Secretaria virtual en el móvil: qué servicio elegir

«Secretaria virtual» puede significar una persona, un agente de voz o simplemente un buzón que recoge mensajes. Si necesitas que el servicio responda durante la llamada, no lo elijas solo porque se anuncie como «IA». Heilo reproduce un saludo y recoge información, pero no mantiene un diálogo con quien llama.

Tres resultados distintos

Para saber si un servicio encaja, pregunta quién confirma las citas, si quien llama puede hacer preguntas y qué ocurre cuando el sistema no entiende la solicitud. Deja claro cuándo se está escuchando un saludo grabado para que el cliente no crea que habla con una recepcionista.

Heilo desde tu número actual

Con un desvío condicional que tu operador admita, puedes conservar el número que conocen tus clientes. Cuando no atiendes, la llamada se desvía a Heilo para que la persona deje un mensaje. Confirma los códigos, cargos y condiciones con tu propio operador.

En Heilo, el contestador automático corresponde al plan Heilo Voicemail.

1. Configura el número de destino y el saludo.
2. Elige las condiciones de desvío que necesitas: cuando no contestas, cuando la línea está ocupada o cuando el teléfono no está disponible.
3. Anota las reglas anteriores para poder restaurarlas.
4. Haz dos llamadas desde otro teléfono: contesta a la primera y deja la segunda sin responder.
5. Deja un mensaje con un nombre y una fecha; revisa la grabación, la transcripción y la notificación.

El desvío de todas las llamadas impide contestarlas normalmente en esa línea. Borrar todas las reglas de desvío no restaura automáticamente la configuración anterior.

Lo que recibes y lo que sigue haciendo una persona

Heilo genera una transcripción y un resumen. Si configuras el aviso por SMS, incluirá información sobre la llamada y un enlace al panel, donde está la transcripción completa. El SMS no incluye una valoración de la solicitud; en el panel puedes anotar tu propia valoración del 1 al 10 en la tarjeta «Potencial del cliente». El tiempo de entrega puede variar; no prometemos un plazo concreto.

Tu equipo revisa los detalles, devuelve la llamada y confirma pedidos o citas. Si ya utilizas un CRM, configura API o webhooks para enviarle los datos. Para una empresa pequeña sin CRM, las funciones integradas de contactos y tareas pueden ser suficientes.

Mensaje de ejemplo

Gracias por llamar a [empresa]. Ahora no podemos atenderte. Tu mensaje quedará grabado. Deja tu nombre, teléfono y un breve motivo; revisamos las solicitudes en [horario real]. Dejar el mensaje no confirma una reserva.

Ajusta el aviso a tu política de grabación y privacidad. Evita pedir información sensible innecesaria. Si tu actividad puede implicar urgencias, indica un canal atendido por personas que puedan responder adecuadamente; el buzón no es un servicio de atención a emergencias.

Precio y cobertura

Consulta los precios de cada plan. Heilo Line incluye 6 horas de llamadas registradas por número en cada periodo de facturación; cada hora adicional se cobra por minuto según la tarifa de la página de precios y se añade a la siguiente factura. Heilo Voicemail y Heilo Select tienen un límite orientativo de 500 minutos grabados por número al mes, que nunca bloquea llamadas. El desvío y la integración pueden tener costes adicionales.

Para grabar las conversaciones que atiendes hay dos planes superiores. Con Heilo Select mantienes tu número y añades Heilo a la llamada que elijas; tu operador debe admitir llamadas de conferencia y se graba desde que Heilo se une. Heilo Line es un número de empresa +48 para cada comercial, y las llamadas por ese número se graban automáticamente. Las llamadas salientes deben iniciarse desde Heilo. Estas opciones no permiten grabar automáticamente las llamadas de cualquier aplicación del móvil.

Preguntas frecuentes

¿La persona que llama hace algo distinto?

Marca tu número habitual. Si no puedes contestar, tendrá que dejar un mensaje para que puedas saber qué necesita; algunas personas colgarán sin hacerlo.

¿Funciona si el móvil está apagado?

Depende de que tu operador admita y tenga activado el desvío cuando el móvil no está disponible. La entrega de las notificaciones también depende de la disponibilidad de la red.

¿Puedo cambiar el saludo según el horario?

Heilo permite configurar los saludos según los horarios que establezcas para ese número. Los horarios funcionan por días de la semana y horas, no por fechas. Prueba cómo funcionan y anuncia solo los horarios de respuesta que tu equipo pueda cumplir.

Revisión editorial: 20 de octubre de 2026, equipo de Heilo. Esta guía explica el funcionamiento del servicio; no presenta resultados medidos de retención de clientes ni de rentabilidad.