numeru. Zasady informowania rozmówców opisujemy w poradniku Nagrywanie rozmów z klientami. Jeśli potrzebujesz kolejek i IVR razem z CRM-em, zobacz, czym jest centrala telefoniczna z CRM-em.

Porównanie szczegółowe

Ile to kosztuje

Przykład dla pięciu handlowców, według cen sprawdzonych 19 października 2026 r.:

• Microsoft Teams: co najmniej 5 × (6,07 € + 8,70 €) = 73,85 € netto miesięcznie przy płatności rocznej za Microsoft 365 Business Basic z Teams i Teams Phone Standard. Numer i połączenia dochodzą osobno: z planu połączeń Microsoft albo od operatora.
• Heilo: 5 numerów Heilo Line, czyli 5 × 399 zł = 1995 zł netto miesięcznie, z rejestrowaniem każdej rozmowy, transkrypcją, podsumowaniem, zadaniami i trenerem rozmów w cenie.

W tym przykładzie Heilo kosztuje więcej niż sama telefonia, bo płacisz za notatki z każdej rozmowy, a nie za możliwość dzwonienia. Jeśli firma potrzebuje tylko telefonów w Teams, Teams Phone wystarczy. Jeśli ustalenia z rozmów handlowców mają trafiać do CRM-a bez przepisywania, porównaj koszt Heilo Line z czasem, który zespół dziś poświęca na notatki.

Kiedy Teams jest lepszym wyborem

Teams lepiej pasuje, gdy:

• Firma pracuje w Microsoft 365, a telefony też mają być w Teams.
• Potrzebujesz kolejek połączeń i automatycznego operatora, żeby klient trafił do właściwego działu.
• Masz administratora, który skonfiguruje Teams Phone, numery i zasady nagrywania.
• Handlowcy chcą jednego numeru komórkowego w telefonie i w Teams (Teams Phone Mobile, jeśli operator to oferuje).
• Dzwonisz do klientów poza Polską, a Heilo dzwoni tylko na numery +48.
• Musisz nagrywać wszystkie rozmowy według zasad firmy przez certyfikowanego partnera Microsoftu.

Kiedy Heilo jest lepszym wyborem

Heilo lepiej pasuje, gdy:

• Handlowcy rozmawiają z klientami w Polsce, a Ty chcesz, żeby każda rozmowa przez numer firmowy była rejestrowana bez pamiętania o przycisku.
• Po rozmowie potrzebujesz transkrypcji, podsumowania, propozycji zadań i uwag trenera rozmów, a nie samego pliku z nagraniem.
• Ustalenia mają trafiać do Twojego CRM-a przez API, webhooki, Zapier albo Make.
• Każdy handlowiec odbiera na swoim numerze, więc kolejki i automatyczny operator nie są potrzebne.
• Chcesz planować kolejne rozmowy w „Zaplanowane” i mieć przed telefonem notatkę oraz historię klienta.
• Nie chcesz kupować telefonii dla całej firmy, tylko numery dla handlowców.

Jak to wygląda przy dzwonieniu do klientów, opisuje poradnik jak rejestrować połączenia wychodzące.

Transkrypcja po polsku: jak porównać

Oba systemy zamieniają mowę na tekst po polsku. Microsoft wymienia polski wśród języków transkrypcji poczty głosowej (sprawdzone 19 października 2026 r.), a Heilo przygotowuje transkrypcję każdej zarejestrowanej rozmowy i wiadomości. Nie mamy podstaw, by twierdzić, że któryś z tych systemów zawsze lepiej rozpoznaje polską mowę; taki wniosek wymagałby testu na tych samych nagraniach. Przed wyborem nagraj kilka próbnych wiadomości z nazwiskiem, adresem, kwotą i numerem telefonu i porównaj oba zapisy. Więcej o tym, jak to działa, znajdziesz w poradniku o transkrypcji poczty głosowej.

Czy można używać obu?

Tak. Teams zostaje do czatu, spotkań i rozmów wewnętrznych, a jeśli firma ma Teams Phone, także do linii biura. Handlowcy dostają numery Heilo Line do rozmów z klientami; z tych rozmów Heilo robi notatki i wysyła je do CRM-a. Ustal wcześniej, który numer klient ma widzieć, żeby nie dzwonił raz na numer w Teams, a raz na numer handlowca.

Podsumowanie

Teams Phone to telefonia dla całej firmy w Microsoft 365, liczona za użytkownika, z pocztą głosową, kolejkami i nagrywaniem rozmów, na które administrator musi najpierw pozwolić. Heilo daje handlowcowi numer, z którego rozmów powstają transkrypcja, podsumowanie, zadania i uwagi trenera, wysyłane do CRM-a. Wybierz Teams, gdy liczy się jedna platforma dla firmy, a Heilo Line, gdy liczą się ustalenia z rozmów handlowców.

Podobnie porównujemy Heilo i Vonage.

FAQ

Czy poczta głosowa w Teams wymaga licencji Teams Phone?

Nie. Według dokumentacji Microsoftu (sprawdzone 19 października 2026 r.) poczta głosowa w chmurze jest włączana automatycznie dla użytkowników Teams i nie wymaga Teams Phone. Teams Phone i dostęp do sieci telefonicznej są potrzebne, żeby odbierać połączenia z numerów telefonów spoza Teams.

Czy Teams zamienia wiadomości głosowe na tekst po polsku?

Tak. Polski jest na liście języków transkrypcji poczty głosowej Teams. Transkrypcja jest domyślnie włączona w zasadach poczty głosowej, a administrator może ją wyłączyć.

Czy Heilo zastępuje Microsoft Teams?

Nie. Teams służy do czatu, spotkań, plików i telefonii w firmie. Heilo rejestruje rozmowy handlowców przez numery Heilo Line i zamienia je w notatki, zadania i dane dla CRM-a.

Ile kosztuje Heilo dla zespołu sprzedaży?

Heilo Line kosztuje 399 zł netto za numer miesięcznie, a każdy handlowiec potrzebuje własnego numeru. Wszystkie plany są w cenniku.