Cloud-telefooncentrale voor bedrijven: functies om te checken

Kijk bij een cloud-telefooncentrale naar het verloop van een klantgesprek, niet alleen naar de lijst met functies. IVR-menu, gespreksopname en CRM-integratie kunnen per abonnement een ander bereik hebben. De checklist hieronder helpt u de demonstratie bij de aanbieder voor te bereiden en vast te stellen of u daarnaast met Heilo wilt vastleggen wat er aan de telefoon is afgesproken.

Zes tests voor u tekent

Vraag om deze tests te laten zien in het abonnement dat u wilt kopen. Een demo-opname van een duurdere variant bevestigt het bereik van uw aanbod niet. Leg ook de limieten voor gelijktijdige gesprekken en het gedrag bij een storing vast.

Een centrale en het vastleggen van afspraken zijn aparte criteria

Een centrale kan de klant correct met de verkoper verbinden, terwijl het CRM alleen de datum en tijd van het gesprek bevat. Om een offerte op te stellen heeft het team ook het onderwerp van de vraag, de voorwaarden, bedragen en termijnen nodig. Vraag of de integratie de inhoud van het gesprek levert of alleen de metadata.

Heilo is bedoeld om gesprekken op te nemen en uit te werken, niet om verkeer te sturen. Heilo Line is een zakelijk nummer, een Pools +48-nummer, één per verkoper: daarop neemt hij inkomende gesprekken aan en uitgaande gesprekken start hij in het paneel met de knop „Bellen via Heilo” (alleen +48-nummers). Gesprekken via dat nummer worden automatisch opgenomen. Met Heilo Select houdt u uw huidige nummer en haalt u Heilo erbij in een gekozen gesprek; uw aanbieder moet conferentiegesprekken ondersteunen, en Heilo neemt het gesprek op vanaf het moment waarop het erbij komt. Heilo Voicemail neemt berichten aan na gemiste gesprekken die uw aanbieder doorschakelt. Na het gesprek krijgt het team een transcript, een samenvatting en voorgestelde taken, en bij een tweezijdig gesprek laat de Gesprekscoach zien wat goed ging en wat beter kan. Heilo praat niet met de klant en vervangt geen centrale met wachtrijen, IVR-menu en belgroepen: één nummer gaat over op één telefoon.

Bekijk hoe Heilo Line werkt in een verkoopteam als het probleem is dat afspraken na het telefoongesprek verloren gaan.

Hoe beoordeelt u de CRM-integratie?

Doe de test voor een bestaand contact en voor een nieuwe klant. Controleer de toewijzing aan de verkoper, het ontbreken van dubbele records en of de notitie zinvol is. In Heilo stelt u de integratie in via de API of webhooks, rechtstreeks of via Make of Zapier. Dat betekent niet dat er voor elk CRM met één klik een kant-en-klare koppeling is. Hebt u wachtrijen en wisselen tussen medewerkers samen met een CRM nodig, lees dan over een telefooncentrale geïntegreerd met CRM.

Controleer ook wie opnames mag beluisteren, exporteren en verwijderen. Toegang voor het hele verkoopteam moet voortvloeien uit de rol van de gebruiker en niet uit een toevallig doorgestuurd bestand.

Hoe vergelijkt u de maandelijkse rekening?

Neem nummers, gebruikers, minuten, opslag, benodigde extra's en de integratie mee. Heilo rekent per nummer per maand, waarbij btw bij het afrekenen wordt bijgeteld; de abonnementen en prijzen staan op de prijspagina. Bij Heilo Line betaalt het team voor evenveel nummers als er verkopers zijn die via Heilo gesprekken aannemen en bellen. Heilo Line omvat 6 uur aan opgenomen gesprekken per nummer in elke factureringsperiode; elk extra uur wordt per minuut berekend tegen het tarief op de prijspagina en op de volgende factuur gezet. Beoordeel de kosten van uw eigen aanbieder en van het integratieplatform apart.

Ga er niet van uit dat de investering zich vanaf de eerste maand terugbetaalt. Meet in een pilot of het team afspraken minder vaak uit het hoofd reconstrueert en sneller volledige notities maakt. Met die waarnemingen kunt u de waarde van het hulpmiddel in uw bedrijf berekenen. Voor een vergelijking met een vaste lijn leest u virtuele PBX vs. vaste telefoon.

FAQ

Duurt de ingebruikname altijd een paar minuten?

Nee. Een eenvoudige doorschakeling vraagt misschien weinig stappen, maar bedrijfsverificatie, activering van het nummer, rechten en de CRM-integratie zijn aparte etappes. Bepaal de termijn voor uw eigen invoering. In Heilo wordt een Heilo Line-nummer besteld nadat uw bedrijf is geverifieerd met het Poolse belastingnummer (NIP): u kiest een nummer en Heilo bestelt het bij de aanbieder. De duur hangt af van de verificatie.

Betekent een extra medewerker de aankoop van nog een nummer?

Bij andere aanbieders hangt dat af van de prijslijst. In Heilo kost het uitnodigen van een teamlid voor het account niets, er is geen limiet op plaatsen en accounts hebben rollen. Eén Heilo Line-nummer gaat echter over op één telefoon, dus elke verkoper die via Heilo gesprekken moet aannemen en bellen, heeft een eigen nummer nodig. Wie alleen gesprekken en notities bekijkt, heeft geen nummer nodig. De prijzen staan op de prijspagina.