Heilo vs. Microsoft Teams: Voicemail und Telefon für den Vertrieb

Kurz gesagt: Die Voicemail in Microsoft Teams funktioniert ohne Teams-Phone-Lizenz, aber damit ein Kunde einen Vertriebsmitarbeiter auf einer normalen Rufnummer anrufen kann, brauchen Sie Teams Phone und einen Zugang zum Telefonnetz. Heilo ersetzt Teams nicht: Mit Heilo Line bekommt jeder Vertriebsmitarbeiter eine +48-Firmennummer, und Gespräche über diese Nummer werden automatisch aufgezeichnet und in Transkript, Zusammenfassung und Aufgaben für Ihr CRM verwandelt.

Dieser Vergleich stammt vom Heilo-Team und beruht auf unserem eigenen Produkt sowie auf der Dokumentation und Preisliste von Microsoft (geprüft am 19. Oktober 2026). Wir vergleichen, was Sie kaufen müssen, die Abrechnungseinheit und den Nettopreis, die Voicemail, die Aufzeichnung und Transkription von Gesprächen, die CRM-Anbindung und was jeweils fehlt.

Zwei Probleme, zwei Werkzeuge

Teams ist eine Plattform für Chat, Meetings und Dateien und mit Teams Phone auch die Telefonie für das ganze Unternehmen. Heilo gibt Vertriebsmitarbeitern Nummern und macht aus ihren Kundengesprächen Notizen. Beantworten Sie vor der Entscheidung eine Frage: Soll das ganze Unternehmen aus Teams heraus telefonieren, oder sollen Absprachen aus den Gesprächen Ihrer Vertriebsmitarbeiter ohne erneutes Abtippen im CRM landen?

Teams-Voicemail: Was Sie brauchen

Laut der Dokumentation von Microsoft (geprüft am 19. Oktober 2026):

Die Cloud-Voicemail wird für Teams-Nutzer automatisch eingerichtet und erfordert keine Teams-Phone-Lizenz.
Die Nachricht landet im Exchange-Postfach als E-Mail mit Audiodatei und, wenn die Transkription aktiv ist, mit dem Text. Sie ist in Outlook und in Teams auf der Registerkarte „Anrufe“ zu sehen (beschrieben auf der gleichen Seite).
Die Transkription ist in den Voicemail-Richtlinien standardmäßig aktiviert, und ein Administrator kann sie ausschalten.
Deutsch steht auf der Liste der Transkriptionssprachen.
Um Anrufe mit Rufnummern außerhalb von Teams zu führen und zu empfangen, braucht ein Nutzer eine Teams-Phone-Lizenz und einen Zugang zum Telefonnetz: einen Microsoft-Anrufplan, einen Anbieter aus dem Programm Operator Connect, Teams Phone Mobile oder Direct Routing (Anbindungsoptionen).

Auf der deutschen Seite von Microsoft (geprüft am 19. Oktober 2026) kostet Microsoft Teams Telefon Standard 8,70 € pro Nutzer und Monat zzgl. MwSt. bei jährlicher Abrechnung, die Variante mit nutzungsbasierter Zahlung (Land Zone 2) 11,30 € pro Nutzer und Monat zu denselben Bedingungen. Für beide ist eine separate Teams-Lizenz erforderlich.

Teams Phone im Vertriebsteam

Was Microsoft auf den geprüften Seiten beschreibt (19. Oktober 2026):

Anrufwarteschlangen und automatische Vermittlung (Auto Attendant) nennt die deutsche Teams-Phone-Seite.
Ein Administrator kann Nutzern erlauben, 1:1-Gespräche und Gespräche mit Rufnummern aufzuzeichnen. Die Gesprächstranskription ist standardmäßig ausgeschaltet und muss ebenfalls in den Richtlinien aktiviert werden (Konfiguration).
Die automatische Aufzeichnung jedes Gesprächs nach Unternehmensrichtlinie erfolgt über zertifizierte Partnerlösungen, das sogenannte Compliance Recording (Überblick).
Mit Teams Phone Mobile nutzen Sie die Nummer der SIM-Karte eines Partnerbetreibers auch in Teams. Anrufen können Sie aus der Teams-App auf Computer und Smartphone sowie mit Teams-zertifizierten Telefonen (Anbindungsoptionen).

Was Heilo bietet

Heilo ist keine Telefonanlage. Es hört zu, zeichnet Gespräche auf und fasst sie zusammen, und die Ergebnisse gehen an das System, in dem Ihr Team arbeitet. Für ein Vertriebsteam ist Heilo Line der passende Vergleichspunkt:

Jeder Vertriebsmitarbeiter erhält eine eigene +48-Firmennummer, und Heilo verbindet eingehende Anrufe mit dem im Dashboard hinterlegten Telefon.
Ausgehende Gespräche starten Sie im Dashboard mit „Über Heilo anrufen“, und der Kunde sieht die Firmennummer.
Jedes Gespräch über diese Nummer wird automatisch aufgezeichnet. Danach erhalten Sie ein Transkript, eine Zusammenfassung, Aufgabenvorschläge und Hinweise des Gesprächstrainers, was gut lief und was sich verbessern lässt.
Unter „Geplant“ legen Sie die nächsten Gespräche fest, und beim Anrufen sehen Sie die Notiz, die Kundenbeschreibung und die letzten drei Gespräche.
Sobald Sie eine Integration eingerichtet haben, gelangen die Ergebnisse über die API, signierte Webhooks, Zapier oder Make in Ihr CRM (so funktioniert es). Fertige Apps für einzelne CRM-Systeme hat Heilo nicht, und ein Unternehmen ohne CRM kann mit den Kontakten, Projekten und Aufgaben in Heilo arbeiten.

Heilo Line wird pro Nummer und Monat abgerechnet, und jeder Vertriebsmitarbeiter braucht eine eigene Nummer. Heilo Line umfasst 6 Stunden aufgezeichneter Gespräche pro Nummer in jedem Abrechnungszeitraum; jede zusätzliche Stunde wird minutengenau zu dem Satz abgerechnet, der auf der Preisseite steht, und mit der nächsten Rechnung berechnet. Die Nummer wird nach der Prüfung Ihrer Firma eingerichtet: Sie wählen sie aus, und Heilo bestellt sie beim Netzbetreiber, sodass die Aktivierungszeit von der Prüfung und vom Netzbetreiber abhängt. Tarife und Preise finden Sie auf der Preisseite, den Tarif für Vertriebsteams beschreibt die Seite des Gesprächsassistenten.

Heilo Line ist eine polnische +48-Nummer und wählt nur +48-Nummern an, passt also zu Vertriebsteams, die Kunden in Polen anrufen. Die beiden günstigeren Tarife decken weniger Gespräche ab. Mit Heilo Select behalten Sie Ihre bisherige Nummer und laden Heilo in ein ausgewähltes Gespräch ein, sofern Ihr Telefon und Ihr Netzbetreiber Konferenzgespräche unterstützen; Heilo zeichnet ab dem Moment auf, in dem es dazukommt. Heilo Voicemail speichert Nachrichten nach verpassten Anrufen über die Rufumleitung beim Netzbetreiber.

Nachrichten nach verpassten Anrufen speichert jeder der drei Tarife, denn jeder höhere Tarif enthält alles aus dem Tarif darunter; Heilo Voicemail macht nur das. Sie erhalten die Aufnahme, den Text und eine Zusammenfassung und, sobald die SMS-Benachrichtigungen aktiviert sind, eine SMS mit den Daten des Anrufers, dem Thema und einem Link. Mehr dazu auf der Seite zur geschäftlichen Mailbox.

Was Heilo nicht hat:

Eine Nummer klingelt auf einem Telefon. Es gibt keine Warteschlange, kein Sprachmenü und keine Durchwahlen.
Ausgehende Anrufe starten Sie im Heilo-Dashboard, nur an +48-Nummern.
Ein Anruf, den Sie in der normalen Telefon-App wählen, läuft nicht über Heilo und wird deshalb nicht aufgezeichnet.
Heilo bietet keine Videomeetings und keinen Team-Chat und spricht nie mit dem Anrufer.

Eine neue Nummer spielt dem Gesprächspartner standardmäßig einen Hinweis auf die Aufzeichnung vor; den Hinweismodus ändern Sie in den Einstellungen der Nummer. Wie Anrufer informiert werden, erklärt unser Ratgeber Kundengespräche aufzeichnen. Wenn Sie Warteschlangen und IVR zusammen mit einem CRM brauchen, lesen Sie, was eine Telefonanlage mit CRM-Integration ist.

Detaillierter Funktionsvergleich

Kriterium	Microsoft Teams Phone	Heilo Line
Wofür es gedacht ist	Telefonie in Teams für das ganze Unternehmen	Eine Nummer für den Vertriebsmitarbeiter und Notizen aus seinen Gesprächen
Abrechnungseinheit	Pro Nutzer und Monat, jährliche Abrechnung	Pro Nummer und Monat, monatliche Abrechnung
Nettopreis	Teams Telefon Standard 8,70 € pro Nutzer und Monat + Teams-Lizenz + Zugang zum Telefonnetz	Pro Nummer, siehe Preisseite
Rufnummer	Microsoft-Anrufplan, Operator Connect, Teams Phone Mobile oder Direct Routing	+48-Nummer, die Heilo nach Prüfung Ihrer Firma bestellt
Voicemail	In Outlook und Teams, mit Transkription, auch auf Deutsch	In jedem Tarif: Aufnahme, Text und Zusammenfassung der Nachricht
Warteschlangen und automatische Vermittlung	Ja	Nein
Gesprächsaufzeichnung	Der Nutzer zeichnet auf, wenn der Administrator es erlaubt; automatisch über Partnerlösungen	Jedes Gespräch über eine Heilo-Nummer, automatisch
Nach dem Gespräch	Transkription nach Aktivierung in den Richtlinien	Transkript, Zusammenfassung, Aufgaben, Hinweise des Gesprächstrainers
CRM	Die geprüfte Teams-Phone-Seite beschreibt eine Integration mit Dynamics 365 Contact Center	API, Webhooks, Zapier, Make
Anrufen	Teams-App auf Computer und Smartphone, Teams-zertifizierte Telefone	„Über Heilo anrufen“ im Dashboard, nur +48-Nummern

Was es kostet

Ein Beispiel für fünf Vertriebsmitarbeiter, nach den am 19. Oktober 2026 geprüften Preisen:

Microsoft Teams: mindestens 5 × 8,70 € = 43,50 € pro Monat zzgl. MwSt., jährlich abgerechnet, nur für Teams Telefon Standard, ohne Teams-Lizenz, Rufnummer und Gespräche.
Heilo: fünf Heilo Line-Nummern, abgerechnet pro Nummer und Monat, mit Aufzeichnung jedes Gesprächs, Transkript, Zusammenfassung, Aufgaben und Gesprächstrainer; die aktuellen Preise stehen auf der Preisseite.

Heilo wird für Notizen aus jedem Gespräch bezahlt, nicht für die Möglichkeit zu telefonieren. Wenn das Unternehmen nur Telefone in Teams braucht, genügt Teams Phone. Wenn Absprachen aus den Gesprächen Ihrer Vertriebsmitarbeiter ohne erneutes Abtippen im CRM landen sollen, vergleichen Sie die Kosten von Heilo Line mit der Zeit, die Ihr Team heute für Notizen aufwendet.

Wann Teams die bessere Wahl ist

Teams passt besser, wenn:

Ihr Unternehmen mit Microsoft 365 arbeitet und die Telefone ebenfalls in Teams sein sollen.
Sie Anrufwarteschlangen und eine automatische Vermittlung brauchen, damit der Kunde in der richtigen Abteilung landet.
Sie einen Administrator haben, der Teams Phone, Rufnummern und Aufzeichnungsrichtlinien einrichtet.
Vertriebsmitarbeiter eine Mobilfunknummer auf dem Telefon und in Teams haben möchten (Teams Phone Mobile, wenn Ihr Betreiber es anbietet).
Sie Kunden außerhalb Polens anrufen, denn Heilo wählt nur +48-Nummern an.
Sie alle Gespräche nach Unternehmensrichtlinie über einen zertifizierten Microsoft-Partner aufzeichnen müssen.

Wann Heilo besser passt

Heilo passt besser, wenn:

Ihre Vertriebsmitarbeiter mit Kunden in Polen sprechen und jedes Gespräch über die Firmennummer aufgezeichnet werden soll, ohne dass jemand an einen Knopf denken muss.
Sie nach dem Gespräch ein Transkript, eine Zusammenfassung, Aufgabenvorschläge und Hinweise des Gesprächstrainers brauchen, nicht nur eine Aufnahmedatei.
Absprachen über die API, Webhooks, Zapier oder Make in Ihr CRM gelangen sollen.
Jeder Vertriebsmitarbeiter auf seiner eigenen Nummer erreichbar ist, sodass Warteschlangen und eine automatische Vermittlung nicht nötig sind.
Sie die nächsten Gespräche unter „Geplant“ einplanen und vor dem Anruf die Notiz und die Kundenhistorie sehen möchten.
Sie keine Telefonie für das ganze Unternehmen kaufen wollen, sondern nur Nummern für Ihre Vertriebsmitarbeiter.

Wie das beim Anrufen von Kunden funktioniert, beschreibt der Ratgeber Ausgehende Anrufe aufzeichnen.

Transkription in Ihrer Sprache: So vergleichen Sie

Beide Systeme wandeln Sprache in Text um. Microsoft führt Deutsch neben vielen anderen Sprachen in seiner Tabelle der Transkriptionssprachen für Voicemail auf (geprüft am 19. Oktober 2026), und Heilo erstellt ein Transkript jedes aufgezeichneten Gesprächs und jeder Nachricht. Wir haben keine Grundlage für die Behauptung, dass eines der Systeme Sprache immer besser erkennt; dafür wäre ein Test mit denselben Aufnahmen nötig. Sprechen Sie vor der Entscheidung ein paar Testnachrichten mit einem Nachnamen, einer Adresse, einem Betrag und einer Telefonnummer auf und vergleichen Sie beide Transkripte. Mehr dazu finden Sie im Ratgeber zur Voicemail-Transkription.

Kann man beide Systeme parallel nutzen?

Ja. Teams bleibt für Chat, Meetings und interne Gespräche und, wenn das Unternehmen Teams Phone hat, auch für die Büroleitungen. Die Vertriebsmitarbeiter bekommen Heilo Line-Nummern für Kundengespräche, aus denen Heilo Notizen macht und sie an das CRM sendet. Legen Sie vorher fest, welche Nummer der Kunde sehen soll, damit er nicht einmal die Teams-Nummer und das nächste Mal die Nummer des Vertriebsmitarbeiters anruft.

Fazit

Teams Phone ist die Telefonie für das ganze Unternehmen in Microsoft 365, abgerechnet pro Nutzer, mit Voicemail, Warteschlangen und einer Aufzeichnung, die ein Administrator erst erlauben muss. Heilo gibt dem Vertriebsmitarbeiter eine Nummer, aus deren Gesprächen Transkript, Zusammenfassung, Aufgaben und Hinweise des Gesprächstrainers entstehen, die an das CRM gehen. Wählen Sie Teams, wenn eine Plattform für das Unternehmen zählt, und Heilo Line, wenn die Absprachen aus den Gesprächen Ihrer Vertriebsmitarbeiter zählen.

Ähnlich vergleichen wir Vonage in Heilo vs. Vonage.

FAQ

Erfordert die Teams-Voicemail eine Teams-Phone-Lizenz?

Nein. Laut der Dokumentation von Microsoft (geprüft am 19. Oktober 2026) wird die Cloud-Voicemail für Teams-Nutzer automatisch eingerichtet und erfordert kein Teams Phone. Teams Phone und ein Zugang zum Telefonnetz sind nötig, um Anrufe von Rufnummern außerhalb von Teams zu empfangen.

Wandelt Teams Voicemail-Nachrichten in Text um, auch auf Deutsch?

Ja. Deutsch steht auf der Liste der Transkriptionssprachen für die Teams-Voicemail. Die Transkription ist in den Voicemail-Richtlinien standardmäßig aktiviert, und ein Administrator kann sie ausschalten.

Ersetzt Heilo Microsoft Teams?

Nein. Teams dient Chat, Meetings, Dateien und der Telefonie im Unternehmen. Heilo zeichnet die Gespräche Ihrer Vertriebsmitarbeiter über Heilo Line-Nummern auf und macht daraus Notizen, Aufgaben und Daten für Ihr CRM.

Was kostet Heilo für ein Vertriebsteam?

Heilo Line wird pro Nummer und Monat abgerechnet, und jeder Vertriebsmitarbeiter braucht eine eigene Nummer. Alle Tarife und Preise finden Sie auf der Preisseite.