Hoe neemt u uw uitgaande gesprekken op — de 3-weg-samenvoegmethode

In het kort: Elk gesprek NAAR uw Heilo-nummer wordt al voor u opgenomen, getranscribeerd en opgeslagen. Maar de gesprekken die u zelf voert — vanaf uw eigen telefoon — bereiken Heilo nooit en verdwijnen dus. De oplossing is een gewoonte van 30 seconden: gebruik tijdens het lopende gesprek de ingebouwde functie "Gesprek toevoegen → Gesprekken samenvoegen" van uw telefoon om Heilo als derde deelnemer erbij te halen. Vanaf dat moment neemt Heilo het gesprek op en transcribeert het, en slaat het op in uw dashboard, precies zoals een inkomend gesprek. Geen extra app — werkt op elke iPhone of Android.

Waarom de gesprekken die u zelf voert verdwijnen

Heilo beantwoordt, neemt op en transcribeert elk gesprek dat BINNENKOMT op uw zakelijke nummer — gemiste oproepen, voicemails en, op de hogere abonnementen, live beantwoorde gesprekken.

Uitgaande gesprekken zijn anders. Wanneer u een klant terugbelt, achter een offerte aan gaat of een deal opvolgt, verlaat het gesprek uw eigen telefoon en gaat het rechtstreeks naar de andere persoon. Heilo zit nooit tussen, dus er valt niets op te nemen — en toch zijn dit vaak uw meest waardevolle gesprekken: de prijs die u noemde, de deadline die u beloofde, het bezwaar dat u weerlegde.

Het idee: voeg Heilo toe als derde deelnemer

Elke moderne telefoon kan twee gesprekken tegelijk vasthouden en ze samenvoegen tot een kleine vergadering — dezelfde knop "Gesprek toevoegen" die u al gebruikt om een collega erbij te halen. De truc is eenvoudig: haal uw Heilo-nummer erbij in plaats van een collega. Heilo neemt stilletjes op, sluit aan als derde deelnemer en neemt vanaf dat moment het hele gesprek op en transcribeert het. Er zijn twee manieren om dit te doen, en beide kosten een paar tikken.

Methode A — Heilo eerst (aanbevolen)

Door met Heilo te beginnen, loopt de opname al voordat de klant zelfs maar opneemt, zodat u het begin nooit mist.

1. Bel uw Heilo-nummer vanaf uw geverifieerde telefoon. Het antwoordt met een korte toon.
2. Tik in uw telefoon-app op Gesprek toevoegen en bel de klant.
3. Vraag de klant, zodra deze opneemt, om toestemming om op te nemen (daarover hieronder meer).
4. Tik op Gesprekken samenvoegen — nu is het een driegesprek.
5. Heilo neemt op de achtergrond op. Wanneer u ophangt, belanden de opname, het transcript en een korte analyse in uw dashboard en komen ze per sms binnen.

Methode B — klant eerst

Bent u al met de klant in gesprek? U kunt Heilo er ook midden in het gesprek bij halen.

1. Bel de klant zoals gebruikelijk vanaf uw geverifieerde nummer.
2. Vraag, zodra deze opneemt, om toestemming om op te nemen.
3. Tik op Gesprek toevoegen, bel uw Heilo-nummer en tik daarna op Gesprekken samenvoegen.
4. Heilo sluit aan als derde deelnemer en neemt de rest van het gesprek op.
5. Nadat u hebt opgehangen, verschijnen het transcript en de analyse in uw dashboard.

Het enige verschil: bij methode B worden de eerste paar seconden — voordat u samenvoegt — niet opgenomen. Daarom raden we methode A aan voor alles wat belangrijk is.

Waar u het inschakelt in Heilo

Bellen-om-op-te-nemen maakt deel uit van de gespreksabonnementen (Tier 2 en Tier 3). Om uw exacte inbelnummer en een kopie van deze stappen te vinden:

1. Open Instellingen → uw telefoon → het tabblad Gesprekken.
2. Zoek naar "Heilo uitnodigen voor het gesprek" — het toont het te bellen nummer en beide bovenstaande methoden, vooraf ingevuld met uw eigen nummer.

Ziet u dit niet? Dan staat uw telefoon op het abonnement met alleen voicemail, of is de gespreksfunctie nog niet ingeschakeld — upgrade het abonnement voor dat nummer en het verschijnt.

Wat u van elk samengevoegd gesprek krijgt

• Een volledige opname van het gesprek, veilig opgeslagen.
• Een automatisch transcript dat u kunt doorzoeken en kopiëren.
• Een korte samenvatting — de belangrijkste feiten, vervolgstappen en eventuele gemaakte beloften.
• Een sms-melding op het moment dat het klaar is.
• Het gesprek opgeslagen in uw dashboard naast uw inkomende gesprekken, zodat uw hele geschiedenis op één plek staat.

Toestemming — doe het goed

Een gesprek opnemen betekent dat u een andere persoon opneemt, dus vraag om toestemming voordat u Heilo erbij haalt. Een simpele zin volstaat: "Ik wil dit gesprek graag opnemen zodat er niets verloren gaat — is dat oké?" Houd het natuurlijk en wacht op een ja.

Voor inkomende gesprekken kan Heilo automatisch een korte opnamemelding afspelen; bij deze uitgaande samenvoegingen ligt de toestemming bij u, omdat u het gesprek start. Als u met persoonsgegevens werkt — de meeste bedrijven doen dat — houdt u zich aan de juiste kant van de AVG door toestemming tot een gewoonte te maken. Zie onze gids over het opnemen van klantgesprekken en de AVG voor de details.

In één oogopslag: wat u nodig heeft

U hebt nodig	Waarom
Tier 2- of Tier 3-abonnement (gesprek) op het nummer	Ontgrendelt de uitnodigen-om-mee-te-luisteren-flow
Een geverifieerde telefoon waarmee u belt	Heilo laat alleen uw eigen nummers samenvoegen
De functie "Gesprek toevoegen / Samenvoegen" van uw telefoon	Elke iPhone en Android heeft die — geen app te installeren
De toestemming van de klant	Het is ook hún gesprek

Dat is de hele truc: een nummer om te bellen en een gewoonte van twee tikken. Doe het één keer en het opnemen van de gesprekken die u zelf voert wordt net zo automatisch als die binnenkomen.

• Heilo.io