Virtuele receptionist vs. Heilo: kosten en verschillen

Zie ook: Heilo vs live telefoonbeantwoordservice | Cloud-pbx vs traditioneel | Automatisch antwoordapparaat voor bedrijven

Kort gezegd: Een virtuele receptionist is een persoon die op afstand de oproepen van uw bedrijf beantwoordt, notities maakt en vaak afspraken plant; u betaalt een abonnement of de gewerkte tijd, afhankelijk van de prijslijst van de aanbieder. Heilo praat nooit met de beller: het speelt uw begroeting af, neemt het bericht op en maakt er een transcriptie en samenvatting van. Het plan Heilo Voicemail dekt dat, en de actuele prijs staat op de prijspagina. Als u iemand nodig hebt die het gesprek voert en de agenda boekt, kies dan een receptionist.

De vraag is: een mens aan de telefoon of opgenomen berichten? Het Heilo-team schreef deze vergelijking, daarom staat er ook in wanneer een receptionist de betere keuze is.

Zo vergelijken we

We vergelijken vijf dingen: wie met de beller praat, op welke tijden de dienst werkt, wat u na het gesprek overhoudt, in welke eenheid u betaalt en of een prijs netto of bruto is. Prijzen van concurrenten nemen we alleen over uit hun gepubliceerde prijslijsten, met de controledatum naast de link; in dit artikel hebben we de prijslijst van geen enkele aanbieder gecontroleerd, dus noemen we geen bedragen. Heilo-prijzen zijn netto en btw komt er bij de betaling bij.

Wat een virtuele receptionist is

Een virtuele receptionist werkt op afstand, beantwoordt oproepen namens uw bedrijf, noteert berichten en beheert vaak een agenda. Deze dienst wordt op verschillende manieren verkocht: per uur van een virtuele assistent, als abonnement voor het beantwoorden van uw nummer, of als pakket van een virtueel kantoor dat telefoon, adres en postafhandeling bundelt.

Wat u krijgt:

oproepen beantwoord door een mens,
genoteerde berichten,
agendabeheer en afspraken plannen,
een menselijke stem aan de lijn.

Wat een virtuele receptionist kost

Aanbiedingen verschillen in waarvoor u betaalt. Gebruik deze tabel als leidraad voor wat u moet vragen:

Model	Wat u in het aanbod controleert
Per gewerkt uur	Uurtarief, pakketgrootte en of dringende taken apart worden berekend
Maandabonnement	Welke tijden en hoeveel gesprekken erin zitten
Pakket virtueel kantoor	Of telefoon samengaat met adres en post en welk deel de telefoonservice is

Vergelijk aanbiedingen op wat ze omvatten, niet alleen op het bedrag. De dekking hangt af van de aanbieder.

Wat u in het aanbod controleert

Vraag de aanbieder voor u tekent:

Inwerken en kennis van uw bedrijf — of het apart wordt berekend en wie het gesprekscript schrijft.
Vervanging — wie opneemt als de receptionist vakantie heeft of de persoon wisselt.
Tijden — of avonden, weekenden en feestdagen erbij horen en wat er met oproepen daarbuiten gebeurt.
Wat u na het gesprek krijgt — alleen een notitie of ook een opname.
Oproeprapport — of de aanbieder het aantal oproepen doorgeeft en hoe vaak.

Wat u krijgt met Heilo

Heilo vervangt geen receptionist en praat nooit met de beller; het vangt een bericht op als niemand opneemt. Met Heilo Voicemail krijgt u:

Een begroeting: uw eigen tekst voorgelezen met spraaksynthese, met een begroetingsschema voor verschillende dagen en uren.
Opname, transcriptie en samenvatting: een korte beschrijving van de zaak naast de volledige transcriptie. De transcriptie wordt automatisch gemaakt en kan fouten bevatten.
Een sms: met de gegevens van de beller, het onderwerp en een link naar het paneel.
De gespreksgeschiedenis in het paneel.
Een kaart "Klantpotentieel": daarop noteert u uw eigen beoordeling van de aanvraag op een schaal van 1 tot 10 en een geschatte waarde.
Voicemail op elk uur: zodra u bij uw provider doorschakeling van onbeantwoorde oproepen instelt, komen berichten ook 's nachts, in het weekend en op feestdagen in de Heilo-voicemail terecht.

Er zijn geen kosten per gesprek, alleen een vast bedrag per nummer. Een fair-use-limiet van 500 opnameminuten per nummer per maand is alleen informatief en blokkeert geen oproepen. De facturering is maandelijks en btw komt er bij de betaling bij. Actuele prijzen staan op de prijspagina.

Als u ook de gesprekken wilt opnemen die u zelf aanneemt, zijn er twee hogere plannen. Met Heilo Select houdt u uw nummer en nodigt u Heilo uit voor gekozen gesprekken; voicemail zit erbij. Heilo Line is een Pools bedrijfsnummer (+48), één per verkoper. Inkomende en uitgaande gesprekken via dat nummer worden automatisch opgenomen, en Heilo maakt er een transcriptie, samenvatting en taken van, terwijl de gesprekscoach laat zien wat goed ging en wat beter kan. Na het instellen van de integratie komen de resultaten via API, webhooks, Zapier of Make in uw CRM. Het plan vereist verificatie van het bedrijf.

Wat Heilo niet doet:

Het plant geen afspraken: het heeft geen toegang tot uw agenda, dus u belt terug en plant zelf.
Het voert geen gesprek: het neemt het bericht van de klant op.
Het vervangt geen mens in complexe situaties, zoals klachten waarover onderhandeld moet worden.

Meer op de pagina's over de zakelijke voicemail en het antwoordapparaat.

Waarvoor u betaalt: kostenvergelijking

Post	Virtuele receptionist	Heilo (Heilo Voicemail)
Rekeneenheid	Gewerkte uren, abonnement of pakket	Vast maandbedrag per nummer
Voorbeeldprijs	Volgens de prijslijst van de aanbieder	Zie de prijspagina
Tijden	Volgens het pakket	De voicemail werkt op elk uur zodra de doorschakeling is ingesteld
Wie praat	De receptionist	Niemand
Afspraken plannen	Ja, met toegang tot de agenda	Nee
Jaarfacturering	Bij sommige aanbieders	Nee, alleen maandelijks

De twee diensten doen iets anders, dus het prijsverschil is geen "besparing": de receptionist voert gesprekken en Heilo vangt berichten op.

Wanneer een virtuele receptionist en wanneer Heilo

Kies een virtuele receptionist als:	Kies Heilo als:
Iemand het gesprek moet VOEREN (complexe vragen, onderhandelingen)	Het is genoeg dat de beller de aanvraag achterlaat (naam, probleem, termijn)
Iemand met de klant moet praten en u bereid bent te betalen voor de tijd van die persoon	U een vast bedrag per nummer en berichten als tekst wilt
Uw klanten alleen tijdens kantooruren bellen	Uw klanten op verschillende tijden bellen (storingen, spoedzaken, weekend)
De receptionist afspraken voor u moet plannen	U liever zelf terugbelt en plant

Beide combineren

De receptionist neemt op tijdens kantooruren en Heilo vangt berichten op als niemand opneemt. Heilo neemt oproepen aan die naar zijn nummer worden doorgeschakeld, dus vraag de aanbieder of onbeantwoorde oproepen naar het Heilo-nummer kunnen. Als u regelmatig gesprekken wilt opnemen die een team aanneemt, passen Heilo Select of Heilo Line, beschreven op de pagina van de gespreksassistent.

Samenvatting

Een virtuele receptionist is beter als klanten meteen een mens moeten spreken en u wilt dat iemand afspraken plant. Heilo past als u geen aanvragen uit gemiste oproepen wilt verliezen en elk bericht op schrift wilt hebben voor een vast bedrag per nummer. U kunt ook beide combineren.

FAQ

Vervangt Heilo een virtuele receptionist?

Niet in gesprekken die een mens vereisen. Heilo vangt een bericht op als niemand opneemt, en u belt terug met de zaak al beschreven. In complexe gesprekken, zoals onderhandelingen of klachten, vervangt het geen receptionist.

Hoe verhouden de kosten van Heilo zich tot een virtuele receptionist?

Heilo is, afhankelijk van het plan, een vast netto maandbedrag per nummer; zie de prijspagina. Een receptionist wordt meestal per uur, per abonnement of per pakket gefactureerd. De diensten doen iets anders, dus vergelijk ze op wat ze omvatten, niet alleen op het bedrag.

Zullen klanten niet teleurgesteld zijn dat het een machine is?

De beller hoort uw begroeting en laat een bericht achter. Heilo stelt zich niet voor en voert geen gesprek. Sommige mensen hangen op zonder bericht, dus houd de begroeting kort en zeg wanneer u terugbelt.

Wat als ik al een receptionist in dienst heb?

Heilo kan de back-up zijn als de receptionist op vakantie is of buiten kantooruren.

Kan ik Heilo uitproberen voor ik beslis?

De plannen worden maandelijks gefactureerd en zijn op elk moment opzegbaar; de dienst werkt tot het einde van de betaalde periode. De actuele voorwaarden staan op de prijspagina.