Secretaria virtual para tu móvil – cómo funciona

Ver también: Cómo desviar llamadas en Android | Cómo desviar llamadas en iPhone | Centralita virtual vs. teléfono fijo

TL;DR: Una secretaria virtual con IA funciona en cualquier móvil sin apps ni hardware. Se configura en 10 minutos mediante desvío de llamadas. Cuando no coges, Heilo.io atiende, transcribe con IA, evalúa la urgencia y te envía un SMS con el resumen. Desde 19 €/mes.

¿Qué es una secretaria virtual con IA?

Tener una secretaria que atendiera las llamadas era un privilegio de empresas con oficina y presupuesto. En 2026, esa función la realiza una IA que funciona en cualquier móvil: Android o iPhone, cualquier operador.

Una secretaria virtual atiende las llamadas que no puedes coger, saluda con un mensaje profesional, recoge el mensaje de voz, lo transcribe, extrae datos clave (nombre, teléfono, motivo) y te envía un SMS con el resumen. Todo automático, 24/7.

La diferencia con un buzón de voz es la inteligencia. Un buzón guarda un audio que tienes que escuchar. Heilo.io lo convierte en información accionable: quién llamó, qué necesita y cuánta urgencia tiene.

Cómo funciona en tu teléfono móvil

La puesta en marcha se completa en menos de 10 minutos. No necesitas instalar aplicaciones ni cambiar de número.

Paso 1: Configurar el desvío de llamadas

Todos los móviles permiten desvío condicional: la llamada se redirige solo cuando no contestas, la línea está ocupada o estás fuera de cobertura.

En Android se activa marcando códigos USSD en el teclado del teléfono:

• No contestas: **61*+34XXXXXXXXX#
• Línea ocupada: **67*+34XXXXXXXXX#
• Fuera de cobertura: **62*+34XXXXXXXXX#

En iPhone: Ajustes → Teléfono → Desvío de llamadas → activar e introducir el número de Heilo.io.

Paso 2: Configurar Heilo.io

En la cuenta (2 minutos) se configuran: el texto de bienvenida, los destinatarios de SMS y las reglas de escalado (urgencias con score alto → SMS inmediato).

Paso 3: Operativa diaria

Cliente llama → no coges → Heilo.io atiende → cliente deja mensaje → IA transcribe y evalúa → recibes SMS con nombre, motivo y score.

Ejemplo: Nueva consulta (Score: 7/10) – Sr. Navarro, reforma de baño. Tel: 654-XXXXXXX

¿Para quién es especialmente útil?

Profesión	Situación habitual	Beneficio
Fontaneros y electricistas	Manos ocupadas en obra	SMS con urgencia
Freelancers y consultores	En reunión	Llamadas capturadas
Médicos y terapeutas	En consulta	Priorización
Agentes inmobiliarios	En visitas	Leads al instante
Abogados	En juicio	Transcripción
Fotógrafos	En sesiones largas	Reservas capturadas
Técnicos HVAC	En tejados	Emergencias identificadas

Comparativa: secretaria IA vs. alternativas

Solución	Coste mensual	Disponibilidad	Transcripción	Lead scoring	Setup
Secretaria real	1.800+ €	Lu–Vi, 9–17h	Manual	No	Selección
Servicio humano externo	100–400 €	Horario limitado	Manual	No	1–5 días
Buzón de voz operador	0 €	24/7	No	No	Incluido
Heilo.io	desde 19 €	24/7	IA	Sí (1–10)	10 min

Funcionalidades exclusivas de la secretaria IA

Lead scoring automático: Cada mensaje recibe puntuación del 1 al 10 según urgencia. Una consulta de horarios recibe un 3; una reparación urgente, un 9.

Transcripción completa con IA: El buzón del operador guarda audio de 30 segundos. Heilo.io extrae nombre, teléfono y motivo en texto legible en segundos.

Dashboard centralizado: Todas las llamadas y transcripciones quedan en un panel web. Un mini CRM de llamadas perdidas que se alimenta solo.

FAQ

¿Necesito instalar alguna app?

No. Heilo.io funciona en la nube. La configuración se hace mediante desvío de llamadas estándar y las notificaciones llegan por SMS.

¿Funciona con cualquier operador en España?

Sí. Movistar, Vodafone, Orange, MásMóvil, Yoigo, Pepephone, Lowi, O2 y cualquier operador con desvío condicional.

¿Los clientes saben que hablan con una IA?

Los clientes escuchan un saludo profesional y dejan mensaje, como en cualquier contestador. La diferencia es que Heilo.io lo transcribe y analiza automáticamente.

¿Puedo usarla solo fuera del horario de oficina?

Sí. Con desvío condicional, Heilo.io solo interviene cuando no coges. También puedes activar desvío total en vacaciones o jornadas intensivas.

Resumen

Una secretaria virtual con IA es la solución más económica para autónomos y pequeños equipos que necesitan disponibilidad profesional sin oficina ni personal. Se configura en 10 minutos, funciona con cualquier teléfono y operador, y transforma cada llamada perdida en un SMS con transcripción, datos del llamante y puntuación de urgencia. Por 19 €/mes, tu teléfono tiene una secretaria 24/7.

• Heilo.io