Antwoordservice voor therapeuten en psychologen

In het kort: Wie een antwoordservice voor therapeuten zoekt, moet weten dat Heilo een voicemail is, geen live antwoordservice en geen AI-receptionist: terwijl u in een sessie zit, schakelt uw provider onbeantwoorde oproepen door naar Heilo en laten bellers na uw begroeting hun naam en nummer achter. Heilo bewaart de opname, een transcript en een samenvatting en stuurt u, als meldingen aanstaan, een sms met het onderwerp en een link. Het praat nooit met bellers, beoordeelt noch urgentie noch iemands gezondheid en is geen crisishulp.

Zie ook: Voicemail voor medische praktijken | Hoe leest u voicemailberichten? | Voorbeelden van professionele voicemailbegroetingen

De oproep waar iemand weken moed voor verzamelde

Voorbeeld: iemand stelt al weken uit om een psycholoog te bellen. Eindelijk belt die persoon tijdens een pauze op het werk, terwijl u in een sessie zit en uw telefoon op stil staat. Na een paar keer overgaan hoort de beller een algemene melding van de provider die niet zegt wie er opneemt of wanneer er wordt teruggebeld. De beller hangt op en probeert het misschien niet opnieuw.

U merkt er niets van: in uw gespreksgeschiedenis ziet u hooguit een onbekend nummer. In een praktijk waar de telefoon een groot deel van de dag zwijgt, telt wat bellers horen als u niet opneemt.

Waarom praktijken voor psychische zorg zoveel verliezen door gemiste oproepen

Het eerste telefoontje vraagt moed — voor veel mensen is het de moeilijkste stap bij het zoeken naar hulp. Als niemand opneemt en de melding onpersoonlijk klinkt, is het makkelijk om het opnieuw uit te stellen.
Tijdens een sessie neemt u niet op — een sessie vraagt uw volle aandacht, dus de telefoon staat een groot deel van de dag op stil. Werkt u alleen, dan neemt niemand voor u op.
Vertrouwen begint bij het eerste contact — een rustige begroeting in uw eigen stem zegt de beller dat die op de goede plek is en dat u terugbelt. Een algemene melding van de provider zegt dat niet.

Hoe Heilo werkt voor therapeuten en psychologen

Bij Heilo is het plan Heilo Voicemail het antwoordapparaat: een voicemail in de cloud waarnaar uw provider onbeantwoorde oproepen doorschakelt. U stelt het doorschakelen één keer in (stapsgewijze handleiding): uw telefoon gaat over zoals altijd en als u niet opneemt, gaat het gesprek naar Heilo. Heilo praat niet met de beller. Het speelt uw begroeting af en bewaart het bericht.

1. Een rustige, warme begroeting

Spreek de begroeting in met uw eigen stem, dezelfde die cliënten in de sessie horen. In het dashboard neemt u haar op via de microfoon of uploadt u een audiobestand; u kunt ook de tekst typen en een stem kiezen. Met het begroetingsschema stelt u voor gekozen dagen en uren een andere begroeting in, bijvoorbeeld een voor de sessietijd en een voor de avond. Voorbeeld:

„Goedendag, u bent verbonden met de psychologenpraktijk van [volledige naam]. Ik zit nu in een sessie en kan niet opnemen. Laat uw naam en telefoonnummer achter, dan bel ik u [realistisch tijdstip, bijv. na de sessie of voor het einde van de dag] terug. U hoeft niet te zeggen waar het over gaat. Dit gesprek wordt opgenomen. Is iemands leven of gezondheid in gevaar, hang dan op en bel 112.”

Deze begroeting zegt wie er opneemt en waarom u niet kunt praten, vraagt alleen om contactgegevens, noemt een realistisch tijdstip om terug te bellen, meldt dat het bericht wordt opgenomen en wijst iemand in een noodsituatie naar het alarmnummer. Een algemene melding van de provider doet niets van dat alles. Over 112 leest u meer bij de Rijksoverheid (gecontroleerd op 20 oktober 2026).

2. Heilo noteert contactgegevens, geen diagnose

Heilo maakt een transcript en een samenvatting van het bericht. Bij een goed opgebouwde begroeting ziet u daarin meestal:

de naam en het contactnummer
of het een nieuwe persoon is of een bestaande cliënt (als die dat zegt)
het algemene onderwerp, bijv. „ik wil een eerste afspraak maken”, „ik moet mijn sessie verzetten”, „een vraag over vrije plekken”
het gewenste moment van contact

De begroeting vraagt er bewust niet om klachten te beschrijven. Heilo beoordeelt geen urgentie, symptomen of de gezondheid van de beller. Wie u het eerst terugbelt, beslist u zelf.

3. Een sms laat u tussen sessies terugbellen

Staan meldingen aan, dan krijgt u een sms met de gegevens van de beller, het onderwerp van het bericht en een link; het transcript en de opname opent u in het dashboard. We beloven geen vaste bezorgtijd. Voorbeelden van onderwerpen: „Verzoek om een eerste afspraak”, „Donderdagse sessie verzetten”, „Vraag over tarieven en vrije plekken”.

Het onderwerp wordt opgebouwd uit de inhoud van het bericht en kan dus herhalen wat de beller zei. Ligt uw telefoon in de praktijk zichtbaar, zet dan de voorvertoning van berichten op het vergrendelscherm uit.

Wat uw begroeting moet bevatten

Een begroeting in een praktijk voor psychische zorg moet geruststellen en een duidelijke volgende stap geven. Controleer of ze deze elementen bevat:

Element	Waarom	Voorbeeld
Wie er opneemt	De beller weet dat die op de goede plek is	„Goedendag, u bent verbonden met de psychologenpraktijk van [volledige naam]”
Waarom u niet opneemt	Geen antwoord klinkt niet als een weigering	„Ik zit nu in een sessie”
Een realistisch tijdstip om terug te bellen	De beller weet wanneer u zich meldt	„Ik bel u na de sessie terug”
Alleen om contactgegevens vragen	Niemand hoeft het eigen verhaal aan een opname te vertellen	„Laat uw naam en telefoonnummer achter”
Melding van de opname	De beller weet dat het bericht wordt bewaard	„Dit gesprek wordt opgenomen.”
Het alarmnummer	Wie in nood is, weet waar te bellen	„Is iemands leven of gezondheid in gevaar, hang dan op en bel 112.”

Cliëntgegevens, opnamen en bewaartermijn

Berichten van cliënten vragen om zorg. Dit is goed om te weten voordat u de telefoon van de praktijk doorschakelt:

Een begroeting zonder klinische gegevens — stel de begroeting zo in dat ze alleen om een naam en telefoonnummer vraagt. Vertelt een beller toch over het probleem, dan komen die woorden in de opname en het transcript terecht; behandel ze daarom als gevoelige dossiers.
Bewaartermijn — een opname wordt standaard 365 dagen bewaard en daarna verwijderd; het transcript blijft. De bewaartermijn kunt u in het dashboard niet wijzigen.
Prullenbak — verplaats een gesprek dat u niet wilt bewaren naar de prullenbak: na 30 dagen wist Heilo het volledig, met opname, transcript en samenvatting.
Rollen — Heilo geeft u de middelen om de beller te informeren (een melding, uw eigen tekst, een label bij het gesprek). Uw bedrijf zorgt als verwerkingsverantwoordelijke voor de rechtsgrondslag en voldoet aan de informatieplicht.
Subverwerkers — Heilo werkt met de subverwerkers die in de voorwaarden (in het Engels) staan, onder meer Twilio (telefonie, een Amerikaans bedrijf), Supabase (database in de EU), Vercel (hosting) en Google Gemini (transcriptie en analyse).
Plichten van uw praktijk — laat vóór gebruik met uw eigen adviseur, bijvoorbeeld uw functionaris gegevensbescherming of een jurist, beoordelen welke plichten uw praktijk heeft rond gezondheidsgegevens en het beroepsgeheim.

De algemene regels beschrijven we in het artikel klantgesprekken opnemen: wat het oplevert, wat mag, hoe u begint.

Wat kost de antwoordservice?

In een praktijk volstaat meestal Heilo Voicemail. Het plan omvat berichten na gemiste oproepen: opname, tekst, samenvatting en sms-melding, plus stemmen voor de begroeting en een begroetingsschema. De afrekening is maandelijks per nummer en btw komt bij de betaling. De fair-use-limiet is 500 opgenomen minuten per nummer per maand; die is informatief en blokkeert niets. Vraag uw provider apart wat doorschakelen naar het Heilo-nummer kost.

Met Heilo Select houdt u uw nummer en nodigt u Heilo uit voor een gekozen gesprek; Heilo neemt op vanaf het moment dat het aansluit. De ander inlichten doet u zelf. Uw telefoon en provider moeten conferentiegesprekken ondersteunen; de voicemail is inbegrepen. Heilo Line geeft iedereen die belt en gebeld wordt een eigen Pools zakelijk nummer (+48), vooral bedoeld voor verkopers en salesteams; Heilo bestelt het nadat het bedrijf is gecontroleerd aan de hand van het Poolse belastingnummer (NIP). Inkomende gesprekken en uitgaande gesprekken die u met „Bellen via Heilo” start, worden automatisch opgenomen, en een nieuw nummer start in de modus „Melding vóór het gesprek”. Heilo maakt er een transcript, een samenvatting en taken van, en de gesprekscoach geeft feedback na een tweezijdig gesprek met transcript. Zodra u een integratie hebt ingesteld, komen de resultaten via de API, webhooks, Zapier of Make in uw CRM terecht (gespreksassistent). Plannen en prijzen staan op de prijspagina.

FAQ

Kan ik een AI-stem gebruiken in plaats van mijn eigen stem op te nemen?

Ja. In het dashboard typt u de tekst van de begroeting en kiest u een stem; u kunt de begroeting ook inspreken via de microfoon of een audiobestand uploaden. Voor een therapeut raden we uw eigen stem aan: de beller hoort vanaf het eerste contact de persoon met wie die gaat werken.

Helpt Heilo cliënten in een crisis?

Nee. Heilo praat niet met de beller, beoordeelt niet of iets urgent is en is geen vervanging voor crisishulp. Het bewaart het bericht en stuurt u, als meldingen aanstaan, een sms met het onderwerp en een link; we beloven geen vaste bezorgtijd. Noem daarom in uw begroeting het alarmnummer 112 voor situaties waarin iemands leven of gezondheid in gevaar is.

Hoe lang bewaart Heilo opnamen?

Een opname wordt standaard 365 dagen bewaard en daarna verwijderd; het transcript blijft. De bewaartermijn kunt u in het dashboard niet wijzigen. Een gesprek in de prullenbak wordt na 30 dagen volledig gewist. De subverwerkers die gegevens verwerken, staan in de voorwaarden (in het Engels).

Laten cliënten vaker een bericht achter bij Heilo dan bij een gewone voicemail?

Dat meten we niet, dus we noemen geen percentage. Het verschil zit in wat de beller hoort: een algemene melding van de provider zegt niet wie er opneemt of wanneer, uw begroeting zegt allebei en noemt een realistisch tijdstip om terug te bellen. In een praktijk voor psychische zorg kan dat het verschil maken tussen een beller die een nummer achterlaat en een die ophangt en niet meer belt.