Hoeveel kost een zakelijke antwoordservice? Prijzen 2026

Zie ook: Virtuele receptionist vs Heilo | Hoeveel klanten kosten gemiste oproepen? | Heilo vs live antwoordservice | Zakelijke voicemail prijzen

Samenvatting: Een medewerker aan de telefoon kost brutoloon, werkgeverslasten en kosten voor verlof, ziekte en werkplek, en neemt alleen op tijdens werktijd. Een antwoordservice rekent per minuut, per gesprek of per bundel af, dus de rekening stijgt met het aantal gesprekken. Heilo praat nooit met de beller, maar neemt een bericht of gesprek op en maakt er tekst en een samenvatting van; het vaste nettotarief per nummer per maand vindt u op de prijspagina.

Zo vergelijken we

Elk gemist gesprek kost geld, maar te veel betalen voor bereikbaarheid is ook verspilling. De juiste oplossing hangt af van uw gespreksvolume en van de vraag of de beller met een mens moet spreken. Heilo heeft deze gids geschreven, daarom staat er ook in wanneer een mens aan de telefoon de betere keuze is. We vergelijken vijf dingen: wie met de beller praat, welke uren gedekt zijn, wat er na het gesprek overblijft, in welke eenheid u betaalt en hoe de kosten meegroeien met het aantal gesprekken. De prijzen van Heilo zijn nettoprijzen en staan op de prijspagina; bedragen van andere aanbieders noemen we hier niet. Reken met de offertes die u zelf opvraagt.

Optie 1: Eigen receptionist

Iemand alleen aannemen om de telefoon op te nemen is het eenvoudigste idee, maar het heeft de hoogste vaste kosten.

Kostenpost	Wat erbij hoort
Brutoloon	loon voor een voltijdse functie; de hoogte hangt af van regio en ervaring
Werkgeverslasten	komen boven op het brutoloon
Verlof en ziekte	dagen zonder telefoonbezetting of kosten voor een vervanger
Werkplek	bureau, telefoon, computer

Reken met de cijfers van uw eigen loonadministratie; wij noemen hier bewust geen bedragen.

Dekking: Een receptionist werkt 8 uur per dag, 5 dagen per week. Avonden, nachten, weekenden, feestdagen, lunchpauzes, ziektedagen en vakantie blijven onbezet: ongeveer 40 uur dekking per week van de 168 uur in een week.

Logisch wanneer: de telefoon de hele dag overgaat, u een balie met bezoekers hebt en het werk kennis van uw bedrijf vraagt.

Minder geschikt voor: bedrijven waar de meeste gesprekken buiten kantooruren binnenkomen.

Optie 2: Live antwoordservice

Een uitbestede antwoordservice levert medewerkers die gesprekken beantwoorden namens uw bedrijf.

Prijsmodellen verschillen sterk:

Prijsmodel	Wat u in de offerte controleert
Per minuut	of wachttijd wordt gerekend en hoe minuten worden afgerond
Per gesprek	wat als gesprek telt, bijvoorbeeld spam en opgehangen gesprekken
Maandbundel	wat de bundel omvat en wat een extra gesprek of minuut kost
Avond en weekend	of ze inbegrepen zijn of een toeslag kosten

Vraag twee of drie schriftelijke offertes aan en vergelijk ze aan de hand van deze tabel.

Kosten die mensen vergeten:

Briefing en training: u schrijft het script en leert de medewerkers uw bedrijf kennen. Als uw diensten, prijzen of procedures veranderen, moeten ze worden bijgewerkt.
Inwerkperiode: medewerkers hebben even nodig voordat ze uw gesprekken soepel afhandelen, dus verwacht in het begin fouten.
Overschrijding: gesprekken of minuten boven de bundel worden tegen het overschrijdingstarief van de aanbieder berekend.
Minimale looptijd: vraag hoe lang het contract loopt en welke opzegtermijn geldt.
Seizoenspieken: als uw gespreksvolume in het hoogseizoen verdubbelt, groeit een rekening per minuut of per gesprek mee.

Wat u krijgt: Een medewerker neemt op namens uw bedrijf, volgt uw script, noteert een korte samenvatting en geeft die aan u door.

Wat u niet automatisch krijgt: een volledige transcriptie van wat de beller zei. Vraag of u een opname, een transcriptie of alleen de samenvatting van de medewerker krijgt.

Logisch wanneer: bellers een live gesprek nodig hebben of verwachten met een mens te spreken.

Optie 3: Voicemail die berichten omzet in tekst (Heilo)

Heilo is geen antwoordservice: het praat nooit met de beller. Heilo neemt een bericht of gesprek op en maakt er een transcriptie en een samenvatting van. Er zijn drie abonnementen, elk met een vast nettotarief per nummer per maand:

Heilo Voicemail: de beller laat een bericht achter als u niet opneemt (doorschakeling van onbeantwoorde oproepen bij uw provider is vereist). U krijgt de opname, de tekst, de samenvatting en een sms met de gegevens van de beller, het onderwerp en een link.
Heilo Select: u houdt uw nummer en voegt Heilo toe aan een gekozen gesprek. Conferentiegesprekken zijn vereist, Heilo neemt het gesprek op vanaf het moment dat het meedoet, en voicemail is inbegrepen.
Heilo Line: een Pools zakelijk nummer (+48) voor elke verkoper. Inkomende gesprekken en uitgaande gesprekken die u start met „Bellen via Heilo” (alleen naar nummers met +48) worden automatisch opgenomen, met transcriptie, samenvatting, voorgestelde taken en tips van de gesprekscoach. Zodra u een integratie hebt ingesteld, gaan de resultaten via de API, ondertekende webhooks, Zapier of Make naar uw CRM (gespreksassistent). De start volgt na verificatie van uw bedrijf, zonder vaste termijn.

Voorbeeld: een team van vijf verkopers met Heilo Line heeft vijf nummers nodig.

De abonnementen worden maandelijks vooraf gefactureerd; u kunt op elk moment opzeggen en de dienst loopt door tot het einde van de betaalde periode. De prijs geldt per nummer, niet per persoon in het account. Heilo Line omvat 6 uur aan opgenomen gesprekken per nummer in elke factureringsperiode; elk extra uur wordt per minuut berekend tegen het tarief op de prijspagina en op de volgende factuur gezet. Heilo Voicemail en Heilo Select hebben een indicatieve limiet van 500 opgenomen minuten per nummer per maand die nooit gesprekken blokkeert. Kosten van de provider voor doorgeschakelde gesprekken komen er apart bij (zo stelt u de doorschakeling in). De actuele prijzen staan op onze prijspagina; de voicemail wordt beschreven op de pagina antwoordapparaat.

Vergelijking op een rij

Criterium	Eigen receptionist	Live antwoordservice	Heilo
Wie met de beller praat	de receptionist	een medewerker	niemand: Heilo neemt een bericht of gesprek op
Afrekeneenheid	loon plus werkgeverslasten	per minuut, per gesprek of maandbundel	vast nettotarief per nummer per maand
Uren	werktijd	afhankelijk van het pakket	voicemail werkt ook buiten kantooruren
Wat er na het gesprek overblijft	de notitie van de receptionist	de notitie van de medewerker	opname, tekst en samenvatting
Hoe de kosten groeien	een extra aanstelling	met minuten of gesprekken	met het aantal nummers (Heilo Line: een per verkoper)
Contract	arbeidsovereenkomst	afhankelijk van de aanbieder	maandelijkse facturering, op elk moment opzegbaar

Verdient het zich terug? Controleer het break-evenpunt

Of een dienst zich terugverdient, ziet u als u de maandkosten vergelijkt met de marge (niet de omzet) van de opdrachten die u anders misloopt. Voorbeeld: als een opdracht € 200 marge oplevert, heeft een dienst van € 300 per maand twee teruggewonnen opdrachten per maand nodig om break-even te draaien. Vergelijk bij Heilo de abonnementsprijs op onze prijspagina met dezelfde marge.

Kosten die u makkelijk over het hoofd ziet

Kosten	Eigen receptionist	Live antwoordservice	Heilo
Start	werving en inwerken	script schrijven en kennis over uw bedrijf overdragen	begroeting en doorschakeling instellen; bij Heilo Line verificatie van het bedrijf
Verlof en ziekte	vervanging of dagen zonder bezetting	controleer de offerte	geen verandering
Meer gesprekken	dezelfde kosten, tot de grens van één persoon	hogere rekening voor minuten of gesprekken	dezelfde prijs per nummer; Heilo Line omvat 6 opgenomen uren per nummer per factureringsperiode, elk extra uur wordt per minuut berekend
Nog een persoon in het team	een extra aanstelling	controleer de offerte	Heilo Line: nog een nummer voor elke verkoper
Kosten van de provider	–	afhankelijk van hoe gesprekken worden doorgeschakeld	doorgeschakelde gesprekken volgens het tarief van uw provider

Samenvatting

Een medewerker in loondienst heeft de hoogste vaste kosten en laat toch uren onbezet. Een live antwoordservice kost wat de offerte voor uw aantal gesprekken of minuten vermeldt. Heilo kost een vast bedrag per nummer, maar praat nooit met de beller. Moet de klant meteen met iemand spreken, kies dan een mens aan de telefoon. Zijn gemiste gesprekken het probleem, dan volstaat Heilo Voicemail; verkoopteams die hun gesprekken moeten opnemen en de resultaten naar een CRM moeten sturen, hebben Heilo Line nodig. De prijzen staan op de prijspagina; meer over voicemail leest u in zakelijke voicemail prijzen.

FAQ

Hoeveel kost een antwoordservice per maand?

Dat hangt van de vorm af. Een eigen receptionist kost brutoloon plus werkgeverslasten; reken met uw eigen loonadministratie. Een live antwoordservice rekent per minuut, per gesprek of per bundel af, dus vraag twee of drie schriftelijke offertes aan. Heilo, dat nooit met de beller praat en alleen een bericht of gesprek opneemt, kost een vast nettotarief per nummer per maand; zie de prijspagina.

Zijn er langetermijncontracten bij Heilo?

Er is geen contract voor bepaalde tijd. De abonnementen worden maandelijks vooraf gefactureerd; u kunt op elk moment opzeggen en de dienst loopt door tot het einde van de betaalde periode.

Wat als mijn gespreksvolume toeneemt — gaat de prijs dan omhoog?

Heilo rekent de prijs per nummer, niet per gesprek. Heilo Line omvat 6 uur aan opgenomen gesprekken per nummer in elke factureringsperiode; elk extra uur wordt per minuut berekend tegen het tarief op de prijspagina en op de volgende factuur gezet. Heilo Voicemail en Heilo Select hebben een indicatieve limiet van 500 opgenomen minuten per nummer per maand die nooit gesprekken blokkeert. Bij Heilo Line heeft elke verkoper een eigen nummer nodig, dus de kosten groeien met het team.

Kan ik met Heilo beginnen en later een live service toevoegen?

Ja. U kunt Heilo Voicemail gebruiken voor berichten buiten kantooruren en later een live service toevoegen, of beide combineren in een hybride model. De kosten zijn het Heilo-abonnement plus de rekening van de live service.